Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (stnavl.) i NAV Øvre-Eiker 2015

Fylkesmannen i Buskerud

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Øvre-Eiker kommune v/NAV Øvre-Eikers tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om NAV Øvre-Eikers arbeid med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i NAV.

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere ett avvik og en merknad:

Avvik:

Øvre-Eiker kommune v/NAV Øvre-Eiker informerer ikke om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter stNAVl.§17 (utover økonomisk rådgivning). Tildeling av tjenesten dokumenteres ikke i form av vedtak etter stnavl.§17 (utover vedtak på økonomisk rådgivning), til personer mellom 17 og 23 år.

Merknad:

Fylkesmannen er blitt kjent med at det ligger sensitiv informasjon om brukere som får oppfølging fra ressursteamet på fellesområdet (som hele kontoret har tilgang til). Informasjonen om ulike type brukere er samlet i ett og samme dokument og omfatter også brukere av andre kommunale tjenester utenfor NAV. Det er en uheldig praksis som kan føre til brudd på taushetsplikt. Dette kan i tillegg vanskeliggjøre innsyn og brukermedvirkning.

Dato: 07.09.2015

Magnhild Budal Pettersen
revisjonsleder

Lena Hjelle
revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og tilsynsmyndigheten skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenestene i NAV, jf. stnavl.§ 9.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av Øvre-Eiker kommune v/NAV Øvre-Eiker i perioden 02.09.15 – 04.09.15. En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. stnavl.§ 5.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Dette innebærer at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlig. 

Fylkesmannen undersøkte også om det er nødvendige rutiner på det området tilsynet omfattet. Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrollert hva som praktiseres, om ledelsen følger opp at dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV i 2015 og 2016.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Øvre-Eikers virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV Øvre-Eiker. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

Om Øvre-Eiker kommune og NAV Øvre-Eiker

Øvre-Eiker kommune har ca 18 000 innbyggere. Øvre-Eiker kommune er en liten bykommune der om lag halvparten av innbyggerne bor i kommunesenteret Hokksund.

Øvre-Eiker kommunes administrasjon består av rådmann, og under rådmannen seks ulike seksjoner og virksomhetsledere med ansvar for disse tjenestene: seksjon samfunnsutvikling, teknisk seksjon, kulturseksjon, skole- og barnehageseksjon, helse- og omsorgsseksjon og seksjon service og fellestjenester.

NAV Øvre Eiker er organisert under etaten helse- og omsorg. NAV har to avdelinger. Disse er: oppfølging og marked samt serviceteamet. Avdelingene ledes av hver sin avdelingsleder. En ansatt har særskilt fagansvar for området sosiale tjenester.

Kontoret har etablert eget ungdomsteam. Ungdomsteamet består av tre ansatte. De har tilknytning til begge avdelinger. Øvre Eiker kommune har etablert et eget ressursteam (tidligere prosjekt «all ungdom i aktivitet»).

Ressursteamet følger opp unge mellom 15-23 år. Det er ukentlige møter i et eget kjerneteam. Ressursteamet består av ulike personer i ulike etater i kommunen bla psykisk helse, helsestasjonen for ungdom, ungdomskontakten, PPOT og barneverntjenesten. Ressursteamet tar opp enkeltsaker og fordeler innkomne saker seg imellom.

NAV har utarbeidet egne rutiner og retningslinjer (datert 7.august 2015), for tildeling av økonomisk stønad. NAV har en egen samarbeidsavtale med barneverntjenesten. På mer overordnet nivå har NAV Buskerud har inngått samarbeidsavtale med Fylkeskommunens oppfølgingstjeneste (25.november 2013). 

I Øvre Eiker er det tverrfaglige samarbeidsmøter for tjenesteledere, hver 14.dag. NAV-leder har jevnlige møter (hver 14.dag) med kommunalsjef.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 15.06.15.
• Åpningsmøte ble avholdt den 02.09.15
• Det ble gjennomført samtaler med ansatte og ledere
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk 30 saksmapper med journaler for unge mellom 17 og 23 år
• Fylkesmannen gjennomgikk 10 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn i alderen ca 17 år og oppover
• Sluttmøte ble avholdt den 04.09.15

Fra Fylkesmannen deltok seniorrådgiverne Lena Kristin Hjelle, Une Kjølseth, rådgiver Else Marie Rødby og seniorrådgiver Magnhild Budal Pettersen, med sistnevnte som revisjonsleder. Rådgiver Elisabeth Volle deltok som observatør.

Fylkesmannens funn

Fylkesmannen har under tilsynet med Øvre-Eiker kommune v/NAV Øvre-Eiker undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen har vurdert om kommunens kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjort en individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både generelt og i enkeltsaker.

NAV Øvre-Eiker har organisert et eget ungdomsteam med tre ansatte som skal følge brukere i alderen unge opptil 25 år. Det er en ansatt som har særskilt fagansvar for sosiale tjenester.

NAV benytter eget kartleggings-skjema på sosialtjenesteområdet. I tillegg brukes arbeidsevnevurdering (kartleggingsverktøy utarbeidet for NAV) i kartleggingsarbeid med unge i saker der dette er aktuelt. Det er utarbeidet egen sjekkliste for dokumentasjon ved søknader etter sosialtjenesteloven i mottaket. Når det er henvendelser i mottaket som gjelder sosialtjenesteloven så kontaktes veileder som følger opp ungdommen. Mottaket har ingen oppgaver knyttet til oppfølging av ungdom når det gjelder sosiale tjenester. De sosiale tjenestene til unge mellom 17 og 23 år er gjennom etablering av ungdomsteamet på NAV prioritert av kontoret og kommunen i sin helhet.

Kommunen har etablert et tverretatlig og tverrfaglig ressursteam som skal følge opp ungdom mellom 15-24 år. Alle unge som henvender seg og ønsker det får tilbud om timeavtale. To ansatte i ungdomsteamet har mobiltelefon som ungdommer kan ringe direkte/sende sms til, uten å måtte ringe til kontaktsenteret først. I tillegg foregår mye kommunikasjon på mail der ungdom kan nå sin veileder direkte

Det er ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet på tjenester etter sosialtjenesteloven til denne gruppen ved NAV Øvre-Eiker på tidspunktet for tilsynet

Mappegjennomgang viser at unge får tilbud om aktivitet og tiltak. Møter i ressursteamet (kjerneteamet), sikrer samarbeid på tvers av ulike etater (psykisk helse, helsestasjonen for ungdom, ungdomskontakten, PPOT og barneverntjenesten), når det gjelder ungdom med sammensatte behov. Liste pr 2.september viser at det er 39 ungdommer som får oppfølging av ressursteamet.

Ressursteamet har utarbeidet egne samtykkeskjema og informasjon om hva samtykke innebærer. Det er en veileder i NAV som har tilgang til, og kjenner til i hvilket system dette finnes. Det er ukentlige fagmøter innen sosialtjenesteområdet på NAV. Avdelingsleder for service og flyktningetjenesten deltar på sosialfagmøtene. Det er ukentlige møter i ungdomsteamet og her deltar avdelingsleder for oppfølging og marked.

Det er Fylkesmannens vurdering at NAV Øvre-Eiker gir forsvarlig oppfølging av unge mellom 17 og 23 år.

I rutinehåndboken fremgår det at nødhjelp skal avslås dersom det er «planlagt nød». Når en stønadsmottaker søker nødhjelp gjentatte ganger, defineres dette som «planlagt nød» og i følge rutinehåndboken kan dette avslås. En slik rutine er i strid med lov og rundskriv.

I flere vedtak Fylkesmannen har gjennomgått er det ytt akuttstønad i form av gavekort, uten at det foreligger en særskilt begrunnelse, slik loven krever når stønad blir ytt i form av varer og tjenester.

I noen saker (3 saker) viser NAV til statens ungdomssats ved utmåling av stønad. Det finnes ingen statlig veiledende ungdomssats.

Fylkesmannen har gått gjennom 10 journalnotat fra kartleggingssamtaler med personer med forsørgeransvar for ungdom på 17 år. Det går ikke frem av journalene eller fremlagt dokumentasjon at ungdommenes ulike behov er blitt kartlagt og utredet.

Det er ikke dokumentert i sakene at informasjon og veiledning om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter stnavl.§17 er gitt (utover økonomisk rådgivning). Dette bekreftes også i samtaler med ansatte og ledelse.

Det foreligger ingen søknader eller vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning etter stnavl.§17, utover tjenesten økonomisk rådgivning.

I rutiner og retningslinjer som NAV har utarbeidet (rutinehåndbok august 2015), er ikke opplysning, råd og veiledning etter stnavl.§17 nevnt, utover økonomisk rådgivning. NAVs informasjonsplikt er heller ikke tema i interne rutiner.

Ansatte er ikke kjent med at det kan søkes på tjenesten opplysning råd og veiledning etter stnavl.§17, utover tjenesten økonomisk rådgivning.

Det fremgår av samtaler med ansatte at tjenesten opplysning, råd og veiledning i praksis ytes fortløpende i veileders oppfølging av den enkelte bruker. Henvisninger til ressursenheten viser og dette. Det er imidlertid et krav i lov om sosiale tjenester i NAV§ 17 at det skal informeres om, og fattes vedtak på tjenesten (råd og veiledning) når det gis slik veiledning, ut over det som må anses som alminnelig veiledning, i medhold av forvaltningsloven § 11

Det finnes et skriftlig avviks-rapporteringssystem, men det fremgår av samtaler med ansatte at dette ikke er i aktiv bruk. Ingen avvik siste år er meldt.

Fylkesmannen vurderer at det er grunnlag for å gi ett avvik og en merknad på dette området.

Avvik:

Øvre-Eiker kommune v/NAV Øvre-Eiker informerer ikke om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter stnavl.§17 (utover økonomisk rådgivning). Tildeling av tjenesten dokumenteres ikke i form av vedtak etter stnavl.§17 (utover vedtak på økonomisk rådgivning), til personer mellom 17 og 23 år

Merknad:

Fylkesmannen er blitt kjent med at det ligger sensitiv informasjon om brukere som får oppfølging fra ressursteamet på fellesområdet (som hele kontoret har tilgang til). Informasjonen om ulike type brukere er samlet i ett og samme dokument og omfatter også brukere av andre kommunale tjenester utenfor NAV. Det er en uheldig praksis som kan føre til brudd på taushetsplikt. Dette kan i tillegg vanskeliggjøre innsyn og brukermedvirkning.

Dette er avvik fra stnavl. §17, jf §4, jf. forvaltningsloven §11, jf stnavl.§5, jf forskrift om internkontroll i kommunalt NAV.

Internkontroll

Plikten til å drive egen kontroll av tjenestens faglige nivå, innebærer blant annet at kommunen skal etablere tiltak for å forebygge brudd på lov om sosiale tjenester i NAV. Dette innebærer både å identifisere de delene av arbeidet der det er særlig fare for at det svikter, og deretter å sette inn tiltak for å forhindre at det skjer. Kommunen skal også etablere tiltak som gjør det mulig å forsikre seg om at tjenestene rent faktisk holder det nødvendige nivå.

Fylkesmannens observasjoner av kommunens ledelses manglende styring av tildeling og informasjon om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter stnavl.§17, synliggjør at kommunens egen kontroll på dette punktet ikke er tilfredsstillende.

Videre oppfølging av tilsynet

Fylkesmannen ber om at Øvre-Eiker kommune innen 15.oktober 2015 sender Fylkesmannen en plan der følgende går fram:

• Hvilke tiltak som er planlagt iverksatt for å rette avviket.
• Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir satt i verk.
• Hvordan ledelsen vil påse at tiltakene har virket som planlagt, etter at de har fått virke en stund.
• Hvilke frister kommunen har satt for å sikre fremdrift i arbeidet med rette avvikene.

Fylkesmannen vil ikke avslutte tilsynet før kommunen har rettet avviket.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen:

• Oversikt over kommunens organisering
• Oversikt over NAV Øvre-Eikers organisering
• Liste over alle ansatte i NAV Øvre-Eiker
• Aktuelle styringsdokumenter
• NAV Øvre-Eikers prosedyrer, rutiner, vedlegg og internkontroll – sosiale tjenester i NAV
• Samarbeids- og overføringsrutine med barneverntjenesten
• Samarbeidsavtale med Buskerud Fylkeskommune
• Brukerundersøkelse høsten 2014
• Liste over alle personer i aldersgruppen 17-23 år som mottok tjenester (økonomiskstønad, opplysning/råd og veiledning samt individuell plan) i 2015 tom 1.august 2015

Følgende dokumentasjon ba Fylkesmannen om at ble lagt frem under tilsynsbesøket:

• Rapport utarbeidet fra Skagerak Consulting med gjennomgang av tjenestetilbudet i helse og omsorg, inkl.NAV. Gjennomgangen gjelder for 2014
• Referater fra møter i ressursteamet
• Referat fra fagmøter sosial
• 30 saksmapper der det er gitt ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år - inklusive vedtak, kartlegginger, aktivitetsplan, journalnotater/notater fra oppfølgingssamtaler, referater fra eventuelle samarbeidsmøter
• 10 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn på ca 17 år – vedtak og kartlegginger
• Samtykkeskjemaer

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet