Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med gjennomgåelse av meldinger og tilbakemelding til melder ved barneverntjenesten i Ringerike kommune 2016

Fylkesmannen har i 2016 undersøkt om barneverntjenesten i Ringerike kommune gjennomgår meldinger og gir tilbakemelding til melder i tråd med bestemmelsene i barnevernloven og tilhørende forskrifter. Det vil si om meldinger gjennomgås i henhold til fristen, om det gjøres tilstrekkelige barnevernfaglige vurderinger før det besluttes henleggelse eller videre undersøkelse, om disse vurderingene dokumenteres og om det gis tilbakemelding til både private og offentlige meldere.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer om barns situasjon er kartlagt forsvarlig.

Fylkesmannen gjorde noen observasjoner av lovstridig praksis som innebærer avvik fra lovens krav til tjenesten. Fylkesmannen formulerte avvikene slik:

Avvik 1:

Ringerike kommune har ikke sikret at alle meldinger til barneverntjenesten er håndtert forsvarlig.

Dette er avvik fra barnevernloven § 4-2 og § 4-3 og forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.

Avvik 2:

Ringerike kommune har ikke sikret at alle som melder saker til barneverntjenesten får tilbakemelding i hht til barnevernlovens bestemmelser.

Dette er avvik fra barnevernloven § 6-7 a) og forskrift om internkontroll i barneverntjenesten. Dato: 04.08.2016

Torstein Heen
revisjonsleder

Elisabeth Volle
Revisor

Dette dokumentet er godkjent elektronisk og sendes uten underskrifter

Innledning

Tilsyn er lovlighetskontroll og skal vurdere om tjenestene er forsvarlige og i samsvar med lovens krav. Målet er å styrke rettssikkerheten for brukerne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd og § 2-3 b annet ledd.

Denne rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av barneverntjenesten i Ringerike kommune i perioden 25.02.2016 – 19.04.2016. En systemrevisjon innebærer at Fylkesmannen skal undersøke om virksomheten leverer forsvarlige tjenester over tid og om de har et system som sikrer god praksis. Videre at kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. § 2-1 i barnevernloven og § 4 i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven.

Tema for tilsynet

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som gjennomføres i 2015 og 2016. Tema for tilsynet er om kommunen gjennomgår meldinger og gir tilbakemelding til melder slik det kreves i lov og forskrifter. Dette er en begrenset del av barneverntjenestens oppgaver, og tilsynet tar utgangspunkt i praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet. Rapporten er derfor ikke en vurdering av den totale virksomheten til barneverntjenesten i Øvre Eiker kommune.

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen har et system som sørger for at meldingene blir gjennomgått på en barnevernfaglig forsvarlig måte innen fristen, og at det gis tilbakemelding til både private og offentlige meldere, slik det er fastsatt i barnevernloven § 4-2 og § 6-7 a.

Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om det er nødvendige rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre ble det kontrollert hva som praktiseres, om dette er i samsvar med interne rutiner, samt om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Om barneverntjenesten i Ringerike kommune

Ringerike kommune hadde 29 801 innbyggere pr 01.01.2016, hvorav 5 701 var under 18 år. I underkant av 5,5 % av barna hadde tiltak fra barnevernet i 2015.

I følge innsendt organisasjonskart er Ringerike kommunes administrasjon inndelt i seks sektorer som er underlagt rådmannen. Barneverntjenesten er en av 15 enheter som er organisert i sektor Barn og unge.

Barneverntjenesten har 27 stillinger. Alle stillingene var besatt pr 31.12.2015. Tjenesten ledes av barnevernleder og en avdelingsleder. Avdelingsleder deltar på gruppemøter i Mottaks- / undersøkelsesgruppa, som består av seks saksbehandlere. Barneverntjenesten har to merkantile stillinger. De øvrige ansatte er fordelt i gruppe for tiltak og gruppe for omsorg.

Barneverntjenesten i Ringerike kommune gjennomgikk 152 nye meldinger til barneverntjenesten i siste halvår 2015. Alle meldingene ble gjennomgått innen fristen på en uke. 36,2 % av meldingene ble henlagt uten videre undersøkelse, og 56 % av de avsluttede undersøkelsene ble konkludert med henleggelse uten tiltak.

Ringerike kommune hadde 11 akuttplasseringer siste halvår 2015. Til sammen 217 barn hadde tiltak fra barnevernet pr 31.12.2015.

Ringerike barneverntjeneste benytter saksbehandlingsprogrammet Familia.

Gjennomføring av tilsynet

Fylkesmannen sendte varsel om tilsynet til kommunen den 25.02.2016.

• Åpningsmøte ble avholdt den 15.04.2016.
• Det ble gjennomført samtaler med rådmann, kommunalsjef for Barn og Unge, enhetsleder for barnevern, avdelingsleder Mottak og undersøkelse og fem saksbehandlere fra Mottak og undersøkelse.
• Fylkesmannen gjennomgikk 40 saksmapper med journaler fra 2015.
• Oversikt over all dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet er gitt i eget vedlegg.
• Sluttmøte ble avholdt 19.04.2016.

Fra Fylkesmannen deltok seniorrådgiverne Christian Øhren Nordset, Elisabeth Volle, Ole H. Bals og Torstein Heen, med sistnevnte som revisjonsleder.

Fylkesmannens funn

Mottak av meldinger til barneverntjenesten i Ringerike kommune håndteres av mottak- og undersøkelsesgruppa som består av 7 medarbeidere, hvorav en er avdelingsleder og en er i permisjon. Gruppa har ukentlige møter for gjennomgang av meldinger. Skriftlige meldinger registreres inn av merkantil. Barneverntjenesten har god praksis for å fange opp og behandle akutte bekymringsmeldinger. I møte drøftes meldingene og det konkluderes med henleggelse eller videre undersøkelse, før de fordeles til saksbehandler.

Ved gjennomgang av saksmapper og samtaler med ansatte fremkom det at alle meldinger gjennomgås innen fristen på en uke. Det sjekkes om saken er kjent fra tidligere og ved behov tas det kontakt med melder for avklaring/utdypning. Det tas ikke kontakt med foreldre ved meldingsgjennomgangen. Meldinger vurderes individuelt og tilsynet avdekket ingen rutinemessige henleggelser.

Det er en etablert praksis for videresending av meldinger til riktig kommune / ny kommune ved flyttinger.

Barneverntjenesten benytter et skjema for gjennomgang av meldinger der relevante opplysninger for meldingsgjennomgangen skal fylles ut. Det fremgikk at barneverntjenesten i liten grad nedtegner de barnevernfaglige vurderingene etter meldingsgjennomgang.

Under samtalene med de ansatte kom det fram at de hadde god kjennskap til aktuelle lovbestemmelser, herunder bestemmelsene om inhabilitet.

De ansatte fremhevet arbeidsmiljøet i barneverntjenesten som svært godt, med erfarne medarbeidere og god kollegastøtte. Ledelsen ble omtalt i positive ordelag.

Det er etablert månedlige møter mellom rådmann og kommunalsjef, der barnevern er tema. Kommunalsjefen har faste møter med barnevernleder hver annen uke. Barnevernleder og avdelingsleder ga begge uttrykk for at de har som intensjon å møtes regelmessig, men stort arbeidspress gjør at dette er vanskelig å gjennomføre i praksis.

Fylkesmannen gjorde noen observasjoner av lovstridig praksis:

• 6 av de 20 gjennomgåtte meldingene er henlagt uten at barnevernfaglige vurderinger er tilstrekkelig dokumentert. 5 av disse meldingene inneholdt opplysninger om vold i nære relasjoner og 3 inneholdt opplysninger om rus / psykiatri.
• I 11 av 40 saker var det ikke gitt tilbakemelding til melder i henhold til lovbestemmelsene; 1 til offentlig melder etter gjennomgåelse, og 9 til offentlig melder etter avsluttet undersøkelse. I 4 av disse var tilbakemeldingene sendt flere måneder etter fristen. 2 tilbakemeldinger etter meldingsgjennomgåelse var gitt muntlig, en til privat melder og en til offentlig melder.
• Ved samtaler med de ansatte ble det bekreftet at det foreligger en rutine for å gi skriftlig tilbakemelding til melder, men at denne rutinen ikke følges.
• Ved tilsynet ble det bedt om avviksrapporteringer innen de aktuelle temaene for de siste to årene. Ingen slike rapporteringer kunne fremlegges. Under samtalene med de ansatte ble det opplyst at de ikke benytter systemet for avviksrapportering, men at enkelte avvik rapporteres muntlig til barnevernleder/avdelingsleder.
• Internkontrollsystemet fanger ikke opp manglene ved de barnevernfaglige vurderingene ved meldingsgjennomgangen. Internkontrollsystemet fanger heller ikke opp svakheter ved rutinene for tilbakemelding til meldere.

Samlet sett utgjorde dette etter Fylkesmannens vurdering en praksis som innebærer avvik fra lovens krav til tjenesten. Fylkesmannen formulerte avvikene slik:

Avvik 1:

Ringerike kommune har ikke sikret at alle meldinger til barneverntjenesten er håndtert forsvarlig.

Dette er avvik fra barnevernloven § 4-2 og § 4-3 og forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.

Kommentar
Barneverntjenestens gjennomgang av meldinger skal være forsvarlig håndtert og vurderinger skal gjøres i samsvar med vilkårene i loven, slik at meldinger ikke henlegges på feil grunnlag.

Hovedhensynet ved disse bestemmelsene er å ivareta rettssikkerheten til de som meldingen omhandler.

Terskelen for å igangsette undersøkelser skal være lav, og barneverntjenesten har både en rett og en plikt til å foreta undersøkelse selv om det ikke foreligger indikasjoner på omsorgssvikt eller mishandling. Meldinger om vold, rus, psykiatri og seksuelle overgrep skal vurderes, og kun henlegges der meldingen er gitt i ren sjikanehensikt.

Det er viktig at ledelsen holder seg orientert om hvilke meldinger som henlegges og korrigerer praksis dersom terskelen settes for høyt eller er lovstridig på andre måter. Ledelsen og de ansatte må kjenne til når det er risiko for at meldinger blir feilaktig henlagt.

Avvik 2:

Ringerike kommune har ikke sikret at alle som melder saker til barneverntjenesten får tilbakemelding i hht til barnevernlovens bestemmelser.

Dette er avvik fra barnevernloven § 6-7 a) og forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.

Kommentar
Der meldingen kommer fra offentlig melder, eller personer med yrkesmessig taushetsplikt, skal det i tilbakemeldingen opplyses om det er åpnet undersøkelsessak eller om meldingen er henlagt. Instanser som følger opp barnet i det daglige, som for eksempel barnehage, skole, helsestasjon og skolehelsetjenesten, vil i etterkant av en undersøkelse ha et reelt behov for å vite om hvordan barnet blir fulgt opp, for selv å kunne følge opp barnet på en best mulig måte. Foruten å styrke tilliten til barneverntjenesten vil disse bestemmelsene kunne bedre samarbeidet mellom tjenester og dermed bidra til at barnet får et godt og helhetlig tjenestetilbud.

Rutinene for tilbakemelding til melder må følges opp av ledelsen, som må forsikre seg om at de fungerer og etterleves. Feil og mangler skal rettes opp, og kommunens ledelse må følge med på at iverksatte tiltak virker etter sin hensikt.

Videre oppfølging av tilsynet

Fylkesmannen ber om at Ringerike kommune innen 15.09.2016 sender Fylkesmannen en orientering der følgende går fram 

• hvilke konkrete tiltak som er iverksatt for å rette avvikene
• hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene virker som planlagt

Fylkesmannen vil ikke avslutte tilsynet før avvikene er rettet opp og ledelsen har fulgt opp at kommunens praksis er endret.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet