Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids-og velferdsforvaltninga ved Ål kommune 2015

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Ål kommune v/NAV Ål. Tilsynet har undersøkt om kommunen legg til rette for og kontrollerer at NAV Ål sitt arbeid med opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år, er i tråd med krav i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtenestelova forkorta stnavl.).

Tilsynet avdekka ikkje forhold som gav grunn til å gje avvik, men det vart gjeve følgjande to merknader:

Merknad 1:

Åll kommune v/NAV Åll har eit forbetringspotensial knytta til å gje informasjon om, og fatte vedtak på tenesta opplysning, råd og rettleiing etter stnavl.§17, til personar mellom 17 og 23 år.

Merknad 2:

Åll kommune ved NAV Ål har eit forbetringspotensial når det gjeld å dokumentere samtykke frå tenestemottakar, til overføring av stønad (økonomisk sosialhjelp) direkte til kreditor.

Det samme gjeld der NAV samarbeider og utvekslar informasjon om brukarar med andre instansar.

Dato: 30.11.2015

Magnhild Budal Pettersen
Revisjonsleiar

Else Marie Rødby
revisor

 

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og vert sendt utan underskrift

Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Ål kommune. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester §9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomførrt ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar .

Rapporten handimom avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial.

Omtale av verksemda - spesielle forhold

Ål kommune har eit folketal på ca 4 700. Dei dominerande næringsvegane i kommunen er landbruk, industi og hytteturisme.

Den administrative toppleiinga består av rådmann og fem sektorar. I tillegg er personalsjef , økonomisjef, servicetorg og fellestenester lagt direkte under rådmannen.

NAV Ål er organisert under helse- og sosialsektoren. NAV-leiar rapporterer til kommunalsjef helse- og sosial, som igjen rapporterer til rådmannen når det gjeld dei kommunale tenestene ved NAV kontoret. Den delen av ansvarsområdet som gjeld dei statlege tenestene vert rapporterte direkte til NAV Buskerud.

Eininga er organisert i eit mottaksteam og eit oppfølgingsteam. Vidare er det ein statleg stilling ved NAV Ål som inngår i ressurseininga ved NAV kontora i Hallingdal.

NAV Ål handterer følgjande kommunale tenester:

• Økonomisk sosialhjelp
• Råd og rettleiing etter sosialtenestelova
• Kvalifiseringsprogrammet
• Gjeldsrådgjeving
• Husbankens ordningar med tilskott til utbetring og etablering i bustad for vanskelegstilte
• Legatsøknader
• Samarbeid med andre avdelingar om individuell plan
• Oppfølging/tiltak når det gjeld bistand til arbeid/aktivitet er både statleg og kommunalt ansvar

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel - sendt kommunen 08.09.15.

Formøte - vart ikkje halde.

Åpningsmøte vart halde 17.11.15.

Intervju
5 veiledarar
NAV-leiar
Kommunalsjef for sektor helse/sosial

Sluttmøte blei halde 18.11.15.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Dette inneber at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har eit system som sørgjer for at desse sosiale tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, at tildeling av tenestene er forsvarlege og at oppfølginga av personar mellom 17 og 23 år som mottar tenestene er forsvarleg.

Fylkesmannen undersøkte og om det er nødvendige rutinar på det området tilsynet omfatta. Det vart og sjekka om desse er tilgjengelige og kjent for dei ansatte. Vidare var det kontrollert korleis praksis er, om leiinga følgjer opp at dette er i samsvar med interne rutinar, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som vart framlagt.

Tilsynet er en del av landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i NAV i 2015 og 2016.

Rapporten omtalar berre ein liten del av NAV Ål si verksemd, og er difor ikkje ei samla vurdering av de sosiale tenestene ved NAV Ål. Rapporten tek også berre utgangspunkt i det som var kontoret sin praksis på tidspunktet for gjennomføringa av tilsynet.

NAV Ål.

• NAV Ål har utarbeidd eigne rutinar ved tildeling av sosiale tenester etter stnavl. §§ 18 og 19.
• NAV har utarbeidd eiga rutine for tildeling av tenesta opplysning, råd og rettleiing etter stnavl. §17
• NAV Ål har inntil hausten 2015 hatt eit eige klientutvalg som har behandla klagesaker etter sosialtenesteloven . Dette er no nedlagt.
• NAV samarbeider med m.a. avdeling psykisk helse, Hallingdal barnevernteneste, (SAFT) samordning av forebyggande tiltak, ungdomslos (2 ansatte), ungdomskonsulent, rehabiliteringsteamet i kommunen, Nordic Academy og vidaregåande skule (Ål og Gol)
• Det er etablert eit eige ungdomsteam for ungdom i Hallingdal. Ungdomsteamet har møte 4-5 gonger pr år. Teamet består av en veiledar frå kvart kontor i Hallingdal.

Fylkesmannen sine observasjonar

Alle unge som henvender seg får tilbod om timeavtale. Det er kort ventetid på samtale Det er lett for ungdom å få tak i veiledar m.a. gjennom mail og direktenummer på telefon. Mappegjennomgang viser at ungdomane får tilbod om aktivitet, er i tiltak eller jobb

Det er ikkje avdekka manglar ved tilgjengeligheit på tenester etter sosialtenestelova til denne gruppa ved NAV Ål på tidspunktet for tilsynet

Ved utmåling av stønad til personar mellom 17 og 23 år legg NAV Ål kommunen sin sats for livsopphold til grunn. Satsen samsvarar med den normen departementet har sett til livsopphald. Når heimebuande ungdom søkjer støtte til buutgifter veit det som hovedregel lagt til grunn husleie kr 500. Det vert ytt ekstrastønad etter behov.

Fylkesmannen vurderer at det i all hovedsak vert ytt stønad etter stnavl.§§18 og 19 på eit forsvarlig nivå til denne gruppa.

Etter rundskriv H35 til sosialtenesteloven § 17, er det eit krav at det skal fattast vedtak når opplysning, råd og rettleiing vert gjeve utover det som må reknast som alminneleg rettleiing etter forvaltningslova § 11

Når det gjelder tenesta opplysning, råd og rettleiing, kan ikke Fylkesmannen sjå at det er dokumentert at det er søknader eller vedtak på tjenesta opplysning, råd og veiledning etter stnavl. § 17. Det er ikke dokumentert at ungdom får informasjon om tenesta etter stnavl.§17. Men det er sannsynleggjort (gjennom samtalar) at tenesta opplysning, råd og rettleiing vert ytt fortløpande i oppfølging av den enkelte brukar . Det er få brukarar og dei ansatte kjenner brukarane godt.

Ved samarbeid og informasjonsutveksling med andre tenester foreligg det i hovedsak ikkje skriftlege samtykke-erklæringar. Der søkjar muntleg gjev samtykke i samarbeid, er det ikkje sannsynliggjort i saka at samtykje faktisk foreligg. For at samtykje skal vere gyldig må det vere informert og uttrykkeleg. Ungdommane skal kunne forstå kva dei samtykker til. Stønad vert utbetalt direkte til kreditor utan dokumentert samtykke.

Kontoret har ei eiga rutine med kriterie for handtering av journalar punkt 1.2. I denne rutina står det at alle relevante opplysningar frå telefonsamtalar og samtalar på kontoret skal journalførast fortløpende. Det er i hovedsak ikkje journalnotat i sakene som er gjennomgått.

Informasjon i vedtak dokumenterer situasjonen fram til søknadstidspunkt, men omtalar i liten grad innhald, omfang og plan for vidare oppfølging. Dokumentasjonen er dermed ikkje tilstrekkeleg til at brukarar, leiar på kontoret og ansatte kan få informasjon om vurderingar som er gjort undervegs. I tillegg er det vanskeleg å kunne sjå plan for oppfølging framover.

Funn

2 merknader

Merknad 1:

Ål kommune v/NAV Ål har eit forbetringspotensial knytta til å gje informasjon om, og fatte vedtak på tenesta opplysning, råd og rettleiing etter stnavl.§ 17, til personar mellom 17 og 23 år.

Merknad 2:

Ål kommune ved NAV Ål har eit forbetringspotensial når det gjeld å dokumentere samtykke frå tenestemottakar, til overføring av stønad (økonomisk sosialhjelp) direkte til kreditor.
Det samme gjeld der NAV samarbeider og utvekslar informasjon om brukarar med andre instansar.

Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 17, 18, 19, 42 og 43.
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av l 0.02.67.

Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som tilsynet har gått gjennom, i samband med tilsynet

• Oversikt over kommunen si organisering 
• Oversikt over NAV Ål si organisering
• Liste over alle ansatte i NAV Ål Aktuelle styringsdokument
• NAV Ål sine prosedyrar, rutiner, vedlegg og internkontroll - sosiale tenester i NAV 
• Samarbeidsavtale med Buskerud Fylkeskommune
• Brukarundersøkelse 2014
• Liste over alle personar i aldersgruppa 17 til 23 år som mottok tenester (økonomisk stønad, råd og rettleiing og individuell plan) i 2014 og fram til 10. oktober 2015
• 12 saksmapper der det er gjeve stønad etter sosialtenestelova til personar mellom 17 og 23 år - inkludert vedtak, kartleggingar, aktivitetsplan, journalnotat/notat frå oppfølgingssamtalar, referat frå eventuelle samarbeidsmøte
• Saker frå vaksne sosialhjelpsmottakarar med forsørgjaransvar for barn i alderen 17 år og over - vedtak og diverse kartleggingar

Frå tilsynsorganet deltok:
Lena Hjelle (revisor)
Else Marie Rødby (revisor)
Magnhild Buda! Pettersen (revisjonsleiar)

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk