Rapport fra tilsyn med føring og bruk av vedtak / tvangsprotokoll og bruk av tvang i akutte faresituasjoner ved Bufetat Buskerud og Vestfold ungdomssenter Akutt, avdeling Sundstedtråkka og avdeling Kantum 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Føring og bruk av vedtak / tvangsprotokoll
• Bruk av tvang i akutte faresituasjoner

Det ble ikke avdekket forhold som ga grunnlag for avvik eller merknader ved dette tilsynet.

Dato: 09.10.2014

Torstein Heen
revisjonsleder

Marit Eide
revisor

Ole H. Bals
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Region sør, Buskerud og Vestfold ungdomssenter Akutt, avdeling Sundstedtråkka og avdeling Kantum i perioden 18.12.2012 - 18.03.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3b tredje ledd og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bufetat Region sør, Buskerud og Vestfold ungdomssenter Akutt, er en statlig institusjon som har to avdelinger i Buskerud; Sundstedtråkka og Kantum. Begge avdelinger tar imot akuttplasseringer. Avdeling Sundstedtråkka tar først og fremst atferdsplasseringer (bvl §§ 4-24, 4-25 og 4-26), mens avdeling Kantum først og fremst tar omsorgsplasseringer (bvl §§ 4-6 første og annet ledd, 4-4 femte ledd, 4-12 og 4-17).

Det er 6 plasser ved avdeling Sundstedtråkka og 3 plasser ved avdeling Kantum. Bufetat Region sør har gitt en akuttgaranti som innebærer at institusjonen skal ta i mot overbelegg hvis alle godkjente plasser er belagt.

Akuttplasseringene ved denne institusjonen skal i utgangspunktet ikke vare lenger enn 6 uker.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 18.12.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.03.2013.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 8 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.03.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat Region sør, Buskerud og Vestfold ungdomssenter Akutt, avdeling Sundstedtråkka og avdeling Kantum. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet i institusjonen.

Begge avdelinger var omfattet av tilsynet.

5. Funn

Det ble ikke avdekket forhold som ga grunnlag for avvik eller merknader ved dette tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c og §§ 5-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 11 og 24
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling § 9
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven av 15.10.1999 med endringer (sist av 05.07.2011).

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Basisdokument fag for avdeling Sundstedtråkka:

• Kap B 1: Målgruppe og målsetting
  B 1.1 Målgruppe
  B 1.2:  Målsetting
  B 1.3 Overordnede styringsdokument
  B 1.4 Visjoner, verdier og idelogi
• Kap B 2. Teorigrunnlag
  B 2.1 Faglig forankring og metodikk
  B 2.2 Spesielle krav
• Kap B 3: Faglig struktur
    B 3.3.2 Tiltaksplan:
    B 3.3.3 Handlingsplan
  B 3.4 Skole/opplæring 
    B 3.4.1 Døgnrytme
    B 3.5.2 Fritid
  B 3.8 Familiekontakt
• Kap B 4: Spesielle forhold
  B 4.1: Bruk av tvang
    B 4.1.3: Elektroniske kommunikasjonsmidler og telefonbruk
   B 4.1.4 Åpning av post, kontroll med korrespondanse
• Avvikshåndtering
    Prosedyre A 1: Avvikshåndtering
    Melding om avvik (skjema)
    Registrerte avvik (liste)
    Retningslinjer for internkontroll (Bufetat)

Basisdokument fag for avdeling Kantum:

• Kap B 1: Målgruppe og målsetting
  B 1.1 Målgruppe
  B 1.2:  Målsetting
• Kap B 2. Teorigrunnlag
  B 2.1 Faglig forankring og metodikk
• Kap B 3: Faglig struktur
    B 3.3.2 Tiltaksplan:
    B 3.3.3 Handlingsplan
  B 3.4 Skole/opplæring
    B 3.4.1 Døgnrytme
    B 3.5.2 Fritid
  B 3.8 Familiekontakt
• Kap B 4: Spesielle forhold
  B 4.1: Bruk av tvang
    B 4.1.3: Elektroniske kommunikasjonsmidler og telefonbruk
    B 4.1.4 Åpning av post, kontroll med korrespondanse
• Avvikshåndtering
  Prosedyre A 1: Avvikshåndtering
    Melding om avvik (skjema)
    Registrerte avvik (liste)
    Retningslinjer for internkontroll (Bufetat)

”Håndbok fag” for avdeling Sundstedtråkka

Kap H 3: Faglig struktur

• H 3.2: Informasjon til ungdom og foresatte på Sundstedtråkka barnevernsente
    H 3.2.1: Informasjonshefte til ungdommen
    H 3.2.2: Informasjonshefte til foresatte
• H 3.4: Handlingsplan
• H 3.14: Brukermedvirkning

Kap H 4 Spesielle forhold

• H 4.1: Tvang i akutte faresituasjoner, isolering jf rettighetsforskriften §§ 13 og 14
• H 4.2: Føring av tvangsprotokoll ved bruk av tvang, jf rettighetsforskriften § 26
• H 4.5: Elektroniske kommunikasjonsmidler jf rettighetsforskriften §§ 11 og 24
• H 4.6: Kontroll med korrespondanse jf rettighetsforskriften § 18

”Håndbok fag” for avdeling Kantum

Kap H 3: Faglig struktur

• H 3.2: Informasjon til ungdom og foresatte på Kantum
  H 3.2.1: Informasjonshefte til ungdommen
  H 3.2.2: Informasjonshefte til foresatte
• H 3.4: Handlingsplan
• H 3.14: Brukermedvirkning

Kap H 4 Spesielle forhold

• H 4.1: Tvang i akutte faresituasjoner, isolering jf rettighetsforskriften §§ 13 og 14
• H 4.2: Føring av tvangsprotokoll ved bruk av tvang, jf rettighetsforskriften § 26
• H 4.5: Elektroniske kommunikasjonsmidler jf rettighetsforskriften §§ 11 og 24

H 4.6: Kontroll med korrespondanse jf rettighetsforskriften § 18

• Avvikshåndtering
  Prosedyre A 1: Avvikshåndtering
    Melding om avvik (skjema)
    Registrerte avvik (liste)
    Retningslinjer for internkontroll (Bufetat)
• Oversikt over ansatte ved begge avdelinger
• Vedtak om plassering for 8 beboere
• Tiltaksplaner for 8 beboere
• Handlingsplaner for 8 beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen for begge avdelinger
• Politiattester for alle ansatte i begge avdelinger (inkl nattevakter og vikarer)
• Skjemaer for siste års avviksbehandling knyttet til behandlingen av beboerne
• Husregler fra avdeling Kantum
• Informasjonshefte til ungdommene ved avdeling Sundstedtråkka
• «Håndbok for internkontroll, Hoveddel: Økonomi – Administrasjon, Prosedyre: Tilsetting (iverksatt 2.2.2011)»

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn ble sendt ut 18.12.2012
• Innsendt dokumentasjon fra institusjonen 28.01.2013
• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 05.02.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtaler med.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Torstein Heen Revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Eide Revisor
Seniorrådgiver Ole H. Bals Revisor