Rapport frå tilsyn med Setesdal barnevern 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 17.03.-18.03 2015 tilsyn med Setesdal barnevern, eit interkommunalt samarbeid mellom Bykle, Valle og Bygland kommunar i Setesdal.

Denne rapporten gjer greie for det avvik som blei påpeikt innafor dei områda som blei reviderte.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Barnevernstenesta sitt arbeid med meldingar til barnevernstenesta og tilbakemelding til meldar

Avvik:

Barnevernstenesta i Setesdal fyljer ikkje lovkravet om alltid å gje offentlege meldarar tilbakemelding på kva som blir resultat av undersøkingar.

Dato: 04.05.15

Hans Ganes
revisjonsleiar

Helene Frydenberg
revisor

Marit F Grødum
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 17.03.15 til 18.03.15 ved Setesdal barnevern der Valle kommune er vertskommune. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i år, og er ein del av landsomfattande tilsyn med barnevernstenestene i 2015 og 2016.

Tema for tilsynet er kommunen sitt arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med barnevernstenesta i medhald av Lov om barnevernstenester § 2-3b,2.ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen skulle undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innafor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om naudsynt korrigert
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om det avviket som blei avdekt under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innafor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylt.

2. Omtale av verksemda - særlege forhold

Setesdal barnevern er ei interkommunal barnevernsteneste som består av Bykle, Valle og Bygland kommunar. Det er Valle som er vertskommune.

Alle dei tre kommunane ligg øvst i Setesdal og har til saman i overkant av 3300 innbyggjarar. Barnevernstenesta består av 3,4 årsverk. Barnevernsleiar er direkte underlagt rådmannen. Då vi var på tilsyn var to av dei tilsette sjukemelte. Tilbake var soleis barnevernsleiar og ein sakshandsamar. Setesdal barnevern hadde i 2014 motteke 25 meldingar, der 1 vart henlagt.

31.12.14 hadde dei tre kommunane til saman 20 barn i tiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 28.01.15 . Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Tilsynet blei gjennomført 17. og 18. mars. 17. mars planla tilsynsmynda å lese dokument i samband med meldingar. Av di rådmannen ikkje kunne tale med oss den 18" hadde vi samtale med han den 17.

Opningsmøte blei halde 18.03.15

Intervju

I alt 3 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 18.03.15.

4. Kva tilsynet omfatta

Fylkesmannen skal undersøke at meldingar handsamas forsvarleg og at tilbakemelding vert gjeve meldar etter at melding er motteken og offentlege meldarar og etter at undersøking er gjennomført. Tilsynet skal bidra til å sikre at arbeidet med meldingar er forsvarleg. Tilsynet skal undersøkje om kommunen systematisk styrar og leiar barnevernstenesta sine arbeidsprosessar slik at meldingar blir handsama forsvarleg.

5. Funn

Fylkesmannen fann eit avvik:

Barnevernstenesta i Setesdal fyljer ikkje lovkravet om alltid å gje offentlege meldarar tilbakemelding på kva som blir resultatet av undersøkingar.

Dette er brot på Barnevernslova § 6-7a, 3.ledd:

«Dersom det er åpnet undersøkelsessak, skal barneverntjenesten gi melder som omfattes av § 6-4 annet og tredje ledd, ny tilbakemelding om at undersøkelsen er gjennomført. Den nye tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at undersøkelsen er gjennomført og skal inneholde opplysninger om hvorvidt saken er henlagt, eller om barneverntjenesten følger opp saken videre.»

Avviket vert gjeve av di

• Fylkesmannen ikkje fann at slike tilbakemeldingar var omfatta av rutinane til barnevernstenesta.
• I intervju kom det og fram at dette kravet til barnevernstenesta ikkje var tilstrekkeleg kjend.
• Fylkesmannen fann heller ikkje at slik tilbakemelding var dokumentert i alle sakar.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det er laga ei rutinehandbok for barnevernstenesta.

Leiar seier ho har oversikt over kva den einskilde gjer. Ho fortel at ho alltid har ein open dør til rådmannen, og drøfter forhold ho meiner rådmannen bør vite om med han. Det er ikkje faste møte med rådmannen i Valle eller med rådmenn i dei andre kommunane der tilhøva i barnevernstenesta vert teken opp. Rådmannen er i liten grad informert om det faglege arbeidet i barnevernstenesta og han etterspør til dømes ikkje halvårsrapporteringar. Det gjer heller ikkje rådmennene i dei to andre kommunane. Fylkesmannen fann ikkje nokre formelle faglege styringsliner frå rådmann til leiar av barnevernstenesta.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20.november 1989.
• Lov om barnevernstenester av 17. juli 1992 nr.100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgåver etter lov om barnevernstenester av 14.desember 2005

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Rutinehandbok frå Setesdal barnevern
• Kontrollskjema for fyrste og andre halvår 2014
• Halvårsrapportar til BLD frå fyrste og andre halvår 2014

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Alle saker der det hadde korne nye meldingar i 2014 og 2015 fram til tilsynsdato.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 28.01.15
• Planar for dagen sendt på e-post til barnevernstenesta

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok: Marit Fiane Grødum, Helene Frydenberg og Hans Ganes

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet