Rapport fra tilsyn med Sørlandet sykehus HF, Kirurgisk klinikk, Prehospitale tjenester 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført tilsyn som systemrevisjon i Sørlandet sykehus HF, kirurgisk klinikk, avdeling for prehospitale tjenester (PTSS).

Formålet med tilsynet var å undersøke om Sørlandet sykehus HF gjennom systematisk styring og forbedring sikrer en forsvarlig ambulansetjeneste med fokus på:

• Oppbygging, vedlikehold og sikring av nødvendig kompetanse
• Systemer for delegering. Rutiner og praksis for gjennomføring av delegerte oppgaver
• Internkontrollsystemer og gjennomføring av internkontroll, herunder avvikshåndtering, dokumentasjon og journalføring

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Gjennom tilsynet ble følgende avvik påvist:

Avvik 1:

Kirurgisk klinikk ved avdeling for prehospitale tjenester (PTSS) har ikke tilstrekkelig grad av styring som sikrer at alle ambulansearbeidere har nødvendig kompetanse for de oppgaver som skal utføres.

Avvik 2:

Kirurgisk klinikk ved avdeling for prehospitale tjenester (PTSS) sikrer ikke at alle ambulansearbeidere har nødvendig kompetanse til å håndtere og gi legemidler.

Dato:

Hallvard Kile
revisjonsleder

Hanne Damsgaard
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved avdeling for prehospitale tjenester (PTSS) i Sørlandet sykehus HF i perioden 31. august 2015 – 1. desember 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Revisjonen er satt i verk på bakgrunn av bekymringer som er formidlet til Fylkesmannen i Aust-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med spesialisthelsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten, § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sørlandet sykehus HF (SSHF) omfatter sykehusene i Flekkefjord, Kristiansand og Arendal. Opptaksområdet for SSHF er 30 kommuner i Aust-Agder og Vest-Agder, samt kommunene Nissedal og Fyresdal i Telemark.

SSHF organiserer og er medisinsk ansvarlig for ambulansetjenesten i hele dette området.

Sørlandet sykehus HF (SSHF) er organisert med tverrgående klinikker. Klinikkenes avdelinger kan være lokalisert til ett av sykehusene, eller som tverrgående avdelinger i to eller alle tre sykehus. Vi er kjent med at SSHF vurderer helt ny organisering av foretaket. Vi er også kjent med at organiseringen og størrelsen av Kirurgisk klinikk er under vurdering innenfor den nåværende organisasjonsmodellen. Det  kan bli organisasjonsmessige endringer for PTSS i fremtiden.

Kirurgisk klinikk har organisert prehospitale tjenester (PTSS) i én avdeling som omfatter tre seksjoner med hver sin seksjonsleder: ambulansetjenesten, AMK med pasientreisekontoret og luftambulansetjenesten.
Styringsystemet er preget av det store dekningsområdet der ambulansetjenesten har 21 stasjoner spredt over de to agderfylkene samt de to kommunene i Telemark.
10 stasjoner er drevet av private tilbydere etter anbudsinnbydelser. For disse har  kirurgisk klinikk, gjennom PTSS, faglig og operativt ansvar.  Nye anbudsrunder foregår samtidig med tilsynet, og det er forespeilet endringer.
11 stasjoner drives i sin helhet av SSHF. Her har kirurgisk klinikk gjennom PTSS alt ansvar.

Stasjonene er svært ulike. For noen av stasjonene er avstanden og kjøretiden til sykehus stor og pasientgrunnlaget lite. Stasjonen i byene langs kysten har høy aktivitet med et høyt pasientgrunnlag. Tallet på ansatte varier fra 5 til 36.

Under seksjonsleder for ambulansetjenesten er opplæringskoordinator plassert. Hver ambulansestasjon har stasjonsleder og én fagkoordinator.

Under dette tilsynet har vi sett på ambulansetjenesten og besøkt stasjonene i Kristiansand, Arendal, Valle og Åseral, samt administrasjonen i Lillesand.

Enkelte spesialiteter og behandlingsformer finnes ikke i alle tre sykehusene. Dette vil i noen tilfeller føre til at oppdragene tar en del lengre tid enn om pasienten alltid skulle bringes til det nærmeste sykehuset. Ambulansetjenesten er i endring ettersom «det prehospitale rom» øker. Ambulansepersonellet har omsorg for pasientene i lengre tid enn tidligere, og mer avansert behandling og flere behandlingsformer innføres i ambulansetjenesten. Vedlikehold av kompetanse og oppbygging av ny kompetanse vil bli en ressurskrevende og nødvendig del av de prehospitale tjenestene i fremtiden.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 9. april 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 31. august 2015 i Lillesand.

31 personer ble intervjuet i Lillesand, Kristiansand, Valle, Åseral og Arendal
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved ambulansestasjonene i Kristiansand og Arendal, AMK-sentralen i Lillesand og luftambulansens base i Arendal.

Sluttmøteble avholdt 11. september 2015 i Lillesand.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen hadde som formål å undersøke om Sørlandet sykehus HF gjennom systematisk styring og forbedring sikrer en forsvarlig ambulansetjeneste med fokus på:

• Oppbygging, vedlikehold og sikring av nødvendig kompetanse.
• Systemer for delegering. Rutiner og praksis for gjennomføring av delegerte oppgaver.
• Internkontrollsystemer og gjennomføring av internkontroll, herunder avvikshåndtering, dokumentasjon og journalføring.

5. Funn

Følgende avvik ble påvist:

Avvik 1:

Kirurgisk klinikk ved avdeling for prehospitale tjenester (PTSS) har ikke tilstrekkelig grad av styring som sikrer at alle ambulansearbeidere har nødvendig kompetanse for de oppgaver som skal utføres.

Avviket bygger på følgende myndighetskrav:
Spesialisthelsetjenesteloven  
      § 2-1 a nr. 4,
      § 2-1 a tredje ledd
      § 2-2 (kravet til forsvarlighet),
      § 3-4 bokstav a (kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet)
      § 3-9 (ledelse i sykehus, herunder medisinsk faglig rådgiver),
      § 3-10 (opplæring, etterutdanning og videreutdanning)
Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 3 (plikt til internkontroll)
Internkontrollforskriften § 4 annet ledd, bokstav c.

Observasjoner til grunn for avviket

• Det er ikke utarbeidet kompetanseplan for ambulansetjenesten ved PTSS.
• Fagkoordinator går i turnus med vakter der oppgaven er ambulanseoppdrag. Oppgavene som fagkoordinator er beskrevet i systemboka. Blant annet skal fagkoordinator holde seg faglig oppdatert, være ressurs i faglige spørsmål, gjennomføre kurser og praktisk trening på egen stasjon. Fagkoordinator skal også delta ved resertifisering av mannskaper. Videre delta i utvikling og kvalitetssikring av prosedyrer og tiltakskor, samt være med å utarbeide undervisningsmateriell, fagoppgaver, faglige tema og lignende.
  Den sentrale ledelsen har ikke lagt føringer for å sikre at den enkelte fagkoordinator har tilpasset arbeidstid for å utføre de tillagte oppgavene.
• Tilsynet finner ikke spor av at den sentrale ledelsen følger opp hvordan fagkoordinatorene på den enkelte stasjon utfører sine oppgaver. Systemet gir dermed rom for at fagkoordinatorene kan gjennomføre sine oppgaver uten overordnet styring.
• Opplæringskoordinator er i stab. Det innebærer at han ikke har styringsrett overfor fagkoordinatorene, men er avhengig av stasjonslederne i sitt samarbeid med fagkoordinatorene. Vi finner imidlertid ikke et systematisk samarbeid mellom opplæringskoordinator og stasjonslederne for å sikre fagkoordinatorenes deltagelse i fagutviklingen på den enkelte stasjon.
• Det er lite oppfølgning fra seksjonsleder til stasjonsleder når det gjelder faglige tema.
• Systemboka beskriver rollen til medisinskfaglig rådgiver. I flere sammenhenger er rollen «å bidra til…». Denne beskrivelsen skaper ikke en tydelig og klar forståelse av hvilke oppgaver medisinskfaglig rådgiver skal utføre, på hvilken måte eller i hvilken grad rådgiveren skal bidra.
• Det er ikke lagt til rette for at medisinskfaglig rådgiver, opplæringskoordinator og fagkoordinatorene har et systematisk samarbeid som sikrer kvalitet og kompetanse i tjenesten.
• Gjennom samtaler kommer det frem en gjennomgående oppfatning av at stillingsstørrelsen til medisinskfaglig rådgiver ikke er tilstrekkelig.
• Det er uklart i hvilken grad medisinskfaglig rådgiver bidrar til å bestemme det faglige nivået og kvalitetssikring av resertifiseringene.
• Det kom frem gjennom samtalene at resertifiseringene, i enkelte tilfeller, gjennomføres på en slik måte at det er risiko for at den enkelte ambulansearbeider kan «bestå» uten at kompetansen er reelt testet.
• Avdelingen peker selv på at opplegget for resertifisering ikke er godt nok. Dette ser vi i ROS-analysen fra mars 2015 og det kom frem gjennom samtaler med flere av medarbeiderne.
• Avdelingen har gjennomført journalgjennomgang for å finne ut om utfyllingen av journaler er i tråd med de krav som finnes. Resultatet viste at svært få journaler var komplett utfylt. Det gjelder også de medisinske opplysningene, som er tilsynets fokus.
• I etterkant ble det utarbeidet tiltakskort for journalføring og det har vært fokus på temaet i flere sammenhenger.
• Tilsynet finner imidlertid at det ikke foreligger planer for, eller at det er gjennomført en systematisk kontroll i etterkant av tiltakene for å undersøke om journalføringen er endret. I den grad slik kontroll har blitt gjennomført har det vært på personlig initiativ hos enkelte stasjonsledere, uten en overordnet plan.
• En gjennomgang av avviksmeldinger og hendelsesrapporter viser at avvikssystemet i liten grad blir brukt til systematisk læring i avdelingen.
• Avvikene fra ambulansetjenesten behandles i stor grad av avdelingsleder. Et stort antall avvik avsluttes på individnivå, uten at det foreligger analyser for å finne årsakene til hendelsene. På samme måte finner vi at mange hendelser ikke har blitt analysert for å sette de inn i et system, som kan forebygge gjentakelser i tjenesten for øvrig.
• Dette er bekreftet gjennom samtaler i løpet at systemrevisjonen.
• Vi har ikke funnet at hendelser eller avvik har vært fremmet for kvalitetsutvalg eller tilsvarende overordnet organ for kirurgisk klinikk eller Sørlandet sykehus HF.
  Vi har heller ikke funnet systematisk oppfølging av kvalitetsarbeidet på klinikk eller foretaksnivå.
• Det er ikke funnet spor av systematisk registrering av klager på ambulansetjenesten fra andre instanser, pårørende eller pasienter. Det er heller ikke funnet at slike klager er brukt systematisk i avdelingens arbeid for å sikre eller bedre kvaliteten av tjenesten.

Kommentarer:

Ansvaret for kvalitet og sikkerhet i ambulansetjenesten ligger hos sykehusets ledelse. Ambulansetjenesten skal ha et styringssystem som er tilstrekkelig for å sikre faglig forsvarlige tjenester. Styringssystemet skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav som følger av lovgivningen. Forsvarlig virksomhetsstyring fordrer at det arbeides systematisk med å avdekke situasjoner der det har oppstått, eller kan oppstå svikt, mangler eller uønskede hendelser. Det må så iverksettes tiltak for å forebygge at dette skjer. Styring av tjenesten forutsetter altså at ledelsen følger med på tjenesten, vurderer svikt og setter inn forebyggende og korrigerende tiltak.

Kravet til internkontroll og forsvarlighet innebærer også at virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre sine oppgaver. Dette forutsetter at virksomheten kartlegger kompetansebehov og sørger for at alle medarbeidere får tilstrekkelig opplæring og etterutdanning.

Avvik 2:

Kirurgisk klinikk ved avdeling for prehospitale tjenester (PTSS) sikrer ikke at alle ambulansearbeidere har nødvendig kompetanse til å håndtere og gi legemidler.

Avviket bygger på følgende myndighetskrav:

Forskrift om legemiddelhåndtering § 4 (forskrift av 3. april 2008)
Spesialisthelsetjenesteloven § 2-2
Spesialisthelsetjenesteloven § 3-10

Observasjoner til grunn for avviket:

• Delegasjonene skjer ved resertifiseringen hvert andre år.
  I resertifiseringen prøves ambulansearbeidernes kunnskaper i bruk av enkelte tiltakskort, men ikke slik at de testes i bruk av hvert enkelt medikament som er tilgjengelig i ambulansen.
• For de medikamentene de testes i er heller ikke testen utformet slik at forskriftens krav til kompetanse og erfaring blir sikret, jf. kommentar.
• Ledelsen sikrer ikke at hele resertifiseringen gjennomføres individuelt. Det kom frem gjennom tilsynet at enkelte tester ble foretatt i grupper.

Kommentarer:
Kravet til internkontroll gjelder også for legemiddelhåndtering. Virksomhetsleder skal sørge for at legmiddelhåndtering i virksomheten utføres forsvarlig og i henhold til lover og forskrifter. Når virksomhetsleder ikke selv er lege, skal det utpekes en lege som medisinsk faglig rådgiver. Virksomhetsleder skal sørge for at helsepersonell som håndterer legemidler har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppgaver på faglig forsvarlig måte. Hva dette innebærer er nærmere utdypet i rundskriv IS-7/2015. Her fremgår det at helsepersonell som har oppgaver i legemiddelhåndteringsprosessen forventes å ha faglig kompetanse og erfaring på følgende områder:

• Legemidlenes virkning og virkemåte
• Holdbarhet og oppbevaring
• Ulike legemiddelformer
• Interaksjoner
• Bivirkninger
• Legemiddelregning
• Kunnskap om dosering
• Aseptisk arbeidsteknikk ved tilsetninger
• Dokumentasjon og
• Avvikshåndtering

Utdeling av legemidler fordrer at ambulansepersonellet også observerer pasientens reaksjon på legemidlet. Dette innebærer at alle som skal dele ut legemidler må ha opplæring i legemiddelhåndtering, herunder observasjon ved administrasjon, som er tilpasset de legemidlene som skal deles ut.
Tildeling av oppgaver knyttet til legemiddelhåndtering må skje etter en konkret vurdering av kvalifikasjonene til personen som delegeres oppgaven. Delegasjonen forutsetter at personalet er gitt nødvendig opplæring for å kunne utføre oppgavene på en forsvarlig måte.

I avdeling for prehospitale tjenester skjer delegasjonen ved  restertifisering hvert andre år. Ledelsen må derfor sørge for at resertifiseringen sikrer at hver enkelt ambulansearbeider har faglig kompetanse i samsvar med forskriftens krav. Forskriften er å forstå slik at ved sertifisering og resertifisering i ambulansetjenesten, må ambulansearbeiderne testes i hvert enkelt medikament som brukes i ambulansen. Dette for å sikre at den enkelte har kunnskap om legemidlenes virkning og virkemåte.

Tilsynet har merket seg at det er utarbeidet tiltakskort på alle aktuelle legemidler. Disse tiltakskortene er godt kjent blant ambulansepersonellet, og de er tilgjengelige på nettbrett og på papir i bilene. Tiltakskortene vil imidlertid ikke frita kirurgisk klinikk fra å sikre at den enkelte ambulansearbeider har den kunnskapen som forskrift om legemiddelhåndtering krever.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Avdelingen har et sammensatt styringssystem med en sammensatt organisasjonstilhørighet, slik som beskrevet i kapittel 2.

Den administrative linjen er gjennomgående for stasjonene som PTSS har alt ansvar for.
For stasjonene som er drevet privat, stopper den administrative linjen hos stasjonsleder.

Ansvaret for arbeidet med vedlikehold og utvikling av kompetanse er lagt til personer som er plassert på ulike steder i organisasjonen. Avdelingsleder er ansvarlig for det faglige innholdet i tjenesten og nivået. Medisinskfaglig rådgiver sitter i avdelingsleders stab og skal dekke hele avdelingens behov for medisinske råd.

Opplæringskoordinator sitter i staben til leder for ambulanseseksjonen. Fagkoordinator er administrativt underlagt stasjonsleder. Formelt er det ingen direkte styringslinje når det gjelder faglige spørsmål. Dette kan bidra til at faglige tema og spørsmål, for eksempel om etikk, behandles ulikt i ulike deler av tjenesten, der hvor det ville vært ønskelig med en enhetlig forståelse for tiltak, og for de etiske holdninger som skal prege tjenesten.
Dette krever et tett samarbeid mellom de involverte.
Normalt blir det gjennomført to fagkoordinatorsamlinger hvert år der medisinskfaglig rådgiver, opplæringskoordinator og representanter fra ambulanseseksjonen og avdelingsledelsen deltar. Eksempelvis planlegges innføring av nytt utstyr og opplæring ved prosedyreendringer i disse samlingene.
Avdelingen har et eget nyhetsmagasin, PTSSnytt, som sendes ut hver andre uke. Her kan det vises til eksempler på hendelser i den hensikt å informere og bidra til forbedring og læring.

PTSS er spesiell i den forstand at avdelingen gir omsorg og behandler pasienter i den sårbare fasen der pasientene befinner seg mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Ambulansearbeiderne har ikke et støtteapparat rundt seg slik helsearbeidere har inne i et sykehus. Denne situasjonen stiller desto større krav til kvalitetsarbeidet og internkontrollen i avdelingen. Kirurgisk klinikk er ansvarlig på nivået over PTSS. Det er formelle møteplasser mellom PTSS og klinikkledelsen. Men, gjennom tilsynet har det kommet frem at de faglige problemstillingene og spørsmålene i liten grad har blitt etterspurt og brakt opp til nivået over avdelingen.

Internkontroll er en viktig del av styringssystemet. Det er et grunnleggende prinsipp i kravet til internkontroll at meldinger om avvik skal løses på lavest mulig nivå. De avvik som ikke kan løses på laveste nivå, må meldes videre i styringslinjen. Samtidig har overordnet ledelse ansvaret for at internkontrollen fungerer slik forskriften krever. Det innebærer at ledelsen, blant annet, må etterspørre opplysninger som gjør den i stand til å foreta en systematisk vurdering av mønstre og sammenhenger i avviksmeldingene. Dette er nødvendig kunnskap for at ledelsen skal kunne bruke avvikssystemet til systematisk kvalitetsforbedring. I PTSS blir alle meldinger om avvik fra ambulansetjenesten behandlet på avdelingsledernivå, altså på et overordnet nivå. Avviksmeldinger og hendelsesrapporter blir i liten grad brukt til systematisk læring i avdelingen. Fylkesmannen finner heller ikke at sentrale hendelsesrapporter eller tendenser i avviksmeldingene er tatt opp på klinikknivå eller i kvalitetsråd.

Fylkesmannen har gjennom tilsynet funnet to avvik som begge har sammenheng med  utilstrekkelig styring på de områder som tilsynet omfatter.

7. Regelverk

Lov av 30.03.84 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten.
Lov av 02.07.99 nr. 61 om spesialisthelsetjenesten.
Lov av 02.07.99 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter.
Lov av 02.07.99 nr. 64 om helsepersonell.

Forskrifter til lovene som er nevnt ovenfor, herunder:
Forskrift av 20.03.15 nr. 231 om krav til organisering av kommunal legevaktsordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste mv.
Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten.
Forskrift av 21.12.00 nr. 1385 om pasientjournal.
Forskrift av 03.04.08 nr. 320 om legemiddelhåndtering.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Systembok for PTSS
• Tiltaksbok for nødmeldetjenesten
• Nyhetsbrev for PTSS fra 2015, nr 1-10
• Årsmelding for 2014 med virksomhetstall for 2012-2014
• Aktivitetsplan for høsten 2014 med kursplaner.
• Sertifiseringsprøve 2015 og resertifiseringsopplegg for 2014.
• Oversikt over månedens tema for årene 2009 til og med 2015.
• Eksempler på presentasjoner til undervisning.
• Detaljerte utstyrslister for ambulansene, inkludert standard medikamentoppsett.
• Rutiner og tiltakskort for føring av pasientjournal.
• Oversikt over grunnkvalifikasjoner for sertifiseringer i PTSS.
• PP-presentasjon med gjennomgang av pasientdokumentasjon.
• Oversikt over resultater etter intern kontroll av paisentjournaler.
• Eksempel på grafisk fremstilling av døgnaktivitet for ambulansene og vaktlister for samme døgn for alle ambulansestasjonene.
• Lister over ansatt personell med kvalifikasjoner, ansiennitet samt oversikt over hvilke medisinske prosedyrer den enkelte har dokumentert sin deltakelse i.
• Dokumenter knyttet til konkurranseutsetting, anbudsprosess og forhandlinger om levering av ambulansetjenester ved de stasjoner som helseforetaket ikke driver selv.
• Oversikt over helse, miljø og sikkerhetsarbeidet (HMS) i PTSS, inkludert vernerunder som ble gjennomført i 2015 i Kristiansand, Valle og Åseral.
• ROS-analyser: blant annet for kompetanse og kompetansevedlikehold og for bruk av nettbrett.
• Eksempler på utsendelser av nyheter til ansatte, blant annet om endringer i prosedyrer og tiltakskort.
• Skriv med informasjon til ansatte blant annet om RETTS triageringssystem, innføring av Epistatus i standardoppsettet og nye prosedyrer for håndtering av pasienter med Ebola-smitte.
• Eksempler på meldinger til fagkoordinatorene
• Aktivitetsplan vår 2014
• Dokumentasjon knyttet til lokalt samvirkeseminar 2015
• Invitasjoner til ulike fagkurs.
• Informasjon om innføring av TQM for rapportering av hendelser med vedlagt brukerveiledning.
• Hendelsesrapporter i januar og februar 2014 samt ½-årsrapport for hendelsesrapporter i PTSS, 1. halvår 2014.
• Årsmelding om avdelingens hendelsesrapporter fra 2014.
• Hendelsesrapporter fra 2014 og 2015 fra avdelingens WEB.
• Avviksmeldinger fra 2015 i TQM.
• Ambulansejournaler fra Valle, Åseral, Kristiansand og Arendal

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referat fra avdelingsmøte i PTSS, 27. mai 2015.
• Referat fra avdelingsmøte i PTSS, 7. april 2015
• Referat fra avdelingsmøte i PTSS, 14. februar 2014.
• Oversikt over kurs og fagaktivitet 2015, Kristiansand stasjon.
• Fire brev til ledelsen med forslag til forbedring av tjenesten.
• E-postkorrespondanse som drøfter forslag til forbedringstiltak i tjenesten.
• Oversikt over ansatte med utdanning på høyskolenivå

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev sendt 9. april 2015.
• Dokumentasjon mottatt 9. juni 2015.
• Programbrev sendt 17. august 2015.
• Bekreftelse på mottatt programbrev, mottatt 18. august 2015.
• Diverse e-poster og telefoner for endringer i programmet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtene i Lillesand, Kristiansand, Valle, Åseral og Arendal samt sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hallvard Kile, revisjonsleder
Hanne Damsgaard, revisor
Gry Nina Ilje Tveit, revisor
Styrk Fjærtoft Vik, revisor

Eleanor Hedberg, observatør fra Inspektionen for vård och omsorg (IVO), Sverige
Mats Vendelius, observatør fra Inspektionen for vård och omsorg (IVO), Sverige