Rapport fra tilsyn med Nav, Tvedestrand kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Tvedestrand kommune ved Nav-kontorets tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som strekker seg over to år fra 2015 til 2016.

Hensikten og formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og sørger for at det gis opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgjengelig og tildeling av tjenestene, samt oppfølging som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidsparter.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader.

Dato: 16.6.2015

Lasse S. Andersen
revisjonsleiar

Knut Kleven
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tvedestrand kommunes Nav-kontor i perioden 18.3.2015 – 16.6.2015.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd», jf Lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun det som er tema for tilsynet, og derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tvedestrand kommune har ca. 6000 innbyggere og er en kystkommune.

Kommunen er organisert med rådmann og assisterende rådmann på toppen. Det er åtte enheter, og enhetslederne sitter i Rådmannens ledergruppe. Ledergruppen møtes en gang pr uke, og hver sjette uke er det mer omfattende oppfølgingsmøter med to av enhetslederne sammen hos rådmannsteamet. Den daglige kontakt mellom Nav-leder og kommunens ledelse skjer hovedsakelig via assisterende rådmann.

Nav Tvedestrand er organisert med en Nav-leder og to teamledere. Den ene av disse er også nestleder for kontoret. Teamene består av «Veiledningssenter» og «Oppfølgingsteam». Det er 8,9 statlige stillinger og 6,3 kommunale stillinger totalt ved kontoret. To ansatte er spesielt dedikert til arbeidsoppgaver rundt unge brukere mellom 18-24 år (OT).

Kommunen benytter avvikssystemet Qm+, men har ennå ikke tatt dette i bruk ved Nav-kontoret. Nav-kontoret benytter «asys» for å rapportere om statlige tjenester, men dette dekker ikke de typisk kommunale oppgavene.

Tvedestrand kommune satser spesielt på tiltak og oppfølging av unge, dette er en politisk forankret satsning. Alle unge skal være i en eller annen form for aktivitet eller arbeidstrening. Det satses på å få ned forbruket av sosialhjelp for unge, og fra årsrapportene de siste to år oppgis det å være en nedgang i antall brukere og forbruk av penger for kommunen.

Det er formalisert samarbeidsavtaler mellom Nav Tvedestrand og Nav Aust-Agder, videre med Aust-Agder Fylkeskommune v/ Oppfølgingstjenesten og karrieresentere i Aust-Agder, samt videregående skole v/ avd. for undervisning i fengslet og Nav Arendal.

Som ledd i forberedelsene med tilsynet innhentet vi informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere til NAV om hvordan kommunen ivaretar sitt ansvar knyttet til samhandling og samarbeid for gruppen 17-23 år.  Vi har mottatt svar fra:

Familiehuset – Barneverntjenesten i Tvedestrand kommune,  Avdeling for rus og avhengighet og psykisk helse Tvedestrand kommune, SSHF v/ Psykiatrisk ungdomsteam ved ARA poliklinikk Arendal, og Aust-Agder Fylkeskommune –program for bedre gjennomføring i vgs. Alle har felles brukere og deres mening er at samarbeidet fungerer godt.

Det er jevnlige møter med fastlegene på Nav-kontoret hver 4. uke. Der kan man ta opp ulike problemstillinger dersom det er gitt samtykke til dette. Det er etablert samarbeidsforum med barnevernet, skolen, skolehelsetjenesten og SLT som gjør at Nav Tvedestrand i stor grad kjenner til ungdom som er aktuelle for tjenester fra Nav.

SSB tall viser at sosialhjelpsmottakere i alderen 18-24 år var i 2014 utgjorde 28 % av sosialhjelpsmottakerne , nominelt 76. Gjennomsnittlig stønadslengde for mottakere 18-24 år var 4,3 mnd. Stønadslengden har gått ned fra 2013 til 2014.

Arbeidsledigheten har de senere år ligget på ca. 4 %, hvilket er høyt sammenliknet med fylket og landet for øvrig. Veksten i folketallet på lang sikt er vesentlig lavere enn snittet for fylket. Andelen eldre innbyggere over 67 år øker mest, mens andelen barn og unge reduseres. Dette fører til at man på sikt får en stadig eldre befolkning, noe som også slår negativt ut for kommunens inntekter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.3.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble 8.5.2015.

Åpningsmøte ble avholdt 21.5.2015.

Intervjuer
Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved veiledningssenteret for å se hvilke brosjyrer og annet informasjonsmateriell som var lagt ut.

Sluttmøte ble avholdt 26.5.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Oppmerksomheten var særlig rettet mot tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene. Plikt til å legge til rette for brukermedvirkning inngår også  i tilsynet. Tilsynet omfatter ikke  kvalifiserings-programmet, individuell plan og midlertidig botilbud.

Vi kontrollerte om nettsidene til kommunen og NAV kontoret inneholdt tilstrekkelig med informasjon til unge brukere. Det skal også være tilgjengelig informasjon i Veiledningssenteret. Vi var også i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert. Hva slags informasjon som gis individuelt til unge når de oppsøker Nav-kontoret ble også undersøkt.

Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kommunens internkontrollen for å se om den fungerer etter hensikten, bla slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhets aktiviteter og gir derfor ikke er samlet bilde av situasjonen ved Nav Tvedestrand.

5. Funn

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjort en individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både internt i kommunen og eksternt.

Kommunen har gjennom satsingen på unge etablert gode samarbeidsrutiner innenfor rammene av taushetsplikten. Det innebærer at de fleste unge brukerne som oppsøker Nav eller blir henvist til Nav fra f eks barnevernet er kjent for sosialtjenesten i kommunen. De unge får god informasjon som er tilpasset den enkelte. Alle unge kartlegges individuelt. De følges tett opp med innkalling til samtaler, telefonoppkall hvis de ikke møter opp, samt besøk på arbeidsplass og kontakt med arbeidsgivere som kommunens har samarbeid med. Det iverksettes samarbeid med andre eksterne ved behov, f eks Oppfølgingstjenesten fra fylkeskommunen, sykehuset, arbeidstrening mv.

Kompetansen blant de ansatte er god da de har både formalkompetanse i form av relevant utdanning og realkompetanse gjennom opplæring/veiledning/oppfølging, samt tilstrekkelig med ressurser tidsmessig til å følge opp de unge brukerne på en god måte.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift til forvaltningsloven og Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer 35

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Nav Tvedestrand og Nav Aust-Agder
• Samarbeidsavtale Nav Tvedestrand og Aust-Agder Fylkeskommune
• Overordnet samarbeidsavtale mellom Nav Aust-Agder og Aust-Agder Fylkeskommune
• Organisasjonskart Nav Tvedestrand
• Oversikt over kommunale og statlige stillinger
• Årsmelding Tvedestrand kommune 2013 og 2014
• Samarbeidsavtale Nav og Oppfølgingsenheten for Tvedestrand kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 mapper med avslag økonomisk sosialhjelp
• 10 mapper med innvilget økonomisk sosialhjelp
• 5 mapper med vedtak om råd og veiledning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 18.3.2015
• Opplysnings fra kommunen om kontaktperson 27.3.2015
• Dokumentasjon fra kommunen 28.4.2015
• Samarbeidsforhold, svar fra samarbeidsparter 5.5.2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen
Mia Wiik
Knut Rune Kleven

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet