Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste 2014

Fylkesmannen har i 2014 undersøkt om Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste følger opp barn som bor i kommunale fosterhjem i tråd med bestemmelsene i lov og forskrifter. Det vil si om barna blir fulgt opp med besøk og samtaler, om fosterhjemmene får nødvendig bistand og om de formelle sidene ved plasseringene er i orden. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunene legger til rette for, og kontrollerer om barnets situasjon i kommunale fosterhjem er forsvarlig.

Tilsynet med Øvre Eiker kommune ga ikke grunnlag for å konstatere avvik eller gi noen merknader.

Dato: 25.04.2014

Elin Skoglund
revisjonsleder

Ole H. Bals
revisor

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll. Hensikten med tilsynet er å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 17.12.2013 – 11.04.2014. Systemrevisjonen har bestått av gjennomgang av dokumenter og saksmapper og intervjuer av medarbeidere og ledere. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav, og om kommunen driver tilstrekkelig egen planlegging og kontroll av tjenestene de leverer. Kommunen har lovfestet plikt til å drive slik internkontroll. ^[1]

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om det er utarbeidet rutiner på de områdene tilsynet omfattet, og om rutinene er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Det ble vurdert om rutinene er i samsvar med regelverket. Fylkesmannen kontrollerte også hva som er praksis, om dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Tema og bakgrunn for tilsynet

Tema for tilsynet var om kommunen følger opp og kontrollerer barnas situasjon i fosterhjemmet slik det kreves i lov og forskrifter. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at barneverntjenesten jevnlig følger opp og fører kontroll med hvert enkelt barns situasjon i kommunale fosterhjem. Tema for tilsynet var avgrenset til oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning og råd og veiledning til fosterforeldrene.

Oppfølgingen av barn i kommunale fosterhjem er en begrenset del av kommunens oppgaver etter barnevernloven. Rapporten er derfor ikke en samlet vurdering av arbeidet ved Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste. Rapporten tar også bare utgangspunkt i kontorets praksis de to siste årene og fram til gjennomføringen av tilsynet.

Fylkesmannen legger ved årets start planer for hvilke barneverntjenester det skal føres tilsyn med, og hva som skal være tema. For noen av systemrevisjonene er tema fastsatt av Statens helsetilsyn, som del av et landsomfattende tilsyn. I 2013 og 2014 er kommunenes oppfølging av barn plassert i kommunale fosterhjem landsomfattende tema for tilsyn med de kommunale barneverntjenestene. Fylkesmannen skal velge ut kommuner for tilsynet basert på kjennskapen til tjenestene i eget fylke, og vurderinger av hvor det er fare for svikt i tjenesteytingen.

Tilsyn med Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste ble besluttet av to grunner. For det første har ikke Fylkesmannen ført tilsyn i form av systemrevisjon med denne barneverntjenesten siden 2009. For det andre at tallene fra halvårsrapportene i 2012 og 2013 viste en betydelig svikt i oppfølgingen av fosterhjemmene.

Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste og gjennomføringen av tilsynet

Øvre Eiker kommune hadde 17 919 innbyggere pr 01.01.2014. Av disse var 4 392 personer i aldersgruppen 0-19 år.

Øvre Eiker barneverntjeneste har totalt 175 barn i tiltak, hvorav 48 er plassert i fosterhjem. Fylkesmannen gjennomgikk saksmappene / journalene til 21 av disse barna. KOSTRA-tall fra 2013 viser at andelen barn som har barneverntiltak er ca 6 % i Øvre Eiker. Gjennomsnittet i Buskerud er ca 5,3 %.

Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste er organisert i helse- og omsorgsseksjonen. Barneverntjenesten består av barnevernleder, merkantil støttefunksjon og saksbehandlere i to team med hver sin teamleder. Begge teamene disponerer felles tiltakspersoner. De ansatte i de to teamene arbeider som generalister, men har anledning til å fordype seg / skaffe seg spisskompetanse innen spesialiserte områder. Det gjennomføres faste møter mellom barnevernleder og teamlederne.

Barnevernleder for Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste rapporterer månedlig til helse- og omsorgssjefen.

Barneverntjenestens rutinehåndbok er under revidering. Den inneholder arbeidsbeskrivelser for barneverntjenestens ulike oppgaver. Det er et eget kapittel om plassering utenfor hjemmet, som bl.a. omfatter egne avsnitt om fosterhjem og omsorgsplaner.

Rutinehåndbokas del 2 omhandler internkontroll. I følge denne skal det benyttes eget skjema hvis det avdekkes avvik. Det er lagt opp til at de ansatte skal melde avvik til barnevernleder. Barnevernleder skal følge opp avviket og sette inn korrigerende tiltak. Hvert kvartal skal teamlederne ta ut lister med nøkkeltall til medarbeiderne i sine team. Listene skal gjennomgås, og eventuelle mangler skal rettes opp.

Det er utarbeidet en opplæringsplan for nyansatte i Øvre Eiker kommunes barneverntjeneste. Planen angir opplæringsoppgavene til ansatte på forskjellige nivåer.

Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til rådmannen i Øvre Eiker kommune den 17.12.2013. Oversikt over dokumenter som Fylkesmannen har gjennomgått, fremgår av vedlegg til denne rapporten. Åpningsmøte ble avholdt den 07.04.2014. Det ble gjennomført samtaler med konst. rådmann, fung. helse- og omsorgssjef, barnevernleder og fire ansatte i barneverntjenesten og en innleid konsulent. Sluttmøte ble avholdt 10.04.2014. Fra Fylkesmannen deltok seniorrådgiverne Elin Skoglund, Ole H. Bals og Marit Eide (bare første dag), med førstnevnte som revisjonsleder.

Fylkesmannens funn

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om fosterhjemmene får det antall oppfølgingsbesøk de skal ha, om det snakkes med fosterbarna og om fosterforeldrene får den råd og veiledning som de har behov for. Fylkesmannen undersøkte også om de formelle sidene ved fosterhjemsplasseringene var i orden, dvs om det forelå gyldige plasseringsvedtak, planer for oppholdet, fosterhjemsavtale, samværsavtale med foreldre eller andre, referater fra møter og besøk. Det ble også undersøkt om barneverntjenesten mottar og gjennomgår tilsynsførerrapporter.

Ved gjennomgang av saksmappene og i samtalene med de ansatte fremkom det at barneverntjenesten har etablert gode rutiner for oppfølgingsbesøk i fosterhjemmene. Ved gjennomgangen av alle oppfølgingsbesøk i 2012, 2013 og 2014 i de gjennomgåtte sakene, fant Fylkesmannen at det manglet dokumentasjon for to oppfølgingsbesøk i 2012 og ett i siste halvår av 2013. Dette stemmer ikke overens med opplysningene i halvårsrapportene, der det ved siste rapportering er oppgitt at 16 av 48 fosterhjem ikke har fått rett antall oppfølgingsbesøk.

Barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune har gode rutiner for å utarbeide både foreløpige og endelige omsorgsplaner, og tiltaksplaner / handlingsplaner i de sakene der det er aktuelt.

Det er inngått fosterhjemsavtaler og oppdragsavtaler med fosterhjemmene. Oppdragsavtalene blir evaluert jevnlig. Innholdet i fosterhjemsavtalene blir jevnlig drøftet med fosterhjemmene, men det er ikke etablert en rutine for årlige evalueringer. De ansatte var imidlertid klar over at en slik rutine manglet, og dette er planlagt utarbeidet under revisjonen av rutinehåndboka som pågår nå.

Fosterforeldre får tilbud om aktuelle kurs og veiledning både fra interne og eksterne veiledere. Gjennom barneverntjenestens kontakt med fosterhjemmene blir det gjort løpende vurderinger av hvilken type veiledning det er behov for i det enkelte fosterhjem.

Av dokumentasjonen fremgår det at barneverntjenesten gjennomfører samtaler med fosterbarna og at samtalene er aldersadekvate og situasjonstilpasset. Barnas behov og synspunkter blir hørt og fulgt opp av barneverntjenesten. Det blir satt inn konkrete oppfølgingstiltak for å gi barna trygghet og å hjelpe dem videre i utviklingen. Det fremkommer også at fosterbarnas behov for kontakt med biologisk familie blir ivaretatt. Det utarbeides samværsplaner i aktuelle saker.

Barneverntjenesten følger opp innholdet i tilsendte tilsynsførerrapporter. De agerer når de blir kjent med spesielle forhold ved fosterhjemsplasseringen. Fosterbarn med særlige behov henvises videre i hjelpeapparatet, og det utarbeides individuelle planer. De ansatte i barneverntjenesten deltar på regelmessige ansvarsgruppemøter og andre samarbeidsmøter, der fosterforeldre også er til stede. Det er dokumentert hyppig telefonkontakt og samtaler mellom barneverntjenesten og fosterhjemmene.

Øvre Eiker kommune utarbeidet en opplæringsplan for nyansatte i 2011. Denne planen var ikke kjent for de ansatte.

Det er nylig etablert en rutine for at teamlederne skal utarbeide nøkkeltallsrapporteringer for den enkelte ansatte. Nøkkeltallene gjennomgås hvert kvartal.

Ut fra det gjennomgåtte materialet er Fylkesmannens konklusjon at barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune sin praksis for oppfølging av barn i fosterhjem er i tråd med lovens krav.

Tilsynet med Øvre Eiker kommune ga derfor ikke grunnlag for å konstatere avvik eller gi noen merknader.

Tilsynet er med dette avsluttet.

VEDLEGG TIL RAPPORT FRA TILSYN 2014 MED ØVRE EIKER KOMMUNES BARNEVERNTJENESTE

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 10.02.2014 fra Øvre Eiker kommune:

• Oversikt over kommunens organisering:
    Øvre Eiker kommune – administrativ organisering 
• Oversikt over barneverntjenestens organisering:
    Organisasjonsmodell for Øvre Eiker barneverntjeneste
• Aktuelle styringsdokumenter, resultatdokumentasjon og planer:
  Opplæringsplan for nyansatte i Øvre Eiker barneverntjeneste
• Rutinehåndbok Øvre Eiker barneverntjeneste (sist revidert 2014)
  Del 1: Saksbehandling
  Kapittel 1: Generelle saksbehandlingsrutiner
  Kapittel 2: Melding – undersøkelse
  Kapittel 3: Hjelpetiltak
  Kapittel 4: Plassering utenfor hjemmet
  
  Del 2: Internkontroll
  Kapittel 1: Internkontroll i barneverntjenesten i kommunen – en veileder
  Kapittel 2: Saksbehandlers rutiner – internkontroll
  
  Del 3: HMS arbeid (ikke innsendt)
• Liste over alle ansatte i barneverntjenesten
• Lister over aktuelle saker

Tilleggsdokumentasjon som ble bedt fremlagt 10.04.2014, men som ikke fantes:

• Utfylte avviksrapporteringer knyttet til fosterhjemsarbeid, herunder samtaler med fosterbarn for 2013 og 2014
• Virksomhetsplan 2013 og 2014

19 saksmapper for fosterhjemsplasserte barn ble gjennomgått under revisjonsbesøket (to mapper av de opprinnelige 21 gjaldt statlige fosterhjem, og falt derfor utenfor tilsynet).

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 17.12.2013 Varsel om tilsyn
• 10.02.2014 Innsendt dokumentasjon
• 19.02.2014 Brev med program for revisjonen og anmodning verifikasjoner
• Diverse e-poster om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

[1] Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem ble innført 01.01.2006, jf § 2-1 i barnevernloven. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven ble gitt 14.12.2005.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet