Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med oppfølging av barn i kommunale fosterhjem ved Røyken kommunes barneverntjeneste 2014

Fylkesmannen har i 2014 undersøkt om Røyken kommunes barneverntjeneste følger opp barn under 18 år som bor i kommunale fosterhjem i tråd med bestemmelsene i lov og forskrifter. Det vil si om barna blir fulgt opp med besøk og samtaler, om fosterhjemmene får nødvendig bistand og om de formelle sidene ved plasseringene er i orden. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om barnets situasjon i kommunale fosterhjem er forsvarlig.

Tilsynet ga ikke grunnlag for å konstatere avvik. Fylkesmannen ga en merknad:

Røyken kommune bør tilby en systematisk opplæring til alle ansatte som arbeider med oppfølging av fosterhjem for å ivareta en felles forståelse av praksis og en korrekt dokumentasjon av arbeidet.

Dato: 12.09.2014

Ole H. Bals
revisjonsleder

Marit Eide
revisor

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd og § 2-3 b annet ledd.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Røyken kommune, Barneverntjenesten i perioden 28.02.2014 – 12.09.2014. En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere gode tjenester over tid og om de har et system som sikrer god praksis. Videre at kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. § 2-1 i barnevernloven og § 4 i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven.

Tema for tilsynet

Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn som gjennomføres i 2013 og 2014. Tema for tilsynet var om kommunen følger opp og kontrollerer barnas situasjon i kommunale fosterhjem slik det kreves i lov og forskrifter. Dette er en begrenset del av barneverntjenestens oppgaver. Rapporten er derfor ikke en vurdering av den totale virksomheten til barneverntjenesten i Røyken kommune.

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen har et system som sørger for at fosterhjemmene får den oppfølgingen de skal ha, at det snakkes med barna og at fosterforeldrene får den råd og veiledning som de har behov for.

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om det er utarbeidet rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrollert hva som praktiseres, om dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Om Røyken barneverntjeneste

Røyken kommune hadde 20 621 innbyggere pr 01.01.2014, hvorav 5057 var under 18 år.

3 % av barna hadde tiltak fra barnevernet.

Røyken kommune er organisert i fire kommunalavdelinger. Barneverntjenesten er organisert sammen med bl.a. skoler, barnehager, PPT og SLT-koordinator i kommunalavdelingen for oppvekst og utdanning. Barnevernlederens nærmeste overordnede er kommunalsjefen for oppvekst. Barneverntjenesten er ledet av barnevernleder. I tillegg til barneverntjenesten leder barnevernleder en flerfaglig tiltaksavdeling, Tiltaksbasen. Avdelingene er ledet av hver sin avdelingsleder. De ansatte i saksbehandlingsavdelingen arbeider etter en generalist-modell. Tiltaksbasens ansatte består av en miljøarbeider og en PMTO-terapeut, og blir snarlig supplert med to familieterapeuter, og litt senere en psykolog. Barneverntjenesten bestiller tjenester fra Tiltaksbasen. Tiltaksbasen betjener ikke bare barneverntjenesten, men er også et tilbud til andre kommunale tjenester.

Til sammen er det 15,8 stillinger knyttet til Røyken barneverntjeneste, og pr 30.06.2014 var alle stillingene besatt.

Røyken barneverntjeneste har totalt 29 barn plassert utenfor hjemmet (§ 4-4 og § 4-12 + akutt), hvorav 8 er over 18 år. Fylkesmannen gjennomgikk saksmappene / journalene til alle de 16 barna under 18 år som er plassert i kommunale fosterhjem.

Røyken kommune har etablert et system (KSS) for å holde oversikt og kunne utføre intern kontroll med at de pålagte oppgavene i barnevernloven blir oppfylt, herunder oppfølgingen av fosterhjemmene. Det er utarbeidet en egen rutine for internkontroll og flere maler til bruk i saksbehandlingen. Avdelingsleder i saksbehandlingsavdelingen har en sentral rolle i oppfølgingen av avvik. Saksbehandlerne er ansvarlig for å fylle ut avviksskjema i hver enkelt sak en gang pr måned. Skjemaene blir levert til avdelingsleder som legger dem fram for kvalitetsutvalget, som består av tre ansatte. Avdelingsleder er en av dem. Utvalget lager en oppsummering, som presenteres for barnevernleder. Barnevernleder rapporterer til kommunalsjefen månedlig. Avdelingsleder har oppfølgingsmøter med alle saksbehandlerne annenhver uke for å følge opp saker og registrerte avvik.

Røyken barneverntjeneste benytter saksbehandlingsprogrammet Familia.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 28.02.2014.
• Åpningsmøte ble avholdt den 09.09.2014.
• Det ble gjennomført samtaler med kommunalsjef, barnevernleder, to avdelingsledere og fire saksbehandlere.
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk 16 saksmapper med journaler, og la hovedsakelig vekt på dokumenter som kunne belyse kommunens arbeid med sakene i 2013 og 2014.
• Sluttmøte ble avholdt 12.09.2014.

Fra Fylkesmannen deltok avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl og seniorrådgiverne Elin Skoglund, Marit Eide og Ole H. Bals, med sistnevnte som revisjonsleder. Anne Cathrine Dahl og Elin Skoglund var ikke til stede den 12.09.2014.

Fylkesmannens funn

Røyken kommunes bruk av internkontroll (KSS) fremstår som et godt egnet hjelpemiddel for å følge opp at barneverntjenesten utfører sine oppgaver i tråd med lov og forskrift. Systemet er godt kjent blant de ansatte og benyttes aktivt i det daglige arbeidet.

Tallene for kommunens halvårsrapportering til Fylkesmannen viser at mer enn 50 % av fosterhjemmene ikke fikk tilstrekkelig antall oppfølgingsbesøk i 2013. Dette tallet var bare noe redusert i første halvår 2014, til 42 %. Ved gjennomgang av saksmappene ble det imidlertid påvist at dette skyldtes dataregistreringsfeil og dels svakheter ved dokumentasjonen. Fylkesmannens revisjonsgruppe fant at alle kommunale fosterhjem med fosterbarn under 18 år hadde fått det rette antall oppfølgingsbesøk som loven krever i 2014.

Det er inngått fosterhjemsavtaler og oppdragsavtaler med fosterhjemmene. Oppdragsavtalene blir evaluert jevnlig. Når fosterhjemmene uttrykker behov for veiledning, blir det gjort vurderinger av hvilken type veiledning som kan settes inn i det enkelte fosterhjem. Under samtalene ble det opplyst at kommunens tilbud om veiledning vil bli vesentlig bedret ved utvidelsen av virksomheten i Tiltaksbasen høsten 2014.

Ved gjennomgang av saksmappene og i samtalene med de ansatte fremkom det at barneverntjenesten har gode rutiner for å utarbeide omsorgsplaner og tiltaksplaner. Samværsplaner er utarbeidet i alle aktuelle saker. Det er utvist fleksibilitet for å legge til rette for at fosterbarnas behov for kontakt med biologisk familie blir ivaretatt.

Fosterbarn med særlige behov henvises videre i hjelpeapparatet. De ansatte i barneverntjenesten deltar på regelmessige ansvarsgruppemøter og andre samarbeidsmøter, der fosterforeldre som regel også er til stede. Det er dokumentert hyppig telefonkontakt og samtaler mellom barneverntjenesten og fosterhjemmene.

Enkelte fosterhjem har gitt uttrykk for misnøye med manglende oppfølging fra barneverntjenesten. Det er utarbeidet nye rutiner for oppfølgingen i 2014, og det ble opplyst at slike henvendelser følges opp av saksbehandler i samarbeid med avdelingsleder.

Av dokumentasjonen fremgår det at barneverntjenesten gjennomfører samtaler med fosterbarna og at samtalene er aldersadekvate og situasjonstilpasset.

Den konkrete bruken av saksbehandlingsprogrammet Familia er ikke like godt kjent av alle ansatte, og enkelte arbeidsoppgaver er registrert på feil sted, noe som gjør det vanskelig å finne fram til dokumentasjonen for at oppgavene er gjennomført. Dette gjelder bl.a. oppfølgingsbesøk i fosterhjem og samtaler med fosterbarna. Det fremkommer også av intervjuene at det ikke har vært en felles opplæring for fosterhjemsoppfølgingen. I forkant av tilsynet er det imidlertid utarbeidet en ny «Plan/håndbok for fosterhjemsarbeid i Røyken kommune, Barneverntjenesten».

Under tilsynsbesøket ble det fremlagt tilleggsdokumentasjon som viste at samtaler med fosterbarna og rett antall besøk i fosterhjemmene var gjennomført i inneværende år.

Fylkesmannens konklusjon er at Barneverntjenesten i Røyken kommune har fulgt opp barn i kommunale fosterhjem i tråd med lovens krav i 2014.

Fylkesmannens observasjoner tilsier at Røyken kommune har et forbedringspotensial i sitt opplæringstilbud til de ansatte.

Merknad:

Røyken kommune bør tilby en systematisk opplæring til alle ansatte som arbeider med oppfølging av fosterhjem for å ivareta en felles forståelse av praksis og en korrekt dokumentasjon av arbeidet.

Vedlegg Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 12.05.2014 fra Røyken kommune:

• Oversikt over vertskommunens organisering:
  Organisasjonskart Røyken kommune
• Oversikt over barneverntjenestens organisering:
  Organisasjonsplan for Røyken barneverntjeneste
• Aktuelle styringsdokumenter, resultatdokumentasjon og planer:
  Ansvar og myndighet i Røyken kommune
  Ansvar og myndighet i ledelsen av barneverntjenestene
  Gjennomstrømmingsmodellen
  "Fosterhjemsarbeid" med maler og skjemaer
  Halvårsrapporter til fylkesmannen pr 30.06. og 31.12.2013
  Årsmelding Røyken barnevern 2013
  Tertialmelding fra barnevernet pr 31.8.2013
  Nye meldinger fra bhg og skole…veien videre
  Månedregistrering  jan-apr 2014
  2013 Review - kort analyse (3 stk)
  Opplæringsplan
• Barneverntjenestens rutinehåndbok
• Prosedyrer, rutiner og vedlegg for internkontroll
• Liste over alle ansatte i barneverntjenesten
• Liste over aktuelle saker

Tilleggsdokumentasjon som ble fremlagt 09.09.2014:

• Utfylte avviksrapporteringer for 2014
• Plan/Håndbok for fosterhjemsarbeidet i Røyken kommune m/vedlegg
• Vedlegg til fosterhjemsavtalen om fosterforeldres arbeidsrettslige stilling
• 3 veiledere/rundskriv fra BLD
• Brosjyre om tilsynsførerordningen

Tilleggsdokumentasjon som ble fremlagt 10.09., 11.09. og 12.09.2014:

• Ytterligere dokumentasjon knyttet til fem saksmapper

16 saksmapper for fosterhjemsplasserte barn ble gjennomgått under revisjonsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 27.02.2014 Varsel om tilsyn
• 12.05.2014 Innsendt dokumentasjon
• 11.06.2014 Brev med program for revisjonen og anmodning verifikasjoner
• Diverse e-poster om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet