Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Numedal barneverntjeneste 2014

Fylkesmannen har i 2014 undersøkt om Numedal barneverntjeneste følger opp barn som bor i kommunale fosterhjem i tråd med bestemmelsene i lov og forskrifter. Det vil si om barna blir fulgt opp med besøk og samtaler, om fosterhjemmene får nødvendig bistand og om de formelle sidene ved plasseringene er i orden. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunene legger til rette for og kontrollerer om barnets situasjon i kommunale fosterhjem er forsvarlig.

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere ett avvik:

Som vertskommune for Numedal barneverntjeneste har Nore og Uvdal kommune ikke lagt forholdene til rette for at alle fosterhjem får riktig antall oppfølgingsbesøk.

Dato: 25.04.2014

Marit Eide
revisjonsleder

Elin Skoglund
revisor

Ole H. Bals
revisor

 

 

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll. Hensikten med tilsynet er å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 17.12.2013 – 27.03.2014. Systemrevisjonen har bestått av gjennomgang av dokumenter og saksmapper og intervjuer av medarbeidere og ledere. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav, og om kommunen driver tilstrekkelig egen planlegging og kontroll av tjenestene de leverer. Kommunen har lovfestet plikt til å drive slik internkontroll. ^[1]

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om det er utarbeidet rutiner på de områdene tilsynet omfattet, og om rutinene er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Det ble vurdert om rutinene er i samsvar med regelverket. Fylkesmannen kontrollerte også hva som er praksis, om dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

 

Tema og bakgrunn for tilsynet

Tema for tilsynet var om kommunen følger opp og kontrollerer barnas situasjon i fosterhjemmet slik det kreves i lov og forskrifter. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at barneverntjenesten jevnlig følger opp og fører kontroll med hvert enkelt barns situasjon i kommunale fosterhjem. Tema for tilsynet var avgrenset til oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning og råd og veiledning til fosterforeldrene.

Oppfølgingen av barn i kommunale fosterhjem er en begrenset del av kommunens oppgaver etter barnevernloven. Rapporten er derfor ikke en samlet vurdering av arbeidet ved Numedal barneverntjeneste. Rapporten tar også bare utgangspunkt i kontorets praksis de to siste årene og fram til gjennomføringen av tilsynet.

Fylkesmannen legger ved årets start planer for hvilke barneverntjenester det skal føres tilsyn med, og hva som skal være tema. For noen av systemrevisjonene er tema fastsatt av Statens helsetilsyn, som del av et landsomfattende tilsyn. I 2013 og 2014 er kommunenes oppfølging av barn plassert i kommunale fosterhjem landsomfattende tema for tilsyn med de kommunale barneverntjenestene. Fylkesmannen skal velge ut kommuner for tilsynet basert på kjennskapen til tjenestene i eget fylke, og vurderinger av hvor det er fare for svikt i tjenesteytingen.

Tilsyn med Numedal barneverntjeneste ble besluttet av to grunner. For det første at Numedal barneverntjeneste ble etablert som en interkommunal barneverntjeneste for alle de tre kommunene fra 01.11.2012. For det andre at tallene fra halvårsrapportene i 2012 og 2013 viste en stor andel fristoversittelser og en betydelig svikt i oppfølgingen av fosterhjemmene.

Dette er første gang Fylkesmannen fører tilsyn med den interkommunale barneverntjenesten i Numedal etter etableringen.

Nore og Uvdal kommune/Numedal barneverntjeneste og gjennomføring av tilsynet

De tre kommunene Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal hadde til sammen 6609 innbyggere pr 01.01.2014. Av disse var 1551 personer i aldersgruppen 0-19 år.

Numedal barneverntjeneste har totalt 78 barn i tiltak, hvorav 21 er plassert i fosterhjem. Fylkesmannen gjennomgikk saksmappene / journalene til 19 av disse barna (2 barn som er fylt 18 år inngår ikke i dette tilsynet). KOSTRA-tall fra 2013 viser at andelen barn som har barneverntiltak er ca 6 % i Rollag, ca 7,5 i Flesberg og ca 8 % i Nore og Uvdal. Gjennomsnittet i Buskerud er ca 5,3 %.

Kommunene i Numedal har inngått avtale om interkommunal barneverntjeneste, med Nore og Uvdal kommune som vertskommune, i henhold til kommuneloven § 28-1 B (tidligere § 28 B). Numedal interkommunale barneverntjeneste er organisert under fagsjef for Helse, sosial og barnevern. Fagsjef er, i samarbeid med barnevernleder, ansvarlig for å ivareta samarbeidskommunenes innsyns- og informasjonsbehov. Dette skjer gjennom faste møter. I tillegg er det opprettet en koordineringsgruppe bestående av de berørte rådmenn, fagsjef og barnevernleder. Koordineringsgruppen er ansvarlig for gjennomgang av drift og evaluering av tjenesten.

Barneverntjenesten består av barnevernleder, stedfortreder/barnevernkonsulent, en tiltakskonsulent og fem barnevernkonsulenter, hvorav to også er fosterhjemsansvarlige. Det gjennomføres faste møter mellom fagsjef og barnevernleder. Det er utarbeidet rutiner for oppfølging og samarbeid med relevante tjenester i de tre kommunene.

Numedal barneverntjeneste er organisert i team for mottak/undersøkelse og team for tiltak/omsorg. Det foreligger bl.a. stillingsbeskrivelse for barnevernkonsulentene i de to teamene og egen stillingsbeskrivelse for tiltakskonsulent og fosterhjemskonsulent.

Barneverntjenesten har sitt hovedkontor på Rødberg, men har også tilgjengelige kontorlokaler på Lampeland.

Barnevernleder for Numedal barneverntjeneste skal rapportere til fagsjef for Helse, sosial og barnevern i Nore og Uvdal kommune.

Barneverntjenesten er i gang med revisjon av sin rutinehåndbok, som inneholder arbeidsbeskrivelser for barneverntjenestens ulike oppgaver. Det er også utarbeidet et eget dokument om internkontroll. Det er blant annet utviklet ti skjemaer som inneholder prosedyrer for ulike arbeidssammenhenger, blant annet prosedyre for pålagte besøk i fosterhjem som skal sikre at det gjennomføres fosterhjemsbesøk i tråd med lovkrav. I tillegg er det nylig utarbeidet et eget skjema for «Oversikt over oppfølging av fosterhjem», som ennå ikke er tatt i bruk.

Hvis det avdekkes avvik skal eget skjema benyttes. De ansatte skal melde avvik til barnevernleder. Barnevernleder skal følge opp avviket og sette inn korrigerende tiltak. Barnevernleder har også ansvaret for å vurdere om fagsjef/rådmann skal underrettes om avviket.

Det er utarbeidet en opplærings- og prosjektplan for Numedal barneverntjeneste. Planen omfatter faglig veiledning, interne kurs for alle og eksterne kurs ut fra meransvarsområde for den enkelte ansatte. Planen inneholder ikke rutiner for opplæring av nyansatte.

Før den interkommunale barneverntjenesten for Numedal ble etablert, hadde de to barneverntjenestene i henholdsvis Flesberg/Rollag og Nore og Uvdal utarbeidet fosterhjemsplaner. Disse planene skal nå evalueres og tilpasses den interkommunale barneverntjenesten. Dette arbeidet har foreløpig ikke vært prioritert.

Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til rådmannen i Nore og Uvdal kommune den 17.12.2013. Rådmennene i Flesberg og Rollag kommuner ble varslet om tilsynet i brev av 06.03. 2014. Oversikt over dokumenter som Fylkesmannen har gjennomgått, fremgår av vedlegg til denne rapporten. Åpningsmøte ble avholdt den 25.03.2014. Det ble gjennomført samtaler med rådmann, fagsjef helse, sosial og barnevern, konst. barnevernleder og tre ansatte i barneverntjenesten. Sluttmøte ble avholdt 27.03.2014. Fra Fylkesmannen deltok seniorrådgiverne Elin Skoglund, Ole H. Bals og Marit Eide, med sistnevnte som revisjonsleder.

 

Fylkesmannens funn

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om fosterhjemmene får det antall oppfølgingsbesøk de skal ha, om det snakkes med fosterbarna og om fosterforeldrene får den råd og veiledning som de har behov for. Fylkesmannen undersøkte også om de formelle sidene ved fosterhjemsplasseringene var i orden, dvs om det forelå gyldige plasseringsvedtak, planer for oppholdet, fosterhjemsavtale, samværsavtale med foreldre eller andre, referater fra møter og besøk. Det ble også undersøkt om barneverntjenesten mottar og gjennomgår tilsynsførerrapporter.

Ved gjennomgang av saksmappene og i samtalene med de ansatte fremkom det at barneverntjenesten har etablert gode rutiner for å utarbeide omsorgsplaner og tiltaksplaner i de sakene der det er aktuelt.

Det er inngått fosterhjemsavtaler og oppdragsavtaler med fosterhjemmene. Av oppdragsavtalene følger det at fosterforeldrene får tilbud om veiledning og aktuelle kurs, samt ett års medlemskap i Fosterhjemsforeningen. Oppdragsavtalene blir evaluert jevnlig. Gjennom barneverntjenestens kontakt med fosterhjemmene blir det gjort løpende vurderinger av hvilken type veiledning det er behov for i det enkelte fosterhjem.

Av dokumentasjonen fremgår det at barneverntjenesten gjennomfører samtaler med fosterbarna og at samtalene er aldersadekvate og situasjonstilpasset. Barnas behov og synspunkter blir hørt og fulgt opp av barneverntjenesten. Det blir satt inn konkrete oppfølgingstiltak for å gi barna trygghet og å hjelpe dem videre i utviklingen. Det fremkommer også at fosterbarnas behov for kontakt med biologisk familie blir ivaretatt.

Barneverntjenesten følger opp innholdet i tilsendte tilsynsførerrapporter. De reagerer raskt når de blir kjent med spesielle forhold ved fosterhjemsplasseringen. Fosterbarn med særlige behov henvises videre i hjelpeapparatet. De ansatte i barneverntjenesten deltar på regelmessige ansvarsgruppemøter og andre samarbeidsmøter, der fosterforeldre også er til stede. Det er dokumentert hyppig telefonkontakt og samtaler mellom barneverntjenesten og fosterhjemmene.

Fylkesmannens konklusjon er derfor at Numedal barneverntjenestes praksis for oppfølging av barn i fosterhjem i hovedsak er i tråd med lovens krav.

Fylkesmannen gjorde likevel noen observasjoner av lovstridig praksis:

I rapporteringen til Fylkesmannen fremkom det at en stor del av fosterhjemmene ikke har fått tilstrekkelig antall oppfølgingsbesøk fra barneverntjenesten i 2012 og 2013.

Ved gjennomgang av saksmapper og i samtaler med de ansatte ble det bekreftet at det ikke var gjennomført riktig antall oppfølgingsbesøk i alle fosterhjem. 

De ansatte i barneverntjenesten har vært klar over at ikke alle fosterhjemsbesøkene ville bli gjennomført i 2013 og rapportert dette muntlig til barnevernleder, uten at korrigerende tiltak ble satt inn.

Dette innebærer ett avvik fra lovens krav til tjenesten.

 

Avvik:

Som vertskommune for Numedal barneverntjeneste har Nore og Uvdal kommune ikke lagt forholdene til rette for at alle fosterhjem får riktig antall oppfølgingsbesøk.

Avvik fra følgende bestemmelser:

Lov om barneverntjenester § 2-1 og § 4-22

Forskrift om fosterhjem § 7

Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

Kommentar:

Når barn bor i fosterhjem skal barneverntjenesten følge barnets utvikling nøye. Barneverntjenestens ansvar for å kontrollere barnets situasjon i fosterhjemmet, innebærer å foreta kontroll med at plasseringen fungerer etter sitt formål. En viktig forutsetning for å kunne følge opp barnet, er at barneverntjenesten besøker fosterhjemmet jevnlig. Det følger av forskrift om fosterhjem § 7 at barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, minimum fire ganger i året.

Kommunens ledelse skal sørge for styring av barneverntjenesten, ved å planlegge hvordan oppgavene skal løses i samsvar med lovens krav, og kontrollere om tjenestene faktisk tilfredsstiller kravene. Om nødvendig skal kommunen sette inn korrigerende tiltak dersom det oppdages at praksis ikke er tilfredsstillende. Det nærmere innholdet i internkontrollplikten går fram av paragraf 4 i internkontrollforskriften.

Fylkesmannen vurderer at kommunens interne kontrollsystem med avviksrapporteringer synes velegnet for oppfølging av avvik fra myndighetskravene som gjelder for barneverntjenesten. Systemet med skriftlig avviksrapportering er imidlertid ikke tatt i bruk i det daglige arbeidet.

Fylkesmannen påpeker at det ikke er satt inn tilstrekkelige tiltak etter at det er rapportert om lovbrudd bl.a. gjennom halvårsrapporten. Fylkesmannen understreker viktigheten av at lovbrudd følges opp raskt med nødvendige tiltak.

 

Videre oppfølging av tilsynet

Fylkesmannen ber om at Nore og Uvdal kommune innen 01.06.2014 sender Fylkesmannen en redegjørelse der følgende går fram:

• Hvilke tiltak som er iverksatt for å rette avviket
• Hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at avviket gjentar seg
• Hvordan ledelsen vil påse at tiltakene virker som planlagt
• Hvilke frister kommunen har satt for sitt arbeid med å rette opp avviket

Fylkesmannen vil vurdere å avslutte tilsynet når avviket er rettet.

 

Vedlegg dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 29.01.2014 fra Nore og Uvdal kommune:

• Oversikt over vertskommunens organisering:
  Nore og Uvdal kommune – administrativ organisering
• Oversikt over barneverntjenestens organisering:
  Organisasjonskart – Numedal barneverntjeneste (inkl. liste over alle ansatte
  Samarbeidsavtale – administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens § 28B
  Organisasjonsmodell for Numedal barneverntjeneste
  Organisasjonsplan for Numedal barneverntjeneste
• Plan for fosterhjemsarbeidet i Nore og Uvdal kommune (sist endret januar 2009)
• Fosterhjemsplan Flesberg og Rollag kommuner 2005 – 2008
• Aktuelle styringsdokumenter, resultatdokumentasjon og planer:
  Opplærings- og prosjektplan Numedal barneverntjeneste 2013-2014
  Helse, sosial og barnevern – Nore og Uvdal kommune
     Vedlegg til årsmelding 2012 – Nore og Uvdal: Barnevern 2012 i Flesberg/Rollag
• Rutinehåndbok Numedal barneverntjeneste 2013
  Meldinger til barneverntjenesten
  Undersøkelse
  Midlertidige og foreløpige vedtak i akutte situasjoner
  Hjelpetiltak for barn og barnefamilier
  Vilkår for omsorgsovertakelse
  Tiltak for barn med alvorlige atferdsvansker
  Vilkår for opphevelse av vedtak om omsorgsovertakelse
  Tiltak for ungdom over 18 år
  Arbeid med barn i fosterhjem
• Nore og Uvdal kommune – Håndbok for internkontroll – HMS-arbeid (ajourført 19.11.2012)
• Internkontroll barneverntjenesten Numedal
• Liste over aktuelle saker

Tilleggsdokumentasjon som ble mottatt 13.03.2014:

• Årsmelding 2013 Barneverntjenesten i Numedal
• Mal for skjema for avviksmelding

Tilleggsdokumentasjon som ble bedt fremlagt 25.03.2014, men som ikke fantes:

• Utfylte avviksrapporteringer knyttet til fosterhjemsarbeid, herunder samtaler med fosterbarn for 2013 og 2014
• Virksomhetsplan 2014

Tilleggsdokumentasjon som ble fremlagt 25.03.2014:

• Årsmelding Fagavdeling helse, sosial og barnevern, herunder
  - Årsmelding 2013 Barneverntjenesten i Numedal
• Utkast til endret rutinehåndbok for barneverntjenesten (fremdeles under arbeid), herunder
  - Skjema for «Oversikt over oppfølging av fosterhjem»

19 saksmapper for fosterhjemsplasserte barn ble gjennomgått under revisjonsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 17.12.2013 Varsel om tilsyn
• 29.01.2014 Innsendt dokumentasjon
• 19.02.2014 Brev med program for revisjonen og anmodning verifikasjoner
• Diverse e-poster om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

[1] Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem ble innført 01.01.2006, jf § 2-1 i barnevernloven. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven ble gitt 14.12.2005.

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk