Rapport fra tilsyn med planer for helsemessig og sosial beredskap i Froland kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder har gjennomført tilsyn som systemrevisjon i Froland kommune. Tilsynet omfattet kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevern- og pandemiplaner. Formålet var å vurdere om kommunens planer ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Avvik:

Kommunen har ikke et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

Dato: 23. juni 2016

Hallvard Kile
revisjonsleder

Gro Lislegard-Bækken
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Froland kommune i perioden 25. november – dd. måned. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen myndighet til å føre tilsyn med kommunenes planer for helsemessig og sosial beredskap, følger blant annet av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. § 12-3 jf. § 5-2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i, eller i medhold av lov eller forskrift.
Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland kommune er en kommune som er preget av jord- og skogbruk. Kommunen har 5500 innbyggere. Befolkningen bor for det meste spredt, men med enkelte tettsteder, blant annet Osedalen og Blakstad som de største. Kommunens administrasjon ligger i Osedalen. Her er også legekontor og sykehjem.

Kommunen har store avstander. Det er omtrent en times kjøring fra sør til nord i kommunen. Fra Osedalen til Arendal, med sykehus blant annet, er det omtrent 12 km.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juli 2015 .
Åpningsmøte ble avholdt 25. november 2015 .

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25. november 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Undersøke om Froland kommune har planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevernplan og pandemiplan, som samsvarer med kravene i lov og forskrift.

Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste i samsvar med helseberedskapsloven, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-2.

Krav til innholdet i planverket er bl.a. gitt i Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap, heretter benevnt forskriften.

Nedenfor følger en oversikt over de krav som stilles i forskriften og som Fylkesmannen har vurdert planverket opp mot.

I følge forskriften § 2 skal kommunestyret sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen. Det skal fremgå av beredskapsplanen hvor ofte planen og ROS-analysen den bygger på skal evalueres og oppdateres. Evalueringer og oppdateringer skal dateres og dokumenteres. Av dette følger at planene skal behandles i kommunestyret. Dette gjelder også etter mer omfattende eller grunnleggende endringer og revideringer av eksisterende planer.

Planene skal revideres årlig, jf. sivilbeskyttelsesloven § 15, 3. ledd.

ROS analysene skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, hvert fjerde år. Jf. Sivilbeskyttelsesloven § 14, 3. ledd.

I følge forskriften § 3 skal planene bygge på en ROS-analyse for den aktuelle kommune og dennes særegenheter. Forutsetningene som ROS-analysen bygger på skal dokumenteres.

I følge forskriften § 4 skal planene omfatte prosedyre for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Prosedyrene må også være funksjonelle for personell som ikke er godt kjent med og i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring.

Forskriften § 5 stiller krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap. Dette innebærer at kommunen ved en krise eller katastrofe skal kunne treffe beslutninger om egen virksomhets organisering og ressursdisponering og samvirke med overordnet ledd, myndigheter og samarbeidspartnere. Hvordan dette skal gjøres bør fremgå av planverket og være beskrevet slik at personell som ikke er godt kjent med og i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring, kan nyttiggjøre seg informasjonen i en beredskapssituasjon.

Forskriften § 6 stiller krav til samordning av beredskapsplanene, både internt og eksternt. Forskriften §7 stiller krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen skal ha nødvendig kompetanse, fått opplæring og ha nødvendig beskyttelsesutstyr. Planene skal være brukt i øvelser.

I følge forskriften § 8 skal kommunen sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler.

I forskriften § 9 stilles det krav til at kommunen har oversikt over personell som kan beordres. Ovennevnte krav må omhandles i kommunens beredskapsplanverk.

5. Funn

Avvik:

Kommunen har ikke et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

Dette er ikke i samsvar med krav som settes i:
Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 7 og
Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• flere av de intervjuede hadde ikke fått opplæring i planverket
• det mangler system for opplæring
• det mangler et system for å ha oversikt over hva den enkelte har gjort seg kjent med i det foreliggende planverket, og ved eventuelle endringer

6. Regelverk

• Lov av 24.06.2011 nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven).
• Lov av 23.06.2000 nr 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven).
• Forskrift av 23.07.2001 nr 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Lov av 05.08.1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven).
• Forskrift av 17.06.2005 nr. 610 om smittevern i helse- og omsorgstjenesten .
• Lov av 25.06.2010 nr 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven).
• Forskrift av 22.08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt.
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten .

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Fra overordnet dokumentasjon

• Særskilt plan for helsemessig og sosial beredskap som henviser til overordnet planverk og planverk for virksomhetene
• Overordnet beredskapsplan
• Varslingsliste som vedlegg til overordnet beredskapsplan
• Overordnet ROS-analyse
• Planprogram for pågående arbeid med kommunedelplan for beredskap og samfunnssikkerhet i Froland
• Saksframlegg for planprogram for kommunedelplan for beredskap og samfunnssikkerhet i Froland
• Revidert smittevernplan
• Driftshåndbok og beredskapsplan for Blakstad vannverk
• Driftshåndbok og beredskapsplan for Mykland vannverk
• Vedlegg til driftshåndbøkene for vannverkene

2. Dokumentasjon fra virksomhet for omsorg

• HMS
• Sju pp-filer med ROS
• Åtte tiltakskort
• Forhåndsdefinerte hendelser
• Oversikt tiltakskort og ROS
• Infeksjonskontrollprogram
• Evaluering smittevernøvelse
• Fast ansatte i Åpen omsorg
• Linjeledelse
• Org kart omsorg
• Personalliste Froland sykehjem
• Personalliste, tilkallingsvikarer, åpen omsorg
• Personalliste, tilkallingsvikarer, sykehjem
• Sjekkliste ved beredskap
• Virksomhetsplan omsorg 2016-2019

3. Dokumentasjon fra virksomhet for helse, velferd og barnevern

• Loggskjema kriseteam
• Medlemmer kriseteam
• Meldeskjema til fastleger ifm. Oppdrag i kriseteam i Froland
• Retningslinjer for Froland kriseteam 2015

4. Dokumentasjon ettersendt på forespørsel

• Brann i Froland sykehjem – ROS
• Brann i omsorgsbolig – Furutoppen – ROS
• Feil ved fagprogrammet Gerica – ROS
• Tiltakskort 1 – Brann i sykehjem
• Tiltakskort 7 – Brann i omsorgsleilighet – Furutoppen
• Tiltakskort 6 – feil ved fagprogrammet Gerica

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 2. juli 2015
• Brev med endring av dato for gjennomføring av tilsynet, datert 6. august 2015
• Mottatt dokumentasjon fra Froland kommune, datert 5. september 2015
• Brev med program for gjennomføring av tilsynet, datert 16. november 2015
• Diverse telefonsamtaler med kommunens kontaktperson for tilsynet
• E-post med spørsmål om ytterligere dokumentasjon, datert19. november
• Mottatt dokumentasjon, datert 20. november

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hallvard Kile, revisjonsleder
Elin Gjerrestad Senum, revisor
Gro Lislegaard-Bækken, revisor