Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Grimstad kommune 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens arbeid med meldinger i barneverntjenesten og tilbakemelding til melder

Konklusjon:
Det ble funnet ett avvik under tilsynet

Avvik:

Grimstad kommune behandler ikke alle meldinger i tråd med lovens krav

Dato: 03.12.15

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Marit Fiane Grødum
revisor 

Hans Ganes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Arendal kommune i perioden 03.09.15 – 09.11.15. Revisjonen er initiert av Helsetilsynet og er en del av et landsomfattende tilsyn som gjennomføres i minst tre kommuner i hvert fylke og inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens barneverntjeneste med hjemmel i lov om barneverntjenester § 2-3,2. ledd jf. § 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grimstad er en kystkommune i Aust-Agder fylke og har om lag 20000 innbyggere.  Kommunen har en organisasjon med rådmann og tre kommunalsjefer.

Barneverntjenesten er organisert som en egen enhet i helse og omsorgssektoren med kommunalsjef med ansvar for 12 enheter.

Barneverntjenesten ble egen enhet i 2015.  Barneverntjenesten har 11,3 fagstillinger, 2,18 tiltaksstillinger pluss 1,3 merkantile stillinger.

Barneverntjenesten har endret organisering i løpet av det siste året.  Fire saksbehandlere, 3,8 stillinger, har ansvaret for mottak / undersøkelse, hvorav en har et hovedansvar for mottak.  Fem saksbehandlere, 4,5 stillinger jobber med tiltak/hjemme hos, og seks personer i omsorgsgruppa, 4,5 stillinger.  Tidligere var det mottak/undersøkelse/tiltak i en gruppe.

Barnevernet kjøper tjenester av Kristiansand kommune for å ivareta behovet for barnevernvakt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.09.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.15.

Intervjuer
Seks personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.10.15.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder.

Vi gjennomgikk kommunens rutiner på området, og gjennomgikk journaler for å se om rutinene var fulgt.

Vi så på hvilke vurderinger som lå til grunn for henleggelse av meldinger og om disse var i tråd med kravene til faglig forsvarlighet i tjenestene.

Vi vurderte også om det ble gitt tilbakemelding til melder også i aktive saker, selv om meldingen ikke førte til ny undersøkelse i saken.

Vi så på om ledelsen hadde systemer for å følge med på og sikre at håndteringene av meldingene ble gjort forsvarlig slik at ingen meldinger ble henlagt som burde vært undersøkt.

5. Funn

Avvik:

Grimstad kommune behandler ikke alle meldinger i tråd med lovens krav

Avviket er fra lov om barneverntjenester § 1-4 faglig forsvarlighet, bvl §§ 4-2, 4-3 og 6-7a

Avviket bygger på følgende funn:

• I  17 av 50 saker er det ikke gitt tilbakemelding til melder om at meldingen er mottatt
• I 7 av 25 saker er det ikke gitt tilbakemelding til offentlig melder etter endt undersøkelse
• Det dokumenteres i liten grad hvilke vurderinger som ligger til grunn for henleggelse av meldinger
• De skriftlige rutinene er detaljerte når det gjelder saksbehandlingsprogrammet, men gir liten veiledning når det gjelder det faglige arbeidet
• Muntlige meldinger registreres ikke alltid når de blir mottatt, når det kommer en skriftlig melding i ettertid
• Mye ansvar er lagt til en person som har hovedansvaret for meldingsteamet.  Hun har bl.a. ansvaret for å sende tilbakemelding til melder i alle faser der det er pålagt.  Det har vist seg at dette ikke er blitt gjort en periode hun var borte fra jobb.

6. Vurdering av kommunens styringssystemer

Barneverntjenesten har et meldingsteam på fire personer som har ansvar for å ta imot og vurdere meldinger.  De har meldingsavklaringsmøte en gang i uka, men alle meldinger vurderes idet de kommer inn av mottaksansvarlig den dagen og en av de andre i gruppa.  Er de i tvil om det er en sak som krever rask behandling, konfereres barnevernleder.  Barnevernleder er til stede på meldingsmøtet hver uke.

Barneverntjenesten har skriftlige rutiner for arbeidet med meldinger og tilbakemelding til melder, og rutinene blir brukt.  De gir grundig og detaljert veiledning i saksbehandling knyttet opp til kommunens saksbehandlingsprogram, men gir i mindre grad veiledning når det gjelder faglige vurderinger.

Barnevernleder er tett på den daglige driften

Kommunen har et avvikssystem, men dette blir ikke brukt.  Det foreligger derfor ikke noe system for å bruke avvik som ledd i forbedringsarbeidet.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.november 1989.
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr.100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.desember 2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Internkontroll, Rutiner for mottak av meldinger
• Organisasjonskart, kommunen og barnevernenheten
• Ansatte ved barneverntjenesten
• Kontrollskjema meldinger 1. og 2. kvartal 2015
• Kontrollskjema, samlerapport 3. kvartal

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 24 saker fra 1. og 2. kvartal 2015 der meldingen var henlagt uten undersøkelse
• 25 saker fra 1. og 2. kvartal 2015 der meldingen førte til undersøkelse

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Plan for tilsynsdagene

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helene Frydenberg Revisjonsleder
Marit Fiane Grødum Revisor
Hans Ganes Revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet