Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Sigdal kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Sigdal kommune ved NAV Sigdal sikrer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om økonomisk stønad, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven forkortet sotjl.).

Denne rapporten beskriver det avviket som Fylkesmannen har gitt på de reviderte områdene. Fylkesmannen ga to avvik:

Avvik 1

NAV Sigdal sikrer ikke vurderinger og beslutninger av avgjørelse om økonomisk stønad i hht lov og forskrift.

Avvik 2

NAV Sigdal sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av søknader om økonomisk stønad, i tråd med krav i forvaltningslov og sosialtjenestelov.

Dato: 3.juni 2016

Magnhild B. Pettersen
revisjonsleder

Une Kjølseth
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sigdal kommune den 1.og 2.juni 2016.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. Derfor gir den ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områdene som tilsynet har omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sigdal kommune har om lag 3 500 innbyggere. Rådmann er nærmeste overordnede leder over NAV-leder. NAV-leder rapporterer direkte til rådmann. NAV-leder deltar i jevnlige statusmøter med rådmannen.  Rådmann deltar i partnerskapsmøter mellom kommune og stat.

Kontoret er organisert etter generalistmodell med to saksbehandlere som har sosialtjenesteområdet som sitt fagfelt. I tillegg har flyktningkonsulent ansvar for saksbehandling og vurdering av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven, til flyktninger. NAV-leder godkjenner alle vedtak. Det er fagmøter en gang i uken og da deltar de som arbeider med sosialhjelpssakene, bortsett fra flyktningkonsulent.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 18.03.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt. Åpningsmøte ble avholdt den 1.juni 2016. Fem personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 2.juni 2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19. november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Sigdal kommune ved NAV Sigdal undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om økonomisk stønad. At det skal være en ”forsvarlig behandling” betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging, vurdering og beslutning av hjelpebehovet. I tillegg må de krav til forsvarlig saksbehandling som forvaltningslov og sosialtjenestelov oppstiller følges. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov.

5.  Funn

Tilsynet ga grunn til å gi to avvik:

Avvik 1

NAV Sigdal sikrer ikke vurderinger og beslutninger av avgjørelse om økonomisk stønad i hht lov og forskrift.

Avvik 2

NAV Sigdal sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av søknader om økonomisk stønad, i tråd med krav i forvaltningslov og sosialtjenestelov.

Avvik fra følgende regelverk:

• Sosialtjenesteloven §§1,3,4,5,18,19,20,26,41 og §44.
• Forvaltningloven §§ 6,23,24,25 og §28.

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i NAV skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper og lovens formålsbestemmelse setter spesielt fokus på at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter.

For at forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal utføres forsvarlig, skal det innhentes tilstrekkelige opplysninger. Dette innebærer bla kartlegging av barns ulike behov i familier som mottar sosialhjelp. Kartleggingen danner grunnlag for de vurderinger og beslutninger som blir gjort. Behandling av søknader om økonomisk stønad skal foretas etter en konkret individuell vurdering, både om det skal ytes stønad og ved utmåling av stønaden.

Tilsynet har gjort følgende observasjoner:

Håndtering av henvendelser:

• Henvendelser i mottaket i NAV får rask vurdering og avklaring
• Kort saksbehandlingstid og ventetid for timeavtale
• Rask håndtering av nødhjelpssøknader
• Det er praksis på at ingen søknader avvises i mottaket
• NAV har fokus på kartlegging av barns særlige behov for stønad. Eget kartleggingsskjema med fokus på barns behov er utarbeidet og kjent.

Vurdering og beslutning:

• Når det gjelder økonomisk stønad til flyktninger så tilfredsstiller ikke vedtakene lovens krav til konkrete og individuelle vurderinger.
• Vedtak til flyktninger mangler konkrete individuelle begrunnelse som tilfredsstiller kravene etter fvl. § 25. Det er kun henvist til «Handlingsplan for arbeid med flyktninger i Sigdal kommune» – fra 2006.
• Søknader om sosialhjelp fra flyktninger, fremsettes i hovedsak muntlig uten at de blir nedtegnet og dokumentert i kommunens saksbehandlingssystem. Det fremkom i samtale at muntlige søknader er avvist muntlig. Dermed er brukere avskåret retten til å klage og å få prøvd sin sak, som igjen er brudd på sentrale rettsikkerhetsgarantier.

Forsvarlig saksbehandling:

• Vedtak om økonomisk stønad til flyktninger blir som hovedregel fattet etter sotjl. § 19. Denne praksisen bærer preg av å være en praktisk og teknisk løsning fremfor en konkret vurdering av stønad etter bestemmelsen.
• Det er ikke i tilstrekkelig grad dokumentert samtykke der penger overføres/sendes direkte til kreditor.
• Ett vedtak viser at tannlege får kopi av vedtaket med opplysning om sivilstand, økonomi mm uten at det er dokumentert samtykke fra bruker. Dette er brudd på taushetsplikten jf. sotjl. § 44.
• I vedtak som omhandler vilkår og oppfølging av vilkår etter sosialtjenesteloven §20, er det fattet omgjøringsvedtak hjemlet etter fvl.§35. Endringsvedtak og oppfølging av vilkår, skal som hovedregel vurderes etter sosialtjenestelovens bestemmelser. Rundskriv H35 4.20.2.8 omtaler dette.
• I vedtak der det stilles vilkår etter sotjl. § 20, fremgår det at dersom en stønadsmottaker «ikke kan vise dokumentasjon på at vilkåret er forsøkt oppfylt, vil dette få konsekvenser for utmåling av sosialhjelp. Informasjon i vedtak er ikke i tråd med regelverket.
• I flere vedtak er det satt ugyldige vilkår med hjemmel i sotjl. § 20, for eksempel vilkår om å fullføre tannbehandling innen en gitt frist og vilkår om å flytte inn i en omsorgsbolig innen en gitt frist.
• Vedtak viser at beregning av refusjon etter sotjl. § 26, ikke samsvarer med regelverket. For å kunne vurdere om lovens vilkår med hensyn til samme formål og samme tidsrom er oppfylt, er det nødvendig at det foreligger en oppstilling som viser hvordan NAV har beregnet refusjonsbeløpet.
• NAV fatter vedtak innen tjenesteområde/lovverk (Helse- og omsorgstjenesteloven og Introduksjonsloven), uten at det foreligger delegasjonsvedtak på dette. Etter partnerskapsavtalen mellom NAV fylke og Sigdal kommune fra 2009 skulle det foreligge egne delegasjonsvedtak der kommunen har delegert myndigheten til NAV.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og korrigere virksomhetens aktiviteter. Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Etter internkontrollforskriften § 4 andre ledd bokstav g, er kommunen ansvarlig for å:

«utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke rette opp og forebygge overtredelse av sosiallovgivningen».

Observasjoner knyttet til internkontroll viser:

• Vedtak til flyktninger viser at bruker får innvilget stønad som refunderes til veilederes private konto. I noen tilfeller er veileder satt til å fatte vedtak på egne utlegg. Ledelsen er kjent med denne praksisen og er ansvarlig for å godkjenne vedtakene.
• Det kommer frem i samtale at veiledere har meldt fra om at de ikke er enig i praksisen med å forskuttere stønad for brukere, uten at kommunens ledelse har iverksatt tiltak eller system som løser problemet.
• Flyktningkonsulent deltar ikke fast på fagmøter der saker drøftes etter sosialtjenesteloven. Det er heller ikke gitt spesiell opplæring knyttet til lovverket. Dette kan føre til ulike praksis ved behandling av saker etter sosialtjenesteloven, som vil være et brudd med det forvaltningsrettslige prinsipp om likebehandling. Dette vil i tillegg kunne svekke tilliten til forvaltningen.
• Det er ikke noe fungerende system for skriftlig avviksrapportering, eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesten blir gjort kjent for kommuneledelsen og brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (trådt i kraft 19.11.2010)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Under revisjonen ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

• Organisasjonskart som viser hvem ved NAV Sigdal som har ansvar og myndighet for hva når det gjelder tildeling av økonomisk stønad.
• Partnerskapsavtalen mellom staten og Sigdal kommune i forbindelse med etableringen av NAV-kontor i kommunen.
• Kommunens styrende dokumenter for arbeidet med tildeling av økonomisk stønad, Søknadsskjemaer for de kommunale tjenestene i NAV.
• Den siste brukerundersøkelsen som er gjennomført ved NAV Sigdal.
• Kopi av søknader og vedtak om økonomisk stønad i perioden fra 15. oktober 2015 til 15. april 2016.
• Mapper der det er fattet vedtak etter sosialtjenesteloven til personer med daglig omsorg for barn.
• Mapper der det er fattet vedtak etter sosialtjenesteloven til personer som har samvær med barn.
• Mapper der det er fattet vedtak etter sosialtjenesteloven til ungdom mellom 17 og 23 år.
• «Flyktninge-mapper» der det er fattet vedtak etter sosialtjenesteloven.
• Mapper til personer som har supplering til trygd.
• Avviksmeldinger er etterspurt, men dette finnes ikke.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Magnhild B. Pettersen (revisjonsleder)
Else Marie Rødby (revisor)
Une Kjølseth (revisor)