Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med Bufetat region sør Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom, avdeling Geithus Landsomfattende tilsyn med barneverninstitusjoner 2018

Tidsrom for tilsynsbesøket:

18.06.2018 – 22.06.2019

Fylkesmannen i Buskerud 27.02.2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom avdeling Geithus i perioden 18.-22. juni 2018. Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var om institusjonen sikrer barna forsvarlig omsorg gjennom trygge rammer og stabil og god voksenkontakt. I tillegg undersøkte Fylkesmannen om forebygging, gjennomføring og oppfølging av tvang blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav. Barnas rett til medvirkning var et gjennomgående tema i hele tilsynet.

Etter Fylkesmannens vurdering fremstår det som det ikke finnes et tilstrekkelig styringssystem som sikrer gode tjenester til beboerne. Dette kan føre til at behandlingstilbudet ved Geithus blir tilfeldig og personavhengig. Fylkesmannen har likevel ikke funnet grunnlag for å si at beboerne ikke blir ivaretatt på tilsynstidpunktet.

Fylkesmannen ser dette i sammenheng med en erfaren ansattgruppe som evner å ivareta beboerne i det som beskrives som en vanskelig tid for avdelingen.

Fylkesmannen konkluderer med følgende:

Bufetat region sør Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom, avdeling Geithus har gjennomgående mangler ved sin internkontroll som fører til høy risiko for at beboerne ikke vil få forsvarlige tjenester.

Dette er brudd på Lov om barneverntjenester § 1-4, jf. forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner §§ 10 og 12.

1. Tilsynets tema og omfang

Fylkesmannen skal føre tilsyn med barneverninstitusjoner jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b) tredje ledd og § 5-7. I henhold til forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 § 2, har tilsynet som formål å påse at lover og regelverk blir fulgt og at barna får forsvarlig omsorg og behandling i institusjonen. Videre skal tilsynet påse at barna blir behandlet hensynsfullt og med respekt for den enkeltes integritet.</p

For at dette landsomfattende tilsynet ikke skulle bli for bredt, har dette tilsynet vært avgrenset til å undersøke noen utvalgte elementer i den daglige omsorgen for barna og i tillegg institusjonens arbeid ved bruk av tvang. Fylkesmannen har undersøkt og konkludert om institusjonen gir barna forsvarlige tjenester på disse områdene:

Tydelige rammer som sikrer barn trygghet
Stabil og god voksenkontakt
Forebygging av alle typer bruk av tvang og begrensninger
Gjennomføring av tvang i akutte faresitueajsoner
Oppfølging av alle typer bruk av tvang og begrensninger

Medvirkning har vært et gjennomgående og integrert tema i alle forhold som har blitt undersøkt. Fylkesmannen har snakket med barn, blant annet for å undersøke om deres rett til medvirkning har blitt ivaretatt. Som del av medvirkning har vi også sett på om barnet har fått god informasjon, om barnet har fått mulighet til å gi uttrykk for sine synspunkter og i hvilken grad barnet har fått være med på å bestemme.

Når Fylkesmannen fører tilsyn skal vi også se på om institusjonen har et styringssystem som sikrer at tjenestene ikke blir personavhengige og tilfeldige, men sørger for en enhetlig praksis, jf. Forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Rettighetsforskriften § 1 omhandler institusjonens ansvar for å gi barn på barneverninstitusjon forsvarlig omsorg. Formålsparagrafens ordlyd er som følger: «Institusjonens ansvar for å gi forsvarlig omsorg innebærer blant annet å gi beboerne vern og beskyttelse, tydelige rammer for å sikre trygghet og god utvikling, oppfølging av skole- og opplæringstilbud og fritidsaktiviteter, stabil og god voksenkontakt, opplevelse av mestring og å bli sett og hørt, samt å lære beboerne respekt og toleranse. Hva som er å anse som forsvarlig omsorg vil blant annet avhenge av beboerens alder og modenhet og formålet med plasseringen.»

Når barn bor på barneverninstitusjon har de krav på å få den omsorg de har behov for i foreldrenes sted. Dette innebærer blant annet at institusjonen må gi dem beskyttelse slik at de ikke utsetter seg for fare. Institusjonen må også sikre at ikke barna utsetter hverandre for fare, eller skader hverandre. Blant annet for å sikre dette, kan institusjonen iverksette innskrenkninger i barnas selvbestemmelsesrett og personlige frihet.

Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Kjernen i forsvarlighetskravet er vurderinger av hva som kan betegnes som god praksis. Hva som er god praksis må avgjøres konkret i hver sak ut i fra anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Innholdet i kravet vil endre seg i takt med fagutviklingen og med endringer i verdioppfatninger i samfunnet.

Kravet til forsvarlige tjenester må ses i sammenheng med prinsippet om barnets beste. Hensynet til barnets beste er et grunnleggende hensyn ved alle handlinger som berører barnet.

Det går frem av barnevernloven § 4-1 at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Det enkelte barns synspunkter er et vesentlig element når barnets beste skal vurderes.

Barns rett til medvirkning er hjemlet i barnevernloven § 4-1 annet ledd og forskrift om medvirkning og tillitsperson. I rettighetsforskriften § 7 og forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 9 er barns rett til medvirkning under oppholdet ved institusjonen presisert nærmere.

Med medvirkning forstås at barn skal få tilstrekkelig informasjon og få anledning til å komme med sine synspunkter. Barnets synspunkter må vurderes og tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Krav til internkontroll, jf. forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10 innebærer at institusjonen gjennom sin styring skal sikre at oppgaver blir utført i samsvar med lovkrav.

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en naturlig følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll (styring).

Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i institusjoner § 1 stiller krav om at institusjonene skal ha en institusjonsplan. Institusjonen skal redegjøre for hvordan kravene i regelverket blir oppfylt og gi en beskrivelse av målsetting, målgruppe og metodikk.

Krav til bemanning og de ansattes kompetanse fremgår av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 5 første ledd. Institusjonen skal ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift. Dette innebærer at det til enhver tid må være forsvarlig bemanning sett i forhold til institusjonens målgruppe, målsetting og metodikk.

Tvang
I barnevernloven § 5-9 og rettighetsforskriften er det gitt regler om barns rettigheter under institusjonsoppholdet og grensene for hva institusjonen kan iverksette av tvang og begrensninger.

Tvang i akutte faresituasjoner jf. rettighetsforskriften § 14, bygger på hovedinnholdet i straffelovens alminnelige regler om nødrett og nødverge. Dette innebærer at en nødsituasjon gjør det lovlig å utøve handlinger som ellers ville vært ulovlige.

Rettighetsforskriften § 12 innebærer krav til institusjonen om å arbeide systematisk for å forebygge at barn blir utsatt for unødvendige begrensinger og tvang. Dette gjelder både generelt og i den enkelte situasjon.

Når tvang har vært brukt, er institusjonen forpliktet til å gjennomgå episoden for å ivareta barnet som har vært utsatt for tvang. I tillegg skal leder gjennomgå for å vurdere om det er nødvendig å gjøre endringer for å unngå tilsvarende bruk av tvang fremover. Bruk av tvang skal dokumenteres i samsvar med reglene i rettighetsforskriften § 26.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

3.1 Organisering

Bufetat Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom, avdeling Geithus (heretter Geithus) er en av tre institus·onsavdelin er i Enhet F4 BVT- Behandlin ungdom i Bufetat region sør. del av avsnitt fjernet Målgruppen er ungdom i alderen 13 til 20 år plassert etter Lov om barneverntjenester §§ 4-24, 4-25 og 4-26. Avdelingen er godkjent for fire plasser.

Avdelingene Geithus og Haug er lokalisert på samme tun. For tiden har de to avdelingene felles avdelingsleder. Dette blir beskrevet som en midlertidig løsning i påvente av avklaring vedrørende behov for en stedlig avdelingsleder på Geithus. Frem tiljuni 2018 har det vært en fagleder med stedfortrederansvar, men fagansvaret skal nå legges til avdelingsleder. I sommer skal fagleder på Haug også ivareta faglederfunksjon for Geithus. Endelig avgjørelse vedrørende lederstruktur vil falle i september.

Geithus har hatt en fagleder med stedfortrederansvar som har gått i turnus. Fagleder har vært noe tilstede på dagtid ut over egen turnus. Avdelingsleder og fagleder oppgir at det har vært forsøkt å etablere jevnlige møter mellom dem hver 14. dag, men det beskrives at det ofte har kommet andre ting i veien for å opprettholde møtestrukturen. Avdelingsleder beskriver at hun deltar på overlappingsmøtene tre ganger per uke. I tillegg til uformell kontakt rapporterer avdelingsleder ukentlig til enhetsleder. Enhetsleder deltar også på felles møte for alle avdelingslederne hver 14. dag. Avdelingsleder beskriver tett kontakt med enhetsleder.

Enhetsleder rapporterer til avdelingsdirektør på regionskontoret. Avdelingsdirektøren har overordnet ansvar for alle tiltak rettet mot ungdom i region sør. Det er fastsatt møtestruktur og rapporteringsrutiner mellom enhetsleder og regionskontoret. Enhetsleder rapporterer til avdelingsdirektør hver 14. dag om ledig kapasitet, inntak, søknader og en kortfattet risikovurdering knyttet til beboergruppen

I tillegg mottar regionsdirektør rapportering gjennom rapporteringssystemet Corperator der hver enkelt avdeling melder inn status knyttet til vikarbruk, tilstedeværelse for avdelingsleder, tvangprotokoller, skoleoppmøte, antall dager uten fullt belegg og sykefravær.

De ansatte ved Geithus går i langturnus der vaktene varer i 2-3 døgn med påfølgende 7 døgn fri. Det er som hovedregel tre miljøterapeuter/miljøarbeidere på hvert team. Det avholdes 5-6 avdelingsmøter i året der alle teamene deltar. Det er ingen fast struktur på når tidspunkt for møtene fastsettes, og Fylkesmannen har ikke funnet at det er noen systematikk som sikrer at flest mulig fra teamene får deltatt. Foruten avdelingsmøtene treffes noen av teamene på overlapping.

3.2 Tydelige rammer som sikrer barns trygghet

Av institusjonens bemanningsoversikt fremkommer det at 8 av 14 heltidsansatte har godkjent høgskoleutdanning, og at ytterligere 3 heltidsansatte skal ha fullført barnevernspedagogutdanning våren 2018. Det fremkommer av intervjuene at en høy andel av personalgruppen har jobbet på Geithus i flere år, og mange har lang erfaring fra institusjon.

Geithus har mulighet til å hente inn ekstra bemanning på kort varsel fra naboavdelingen Ilaug. De ansatte beskriver at det blir satt inn ekstra bemanning ved behov.

Geithus har organisert ordningen med hovedkontakt/primærkontakt gjennom å velge et helt team som har primæransvar, kalt primærteam. Dette innebærer at hvert team har primæransvar for hver sin beboer og at alle primærkontaktene er på jobb samtidig. Noen av beboerne gir i samtaler med Fylkesmannen uttrykk for at dette kan være uheldig da de opplever at det kan ta uforholdsmessig lang tid før de får svar på sine spørsmål. Ledelsen og de ansatte oppgir at de ikke gjenkjenner denne problemstillingen.

Det er det enkelte primærteam som har ansvar for behandlingsforløp og dokumentasjon for den beboeren de har primæransvar for. Det er ulikt mellom teamene hvordan rollene er fordelt. Noen team har en form for teamleder, noen har flat struktur, noen har fordelt roller der en er skriveansvarlig og en annen skoleansvarlig. I intervjuene med fagleder og ansatte oppgis det at det er ukjent for andre enn det enkelte team hvilken rolle de ulike ansatte på de forskjellige teamene har. Det fremkommer i intervjuene at erfaringene med denne ordningen er delte, noen mener at det kan være utfordringer knyttet til å få de andre teamene til å følge det primærteamet har bestemt, mens andre opplever at det fungerer bra. Det oppgis i intervju at ordningen aldri har vært evaluert.

Av intervjuene fremkommer det at Geithus har et fast «døgnhjul» som både ansatte og beboere er kjent med. «Døgnhjulet» er beskrevet i institusjonsplanen. Beboere skal stå opp til samme tid hver dag og følge skole/dagtilbud. Det er felles middag og det er tid til både egeninitierte og voksenstyrte aktiviteter. Hver uke skal beboer i følge institusjonsplanen og informasjon fra avdelingsledelsen, ha en primærsamtale med primærkontakten samt en ART-samtale. ART-samtalen skal innebære elementer fra Aggression Replacement Training (ART). Det fremkom gjennom intervjuene at disse samtalene ikke gjennomføres like systematisk som beskrevet i institusjonsplanen. Dette samsvarte med Fylkesmannens funn i BIRK. Ut fra dokumentasjonen i BIRK så det ut til at primærsamtalene blir gjennomført i større grad enn ART-samtalene, men her var det også manglende dokumentasjon på regelmessig gjennomføring.

Videre fremkommer det av intervjuene at kompetansen varierte mellom teamene, slik at ikke alle teamene har nødvendig kompetanse for å gjennomføre de delene av behandlingen som gjelder ART-samtaler og Motiverende Intervju - MI, slik det er beskrevet i institusjonsplanen.

I tråd med institusjonsplanen beskriver både ansatte og beboere at det foreligger faste husregler. Det fremkommer at det har skjedd at husreglene har blitt endret på for å tilpasse beboernes behov.

Institusjonsplanen beskriver at det skal avholdes ukentlige husmøter for beboerne, noe som bekreftes gjennom intervjuer med ansatte og samtaler med beboerne. Her har beboerne anledning til å ta opp forhold som de ønsker endring på og sammen diskutere mulige løsninger.

Det fremgår ikke av rutinehåndboken hvordan overgrep mellom beboere eller beboer og ansatt skal forebygges, ei heller hvordan håndtere situasjoner der det fremkommer at dette har skjedd. Ansatte forteller i intervjuene at det ikke er eller har vært opplæring knyttet til dette temaet. Fylkesmannen ble fortalt under intervjuene at de ansatte passer på at gutter og jenter ikke er alene på rommet, og at en på teamet gjerne sitter oppe i gangen utenfor soverommene et par timer etter leggetid for å påse at beboerne er på rommene sine.

3.2.1 Metode

I institusjonsplanen beskrives det flere ulike teorier og tilnærminger som skal utgjøre det faglige fundamentet på Geithus. Under kapittelet om metode beskrives traumebasert omsorg (TBO), systemteori og sosial læringsteori. Videre er det et kapittel om metodisk tilnærming hvor følgende beskrives: miljøterapi, kognitiv atferdsterapi, tegnøkonomi, Agression Replacement Training (ART), Motiverende Intervju (MI), gruppemetodikk, Familieråd, Bufetats veileder for rus, struktur, visualisering, planer, rapporter, primærteam og aktiviteter.

I intervjuene oppgir de ansatte at de har relasjonarbeid i fokus. Det er gjennomgående i intervjuene at tilstedeværelse blir betegnet som deres viktigste metodiske tilnærming. Samtidig fremgår det av intervjuene med ledelse og ansatte at Geithus har hatt fokus på TBO i sitt miljøterapeutiske arbeid de siste årene. De ansatte beskriver at dette har medført at de har en mindre konfronterende tilnærming til beboerne, og at fokuset er mer på å forstå hva som ligger bak beboerens handlingsmønster fremfor å konfrontere og korrigere atferd.

Gjennom intervjuene fremkom det ulik informasjon fra ulike ansatte, og fra ledelsen, om hvilket metodisk grunnlag det skal jobbes ut fra på Geithus. TBO, ART og MI er de metodiske tilnærmingene som hyppigst nevnes, ut over tilstedeværelse. Avdelingsleder oppgir at den metodiske tilnærmingen avhenger av den kompetansen de ansatte på hver vakt innehar.

3.3 Stabil og god voksenkontakt

Gjennom intervjuene fremkommer det at ansatte har stort fokus på å etablere trygge relasjoner til beboerne, og det beskrives at de ser tilstedeværelse som et viktig aspekt ved relasjonsarbeid.

Det beskrives fra ledelsens side at det kan være utfordringer knyttet til å få de andre teamene til å følge det primærteamet har bestemt. Fra beboernes side beskrives det noe ulik tilnærming fra de ulike teamene og at dette bidrar til noe uforutsigbarhet. Dette ble begrunnet med at det er ulik grensesetting og at variasjonene i tilnærmingen fra de voksne varierer i for stor grad. Alle beboerne forteller samtidig at de har minst en voksen ved Geithus som de er trygge på.

I intervjuer sier de ansatte at får veiledning på avdelingsmøtene. Dette foregår ved at en ekstern aktør kommer inn og gir en innføring i et tema, for eksempel familieråd. Deretter er det dialog rundt hvordan denne metoden brukes på Geithus.

De ansatte har den siste tiden fått tilbud om å delta på gruppeveiledningen som naboavdelingen Ilaug får fra sikkerhetsenheten på Dikemark sykehus. Ingen av de ansatte har foreløpig valgt å benytte seg av tilbudet. Det fremholdes av ledelse og ansatte at det benyttes uformell kollegaveiledning på teamene, men dette foregår ikke i strukturerte former.

3.3.1 Medvirkning

Av rutinehåndboken fremgår det at brukerperspektivet er et grunnleggende element i behandlingen ved Geithus, og at både beboere og foreldre skal ta del i rådslagning og beslutningstaking av betydning for eget hjelpe- eller behandlingstilbud. Samme sted finner vi rutine for husmøter som medvirkningsarena for beboerne. Beboernes medvirkning skal videre ivaretas gjennom ukentlige primærsamtaler, ansvarsgruppemøter, familieråd og nasjonal brukertilfredshetsmåling. I tillegg ble det vist til at beboer og samarbeidende instanser fyller ut en tilfredshetsmåling i forbindelse med avslutning av oppholdet.

Beboerne beskriver i samtale med Fylkesmannen at de i hovedsak har innflytelse på egen hverdag, og ledelsen oppgir at de kvalitetssikrer dette gjennom å kontrollere dokumentasjonen i BIRK. I intervjuene med de ansatte ble det beskrevet at medvirkning innebærer å gi beboerne anledning til å si sin mening og ta eierskap til egen utviklingsprosess. Den delen av medvirkning som omhandler å få tilpasset informasjon fant vi ikke like klar bevissthet om, men vi fikk beskrevet at dette gjøres. Beboerne får også gi sin tilbakemelding gjennom en tilfredshetsundersøkelse ved utflytting, sammen med foreldre og samarbeidspartnere. Geithus scorer godt på disse undersøkelsene, noe de ansatte fremholder som noe de er stolte av ved jobben sin.

3.4 Forebygging av alle former for tvang og begrensninger

Rutinehåndboken har et eget kapittel om bruk av tvang. Når det kommer til forebygging av tvang, er rettighetsforskriftens bestemmelse om at andre fremgangsmåter skal være forsøkt før tvang benyttes referert(§ 12). Ut over dette er det ingen beskrivelse av hvordan ansatte skal jobbe for å forebygge tvang.

Forsvarlig forebygging av bruk av tvang og begrensninger fordrer at institusjonen kjenner til beboernes styrker og sårbarheter. Det ble under intervjuene vist til risikokartleggingen som foretas av Nasjonalt Inntaksteam (NIT), men Fylkesmannen kunne ikke finne at denne ble oppdatert etter hvert som Geithus blir kjent med beboeren. Gjennom intervjuene fremkommer det at kartlegging av triggere til dels forekommer, men i ustrukturerte og tilfeldige former. Det fremkom ikke noe system som sikrer at dette gjennomføres med hver beboer, og vi kan heller ikke finne spor i dokumentasjonen av at denne informasjonen evalueres eller endres underveis i behandlingsopplegget.

Avdelingsledelse og ansatte trekker frem at de har hatt en nedgang i tvangsbruk det siste året. Dette samsvarer med en nedgang i antall tvangsprotokoller. Mye av årsaken til nedgangen tilskrives implementeringen av TBO, og at de nå har en annen tilnærming til beboerne del av avsnitt fjernet Institusjonsplanen beskriver at VergeGruppen AS benyttes til sikkerhetsopplæring, og det er angitt ressurspersoner på hvert enkelt team som skal gi repetisjonsopplæring til alle ansatte. Det fremkom av intervjuene at denne opplæringen gjennomføres sporadisk, og at den ikke prioriteres av teamene.

I lokal opplæringsplan for Geithus 2018 står det at det skal avholdes fire opplæringsdager i løpet av 2018 i rettighetsforskriften. Flere av de ansatte Fylkesmannen intervjuet kunne ikke huske sist gang de hadde deltatt på denne opplæringen, og enkelte mente det måtte være omlag halvannet år siden sist.

Ved gjennomgang av tvangsprotokollene finner Fylkesmannen lite dokumentasjon på strukturerte tiltak for å forebygge tvang. I enkelttilfeller er det beskrevet hvilke tiltak som er forsøkt forut for beslutningen om iverksetting av tvangstiltak.

3.5 Gjennomføring av tvang i akutte faresituasjoner (§14 i rettighetsforskriften)

Rutinehåndboken gjengir rettighetsforskriften og beskriver hvem som skal fylle ut tvangsprotokollen, foruten et eget avsnitt som angir beslutningsmyndighet for bruk av isolasjon. Fylkesmannen finner ingen beskrivelse av rutine eller prosedyre for hvordan de ansatte skal håndtere tvang i akutte faresituasjoner. Her vises det i intervjuer til vergetrening, samtidig som at treningen beskrives som mangelfull.

Frem til tilsynstidspunktet er det i 2018 før ord fjernet tvangsprotokoll i henhold til §14 i rettighetsforskriften. Fylkesmannen har derfor gått gjennom tvangsprotokollene for 2017 i tillegg for å få et noe bredere vurderingsgrunnlag. I 2017 er det ført ord fjernet tvangprotokoller etter aktuell paragraf.

3.6 Oppfølging av alle former for tvang og begrensninger

I rutinene beskrives det at det skal skrives tvangsprotokoll i de tilfeller der det benyttes tvang ovenfor en ungdom eller ved bistand fra politiet. Det fremkommer at tvangsprotokollen skal gjennomgås sammen med beboeren slik at ungdommen får avledning til å uttale seg. Det beskrives videre at avdelingsleder skal gå gjennom tvangsprotokollen og stå for utsending. Ut over dette sier rutinene ingenting om hvordan det skal arbeides med oppfølging av tvangsbruk. Av intervjuene fremkommer det at tvangsbruken gjennomgås sammen med beboer i etterkant, og at tvangsbruken blir evaluert fortløpende på teamet, og noen ganger ved overlapping.

Fylkesmannen har gjennomgått 16 tvangprotokoller så langt i 2018. Beskrivelsene av hvordan tvangsbruken er fulgt opp er i stor grad likelydende uavhengig av hvilken paragraf den er hjemlet i. Der det bes oppgitt hvilke tiltak som er iverksatt for å forhindre at lignende situasjoner skal oppstå, angis tiltakene i stor grad som generelle. Eksempler på dette er «miljøterapeutiske samtaler», «miljøterapi» og «samtaler».

3.7 Dokumentasjon

Ledelsen og ansatte opplyser under tilsynsbesøket at dokumentasjon har vært et satsningsområde siste året. Fylkesmannen ser ved gjennomgang av beboernes mapper og dokumentasjon i BIRK at medvirkning blir dokumentert i økende grad.

Det fremgår av Fylkesmannens gjennomgang av dokumentasjon på hver beboer i BIRK at løpende barnevernfaglige vurderinger av arbeidet er lite dokumentert, samt at disse hovedsaklig er å finne i perioderapportene. Det er i den daglige dokumentasjonen omfattende beskrivelser av fakta og hendelsesforløp. Videre ser vi at dokumentasjon på vurdering og valg av intervensjon i ulike situasjonene er lite beskrevet. I intervjuene ble det opplyst om at hensiktsmessig tilnærming i gitte situasjoner var omtalt i et dokument kalt «Miljøterapeutiske retningslinjer». Dette dokumentet fantes imidlertid ikke på alle beboerne.

3.8 Avvikshåndtering

Det foreligger en rutine for å melde avvik. Denne fremgår av rutinehåndboken. Gjennom intervjuene fremkommer det at Geithus har to parallelle avvikssystemer. Det ene systemet er elektronisk (TQM), og omfatter HMS-avvik. Andre avvik meldes gjennom å fylle ut avviksskjema manuelt, som leveres til ledelsen og oppbevares i en perm. Det beskrives gjennom intervjuene med ledelse og ansatte at det er en kultur for å ikke melde faglige avvik, kun avvik av mer praktisk karakter.

Under gjennomgangen av avvikssystemene fant Fylkesmannen at det i 2017 var meldt 15 avvik av praktisk karakter. Det forelå ingen avvik på faglig praksis. Så langt i 2018 er det meldt 3 avvik, der et avvik er definert som faglig avvik. Det fremkommer i intervjuer at det er uklart for de ansatte hva som er forventet at de skal melde avvik på, og samtidig at det kunne ha vært meldt avvik i større grad enn det gjøres.

Gjennom intervjuene fremkom det at det har vært hendelser der ansatte har tatt meldte avvik personlig, og hvor dette førte til at det ikke lenger ble meldt avvik knyttet til det faglige arbeidet. Det oppgis at faglige avvik tas opp direkte med den det gjelder og at dette behandles teamvis.

Fra ledelsens side blir det opplyst om at systemet for avvikshåndtering er mangelfullt, og at det jobbes for å etablere en kultur der det er åpenhet for å melde avvik.

3.9 Styring og ledelse

Geithus har hatt tre forskjellige avdelingsledere i løpet av de siste to årene. Nåværende avdelingsleder oppgir at hun har minimal kontakt med beboerne, da hun i hovedsak oppholder seg på kontoret sitt på Ilaug. Dette fremgår også av intervjuer med ansatte, som etterlyser tilstedeværende avdelingsledelse. Fagleder og de ansatte påpeker i intervjuer at avdelingsleder har lite oversikt over hva som skjer i det daglige foruten å lese dokumentasjon i BIRK og delta på overlappinger.

Det er gjentakende beskrivelser av ansattes opplevelse av at ledelsen virker lite interessert i det som skjer på avdelingen, foruten økt fokus nå i den siste tiden. Fra ledelsen beskrives det at det har utviklet seg det som blir omtalt som en ukultur i personalgruppa med mange «småsjefer», og at det kan se ut til at det har blitt en tendens til å ordne opp i saker på egenhånd uten å involvere leder. Dette blir betegnet som at ansatte går ut over sitt mandat. Flere ansatte beskriver på sin side at de vinteren 2018 hadde blitt enige om at de måtte ta mer ansvar selv da de opplevde at ledelsen ikke gjorde dette, da deres fokus var på å bevare kvaliteten på tilbudet til beboerne.

Da Fylkesmannen ankom Geithus på tilsynstidspunktet ble vi informert om at enhetsleder hadde valgt å dra på ferie. Stedfortreder for enhetsleder oppgir i intervjuet at hun hadde blitt informert om dette 14 dager tidligere, men enhetsleder hadde likevel ikke informert Fylkesmannen. Følgelig ble det noe begrenset hvilken informasjon vi kunne få fra dette ledernivået.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

4.1 Tydelige rammer som sikrer barns trygghet

Fylkesmannen har gjennom forelagt bemanningsoversikt og intervjuer med ansatte ikke funnet grunnlag for lovbrudd knyttet til ansattes formalkompetanse. Fylkesmannen vurderer det som positivt at det legges til rette for at institusjonen har en høy andel ansatte med godkjent utdanningsbakgrunn.

Ordningen med primærteam kan etter Fylkesmannens vurdering medføre en opplevelse som beskrevet blant beboerne om at det kan ta tid før deres primærkontakter igjen kommer på jobb. Den videre beskrivelsen av at det kan være utfordrende å få de andre teamene til å gjøre som primærteamet har bestemt kan også virke inn på dette, da det kan samsvare med beboernes beskrivelser av noe ulik tilnærming fra de forskjellige teamene (jf. 3.3 Stabil og god voksenkontakt). En organisering med primærteam setter høye krav til god overlapping og samkjøring mellom teamene. Her ser Fylkesmannen at Geithus har et forbedringspotensiale der målet må være å skape tryggere rammer rundt beboeren.

Fylkesmannen vurderer det som uheldig at det er opp til det enkelte team hvordan oppgaver og roller fordeles, og at den aktuelle inndelingen ikke er kjent for andre enn teamet selv.

Informasjon Fylkesmannen har fått i intervjuer og samtaler tyder på at Geithus har en tydelig og kjent struktur i hverdagen. Det fremstår som at ansatte og beboere ved Geithus har en enhetlig forståelse og praksis av strukturen i hverdagen. Dette bidrar etter Fylkesmannens syn til forutsigbarhet for beboerne.

Basert på funnene knyttet til manglende dokumentasjon av gjennomførte primærsamtaler og ART-samtaler, vurderer Fylkesmannen at det er mangler i systematikk i denne delen av behandlingstilbudet beboerne får. Sett opp mot informasjonen om at alle temaene ikke innehar nødvendig kompetanse (opplæring i ART og MI) til å gjennomføre behandlingstilbudet, vurderer Fylkesmannen at dette er forbundet med risiko for svikt.

Fylkesmannen har ikke funnet informasjon som skulle tilsi at institusjonen arbeider systematisk for å forebygge eller avdekke overgrep. Det fremkommer heller ikke at det er gitt noen form for opplæring eller veiledning om hvordan håndtere eventuelle mistanker om overgrep mellom beboere, eller mellom beboer og ansatt. Det beskrives at ansatte påser at gutter og jenter ikke er på rommet alene. Dette er etter Fylkesmannens oppfatning en begrensende, heteronormativ tilnærming til tematikken og er ikke egnet til å forebygge overgrep i tilstrekkelig grad. Tilnærmingen tar med dette ikke høyde for at overgrep kan forekomme mellom beboere med samme kjønnsidentitet, eller mellom ansatte og beboere.

4.1.2 Metode

Institusjonen har beskrevet sitt metodiske grunnlag i institusjonsplanen. Fylkesmannen vurderer at det imidlertid er lav grad av samsvar mellom metodene beskrevet i institusjonsplanen og den faktiske beskrivelsen av hvordan de ansatte tilnærmer seg beboerne i praksis.

Fylkesmannen finner det bekymringsverdig at det opplyses om at det er opp til hvilke ansatte som er på jobb og hvilken kompetanse det enkelte team har, som skal avgjøre metodisk tilnærming i behandlingen til den enkelte beboer. Vi finner likeledes grunn til å stille spørsmål ved at tilstedeværelse i seg selv fremheves som sentral metodikk.

Fylkesmannen vurderer bevisstheten rundt den faglige forankringen av den miljøterapeutiske praksisen som sprikende.

Gjennom intervjuene fremkommer det etter Fylkesmannens vurdering at det er store variasjoner i forståelsen mellom ledelse og ansatte, samt mellom ansatte, av hvilket metodisk grunnlag det skal jobbes ut fra. Etter Fylkesmannens oppfatning spenner omfanget av ulike metodiske tilnærminger beskrevet i institusjonsplanen, for vidt til at ansatte kan favne disse i sin arbeidshverdag. På bakgrunn av dette fremstår det som om institusjonen i praksis ikke har en felles faglig plattform med en klar metodikk.

Vi vurderer at det er avvik mellom det metodiske grunnlaget som er beskrevet i institusjonsplanen, og den kompetansen og miljøterapeutiske praksis vi finner blant ansatte på avdelingen. Fylkesmannen vil anbefale en gjennomgang av avdelingens metodiske grunnlag, sammen med en revidering av institusjonsplanen på dette området.

4.2 Stabil og god voksenkontakt

Gjennom intervjuene fremstår de ansatte i hovedsak som oppmerksomme og reflekterende knyttet til relasjonene til beboerne, og ulike situasjoner de kommer opp i samspill med beboerne. Videre fremkommer det at de ansatte har stort fokus på å etablere trygge relasjoner med beboerne, at de er opptatt av å se den enkelte beboer og bidra til positiv utvikling. Fylkesmannen vurderer det som positivt at beboerne oppgir at de har trygge voksne som er tilgjengelige for dem.

Fylkesmannen ser at den enkelte ansattes engasjement for beboernes positive utvikling med fordel kunne vært satt mer i system gjennom veiledning. Her kunne beboernes beskrivelse av ulik tilnærming fra de forskjellige teamene også vært jobbet med.

Det beskrives av ansatte at de mottar veiledning. Beskrivelsene som gis forstår

Fylkesmannen som opplæringstiltak avgrenset til avdelingsmøtene, som avholdes 5-6 ganger i året. Fylkesmannen mener at en mer strukturert form for veiledning basert på anerkjent veiledningsmetodikk vil kunne bidra til systematisk kvalitetssikring av det miljøterapeutiske tilbudet.

Fylkesmannen anbefaler at ledelsen går gjennom sitt veiledingstilbud og foretar en vurdering om hvorvidt dette er tilstrekkelig til å oppfylle formålet.

4.2.1 Medvirkning

Fylkesmannen finner at det legges til rette for medvirkning på individnivå. Videre ser vi at dette dokumenteres i økende grad, noe Fylkesmannen ser svært positivt på. I intervjuene fremkommer lik forståelse og praksis på hvordan medvirkning skal ivaretas for den enkelte beboer. Det er gjennomgående at ansatte tilstreber at beboerne skal få medvirke i egen sak, gjennom for eksempel utforming av egen handlingsplan, deltakelse på møter med videre.

Medvirkning på systemnivå er begrenset til husmøter og tilfredshetsundersøkelser. Etter Fylkesmannens vurdering har Geithus et potensiale for å la beboerne medvirke til det kontinuerlige forbedringsarbeidet ved avdelingen.

4.3 Forebygging av alle former for tvang og begrensninger

Fylkesmannen finner det mangelfullt at det ikke fremkommer av rutiner eller prosedyrer hva ansatte skal foreta seg for å forebygge bruk av tvang og begrensninger. Etter vår oppfatning beskriver ansatte en praksis der det gjøres mye godt relasjonelt arbeid som kan bidra til å forebygge tvang, men vi finner ikke noen systematikk eller styringssystem for å hindre at dette blir personavhengig. Fylkesmannen vurderer det som en svakhet at avdelingen ikke arbeider planmessig med forebygging av bruk av tvang, ut over at ansatte oppgir at de har en mindre konfronterende tilnærming etter sitt økte fokus på TBO.

Kartlegging av beboernes triggere har vært tematisert. Retningslinjene til rettighetsforskriften (Rundskriv Q-19/2012) viser til at det er viktig å lage avtaler med beboeren som etablerer klare sammenhenger mellom atferd og konsekvenser av atferd, med mål om å forsterke ønsket atferd. Flere ansatte viste til at beboerne er godt kartlagt fra NIT før inntak, herunder kartlegging av risiko for utagering, men Fylkesmannen ser ikke at denne kan sies å oppfylle formålet. Institusjonens tilnærming til triggerkartlegging fremstår som tilfeldig.

Det kan være at det er sammenheng mellom den aktuelle sammensetningen av beboergruppen på tilsynsstidspunktet, deres behov, og lav grad av tvangsbruk. Fylkesmannen er likevel av den oppfatning av at forebygging av tvang bør fremkomme tydelig av rutinene, opplæringen, veiledningen og den faglige bevisstheten hos de ansatte. Samlet sett vurderer Fylkesmannen at dette er i strid med forsvarlighetskravet i Lov om barneverntjenester § 1-4, jf. Rettighetsforskriften § 12 og kvalitetsforskriften § 5.

4.4 Gjennomføring av tvang i akutte faresituasjoner (§ 14)

Fylkesmannen vurderer at de fire tvangsprotokollene i 2017 og 2018 ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å kunne slå fast om Geithus gjennomfører tvang i akutte faresituasjoner på forsvarlig måte.

Fylkesmannen vil likevel bemerke at bruk av tvang er så begrenset at det, sammen med manglende opplæring og veiledning, til sammen utgjør en fare for svikt når en tvangssituasjon skulle oppstå. Fylkesmannen vil anmode Geithus om å gå gjennom sine opplæringsrutiner og sørge for et styringssystem som sikrer at eventuell tvangsbruk blir gjennomført på forsvarlig måte.

4.5 Oppfølging av alle former for tvang og begrensninger

Fylkesmannen vurderer at rutinene for oppfølging av tvangsbruk er mangelfulle. Det gis ingen retningslinjer vedrørende oppfølging av ungdommen ut over gjennomgang av tvangsprotokollen. Videre vurderes det som mangelfullt at det ikke beskrives hvordan tvangsepisoden skal følges opp i personalgruppen, eller hvor evalueringen skal foregå. Det er beskrevet en praksis der tvangepisoden i hovedsak gjennomgås på teamet, alternativt på overlappingen. Etter Fylkesmannens oppfatning mister en da generaliseringspotensialet av drøftningen knyttet til forbedringsarbeidet. Dette vanskeliggjør utviklingen av felles praksis.

