Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (stnavl.) i NAV Ringerike 2015

Fylkesmannen har i 2015 fø1t tilsyn med Ringerike kommune v/NAV Ringerikes tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Formålet med tilsynet har væ1t å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om NAV Ringerikes arbeid med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Fylkesmannens konklusjon er at Ringerike kommune ved NAV Ringerike har utført sine oppgaver til personer mellom 17 og 23 år i tråd med lovens krav.

Fylkesmannen ga en merknad :

Ringerike kommune v/NAV Ringerike dokumenterer ildrn at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker når saker tas opp i det eksterne ungdomsteamet.

Rapporten omtaler både grunnlaget for merknaden og de delene av tjenesten som ble undersøkt uten at det ble gitt merknader.

Dato : 27.11.15

Lena Kristin Hjelle
revisjonsleder

Une Borg Kjølseth
revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (stnavl.) § 9.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av Ringerike kommune v/NAV Ringerike i perioden 13.10.15 - 15.10.15. En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om de har et system som sikrer god praksis. Videre at kommunens ledelse har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt.

Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf . lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Tjenestene er hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 17, 18 og 19. Dette innebærer at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år, at tildelingen av tjenestene er forsvarlig og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig.

Fylkesmannen har sett på om kommunen har etablert nødvendige rutiner på det området tilsynet omfattet, om disse er i bruk og om de er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre har Fylkesmannen undersøkt om ledelsen følger opp at praksis er i samsvar med interne rutiner og om praksis er godt nok dokumente1t i det materialet som ble framlagt.

Om Ringerike kommune og NAV Ringerike

Ringerike kommune ligger i den østlige delen av Buskerud fylke med administrasjonssenter i Hønefoss. Kommunen er en av de største bykommunene i landet og har ca. 29 700  innbyggere. Ringerike er en av landets største skogsnæringskommuner . I tillegg til industri og handels- og servicevirksomhet, drives det også jordbruk i kommunen. Andelen med videregående eller høyere utdanning er lavere enn på landsnivået. Det er også en større andel som er aleneforsørgere og husholdninger med lav inntekt er høyere enn landet som helhet.

Kommunen har hatt stram økonomi over flere år og er på ROBEK-listen.

Ringerike kommunes administrasjon består av rådmann med stab/støtte. Under rådmannen er det seks kommunalsjefer med ansvar for disse tjenestene: Barn og unge, samfunn, skole og kultur, helse og omsorg, HR, samt Økonomi. NAV er organise1t under helse og omsorgsenheten.

NAV Ringerike er organise1t med tre avdelinger service, oppfølging 1 og oppfølgning 2. Disse ledes av hver sin avdelingsleder . Kontoret har et eget ungdomsteam som er organise1t under avdelingen oppfølgning 1. Teamet består av fire veiledere . I tillegg er en prosjektstilling i 100 % tilknyttet ungdomsteamet , samt en psykolog i 50 % prosjektstilling.

Sammen med rådmannen er kommunalsjefen med på partnerskapsmøter med den statlige delen av NAV.  Kommunalsjefen mottar rappo1teringer og har jevnlige møter med NAV-leder. NAV Ringerike har faste møter på alle nivåer der drift på kontoret, fag- og enkeltsaker blir tatt opp og drøftet. Ungdomsteamets avdelingsleder har personalansvar og ansvar for den delen av fagarbeidet som er knyttet til oppfølging med mål om tiltaldarbeid. Fagansvarlig, som er underlagt avdelingsleder på oppfølgning 2, godkjenner og kvalitetssikrer alle vedtak etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Brukere blir fordelt på de ulike veilederne ut fra oppfølgningsløp og innsatsbehov.

NAV har opplæringsplan for nyansatte og en helårlig kompetanseplan . Det er utarbeidet en internkontrollhåndbok. Rutinene for å motta henvendelse/søknad, vedtak på økonomisk sosialhjelp og gjeldsrådgivning er også beskrevet her.

Det er utarbeidet dokumentasjonslister og kartleggingsskjema ved vurdering av økonomisk sosialhjelp. Det foreligger skriftlige rutiner til bruk i arbeidet med tildeling av sosiale tjenester.

Meldte avvik mottas av NAV-leder og avdelingslederne. Kommunen er i ferd med å innføre et elektronisk avvikssystem.

Det er inngått samarbeidsavtale med Buskerud fylkeskommune. I tillegg har NAV Ringerike flere aktive prosjekter som retter seg mot ungdomsgruppen med NAV-leder som nærmeste fagsjef.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 03.08.15
• Åpningsmøte ble avholdt den 13.10.15
• Det ble gjennomført samtaler med rådmann, kommunalsjef, NAV-leder 1 avdelingsledere, 2 veiledere/besluttere og 6 veiledere
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk:
  – 57 saksmapper med journaler for unge mellom 17 og 23 år, o      9 vedtak som var hjemlet i Stnavl. § 17, og
  – 10 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn på 17 år.
• Sluttmøte ble avholdt den 14. oktober

Fra Fylkesmannen deltok rådgiver Else Marie Rødby, seniorrådgiverne Une Borg Kjølseth, Magnhild Budal Pettersen, Elisabeth Volle og Lena Kristin Hjelle med sistnevnte som revisjonsleder.

Fylkesmannens funn

Fylkesmannen har under tilsynet med Ringerike kommune v/NAV Ringerike undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tilgjengelighet, tildeling og oppfølgning av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Tjenestene er hjemlet i stnavl. §§ 17, 18 og 19.

Fylkesmannen har vurdert om kommunens kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjo1t en individuell vurdering ut fra brukers behov og hvor den enkelte brukers ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rett for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både generelt og i enkeltsaker.

NAV Ringerike har et eget ungdomsteam som følger opp unge opp til 25 år. Teamet er organisert i avdeling oppfølgning 1 og består av 4 veiledere. I tillegg er en prosjektstilling i 100 % og en psykolog i 50 % prosjektstilling tilknyttet ungdomsteamet. Brukerne blir fordelt på de ulike veilederne ut fra oppfølgingsløp og innsatsbehov.

Kontoret har per i dag en ubesatt stilling som fagansvarlig for tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen . Beslutteroppgaven knyttet til vedtak etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er derfor fordelt på tre veiledere, hvorav  en veileder i ungdomsteamet godkjenner vedtak i teamet.

NAV har opplæringsplan for nyansatte . Det foreligger en helårlig kompetanseplan basert på innmeldte behov etter medarbeidersamtalene . Planen er kjent for de ansatte og følges opp av ledelsen. Alle ansatte kjenner til tjenesten opplysning, råd og veiledning etter Stnavl. § 17. Det går fram av vedtakene at det er uklart hva som regnes som en tjeneste etter sosialtjenesteloven § 17 og generell råd og veiledning etter forvaltningsloven § 11.

Ledelsen har fokus på denne tjenesten og er i gang med planlagt opplæring.

Det gis tilbud om samtale med alle nye unge som henvender seg til NAV. Mottaksansatte har oversikt over hvem som utfører hvilke oppgaver i ungdomsteamet. Henvendelser rettes til riktig veileder. Kontakten med ungdommen skjer personlig, elektronisk og via telefon/sms.

Det går fram av intervjuer Fylkesmannen har gjennomfø1t, og journalnotater, at veilederne tar kontakt innen rimelig tid, når brukerne henvender seg.

Kontoret har utarbeidet kartleggingsskjema. Dette er kjent, men benyttes i liten grad. Journalnotater viser jevnlig kontakt med brukere og det fremgår av begrunnelsene i vedtakene, at det foretas en individuell vurdering ved tildelingen av tjenestene.

Ungdom som bor hjemme hos foreldrene får bistand ved behov.

Veiledere kan ta opp saker på vedtaksmøter/fagmøter der ansvarlig leder er tilstede. Veilederne som har beslutteransvar, har egne møter for å sikre lik praksis.

Journalnotatene viste at veiledere har tett kontakt med brukere de følger opp. Kontorets psykolog bidrar i kartleggingen av ungdommen. Kommunen har etablert kommunale lavterskel tiltak for sine brukere generelt, og ungdom er en prioritert målgruppe.

Veiledere fra ungdomsteamet er annenhver uke på Ringerike og Hønefoss videregående skole, som en del av prosjektet «Aktiv Jobb i skolen» Dette er et samarbeid med NAV, SLT-Koordinator, Helsesøster, Rådgiver, Enhet for rus og psykiatri, ungdomskontakt, barnevern og krisesenter, Ringerike videregående skole og Hønefoss videregående skole.

Formålet er å komme i kontakt med elever som har sosiale, helsemessige eller økonomiske utfordringer og fremme samarbeid mellom de kommunale tjenestene slik at flere unge greier å gjennomføre videregående opplæring.

Avvikssystemet i kommunen er kjent, men lite brukt. Derimot gikk det fram at veilederne visste hvem de skulle henvende seg til hos ledelsen ved ulike problemstillinger både generelt og i enkeltsaker.

Eksternt utvidet ungdomsteam med Oppfølgingstjenesten, IP-Koordinator og barnevern er et samarbeid som bidrar til koordine1te tjenester og tar opp enkeltsaker. Det foreligger imidlertid ikke skriftlige samtykkeerklæringer der saker tas opp i eksterne fora. Det er derfor en  betydelig risiko for at det kan oppstå tvil/uenighet om hvorvidt det faktisk er gitt samtykke til at saken kan tas opp i et slikt felles fora.

Fylkesmannen vurderer at det er grunnlag for å gi en merknad på dette området.

Merknad:

Ringerike kommune v/NAV dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker når saker tas opp idet eksterne ungdomsteamet.

VEDLEGG TIL RAPPORT FRA TILSYNET 2015 MED NAV RINGERIKE

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen:

• Oversikt over kommunens organisering
• Oversikt over NAV Ringerikes organisering
• Liste over ansatte i NAV Ringerike
• Aktuelle  styringsdokumenter
  – Rollebeskrivelse for fagansvarlig - økonomisk  sosialhjelp
  – Beskrivelse av oppgavene i ungdomsteamet
  – Opplæringsplan
  – Virksomhetsplan  2015
  – Tertialrapport
  – Mål og disponeringsbrev 2015 til fylkene med tillegg for 2. halvår
  – Mål, hovedprioriteringer  og tilskudd innenfor de sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen  2015 til kommunene.
  – NAV Ringerikes handlingsprogram  for 2015-2018. o       Mål for NAV Ringerike i 2015
• NAV Ringerikes prosedyrer, rutiner, vedlegg og internkontroll - sosiale tjenester i NAV
• Samarbeidsavtaler med de kommunale tjenestene: barneverntjenesten,  rus og psykiatritjenesten
• Samarbeidsavtale mellom PPOT Buskerud og NAV i Buskerud og rutinebeskrivelse  for samarbeidet mellom fagopplæringsseksjonen  i Buskerud fylkeskommune og NAV Buskerud
• Brukerundersøkelse  høsten 2014
• Liste over alle personer i aldersgruppen 17 til 23 år som mottok tjenester (økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning) i 2014 og fra 1. januar 2015 til 1. september 2015.
• Registreringsskjema av personer i aldersgruppen  17 til 23 år og hvilke tjenester de mottok av NAV

Følgende dokumentasjon ba Fylkesmannen om at ble lagt frem under tilsynsbesøket:

• 57 saksmapper der det er gitt ytelser etter lov om sosiale tjenester i NAV til personer mellom 17 og 23 år - inklusive vedtak, kartlegginger, aktivitetsplan, journalnotater/notater fra oppfølgingssamtaler, referat fra eventuelle samarbeidsmøter
• 10 saksmapper for voksne sosialhjelpsmottakere  med forsørgeransvmfor barn på ca. 17 år
• De 5 siste vedtak hvor det er gitt avslag på råd og veiledning etter Stnavl. § 17
• De 5 siste vedtak hvor det er innvilget tjenester etter Stnavl. § 17
• Rutinebeskrivelse av dokumentasjon som blir krevd når søknad om sosialhjelp, nødhjelp og strøm fremmes.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet