Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med gjennomgåelse av meldinger og tilbakemelding til melder ved barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune 2016

Fylkesmannen har i 2016 undersøkt om barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune gjennomgår meldinger og gir tilbakemelding til melder i tråd med bestemmelsene i barnevernloven og tilhørende forskrifter. Det vil si om meldinger gjennomgås i henhold til fristen, om det gjøres tilstrekkelige barnevernfaglige vurderinger før det besluttes henleggelse eller videre undersøkelse, om disse vurderingene dokumenteres og om det gis tilbakemelding til både private og offentlige meldere.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om barns situasjon er kartlagt forsvarlig.

Fylkesmannen gjorde noen observasjoner av lovstridig praksis som innebærer avvik fra lovens krav til tjenesten. Fylkesmannen formulerte avviket slik:

Avvik:

Øvre Eiker kommune har ikke sikret at alle som melder saker til barneverntjenesten får tilbakemelding i hht til barnevernlovens bestemmelser.

Dette er avvik fra barnevernloven § 6-7 a) og § 2-1 annet ledd og forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.

Dato: 14.03.2016

Marit Eide
revisjonsleder

Anita Rolland F. Fuglesang
revisor

Dette dokumentet er godkjent elektronisk og sendes uten underskrifter

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd og § 2-3 b annet ledd.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune i perioden 01.12.2015 – 25.02.2016. En systemrevisjon innebærer at Fylkesmannen skal undersøke om virksomheten leverer forsvarlige tjenester over tid og om de har et system som sikrer god praksis. Videre at kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. § 2-1 i barnevernloven og § 4 i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven.

Tema for tilsynet

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som gjennomføres i 2015 og 2016. Tema for tilsynet er om kommunen gjennomgår meldinger og gir tilbakemelding til melder slik det kreves i lov og forskrifter. Dette er en begrenset del av barneverntjenestens oppgaver, og tilsynet tar utgangspunkt i praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet. Rapporten er derfor ikke en vurdering av den totale virksomheten til barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune.

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen har et system som sørger for at meldingene blir gjennomgått på en barnevernfaglig forsvarlig måte innen fristen, og at det gis tilbakemelding til både private og offentlige meldere, slik det er fastsatt i barnevernloven § 4-2 og § 6-7 a.

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om det er nødvendige rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrollert hva som praktiseres, om dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Om barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune

Øvre Eiker kommune hadde 18 039 innbyggere pr 01.01.2015, hvorav 3 950 var under 18 år. I underkant av 6 % av barna hadde tiltak fra barnevernet i 2014.

Øvre Eiker kommunes administrasjon er inndelt i seks seksjoner som er underlagt rådmannen. Barneverntjenesten er en av åtte virksomheter som er organisert i Helse- og omsorgsseksjonen. Fra 01.03.2016 vil barneverntjenesten være organisert i Seksjon for oppvekst.

Barneverntjenesten har 18,4 stillinger. Alle stillingene var besatt pr 31.12.2015. Tjenesten ledes av barnevernleder og en fagleder. Fagleder deltar på meldingsmøter sammen med Mottaks- / undersøkelsesteamet, som består av fire saksbehandlere, hvorav en er teamkoordinator. Barneverntjenesten har to merkantile stillinger. De øvrige ansatte er fordelt i team for tiltak i hjemmet og team for omsorg, samt et tiltaks-/STYRK-team.

Barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune gjennomgikk 91 nye meldinger til barneverntjenesten i siste halvår 2015. Av disse meldingene ble 19,8 % henlagt uten videre undersøkelse, og 59,7 % av de avsluttede undersøkelsene ble konkludert med henleggelse uten tiltak.

Barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune har utarbeidet en tre-årig tjenesteplan for 2015 – 2018. Målet for planen er at barneverntjenesten skal ha tidlig inngripen i fokus og være et forebyggende barnevern. De skal i denne perioden samarbeide tett med andre tjenester for barn og unge i kommunen, og ønsker å fremstå tydeligere som en hjelpetjeneste for barn.

Barneverntjenesten skal innhente synspunkter fra tjenestemottakere og pårørende og gjennomføre årlige brukerundersøkelser.

Barneverntjenesten har utarbeidet "Internkontroll og rutinehåndbok – barneverntjenesten i Øvre Eiker", sist revidert 12.02.2016. Internkontrollhåndboka inneholder: «Hovedoppgaver og mål», «Organisering av barneverntjenesten», «Ansattes kompetanse», «Medvirkning – myndiggjorte medarbeidere», «Brukermedvirkning/deltakelse», «Risikoanalyse», «Å avdekke, rette opp og forebygge» og «Om kontinuerlige forbedringer». Rutinehåndboka inneholder administrative rutiner og faglige rutiner for barneverntjenestens ulike arbeidsområder, bl.a. registrering og gjennomgang samt avslutning/henleggelse av meldinger. Avslutningsvis i rutinehåndboka finnes et kapittel om «Overvåking av internkontrollen» og organisasjonskart over barneverntjenesten.

Øvre Eiker barneverntjeneste benytter saksbehandlingsprogrammet Familia.

Gjennomføring av tilsynet

• Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 01.12.2015.
• Åpningsmøte ble avholdt den 22.02.2016.
• Det ble gjennomført samtaler med rådmann, seksjonsleder for Helse og omsorg, barnevernleder, fagleder og fire saksbehandlere for mottak og undersøkelse, hvorav en teamkoordinator.
• Fylkesmannen gjennomgikk 38 saksmapper med journaler fra 2015.
• Oversikt over all dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet er gitt i eget vedlegg.
• Sluttmøte ble avholdt 25.02.2016.

Fra Fylkesmannen deltok fagsjef Anita Rolland F. Fuglesang og seniorrådgiverne Silje Therese Nyhus, Ole H. Bals og Marit Eide, med sistnevnte som revisjonsleder.

Fylkesmannens funn

Mottak av meldinger til barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune håndteres av mottak- og undersøkelsesteamet som består av 4 medarbeidere, hvorav en er teamkoordinator. Teamet har ukentlige møter for gjennomgang av meldinger, der også fagleder deltar. Skriftlige meldinger registreres inn av merkantil. Barneverntjenesten har god praksis for å fange opp og behandle akutte bekymringsmeldinger.

Muntlige meldinger nedtegnes på registreringsskjema. I teammøtene gjennomgås alle innkomne meldinger. Meldingene drøftes og konkluderes med henleggelse eller videre undersøkelse, før de fordeles til saksbehandler.

Ved gjennomgang av saksmapper og samtaler med ansatte fremkom det at meldinger i hovedsak gjennomgås innen fristen på en uke (90 av 91 siste halvår 2015). Det sjekkes om saken er kjent fra tidligere og ved behov tas det kontakt med melder for avklaring/utdypning. Det tas ikke rutinemessig kontakt med foreldre ved meldingsgjennomgangen. Meldinger vurderes individuelt og tilsynet avdekket ingen rutinemessige henleggelser. Søknader om hjelpetiltak blir registrert som meldinger og avgjøres ved vedtak.

Det er etablert en god rutine for videresending av meldinger til riktig kommune / ny kommune ved flyttinger.

De ansatte var i samtalene tydelige på at de tidligere har hatt en mangelfull praksis på å nedtegne de barnevernfaglige vurderingene i skjemaet for meldingsgjennomgang.

Fylkesmannen observerte ved gjennomgang av dokumentene fra 2015, at de barnevernfaglige vurderingene i liten grad var nedtegnet.

Barneverntjenesten har nylig endret denne praksisen. Det er nå utarbeidet et nytt skjema for gjennomgang av meldinger der relevante opplysninger for meldingsgjennomgangen skal fylles ut. De barnevernfaglige vurderingene skrives nå ned i skjemaet slik at det dokumenteres at meldingene er forsvarlig vurdert. Samtalene med de ansatte bekreftet at den nye praksisen er implementert i mottak- og undersøkelsesteamet. Dette fremgikk også av de dokumentene Fylkesmannen gjennomgikk i tilsynet.

Det er etablert en rutine for introduksjon og oppfølging av nyansatte i barneverntjenesten. Rutinen er omfattende og inneholder en sjekkliste for viktige områder den ansatte skal gjøres kjent med. Det er også nedfelt hvem som har ansvar for å følge opp de enkelte områdene. I samtalene med de ansatte fremkom det at rutinen ikke alltid var fulgt pga stort arbeidspress i barneverntjenesten. Alle ansatte i barneverntjenesten har tilbud om intern fagveiledning fra fagleder og regelmessig individuell prosessveiledning med ekstern veileder. Kommunen legger også til rette for at ansatte kan delta i videreutdanning innenfor relevante fagområder.

Øvre Eiker kommune har et eget digitalt kvalitetsstyringssystem, QM+, som er tilgjengelig for alle ansatte i kommunen. Systemet er knyttet til HMS, og ansatte kan melde avvik i eget registreringsbilde. Systemet er imidlertid ikke lagt til rette for melding av avvik på områder som omfattes av barneverntjenestens lovpålagte oppgaver og internkontroll. I samtalene med de ansatte ble det bekreftet at denne type avvik sjelden eller aldri meldes via QM+. Dersom det avdekkes feil og mangler ved barneverntjenestens arbeid, meldes dette muntlig til nærmeste leder. De feil og mangler som meldes, blir rettet opp, og det gis tilbakemelding til den som har meldt fra. Det er ikke etablert system for å registrere og systematisere slike meldinger.

Det er faste ukentlige ledermøter mellom barnevernleder og fagleder, der situasjonen innen barneverntjenesten blir drøftet. Barnevernleder blir bl.a. informert om endringer i rutiner og om eventuelle feil og mangler som er avdekket. Barnevernleder deltar i seksjonsleders faste ledermøter der alle tjenestelederne deltar. Seksjonsleder deltar i rådmannens faste ledermøter. Den økonomiske situasjonen og måloppnåelsen for barneverntjenesten rapporteres tertialvis. I tillegg blir kommuneledelsen orientert ved behov, f.eks. ved spesielle hendelser som krever oppfølging eller tjenester fra flere instanser i kommunen.

Fylkesmannen gjorde noen observasjoner av lovstridig praksis:

• I 2015 manglet det 23 skriftlige tilbakemeldinger til melder i henhold til barnevernloven § 6-7 a) i 17 av 38 saker (1 til privat melder og 14 til offentlig melder etter gjennomgåelse av melding, og 8 til offentlig melder etter avsluttet undersøkelse).
• Ved samtaler med de ansatte ble det bekreftet at det ikke er innarbeidet rutine for å gi skriftlig tilbakemelding til melder. Det er utarbeidet brevmaler for tilbakemeldinger i Familia, men det kunne ikke dokumenteres at disse er tatt i bruk og implementert hos ansatte i barneverntjenesten.
• Ved tilsynet ble det bedt om avviksrapporteringer innen de aktuelle temaene for 2015 og 2016. Ingen slike rapporteringer kunne fremlegges. Under samtalene med de ansatte fremkom det usikkerhet om hva som skulle registreres som avvik og hvordan disse skulle rapporteres. Det ble opplyst at enkelte avvik rapporteres muntlig til barnevernleder/fagleder.
• Internkontrollsystemet fanger ikke opp svakheter ved rutinene for tilbakemelding til meldere.
• De ansatte hadde ikke mottatt tilstrekkelig opplæring i lovkravene for tilbakemelding til melder i de ulike fasene i den enkelte sak.

Samlet sett utgjør dette etter Fylkesmannens vurdering en praksis som innebærer avvik fra lovens krav til tjenesten. Fylkesmannen har formulert avviket slik:

Avvik:

Øvre Eiker kommune har ikke sikret at alle som melder saker til barneverntjenesten får tilbakemelding i hht til barnevernlovens bestemmelser.

Dette er avvik fra barnevernloven § 6-7 a) og § 2-1 annet ledd og forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.

Kommentar

En tilbakemelding til melder vil i utgangspunktet innebære å bekrefte skriftlig at meldingen er mottatt. Dette skal skje innen tre uker etter at meldingen kom inn. Der meldingen kommer fra offentlig melder, eller personer med yrkesmessig taushetsplikt, skal det samtidig opplyses om det er åpnet undersøkelsessak eller om meldingen er henlagt. Det skal gis ny tilbakemelding til offentlig melder, eller personer med yrkesmessig taushetsplikt innen tre uker etter at undersøkelse er gjennomført, der det opplyses om saken er henlagt eller om kommunen følger opp barnet videre. Instanser som følger opp barnet i det daglige, som for eksempel barnehage, skole, helsestasjon og skolehelsetjenesten, kan ha et reelt behov for å vite om hvordan barnet blir fulgt opp, for selv å kunne følge opp barnet på en best mulig måte. I disse sakene må barneverntjenesten derfor vurdere om det skal gis tilbakemelding om hvilke tiltak som iverksettes.

Foruten å styrke tilliten til barneverntjenesten vil bestemmelsen kunne bedre samarbeidet mellom tjenester og dermed bidra til at barnet får et godt og helhetlig tjenestetilbud.

Rutinene for tilbakemelding til melder må følges opp av ledelsen, som må påse om de fungerer og etterleves. Feil og mangler skal rettes opp, og kommunens ledelse må følge med på at iverksatte tiltak virker etter sin hensikt.

Videre oppfølging av tilsynet

Fylkesmannen ber om at Øvre Eiker kommune innen 15.06.2016 sender Fylkesmannen en orientering der følgende går fram

• hvilke konkrete tiltak som er iverksatt for å rette avviket
• hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er satt i verk
• hvordan ledelsen vil påse at tiltakene virker som planlagt, etter at de har fått virke en stund.

Fylkesmannen vil ikke avslutte tilsynet før tiltakene er iverksatt og ledelsen har fulgt opp at kommunens praksis er endret.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 13.01.2016 fra Øvre Eiker kommune:

• Oversikt over kommunens organisering
• Oversikt over Helse- og omsorgsseksjonens organisering
• Oversikt over barneverntjenestens organisering
• Styringsdokumenter
  Tjenesteplan Barnevern 2015 - 2018
  Handlingsplan HMS - Barnevern
  Introduksjon og oppfølging av nyansatte i barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune
• Internkontroll og rutinehåndbok - barneverntjenesten i Øvre Eiker (med rutiner)
• Utskrift av kontrollskjemaer fra Familia på alle meldinger til barneverntjenesten i september 2015
• Utskrift av kontrollskjemaer fra Familia på alle avsluttede undersøkelser i november 2015
• Liste over alle ansatte i barneverntjenesten
• Utskrift av alle kontrollskjemaer for 2. halvår 2016 (innsendt til Fylkesmannen i forbindelse med halvårsrapportering)

Tilleggsdokumentasjon som ble innsendt 16.02.2016:

• Oppdatert rutinehåndbok
• Liste over ansvarsområder for barnevernleder, fagleder og ansatte i barneverntjenesten

Tilleggsdokumentasjon som ble bedt om 22.02.2016:

• Utfylte avviksrapporteringer som er knyttet til gjennomgåelse av meldinger for 2015 og 2016
• Utfylte avviksrapporteringer som er knyttet til tilbakemelding til melder for 2015 og 2016
• Brevmal(er) for tilbakemelding til melder
• Siste statusrapport fra teammøte for gjennomgang av meldinger og undersøkelser

Tilleggsdokumentasjon som ble fremlagt 22.02.2016:

• Utfylte kontrollskjemaer for 12 saker
• 3 brevmaler for tilbakemelding til melder
• Bok med notater fra teammøter mottak/undersøkelse i 2016

Annen tilleggsdokumentasjon som ble fremlagt 22.02.2016:

• 2 meldinger med skjemaer for meldingsgjennomgåelse etter ny mal

Tilleggsdokumentasjon som ble fremlagt 23.02.2016:

• Mal for avviksrapporteringer (QM+)
• Gjennomgåelsesskjema for meldinger i 7 saker
• 16 meldinger fra januar/februar 2016 med skjemaer for meldingsgjennomgåelse, hvorav 6 etter ny mal og 1 med tilbakemelding til melder etter ny mal

Saksmapper som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

• 19 saksmapper med henlagte meldinger fra 2015
• 11 saksmapper med undersøkelser som førte til henleggelse fra 2015
• 8 saksmapper med undersøkelser som førte til tiltak fra 2015

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 01.12.2015 Varsel om tilsyn
• 13.01.2016 Innsendt dokumentasjon
• 28.01.2016 Brev med program for revisjonen
• 28.01.2016 Brev med anmodning om fremleggelse av saksmapper ved tilsynet
• 16.02.2016 Innsendt tilleggsdokumentasjon

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk