Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl.) i Nedre Eiker NAV Nedre Eiker 2016

Fylkesmannen har i 2016 ført tilsyn med Nedre Eiker kommune v/NAV Nedre Eikers tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om NAV Nedre Eiker sitt arbeid med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Fylkesmannens konklusjon er at Nedre Eiker kommune ved NAV Nedre Eiker har uført sine oppgaver til personer mellom 17 og 23 år i tråd med lovens krav.

Fylkesmannen ga 2 merknader:

NAV Nedre Eiker dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker ved direkte utbetaling til andre.

Tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 fattes ikke systematisk i vedtaksform.

Rapporten omtaler både grunnlaget for merknaden og de delene av tjenesten som ble undersøkt uten at det ble gitt merknader.

Rapporten omtaler de delene av tjenesten som ble undersøkt uten at det ble avdekket avvik eller gitt merknader.

Dato: 31.05.16

Lena Kristin Hjelle
Revisjonsleder

Silje Olsen
Revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl.) § 9.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av Nedre Eiker kommune v/NAV Nedre Eiker i perioden 09.05.16 -11.0516 . En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om de har et system som sikrer god praksis. Videre at kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5.

Tema for tilsynet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Tjenestene er hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 17, 18 og 19. Dette innebærer at Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år, at tildelingen av tjenestene er forsvarlig og at oppfølgningen av personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig.

Fylkesmannen har sett på om kommunen har etablert nødvendige rutiner på det området tilsynet omfattet, om disse er i bruk og om de er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Videre har Fylkesmannen undersøkt om ledelsen følger opp at praksis er i samsvar med interne rutiner og om praksis er godt nok dokurnente1i i det materialet som ble framlagt.

Om Nedre Eiker og NAV Nedre Eiker

Nedre Eiker grenser til Drammen og Lier i øst og Øvre Eiker og Modum i vest. Per 1.januar 2015 var det 24 154 innbyggere. Befolkning øker med ca. 1 % årlig. Kommunen har en ung befolkning og mange barnefamilier. På hjemmesidene til kommunen står det at kommuneledelsen har fokus på barn og unges oppvekstvilkår. Det er mange aktive lag og foreninger og flotte idrettsanlegg i området. Det vises til godt samarbeid mellom frivillige, kommunen og næringslivet som en styrke for å løse oppgaver. Av særlige tilbud til barn og unge tilbyr kommunen gratis helsetjenester til ungdom fra 13 til 23 år en gang i uken.

Ungdomsklubben Down Under har ulike aktiviteter for samme aldersgruppe i kulturhuset. Familiesenteret gir tilbud til familier bosatt i Nedre Eiker med barn under 18 år. Her kan man blant annet få samtaler innen psykisk helse for unge voksne frem til 24 år. Dette er gratis, frivillig og det trengs ikke henvisning.

Nedre Eiker har flere prosentvis arbeidsledige i aldersgruppen fra 15 til 29 år enn på landsbasis. Det er en høyere andel som bryter utdanningsløpet i den videregående skolen og det flere som sliter med psykiske lidelser enn landet forøvrig.

Kommunen er på ROBEK-lista og regner med en streng budsjettdisiplin i flere år fremover. Målet er å komme ut av ROBEK-lista om 4-5 år. Dette betyr at budsjettet for de enkelte kommunale områdene i liten grad vil bli endret i inneværende år. Derimot har barnevernet og sosiale tjenester fått en økning i 2015 for at budsjettet skal være mer i tråd med de faktiske utgiftene.

NAV-kontoret er etablert under helse og omsorgssjefen i kommunen. Kontoret er organisert i tre avdelinger; Mottak-marked, Oppfølgning og Fagteam. Disse ledes av hver sin avdelingsleder med NAV leder som øverste sjef. NAV-leder rapporterer til helse- og omsorgssjefen en gang i måneden.

Det er 9 veiledere som har arbeidsoppgaver etter lov om sosiale tjenester. Disse er fordelt i avdelingene Mottak-marked og Oppfølgning. Mottak-marked tar som oftest første henvendelse og mottakssamtale. Brukerne blir i hovedsak fordelt på avdelingene og til respektive veiledere, ut fra innsatsbehov og fødselsdato. Avdelingslederne i Mottak - marked og Oppfølgning har et felles ansvar for de sosiale tjenestene, men leder ved Oppfølging har fagansvaret på området, som også innebærer opplæring og å lede fagmøtene.

Det er utarbeidet registreringsskjema for mottak og rutiner til bruk ved tildeling av økonomisk sosialhjelp. Kontoret har en egen internkontrollhåndbok. Alle vedtak blir kontrollert og godkjent av en veileder med beslutningsmyndighet på området eller en avdelingsleder. Det er utarbeidet en stedfortrederliste ved fravær for alle ansatte ved kontoret.

NAV-Nedre Eiker har en egen ansatt som arbeider med kommunale tiltaksplasser, tilsvarende stilling som markedsarbeider på Statlig side. I tillegg har kommunen to aktive prosjekter som retter seg mot ungdomsgruppen. «Ut i jobb med NAV og MIF», som er underlagt Mottak - arbeid, er et samarbeid med Mjøndalen Idrettsforening om 10 praksisplasser. NAV Nedre Eiker er også tilknyttet det nasjonale prosjektet «NAV i videregående skole». En veileder fra kontoret er fire arbeidsdager på Åssiden videregående skole og en dag på sitt lokale NAV-kontor. Dette prosjektet ligger under Oppfølgningsteamet.

Kontoret har det kommunale avvikssystemet QMplus.

Det er inngått samarbeidsavtale med Buskerud fylkeskommune og rutiner for samarbeid mellom NAV og barneverntjenesten.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 22.02.16
• Åpningsmøte ble avholdt den 09.05.16
• Det ble gjennomført samtaler med kommunalsjef, NAV-leder, 2 avdelingsledere og 6 veiledere og 1 veileder i prosjekt
• Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i eget vedlegg.
• Fylkesmannen gjennomgikk: 35 saksmapper med journaler, inkludert 10 digitale mapper, og la hovedsakelig vekt på dokumenter som kunne belyse kommunens arbeid med sakene det siste året
• Sluttmøte ble avholdt den 11.05.16

Fra Fylkesmannen deltok rådgiver Else Marie Rødby, seniorrådgiverne Magnhild Budal Pettersen og Silje Olsen og seniorrådgiver Lena Kristin Helle, med sistnevnte som revisjonsleder.

Fylkesmannens funn og konklusjon

Fylkesmannen har under tilsynet med Nedre Eiker kommune v/NAV Nedre Eiker undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Tjenestene er hjemlet i sotjl. §§ 17, 18 og 19.

Fylkesmannen har vurdert om kommunens kartlegging, vurdering og beslutning om tiltale er forsvarlig, herunder om det er gjort en individuell vurdering ut fra brukers behov og hvor den enkelte brukers ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både på system- og individnivå.

De sosiale tjenestene er tilgjengelig på kommunens hjemmesider og det er link til NAV sine sider. I tillegg har ansatt i prosjektet «NAV-veileder i videregående skoler» gitt informasjon om NAV sine tjenester i de ulike klassene på Åssiden videregående skole og til aktuelle samarbeidspartnere i kommunen. NAV-kontoret er involvert i en rekke faste samarbeidsmøter med andre etater og aktører. Dette øker kompetansen hos samarbeidspartnere når det gjelder ansvarsområdet NAV har og de tjenestene som kan tilbys/søkes om.

Det fremgår av kommunens hjemmeside at bruker som utgangspunkt må være 18 år for å søke sosialhjelp. Dette er en feilinformasjon. Lovverket har ingen nedre grense. Derimot bekreftes det i samtaler at dette ikke blir fulgt opp.

Det er en rutine ved Mottak -marked at alle unge skal få tilbud om mottakssamtale. Det bekreftes i samtaler og journaler at dette følges raskt opp i praksis.

NAV Nedre Eiker har nylig satt ekstra fokus på sosiale forhold rundt bruker ved vurderingen av innsatsbehov etter NAV-loven § 14a. Dette kan avdekke behov for tjenester etter sosialtjenesteloven.

I skriftlige interne rutiner for kartlegging av ungdom, oppgis det at hjemmeboende ungdom hvor foreldrene ikke har forsørgelsesplikt, skal dokumentere at de faktisk ikke blir forsørget. Dette er feil lovforståelse. Imidlertid framkom det ingen holdepunkter under tilsynet på at denne rutinen ble fulgt.

NAV Nedre Eiker har egen sats for hjemmeboende ungdom . Gjennomgang av saksmapper og samtaler med veiledere, viser at satsen benyttes som et utgangspunkt i en individuell vurdering.

Av de 10 tilsendte siste vedtakene som var fattet frem til den 15. april, var kun 1 søknad avslått. Alle omhandlet søknad om nødhjelp/livsopphold og boutgifter, jf. sotjl. §§ 18 og 19. Gjennomgang av saksmappene og samtalene med ansatte bekreftet dette bildet. Ungdommene søker i liten grad om stønad til ekstraytelser. Det går frem i vedtakene hvilke faktiske opplysninger hos søker, som det er lagt vekt på når saken er besluttet.

Direkte betaling av stønad til kreditor utbetales, med få unntak, systematisk uten at det i vedtakene vises til at bruker har samtykket til dette muntlig eller skriftlig, jf. H35 punkt 4.22.1.

Det er kun fattet 3 vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning, jf. sotjl. § 17. Det er ingen vedtak som avslår tjenesten. Journalnotatene viser imidlertid at tjenesten blir gitt, både av veiledere på NAV-kontoret og i prosjektet NAV - veileder på Åssiden videregående skole.

Det er funnet vedtak der det stilles vilkår om å motta opplysning, råd og veiledning. Det er ikke hjemmel i sosialtjenesteloven for å stille et slikt vilkår. Tjenesten skal baseres på frivillighet, jf. Veileder til sosialtjenestelovens § 17 punkt 2.2 .2.

De ansatte vet om det kommunale avvikssystemet, men benytter det i liten grad. Arbeidsoppgavene innenfor de ulike avdelingene og grensesnittet mellom avdelingen er kjent for de ansatte.

Av de 10 sakene som omhandlet hjemmeboende ungdom, hvor foreldre mottar tjenester etter sosialtjenesteloven, fikk ingen av ungdommene spesifikk oppfølgning. Derimot går det fram at NAV hadde oversikt over antall barn, alder og om de var i et skoleløp eller i arbeid.

I Årsrapporten for 2014 går det fram at kommunen har hatt en nedgang i tiltaksnivået. På tilsynstidspunktet var dette endret. Per i dag har kommunen ca. 46 ulike plasser å tilby brukergruppen. Ungdom får tilbud om plass i både statlige og kommunale tiltak, uavhengig av ytelse.

Av de 25 ungdomsmappene hadde 11 brukere løpende aktivitetsplan. Av de resterende viste journalnotat at bruker var i et utdanningsløp, hadde kommet i arbeid, kun trengte stønad for en kort periode, flyttet eller av helsemessige grunner ikke var aktuelt for en slik plan per i dag.

I 13 av 25 saker var ungdommen i arbeidsrettet tiltak/utdanning, 3 hadde søkt arbeidsavklaringspenger, 5 er økonomisk selvhjulpne på arbeidsinntekt eller trygd. Av resterende mottakere hadde 1 flyttet og de gjenstående har ikke fulgt opp tilbudte tiltak fra NAV som følge av helsemessige- eller andre forhold.

Gjennomgang av 10 saker i de elektroniske dataprogrammene, viste at veileder over tid følger opp bruker ut fra deres behov . Fyldige journalnotater og hyppige samtaler viser at ungdommenes utfordringer blir registrert. Tiltak blir tilbudt/iverksatt i tråd med ungdommens ståsted. Dette ble også bekreftet i samtaler med de ansatte.

Av de 25 ungdomsmappene som er gjennomgått, gikk det frem at det i 13 av sakene var eller hadde vært samarbeid med andre instanser.

I 11 av sakene foreligger det samtykkeerklæringer.

Søknadsskjemaet er utformet på en slik måte at det kan se ut til at bruker ved å undertegne søknaden også gir samtykke til at NAV kan innhente dokumentasjon. Det skal fremgå helt klart når et samtykke er gitt, hva dette innebærer og dets varighet, jf. H35 punkt 5.41.2.5. Det er NAV kontoret som må sannsynliggjøre at det foreligger et samtykke.

Fylkesmannens observasjoner tilsier at NAV Nedre Eiker har et forbedringspotensial i sitt arbeid der utbetalingen av tildelt økonomisk stønad går til andre enn brukeren og formaliseringen av tjenesten opplysning, råd og veiledning.

Det er konkludert med 2 merknader på tilsynsområdet :

Merknad 1:

NAV Nedre Eiker dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker ved direkte utbetaling til andre.

Merknad 2:

Tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 fattes ikke systematisk i vedtaksform.

Vedlegg til rapporten fra tilsynet 2016 med NAV Nedre Eiker

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen:

• Oversikt over kommunens organisering
• Oversikt over NAV Nedre Eikers organisering
• Liste over alle ansatte i NAV
• Nedre Eiker
• Aktuelle styringsdokumenter
  - Rolle og ansvarsbeskrivelse for avdelingslederne 
  - Årsrapport 2015 for NAV Nedre Eiker
  - Målsetting for 2016
  - Virksomhetsplan for 2016
  - Langtidsplan for NAV 2016 -2019
  - Opplæringsmateriell: Lov om sosiale tjenester § 17
• Kort informasjon om tjenesten opplysning, råd og veiledning, som er lagt ut på internett
• Rutiner for kartlegging av ungdommer
• Rutiner for hjemmeboende voksne
• Rutiner for beregning av stipend
• Rutiner for elever og studenter
• Internkontrollrutiner ved kontoret i forhold til lov om sosiale tjenester
• Samarbeidsavtaler med Buskerud fylkeskommune 
  - PPOT Buskerud og NAV Buskerud
  - Fagopplæringsseksjonen i Buskerud fylkeskommune og NAV Buskerud
  - Rutinebeskrivelse for realkompetansevurdering på videregående skoles nivå for NAV-brukere
  - De nasjonale retningslinjene for realkompetansevurdering for voksne i videregående opplæring
• Brukerundersøkelse 2015
• Liste over alle personer i aldersgruppen 17 til 23 år som mottok tjenester (økonomisk stønad, råd og veiledning og individuell plan) i 2015 og for perioden 1.januar til 1. mars 2016
• De 10 siste vedtakene som omhandlet økonomisk stønad etter sotjl. § 18 og § 19 til unge mellom 17 og 23 år
• De 10 siste vedtakene på opplysning, råd og veiledning etter sotjl. § 17
  - De 10 siste vedtakene som omhandlet stønad etter sotj1. § 18 og § 19 til familier med barn mellom 17 og 23 år.

Følgende dokumentasjon ba Fylkesmannen om at ble lagt frem under tilsynsbesøket:

• 15 saksmapper der det er gitt ytelser etter sosialtjenesteloven til personer mellom 17 - 23 år - inklusive vedtak, kartlegginger, aktivitetsplan, journalnotat/notater fra oppfølgingssamtaler, referater fra eventuelle samarbeidsmøter
• Gjennomgang av 10 digitale saksmapper til personer mellom 17 -23 år.
• 10 saksmapper til voksne sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn i alderen 17 år og over -vedtak og kartlegging
• Rutiner for samarbeid mellom NAV og barneverntjenesten
• Registreringsskjema for mottak

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet