Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Nav Kongsberg Kongsberg 2015

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Kongsberg kommune v/Nav Kongsbergs tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Fo1målet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om Nav Kongsbergs arbeid med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav .

Fylkesmannen ga en merknad:

Kongsberg kommune v/Nav Kongsberg har et forbedringspotensial knyttet til å gi informasjon om tjenesten opplysning, råd og veiledning til unge mellom 17 og 23 år, samt å fatte vedtak om dette når slik råd og veiledning faktisk gis.

Rapporten omtaler både grunnlaget for merknaden og de delene av tjenesten som ble undersøkt uten at det ble gitt merknader.

Dato : 27.04.2015

Magnhild Budal Pettersen
revisjonsleder

Lena Hjelle
revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og tilsynsmyndigheten skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brnkerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenestene i Nav, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av Kongsberg kommune v/Nav Kongsberg i perioden  17.02 -24.04.15 . En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Dette innebærer at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlig.

Fylkesmannen undersøkte også om det er nødvendige rutiner på det området tilsynet omfattet.

Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrollert hva som praktiseres, om ledelsen følger opp at dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav i 2015 og 2016.

Rapporten omhandler kun en del av Nav Kongsbergs virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav Kongsberg. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

Om Kongsberg kommune og Nav Kongsberg

Kongsberg kommune har ca 26 000 innbyggere. Kongsberg kommune er en bykommune syd i Numedal og er bla naboby til Drammen. Kongsberg kommune er kjent for sine sølvgruver og fortid som landets største bergverkssamfunn. Kongsberg er i tillegg Norges eldste industriby.

Tradisjonene fra Kongsberg Våpenfabrikk har gitt byen betydelige fagmiljøer innen produksjon av høyteknologivåpen, bildeler og utstyr til skipsfa11, luftfa11og olje- og gassindustrien. Blant det som lages og/eller utvikles på Kongsberg kan nevnes raketteknologi, avanse11e smartmissiler, våpensystemer, robotteknologi, jetmotorproduksjon  mm. De mange høyteknologiske bedriftene gir byen et teknologipreg. 

Kongsberg kommunes administrasjon består av rådmann med stab/støtte samt samfunnsutvikling, og under rådmannen fire virksomhetsledere med ansvar for disse tjenestene: Oppvekst, Tekniske tjenester, Kultur og velferd, Helse og omsorg. Nav er organisert under virksomheten Kultur og velferd.

Kongsberg kommune innfører nå nytt avvikssystem (kvalitetslosen) som Nav Kongsberg skal knyttes til når ulike fagområder blir koblet på. Nå i starten har kommunen priorite1i HMS avvik og vold/trusler. Pr i dag inf01meres Nav-leder muntlig og f01iløpende om hendelser som oppstår i eget kontor.

Nav Kongsberg er organisert i to avdelinger - mottaksavdelingen og oppfølgingsavdelingen. Avdelingene ledes av hver sin avdelingsleder, som er delegert personal- og fagansvar. For oppfølging av tjenester til ungdom i alderen 17 til 29 år har Nav Kongsberg opprettet en egen Ungdomspilot, som er organisert under Nav-leder og som dermed ikke er underlagt noen av avdelingene.

Ungdomspiloten har en egen fagkoordinator. Det gjennomføres ukentlige fagmøter hvor veiledere fra Ungdomspiloten og fagkoordinator deltar. Månedlig deltar Nav-leder på disse møtene . Avdelingsleder i oppfølgingsavdelingen deltar og på fagmøtet jevnlig.

Veiledere (fire veiledere) i Ungdomspiloten skal følge opp ungdommene fra den første kartleggingen og frem til bruker er i jobb eller utdanning. Vedtak etter STL fattes av veiledere i Oppfølgingsavdelingen .

De ansatte i Ungdomspiloten har egne jobb-mobiltelefoner  som ungdommer kan ringe direkte, uten å måtte ringe til kontaktsenteret først. I tillegg foregår mye kommunikasjon på mail der ungdom kan nå sin veileder direkte. Alle unge som henvender seg får tilbud om timeavtale.

Nav Kongsberg har utarbeidet eget kartleggingsskjema for ungdom når det gjelder de sosiale tjenestene. I tillegg skal arbeidsevnevurdering (AEV) tas mer aktivt i bruk i kartleggingsarbeidet i Ungdomspiloten. I mottak er det egne sjekklister vedr henvendelse som gjelder lov om sosiale tjenester (STL).

Nav Kongsberg har en egen samarbeidsavtale med barneverntjenesten. Det er tverrfaglig samarbeidsmøte for tjenesteledere, med bla barnevern, kultur, oppvekst, helsestasjon, skole, PPT, OT, habiliteringstjenesten og rehabilitering. Disse har møte månedlig.

I kommunen er det og etablert et eget tverretatlig samai-beidsfora med navn: HUSK (henvisning av ungdom med samtykke Kongsberg). Medlemmer i HUSK: NAV, PP/OT, Helsestasjon for ungdom, Kongsberg videregående, barneverntjenesten. HUSK hm møter etter behov, og når saker blir meldt.  Formålet med HUSK er at det skal være fora for avklaring av hvilken tjeneste/hvilke tjenester som skal gi hjelp i enkeltsaker.

• Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 17.02.15
• Åpningsmøte ble avholdt den 22.04.15
• Det ble gjennomfø1i samtaler med ansatte og ledere
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk 29 saksmapper med journaler for unge mellom 17 og 23 år
• Fylkesmannen gjennomgikk 5 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn i alderen ca 17 år og oppover
• Sluttmøte ble avholdt den 24.04.15

I forkant av tilsynet innhentet Fylkesmannen uttalelse fra PPT/OT, Helsestasjonen for unge, Psykisk helse og rus samt Fylkeskommunen. Disse tjenestene ble bedt om å uttale seg om samarbeidet med Nav Kongsberg, både generelt og på enkeltsaksnivå. Fylkesmannen mottok uttalelser fra disse tre tjenestene før tilsynet. Av uttalelsene fremgår det, at samarbeidsaktørene i all hovedsak er svært fornøyd med samarbeidet med Nav Kongsberg, at de unge får tilbud om timeavtale med råd/veiledning, oppfølging og at de mottar økonomisk stønad når dette er nødvendig. Uttalelsen inngår som en del av helhetsvurderingen av kommunens tjenester på det reviderte området.

Fra Fylkesmannen deltok senionådgiveme Lena Kristin Hjelle, Une Kjølseth og Magnhild Budal Pettersen med sistnevnte som revisjonsleder. Rådgiver Else Marie Rødby deltok som observatør.

Fylkesmannens funn

Fylkesmannen har under tilsynet med Kongsberg kommune v/Nav Kongsberg undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen har vurde1t om kommunens kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjmt en individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både generelt og i enkeltsaker.

Nav Kongsberg har opprettet en Ungdomspilot med fire ansatte som skal følge brukere i alderen 17 til og med 29 år helt fra første henvendelse og til ungdommen er i arbeid eller arbeidsrettet tiltak. Ungdomspiloten ble opprettet i oktober 2014, med varighet på to år i første omgang.

Fylkesmannens tilsyn er knyttet til de sosiale tjenestene i Nav. NAV Kongsberg har utarbeidet eget kartleggingsskjema for ungdom når det gjelder de sosiale tjenestene. Det er ungdomspiloten som har hovedansvar for kartlegging av ungdom. Kartleggingsskjema er kjent for ansatte i ungdomspiloten. I samtaler kommer det frem at ikke alle benytter selve skjemaet aktivt, men at de temaer og områder som skal kartlegges likevel er ivaretatt, fordi de er kjent. Dokumentasjon i sakene bekrefter dette. Kontoret utarbeider nå nytt kartleggingsverktøy  vedr. kartlegging av unge. I tillegg skal AEV tas mer aktivt i bruk i kartleggingsarbeidet i Ungdomspiloten. Egne sjekklister i mottak vedr henvendelse som gjelder STL, er kjent for de som jobber i mottaket.

De sosiale tjenestene til unge mellom 17 og 23 år er gjennom etablering av ungdomspiloten prioritert av kontoret og kommunen i sin helhet. Alle unge som henvender seg får tilbud om timeavtale. De ansatte i Ungdomspiloten har egne jobb-mobiltelefoner  som ungdommer kan ringe direkte, uten å måtte ringe til kontaktsenteret først. I tillegg foregår mye kommunikasjon på mail der ungdom kan nå sin veileder direkte

Eksterne samarbeidspartnere (PPT/OT, Helsestasjonen for unge, og Fylkeskommunen) opplyser alle at unge de er i kontakt med som har behov for støtte fra NAV, får tilbud om timeavtale (råd/veiledning), samt økonomisk stønad.

Det er ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet på tjenester etter STL til denne gruppen ved Nav Kongsberg på tidspunktet for tilsynet. Det er Fylkesmannens vurdering at Nav Kongsberg har fokus på oppfølging av unge mellom 17 og 23 år. Kontorets mål om at det for denne gruppen skal gå kort tid fra første henvendelse til det er satt inn passende aktivitetstiltak nås i de aller fleste saker. Ungdom får tilbud om aktivitet og tiltak som er tilpasset deres behov, ønsker og livssituasjon.

Nav Kongsberg legger ved utmåling av stønad til personer mellom 17 og 23 år kommunens egen ungdomssats for livsopphold til grunn. Det kom imidle1iid frem i samtalene med veilederne at det etter en individuell vurdering ytes ekstra stønad ut fra personens livssituasjon og til for eksempel reiseutgifter, lege- og medisinutgifter, klær, konfirmasjon, skoletur og lignende. Dette er også bekreftet ved gjennomgang av saksmapper. Fylkesmannen vurderer derfor at det i all hovedsak ytes stønad på et forsvarlig nivå til denne gruppen .

Når det gjelder tjenesten råd og veiledning har ikke Fylkesmannen sett at det er gitt spesifikk informasjon om dette til gruppen mellom 17 og 23 år i samtaler mellom veileder og bruker. Fylkesmannen har heller ikke sett søknader eller vedtak om tjenesten råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav. Men det er dokumentert at tjenesten råd og veiledning ytes fortløpende i veileders oppfølging av den enkelte bruker. Det er imidlertid et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om råd og veiledning når det gis slik veiledning ut over det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningsloven § 11.

Ledelsen har utarbeidet en egen plan for opplæring av ansatte når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning (STL§ 17) og innføring av vedtak. Ikke alle ansatte er kjent med opplæringsplanen . Alle ansatte skal bla innen 30.mai 2015 ha lest og satt seg inn i veilederen knyttet til STL§ 17. Ikke alle ansatte er kjent med at det finnes en egen veileder til STL§ 17

Fylkesmannen vurderer derfor at det er grunnlag for å gi en merknad på dette området.

Merknad:

Kongsberg kommune v/Nav Kongsberg har et forbedringspotensial knyttet til å gi informasjon om tjenesten råd og veiledning til unge mellom 17 og 23 år, samt å fatte vedtak om dette når slik råd og veiledning faktisk gis.

Ut over dette er Fylkesmannens konklusjon at Nav Kongsberg har et system som sikrer at tjenestene på det revide1ie området er tilgjengelige og forsvarlige for personer mellom 17 og 23 år, og at kommunens oppgaver på dette området utføres i tråd med lovens krav.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet