Rapport fra tilsyn med planer helsemessig og sosial beredskap i Lillesand kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder har gjennomført tilsyn som systemrevisjon i Lillesand kommune. Tilsynet omfattet kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevern- og pandemiplaner. Formålet var å undersøke om kommunens ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen avdekket følgende avvik:

• Lillesand kommunes pandemiplan er ikke revidert i samsvar med lovens krav.

Hallvard Kile
revisjonsleder

Gro Lislegard-Bækken
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lillesand kommune i perioden 10. desember 2015 - 17. februar 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenestene i kommunen etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2. Myndigheten til å føre tilsyn med kommunenes planer for helsemessig og sosial beredskap følger blant annet av lov om kommunale helse- og omsorgtjenester m.m. § 12-3 jf. § 5-2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lillesand kommune er en kystkommune med et bysentrum og et større omland med både landbruksområder og skjærgård der enkelte av øynene har fastboende befolkning. Befolkningen har passert 10000 innbyggere der 65-70 % er bosatt i tettbygde strøk. Om sommeren øker befolkningen betydelig, blant annet på grunn av mer enn 1700 fritidseiendommer, de aller fleste langs kysten og på øyene.

Det er et sammensatt arbeidsmarked med industri, offentlige arbeidsplasser, handel, reiseliv og annet. Kommunene er en del av et regionalt samarbeid med, blant annet, nabobyen Kristiansand.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juli 2015 .

Åpningsmøte ble avholdt 10. desember 2015.

Intervjuer: Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7, Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10. desember 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Undersøke om Lillesand kommune har planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevernplan og pandemiplan, som samsvarer med kravene i lov og forskrift.

Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste i samsvar med helseberedskapsloven, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-2.

Krav til innholdet i planverket er bl.a. gitt i Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap, heretter benevnt forskriften.

Nedenfor følger en oversikt over de krav som stilles i forskriften og som Fylkesmannen har vurdert planverket opp mot.

I følge forskriften § 2 skal kommunestyret sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen. Det skal fremgå av beredskapsplanen hvor ofte planen og ROS-analysen den bygger på skal evalueres og oppdateres. Evalueringer og oppdateringer skal dateres og dokumenteres. Av dette følger at planene skal behandles i kommunestyret. Dette gjelder også etter mer omfattende eller grunnleggende endringer og revideringer av eksisterende planer.

Planene skal revideres årlig, jf. sivilbeskyttelsesloven § 15, 3. ledd.

ROS analysene skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, hvert fjerde år.
Jf. Sivilbeskyttelsesloven § 14, 3. ledd.

I følgeforskriften § 3 skal planene bygge på en ROS-analyse for den aktuelle kommune og dennes særegenheter. Forutsetningene som ROS-analysen bygger på skal dokumenteres.

I følge forskriften § 4 skal planene omfatte prosedyre for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Prosedyrene må også være funksjonelle for personell som ikke er godt kjent med og i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring.

Forskriften § 5 stiller krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap. Dette innebærer at kommunen ved en krise eller katastrofe skal kunne treffe beslutninger om egen virksomhets organisering og ressursdisponering og samvirke med overordnet ledd, myndigheter og samarbeidspartnere. Hvordan dette skal gjøres bør fremgå av planverket og være beskrevet slik at personell som ikke er godt kjent i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring, kan nyttiggjøre seg informasjonen i en beredskapssituasjon.

Forskriften § 6 stiller krav til samordning av beredskapsplanene, både internt og eksternt.

Forskriften §7 stiller krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen skal ha nødvendig kompetanse, fått opplæring og ha nødvendig beskyttelsesutstyr. Planene skal være brukt i øvelser.

I følge forskriften § 8 skal kommunen sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler.

I forskriften § 9 stilles det krav til at kommunen har oversikt over personell som kan beordres.

Ovennevnte krav må omhandles i kommunens beredskapsplanverk.

5. Funn

Avvik:

• Lillesand kommunes pandemiplan er ikke revidert i samsvar med lovens krav.

Dette er ikke i samsvar med kravene i Sivilbeskyttelsesloven § 15, 3. ledd, Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 2 samt Internkontrollforskriften § 4.

6. Regelverk

• Lov av 24.06.2011 nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven).
• Lov av 23.06.2000 nr 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven).
• Forskrift av 23.07.2001 nr 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Lov av 05.08.1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven).
• Forskrift av 17.06.2005 nr. 610 om smittevern i helse- og omsorgstjenesten .
• Lov av 25.06.2010 nr 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven).
• Forskrift av 22.08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt.
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten .

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• beredskapsplan, Høvåg bo- og aktivitetssenter
• beredskapsplan, Lillesand bo- og aktivitetssenter
• beredskapsplan ved smitteutbrudd i Lillesand kommune (med tiltakskort)
• infeksjonskontrollprogram for kommunene, versjon 5
• kommuneplanens samfunnsdel 2015-07-03
• organisasjonskart, Lillesand kommune
• pandemiplan for Lillesand kommune
• pandemiplan, skole, SFO og barnehage
• plan for beredskap og kriseledelse (herunder plan for helsemessig og sosial beredskap)
• plan, drikkevannsforurensing, VAR
• rapport etter øvelse, Hendelse på offentlig sted, Lillesand kommune 2014
• rapport etter øvelse, KTI, Lillesand kommune 10-05-2010
• ROS gjestehavna, brannteknisk
• ROS Lillesand vannverk
• ROS, rapport distribusjonssystem for drikkevann med vedlegg
• ROS vannforsyning
• ROS omsorgstjenesten (institusjon)
• smittevernplan for langtidstjenesten, Enhet for omsorg Høvåg
• smittevernplan for langtidstjenesten, Enhet for omsorg sentrum
• styringssystemet for Lillesand kommune
• varslingsplan og kontaktoversikt
• lokal beredskapsplan
• oppdaterte planer for beredskap og kriseledelse, herunder plan for helsemessig og sosial beredskap
• bystyresak 186/15, behandlet med vedtak 2. desember 2015

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 2. juli 2015
• Dokumentasjon mottatt 5. oktober 2015
• Programbrev for tilsynet, datert 23. november 2015
• Ytterligere dokumentasjon mottatt 3. desember 2015
• Ytterligere dokumentasjon, mottatt 7. desember 2015
• Diverse telefonsamtaler med kontaktperson for tilsynet
• Diverse e-poster med endring av program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hallvard Kile, revisjonsleder
Gro Lislegard-Bækken, revisor
Elin Gjerrestad Senum, revisor