Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (kvalifiseringsprogrammet) i Nav Modum 2014

Fylkesmannen har i 2014 ført tilsyn med Modum kommune (v/Nav Modum) og tjenesten kvalifiseringsprogram. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om Nav Modums arbeid med tildeling (kaitlegging og vurdering) og gjennomføring (beslutning, oppfølging og evaluering) av kvalifiseringsprogrammet er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav.

Fylkesmannen ga en merknad:

Modum kommune v/Nav Modum har et forbedringspotensial knyttet til fastsetting av evalueringstidspunkt i programmet, og evaluering i samarbeid med KVP-deltaker.

Rapporten omtaler både grunnlaget for merknaden og de delene av tjenesten som ble undersøkt uten at det ble gitt merknader

Dato: 15.12.2014

Elin Skoglund
revisjonsleder

Magnhild Budal Pettersen
revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og tilsynsmyndigheten skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenestene i Nav, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av Modum kommune v/Nav Modum i perioden 02.10.14 - 11.12.14. En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Dette innebærer at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at Nav Modums arbeid med kaiilegging og vurdering av brukernes situasjon er forsvarlig, at tjenesten er tilgjengelig for aktuelle brukere og at brukere som oppfyller vilkårene for kvalifiseringsprogram får rettigheten sin oppfylt. Videre har Fylkesmannen under tilsynet sett på Nav Modums arbeid med utf01ming av program, oppfølging av brukere som har program og programmets varighet.

Fylkesmannen undersøkte også om det er nødvendige rutiner på det området tilsynet omfattet.

Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrolle1i hva som praktiseres, om ledelsen følger opp at dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumente1i i det materialet som ble framlagt.

Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med kvalifiseringsprogram i 2013 og 2014. Kvalifiseringsprogrammet er en av fem tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Rapporten er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav Modum.

Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

Om Modum kommune og Nav Modum

Modum kommune har ca 13 600 innbyggere. Kommunen ligger sentralt plassert i Buskerud, med kort avstand til byene Hønefoss, Kongsberg og Drammen. Modum kommune er både en jord- og skogbrukskommune og en industrikommune. Av kommunens årsmelding for 2013 fremgår det at kommuneplanen blant annet har folkehelse og levekår som hovedsatsningsområde. Videre fremgår det av årsmeldingen at en stadig støne andel av befolkningen mottar økonomisk sosialhjelp, og at Modum kommune har den største andelen av uføretrygdede i aldersgruppen 18-44 år i Buskerud. Modum er også en av kommunene i Buskerud med høyest andel arbeidsledige. Kommunen har ungdom under 25 år som fokusområde for å bremse denne utviklingen.

Kommunens administrasjon består av rådmann, sentraladministrasjon og fire etater, som ledes av hver sin kommunalsjef. Nav er organisert under Helse- og sosialetaten, og rapporterer til Helse- og sosialsjef, som igjen rapporterer til rådmannen når det gjelder de kommunale tjenestene i Nav. Den delen av Navs ansvarsområde som gjelder de statlige tjenestene rapporteres direkte til Nav Buskerud. Nav-leder skal ha tilgang til nødvendig styringsinformasjon både fra Nav Buskerud og Modum kommune.

Nav Modum er organisert i to team - mottak og oppfølging. Teamene ledes av hver sin teamleder. På tjenesteområdet kvalifiseringsprogrammet har Nav Modum en veileder som har dette som sitt spesielle fagområde. Veilederen arbeider i oppfølgingsteamet. Nav Modum har utarbeidet nye rutiner og maler til bruk i arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. Det fremgår av rutinene at alle nye vedtak kvalitetssikres og godkjennes av teamleder. Gjennom denne godkjenningen vurderes også den arbeidsevnevurderingen som er gjennomfø1i, samt det programmet som er utarbeidet. Av rutinen fremgår det også at programmet for den enkelte deltaker skal evalueres av veileder hver 6.måned. I tillegg skal teamleder hve1i halvår foreta en stikkprøvekontroll av tre til fem saker. Sakene skal plukkes ut tilfeldig. Rutinene og

malene skal gjennomgås hve1i år av KVP-veileder, teamleder og Nav-leder i fellesskap.

Nav Modum er i gang med en omorganiseringsprosess, som blant annet innebærer at arbeidet med kvalifiseringsprogrammet skal styrkes ved at ytterligere en veileder skal bruke deler av sin stilling til oppfølging av KVP.

Per 11.12.14 har Nav Modum 24 deltakere i kvalifiseringsprogram.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 02.10.14
• Åpningsmøte ble avholdt den 10.12.14
• Det ble gjennomført samtaler med kommunalsjef, Nav-leder, to teamledere og to veiledere.
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk 24 saksmapper med journaler
• Sluttmøte ble avholdt den 11.12.14

Fra Fylkesmannen deltok seniorådgiverne Magnhild Budal Pettersen, Lena Kristin Hjelle og Elin Skoglund, med sistnevnte som revisjonsleder. Seniorrådgiver Silje Johanne Olsen deltok som observatør.

Fylkesmannens funn

Fylkesmannen har under tilsynet med Modum kommune v/Nav Modum undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Dvs om det foretas en forsvarlig identifisering og kartlegging av aktuelle brukere som kan ha rett på tjenesten, om det utarbeides program med et forsvarlig innhold og om deltakerne følges opp av Nav. 

Nav Modum har avsatt en egen ressurs til å arbeide med kvalifiseringsprogrammet , og det fremgikk under tilsynet at både kontoret og kommuneledelsen har et sto i fokus på kvalifiseringsprogrammet. Det er utarbeidet nye rutiner for kvalifiseringsprogrammet og for kvalitets- og lederoppfølging av kvalifiseringsprogram.

Etter gjennomgang av saksmapper er det Fylkesmannens vurdering at det foretas gode kartlegginger/arbeidsevnevurderinger av aktuelle KVP-deltakere. Kvalifiseringsprogrammene er i all hovedsak på 37,5 timer. Kun en liten andel av de gjennomgåtte sakene tilfredsstiller ikke kravet til fulltids program. Fylkesmannen vurderer imidlertid at dette ikke er en gjennomgående , systematisk svikt, og at det derfor ikke er grunnlag for å gi avvik på dette området. Programmene inneholder arbeidsrettede tiltak. I tillegg er det satt av tid til andre tiltak som bidrar til å bedre deltakernes livssituasjon og som forbereder overgangen til arbeid. Programmene er etter Fylkesmannens skjønn individuelt tilpasset og basert på deltakers behov.

Ved gjennomgang av saksmappene fremgår det at deltakerne i KVP får tett og god oppfølging fra veileder, og at det gjøres nødvendige justeringer og endringer i programmene fortløpende ved behov. Fylkesmannen observerte imidlertid at det i programmene ikke fremgår en konkret dato for evaluering i samarbeid med KVP-deltaker. Av den nye rutinen fremgår det at KVP­ veileder skal foreta evaluering av alle programmer hver sjette måned. Det følger av forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1 at det i tillegg til den løpende oppfølgingen skal avtales konkrete tidspunkt for evaluering mellom veileder og deltaker.

Dette tidspunktet skal fremgå av programmet. Den nye rutinen kan føre til at dette kravet ikke blir ivaretatt . Fylkesmannen vurderer derfor at det er grunnlag for å gi en merknad på dette området.

Merknad:

Modum kommune v Nav Modum har etforbedringspotensial knyttet tilfastsetting av evalueringstidspunkt i programmet, og evaluering i samarbeid med KVP-deltaker.

Ut over dette er Fylkesmannens konklusjon at Nav Modum har et system som sikrer tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i tråd med lovens krav. Kontorets oppgaver på dette området utføres på en forsvarlig måte.

VEDLEGG TIL RAPPORT FRA TILSYN 2014 MED NAV MODUM

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen:

• Organisasjonskart for Nav Modum
• Partnerskapsavtale mellom staten og Nav Modum ifbm etablering av Nav-kontor i kommunen
• Rutiner og styringsdokumenter for kommunens arbeid med tildeling og gjennomføring av KVP
• Oversikt over ansatte som arbeider med KVP
• Søknadsskjema for kommunale tjenester i Nav
• Modum kommunes årsmelding for 2013 (hentet fra kommunens hjemmeside)
• Liste over personer som i perioden januar 2013 t.o.m september 2014 søkte om KVP
• Kopi av alle vedtak f.o.m januar 2013 t.o.m september 2014 som gjelder KVP, inkludert program for de som har fått innvilget KVP
• Liste over langtidsmottakere av økonomisk stønad (mer enn seks mnd i 2013), med opplysninger om vedkommende også har andre inntekter eller stønader
• Den siste brukerundersøkelsen gjennomført ved Nav Modum

Følgende dokumentasjon ba Fylkesmannen om at ble lagt frem under tilsynsbesøket:

• Saksmapper for alle deltakere i KVP per dato for tilsynet - inklusive program, dokumentasjon som viser evaluering og eventuelt justering av programmene, §14a vedtak, arbeidsevnevurderinger, notater etter samtaler og annen oppfølging, samt annet relevant dokumentasjon om brukeroppfølging fra Arena/Socio (24 stk)
• Kopi av fremmøteskjema/timelister brukt for deltakelse i arbeidspraksis og hos andre tiltaksairnngører
• Rutiner for Navs oppfølging av eksterne aktører som følger opp KVP-deltakere
• Referater fra møter mellom Nav og eksterne aktører som følger opp KVP-deltakere

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet