Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Nav Lier 2015

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Lier kommune v/Nav Liers tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om Nav Liers arbeid med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav.

Fylkesmannen ga en merknad:

Lier kommune v/Nav Lier har et forbedringspotensial knyttet til å gi informasjon og tilbud om tjenesten råd og veiledning til unge mellom 17 og 23 år, samt å fatte vedtak om dette når slik råd og veiledning faktisk gis.

Rapporten omtaler både grunnlaget for merknaden og de delene av tjenesten som ble undersøkt uten at det ble gitt merknader.

Dato: 26.03.2015

Elin Skoglund
revisjonsleder

Magnhild Budal Pettersen
revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og tilsynsmyndigheten skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenestene i Nav, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av Lier kommune v/Nav Lier i perioden 14.1.15 - 25.03.15. En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Dette innebærer at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlig.

Fylkesmannen undersøkte også om det er nødvendige rutiner på det området tilsynet omfattet.

Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrollet hva som praktiseres, om ledelsen følger opp at dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav i 2015 og 2016.

Rapporten omhandler kun en del av Nav Liers virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav Lier. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

Om Lier kommune og Nav Lier

Lier kommune har ca 25 000 innbyggere. Kommunen ligger sentralt plassert i Buskerud, med kort avstand til Drammen. Lier kommune er i hovedsak en landbrukskommune, men har også industrinæring, varehandel og tjenesteproduksjon. Kommunen har de senere årene økt sitt innbyggertall, i hovedsak på grunn av arbeidsinnvandring fra Øst Europa og innvandring som følge av familiegjenforening. Dette har ført til at kommunen nå har flere innbyggere med større og mer sammensatte behov. Av kommunens årsrapprt for 2013 fremgår det at det dette året var en økning i utbetaling av sosialhjelp, sammenlignet med året før. Videre fremgår det av årsrapporten at kommunen har et fokus på folkehelse, og blant innsatsområdene er koordinering og samhandling i kommunens folkehelsearbeid, styrke den psykiske helsen i befolkningen, samt støtte ungdom og unge voksne til å fullføre skole/utdanning og å få seg en jobb. Ved årsskiftet 2013/2014 var arbeidsledigheten i Lier kommune 2%. Gjennomsnitt i Buskerud og landet generelt var på samme tidspunkt 2,6%.

Lier kommune er organisert med «flat struktur». Kommunens administrasjon består av rådmann og tre virksomhetsledere med ansvar for henholdsvis tjenester, sektor samfunn og tekniske tjenester. Nav er organisert under Tjenesteytende virksomheter sammen med blant annet helsetjenester, barneverntjenesten, skoler og barnehager. Nav rapporterer til virksomhetsleder for tjenester, som igjen rapprterer til rådmannen når det gjelder de kommunale tjenestene i Nav . Nav Lier er knyttet til Lier kommunes kvalitetssystem, hvor det blant annet kan meldes avvik. Meldte avvik sendes til Nav-leder, som har ansvar for å følge opp og rette avviket, samt gi tilbakemelding til kommunen.

Nav Lier er organisert i tre avdelinger - service og marked, oppfølging og fag. Avdelingene ledes av hver sin avdelingsleder, som er delegert personal- og fagansvar. For oppfølging av tjenester til ungdom i alderen 16 til 25 år har Nav Lier et eget ungdomsteam, som er organisert i avdeling service og marked. Veiledere i ungdomsteamet skal følge opp ungdommene fra den første kartleggingen og frem til bruker er i jobb eller utdanning. Av Nav Liers beskrivelse av ungdomsteamets arbeidsoppgaver fremgår at ungdomsteamet skal samarbeide med PPOT, Arbeidsinstituttet, helsestasjonen, videregående skoler, karrieresenteret i Drammen, fastleger, tiltaksarrangører, habiliteringstjenesten, NHO, barneverntjenesten, psykisk helse og innad i Nav (. ..). Samarbeidsutvalget står sentralt i det tvenfaglige samarbeidet.» Alle veiledere i ungdomsteamet skal på sikt fatte vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Nav Lier har utarbeidet rutiner og sjekklister til bruk i arbeidet med tildeling av sosiale tjenester. Det fremgår av rutinene at alle vedtak skal kvalitetssikres og godkjennes av fagkoordinator sosial og avdelingsleder. Det er utarbeidet en sjekkliste med punkter for gjennomgang i mottakssamtale (kartlegging). Det gjennomføres ukentlige fagmøter sosial hvor to veiledere fra ungdomsteamet deltar. Fagkoordinator sosial deltar på fagmøtet.

Avdelingsleder deltar på fagmøtet en gang per måned.

Lier kommune har etablert et samarbeidsutvalg som består av representanter fra Nav, barneverntjenesten, psykisk helsetjeneste, helsetjenesten, en fastlege, DPS og politiet. Formålet med samarbeidsutvalget er at det skal være fora for avklaring av hvilken tjeneste/hvilke tjenester som skal gi hjelp i enkeltsaker. Ved drøfting av enkeltsaker innhentes samtykke fra bruker. Samarbeidsutvalget møtes hver måned.

Nav Lier har også tre ruskonsulenter som ved behov samarbeider med ungdomsteamet, blant annet ved å delta i samtaler med ungdom der det er mistanke om rusproblematikk.

Lier kommune drifter et prosjekt med tittel «Helhetlig helsehjelp for bedre psykisk helse blant ungdom og unge voksne». I prosjektet samarbeider de ulike kommunale tjenestene som har ungdom og unge voksne som målgruppe med spesialisthelsetjenesten. Målet med prosjektet er å utvikle en felles innsatsmodell i helsetjenester for ungdom og unge voksne, som skal gi riktig psykisk helsehjelp til rett tid for gruppen. Nav deltar i prosjektet fordi de er den instansen som ofte kommer i kontakt med ungdommene først.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 14.01.15
• Åpningsmøte ble avholdt den 23.03.15
• Det ble gjennomført samtaler med Nav-leder, en avdelingsleder, veileder/fagkoordinator sosial og seks veiledere.
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk 25 saksmapper med journaler for unge mellom 17 og 23 år
• Fylkesmannen gjennomgikk 10 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn i alderen ca 17 år og oppover
• Sluttmøte ble avholdt den 25.03.15

I forkant av tilsynet innhentet Fylkesmannen uttalelse fra psykisk helsetjeneste, barneverntjenesten og helsestasjon for ungdom i Lier kommune. Disse tjenestene ble bedt om å uttale seg om samarbeidet med Nav Lier, både generelt og på enkeltsaksnivå. Fylkesmannen mottok en samlet uttalelse fra disse tre tjenestene den 17.03.15. Uttalelsen inngår som en del av helhetsvurderingen av kommunens tjenester på det reviderte området.

Fra Fylkesmannen deltok seniorrådgiverne Magnhild Budal Pettersen, Lena Kristin Hjelle og Elin Skoglund, med sistnevnte som revisjonsleder. Senionådgiver Silje Johanne Olsen deltok som observatør.

Fylkesmannen vil bemerke at ingen fra kommuneledelsen møtte til åpningsmøtet, oppsatt samtale eller sluttmøtet ved dette tilsynet.

Fylkesmannens funn

Fylkesmannen har under tilsynet med Lier kommune v/Nav Lier undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen har vurdert om kommunens kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjort en individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både generelt og i enkeltsaker.

Nav Lier har et eget ungdomsteam som skal følge brukere i alderen 16 til og med 25 år helt fra første henvendelse og til ungdommen er i arbeid, arbeidsrettet tiltak eller avklart for varig uførepensjon. Ungdomsteamet ble opprettet i 2013, men har det siste halvåret blitt styrket med flere veiledere, da det har vært utfordringer knyttet til ungdomsteamets kapasitet.

Ungdomsteamet består nå av fem veiledere.

Nav Lier har utarbeidet rutiner for kartlegging av behov og tildeling av sosiale tjenester. Kartleggingsskjema for bruk i mottakssamtale er ikke kjent for alle i ungdomsteamet.

Fylkesmannens tilsyn er knyttet til de sosiale tjenestene i Nav. Til tross for kapasitetsmessige utfordringer i ungdomsteamet, har det ved gjennomgang av saksmapper og i samtaler kommet frem at de sosiale tjenestene til unge mellom 17 og 23 år har vært prioritert av kontoret og kommunen i sin helhet. Det er ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet på og tildeling av økonomisk stønad samt oppfølging av denne gruppen ved Nav Lier på tidspunktet for tilsynet. Det er Fylkesmannens vurdering at Nav Lier har fokus på oppfølging av unge mellom 17 og 23 år. Kontorets mål om at det for denne gruppen skal gå kort tid fra første henvendelse til det er satt inn passende aktivitetstiltak nås i de aller fleste saker. Ungdom får tilbud om aktivitet og tiltak som er tilpasset deres behov, ønsker og livssituasjon. Skjema for kaiilegging av ungdommer som er tatt opp i samarbeidsutvalget i 2014 dokumenterer tverrfaglig samarbeid i kommunen.

Nav Lier legger ved utmåling av stønad til personer mellom 17 og 23 år kommunens egen ungdomssats for livsopphold til grunn. Det kom imidlertid frem i samtalene med veilederne at det etter en individuell vurdering ytes ekstra stønad ut fra personens livssituasjon og til for eksempel reiseutgifter , lege- og medisinutgifter og lignende. Dette er også bekreftet ved gjennomgang av saksmapper. Fylkesmannen vurderer derfor at det i all hovedsak ytes stønad på et forsvarlig nivå til denne gruppen.

Når det gjelder tjenesten råd og veiledning har ikke Fylkesmannen sett at det er gitt spesifikk informasjon om dette til gruppen mellom 17 og 23 år i samtaler mellom veileder og bruker. Fylkesmannen har heller ikke sett søknader eller vedtak om tjenesten råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav. Men det er dokumentert at tjenesten råd og veiledning ytes fortløpende i veileders oppfølging av den enkelte bruker. Det er imidlertid et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om råd og veiledning når det gis slik veiledning ut over det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningsloven § 11. Nav Lier har ikke utarbeidet rutiner for å fatte slike vedtak, men dette er under arbeid.

Fylkesmannen vurderer derfor at det er grunnlag for å gi en merknad på dette området.

Merknad:

Lier kommune v/Nav Lier har et forbedringspotensial knyttet til å gi informasjon og tilbud om tjenesten råd og veiledning til unge mellom 17 og 23 år, samt å fatte vedtak om dette når slik råd og veiledning faktisk gis.

Ut over dette er Fylkesmannens konklusjon at Nav Lier har et system som sikrer at tjenestene på det reviderte området er tilgjengelige og forsvarlige for personer mellom 17 og 23 år, og at kommunens oppgaver på dette området utføres i tråd med lovens krav.

VEDLEGG TIL RAPPORT FRA TILSYN 2015 MED NAV LIER

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen:

• Oversikt over kommunens organisering
• Oversikt over Nav Liers organisering
• Liste over alle ansatte i Nav Lier
• Aktuelle styringsdokumenter
  - Stillingsinstruks veileder ungdom
  - Opplæringsplan
  - Målekort desember 2014
  - Kommunebrevet 2015 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet
  - Foreløpig mål- og disponeringsbrev 2015 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet
  - 2. tertialrapport fra Nav til kommunalsjef
• Nav Liers prosedyrer, rutiner, vedlegg og internkontroll - sosiale tjenester i Nav
• Samarbeidsavtaler med Buskerud fylkeskommune Brukerundersøkelse 2014
• Liste over alle personer i aldersgruppen 17 til 23 år som mottok tjenester (økonomisk stønad, råd og veiledning og individuell plan) i 2014

Følgende dokumentasjon ba Fylkesmannen om at ble lagt frem under tilsynsbesøket:

• 25 saksmapper der det er gitt ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år - inklusive vedtak, kartlegginger, aktivitetsplan, journalnotater/notater fra oppfølgingssamtaler, referater fra eventuelle samarbeidsmøter
• 10 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn på ca 17 år -vedtak og kartlegginger
• Nav Liers handlingsplan 2014/2015
• Virksomhetsplan for Nav Lier 2015
• Kartlegging av ungdommer som er tatt opp i ungdomsutvalget 2014

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet