Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjen i Birkenes kommune 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknadene som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten medvirker til at barn/familier med særlige behov får et helhetlig tjenestetilbud.

• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir tilbud om tjenester til barn og foreldre som er tilpassa egen språklig bakgrunn.

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere to merknader.

Merknad 1:

Det er en uklar ledelsesstruktur for helsesøstertjeneste, legetjeneste og fysioterapitjeneste. Det blir derfor uklart hvem som har det overordnede ansvar for fagutvikling, internkontroll og styring av helsestasjonen.

Merknad 2:

dokumentasjon fra fysioterapitjeneste er mangelfull i helsestasjonsjournalen

Heidi M. Vige
revisjonsleder

Helene Frydenberg
revisor

 

 

Solveig Pettersen Hervig
revisor

Tonje Valenzuela
observatør

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsestasjonstjenesten i Birkenes kommune i perioden 4.2.2015 – 26.6.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenester etter helsetilsynsloven §§ 2 og 3 annet ledd og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Birkenes er en innlandskommune på Sørlandet med ca. 5000 innbyggere.

Sentraladministrasjonen og flere hovedfunksjoner er lagt til kommunesenteret Birkeland. Her er også helsestasjonen lokalisert. Fra august 2014 ble helsestasjonen organisert som en del av Ressurssenteret. Ledende helsesøster har ansvar for fag, -økonomi – og personalet. Hun rapporterer til leder for Ressurssenter, som er en av de 5 enhetsleder under Rådmannen.

Helsestasjonen har pr. i dag 3,25 helsesøsterstillinger, 60 % jordmorstilling, 55 % stilling for flyktningsykepleier, 60 % stilling psykisk helse barn og unge og 60 % merkantil stilling. Fra i høst blir det tilsatt en ny helsesøster i 100 % stilling. Helsestasjonslegen har en 15 % stilling. Kommuneoverlege i Birkenes har en 20 % stilling.

Det fødes noe over 60 barn årlig i Birkenes, og pr. 31.12.2014 hadde helsestasjonen ansvar for 478 barn mellom 0 til 5 år. Birkenes kommune har et stort asylmottak med 160 plasser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.2.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 13.5.2015

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjon umiddelbart etter åpningsmøte.

Intervjuer

Til sammen ble 60 journaler gjennomlest under tilsyn.

Sluttmøte ble avholdt den 26.5.2015

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet ble kommunens helsestasjonstjeneste for barn fra 0 -6 år gransket.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten medvirker til at barn/familier med særlige behov får et helhetlig tjenestetilbud.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir tilbud om tjenester til barn og foreldre som er tilpassa egen språklig bakgrunn.

5. Funn

Det ble gitt to merknader under tilsynet:

Merknad 1:

Det er en uklar ledelsesstruktur for helsesøstertjeneste, legetjeneste og fysioterapitjeneste. Det blir derfor uklart hvem som har det overordnede ansvar for fagutvikling, internkontroll og styring av helsestasjonen.

Merknaden bygger på følgende funn:

• det er formelt systemer knyttet til noe elektronisk rapportering fra helsestasjon til ledelsen. Utover dette etterspørres det lite fra ledelsen

  ingen faste møtepunkter mellom ledende helsesøster og sin leder utover felles ledermøte og noe uformell kontakt

• ledelsen har delegert ansvar for fag, personal og økonomi for helsestasjonen til ledende helsesøster
• helsesøstrene er sortert under Ressursenhet med en kommunalsjef. Leger og fysioterapeuter som jobber på helsestasjonen sortere under enhetsleder for Helse og velferd.
• ingen vet hvem som har ansvar for helsestasjonslegen og fysioterapi i en annen enhet når de jobber i helsestasjonen
• det er uklart for tilsynet hvilken rolle kommuneoverlege har overfor helsestasjonstjenesten, og overfor helsestasjonslege.(ikke i samsvar med egne skriftlige rutiner)

Merknad 2:

dokumentasjon fra fysioterapitjeneste er mangelfull i helsestasjonsjournalen

Merknaden bygger på følgende funn:

• fysioterapeuten er med på 4 mnd. kontroll i gruppe
• fysioterapeuten har ikke tilgang, og skriver ikke selv journal i helsestasjonens journalsystem. Helsesøster skriver hvis det er noe å bemerke fra fysioterapeuten
• det er lav terskel for henvisning fra helsesøster/lege til fysioterapeut. Det er kort ventetid. Fysioterapeut sender imidlertid ikke epikrise eller rapport tilbake til henvisende helsestasjon eller til fastlege

Fylkesmannen har for øvrig merket seg:

Helsestasjonen er godt bemannet og journalføring er av en spesielt god kvalitet. Barn og foreldre som har annen språkbakgrunn får veldig bra oppfølging på helsestasjonen.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Helsestasjonen i Birkenes fremstår som et veldreven enhet, med gode prosedyrer som samsvarer med praksis. Helsesøstrene er erfarne og samkjørt i sine vurderinger og dokumentasjon. Fylkesmannen har sett at barn med sammensatt behov blir godt ivaretatt, og det er utstrakt samarbeid med ande instanser i disse sakene.

Det at legen, fysioterapeut og helsestasjonen er plassert i forskjellige enheter kan virke lite hensiktsmessig. Fysioterapeuten og helsestasjonslege deltar ikke i intern planlegging, kompetansehevingstiltak eller andre forum der de øvrige ansatte er selvsagt involvert. Dette forutsetter gode systemer og rutiner for samhandling på tvers av alle fagmiljøer.

7. Regelverk

Helse og omsorgsloven

Kapittel 3. Kommunenes ansvar for helse- og omsorgstjenester § 3-1. Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester

Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester

§ 3-2. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen bl.a. tilby følgende:

1. Helsefremmende og forebyggende tjenester

a. Helsetjenester i skoler og

b. Helsestasjonstjeneste

§ 3-3. Helsefremmende og forebyggende arbeid

Kommunen skal ved ytelse av helse- og omsorgstjenester fremme helse og søke å forebygge sykdom, skade og sosiale problemer. Dette skal blant annet skje ved opplysning, råd og veiledning.

• Pasient og brukerrettighetsloven § 6-1 og 2-1a
• Internkontrollforskriften
• Journalforskriften
• Helsestasjonsforskriften
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunens organisasjonskart (vedlegg 1 í «internkontroll»)
• Samarbeidsavtale med Birkenes tannklinikk
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Aktuelle verktøy, prosedyrer, maler/skjema som kommunen bruker i tjenesten:
• Orientering om innsynsrett og overføring av journal ved flytting (deles ut på hjemmebesøk)
• Samtykkeskjema for tverrfaglig samarbeid (fylles ut ved behov)
• EPDS kartleggingsskjema for psykisk helse hos mor etter fødsel (brukes ved 6- ukerskonsultasjon), samt informasjon om EPDS (deles ut på hjemmebesøk)
• Rutinespørsmål om vold (brukes ved 6-ukerskonsultasjonen)
• SATS 2 (brukes ved 2-årskonsultasjonen)
• SPRÅK4 (brukes ved 4-ârskonsultasjonen)
• Prosedyre for gjennomføring av konsultasjoner på helsestasjonen, med oversikt over
• de ulike konsultasjonene samt hjelpeskjema for brosjyreutdeling
• Observasjonsskjema for førskoleundersøkelse
• Observasjon av barns motoriske utvikling
• 0 Skriftlige rutiner for helsestasjonstjenesten for barn 0-6 år:
• Rutine for å sikre at barn får konsultasjoner etter gjeldende veileder og ekstra oppfølging etter behov
• Prosedyre for journalføring av telefoner og ikke planlagte konsultasjoner
• Prosedyre for behandling av anafylaksi ved vaksinering
• Rutine for bestilling, mottak og oppbevaring av vaksiner
• Rutine for melding til barneverntjenesten
• Rutine for samarbeid med fastlege
• Rutine for avklaring og avvikling av ferie
• Rutine for bruk av tolk
• Ammeprosedyre
• Avviksmeldinger for 2012, 2014 og 2015 (det ble ikke meldt avvik på helsestasjonstjenesten 0-6 år i 2013), totalt 43 avviksmeldinger.
• Plan for opplæring av nyansatte (vedlegg til «lnternkontroll»)
• Årsrapport for helsestasjonen 2012, 2013 og 2014.
• Veileder: Vold i nære relasjoner, Birkenes kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 60 journaler ble gjennomgått

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel ble sendt 4.2.2015
• Flere e-post og tlf. samtaler som førte til utsettelse av selve tilsynsdager
• Dokumentasjon fra kommunen ble sendt Fylkesmannen den 9.4.2015
• Revidert og endelig programmet for tilsynsdagene ble sendt fra Fylkesmannen den 4.5.2015

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Solveig P. Hervig
• Helene Frydenberg
• Tonje F. Valenzuela
• Heidi Vige