Fylkesmannen ser av tvangsprotokollene at beskrivelsene av hvordan tvangsbruken blir fulgt opp fremstår som rutinemessige og for generelle.

Fylkesmannen anmoder Geithus om å revidere rutinehåndboken slik at den angir hvordan bruk av tvang skal følges opp i møte med den enkelte beboer, samt hvordan avdelingen kan evaluere tvangbruken og identifisere områder for forbedring.

4.6 Dokumentasjon

Fylkesmannen ser at det har vært en positiv utvikling i dokumentasjonsarbeidet det siste året når det kommer til å dokumentere barnets medvirkning. Dette samsvarer med informasjonen som har fremkommet i intervjuene der det beskrives at avdelingen har hatt dette som fokusområde.

Fylkesmannen ser imidlertid at det er rom for ytterligere forbedringer knyttet til dokumentasjonen av løpende barnevernfaglige vurderinger.

4.7 Avvikshåndtering

Fylkesmannen finner at det foreligger rutine for å melde avvik. Vi vurderer det som bekymringsfullt at det beskrives en kultur for ikke å melde avvik, men at faglige avvik tas direkte med den det gjelder og at disse behandles teamvis. Gjennom dette vurderer Fylkesmannen at ledelsen mister oversikt over områder for risiko og svikt, og læringspotensialet for institusjonen som helhet uteblir. Ledelsen informerer om at de er klar over dette sviktområdet, og oppgir at det arbeides for å etablere en kultur for å melde avvik. Fylkesmannen vurderer likevel at ledelsen ikke har iverksatt tilstrekkelige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av barnevernlovgivningen. Dette er i strid med Kvalitetsforskriftens § 12 andre ledd bokstav g.

4.8 Styring og ledelse

Fylkesmannen finner grunn til å stille spørsmål om kulturen som ledelsen beskriver, hvor ansatte går inn i lederoppgaver, kan ses i sammenheng med opplevelsen av en fraværende avdelingsledelse. Fylkesmannen mener at en fraværende ledelse gir høy risiko for svikt i tilbud til beboer. Fraværende ledelse kan videre føre til at svikt i behandlingstilbudet ikke oppdages og korrigeres.

Fylkesmannen ser dette i sammenheng med en erfaren ansattgruppe som evner å ivareta beboerne i det som beskrives som en vanskelig tid for avdelingen.

Dette sett sammen med våre funn knyttet til flere sviktområder i institusjonens rutinehåndbok, at avdelingsleder og fagleder ikke gjennomfører oppsatte møter, mangler i avdelingens avvikssystem, fører til at behandlingstilbudet ved avdeling Geithus fremstår som personavhengig og tilfeldig. Fylkesmannen vurderer på bakgrunn av dette at det er gjennomgående mangler knyttet til avdelingens internkontroll, som igjen medfører svikt i forsvarligheten i behandlingstilbudet.

5. Tilsynsmyndighetens konklusjon

Fylkesmannen påpeker følgende:

Dette er brudd på forsvarlighetskravet i Lov om barneverntjenester § 1-4, jf. forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner §§ 10 og 12.

Herunder:

Det foreligger ikke rutiner for forebygging av tvang. Institusjonen sørger ikke for at ansatte har fått tilstrekkelig opplæring og veiledning. Til sammen utgjør dette fare for svikt knyttet til forebygging av tvang.

Dette er brudd på forsvarlighetskravet i Lov om barneverntjenester § 1-4, jf. rettighetsforskriften § 12 og kvalitetsforskriftens §§ 5 tredje ledd og 12 andre ledd bokstav c.

Det meldes ikke avvik i tråd med gjeldende rutiner. Dette medfører alvorlig svikt i institusjonens internkontroll, med den konsekvens at avdekking av mulige brudd på barnelovgivningen ikke fanges opp av ledelsen

Dette er brudd på forsvarlighetskravet i Lov om barneverntjenester § 1-4, jf. kvalitetsforskriftens § 12 andre ledd bokstav g.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Fylkesmannen i Buskerud anbefaler Bufetat region sør Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom å selv vurdere hvilke forhold som har bidratt til de ovennevnte lovbruddene. De funn som ble gjort under Fylkesmannens tilsyn, og eventuelt andre forhold i virksomheten som har bidratt til lovbruddene, må ligge til grunn for vurderingene. Lovbruddene skal rettes på en måte som fører til varige forbedringer som sikrer etterlevelse av kravene i barnevernlovgivningen.

Med bakgrunn i Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom sine vurderinger av forholdene som har bidratt til avviket, ber Fylkesmannen om at Bufetat region sør Buskerud, Vestfold og Telemark behandling ungdom, avdeling Geithus utarbeider en plan for retting av lovbruddene.

Planen skal inneholde:

Beskrivelse av tiltak som allerede er iverksatt for å rette avvikene.
Beskrivelser av planlagte tiltak med tidsfrister.
Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt.
Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene har virket som planlagt etter at de har vært virksomme i noe tid.

Vi ber om at planen for retting av lovbruddene sendes til Fylkesmannen innen 20.03.2019.

Når Fylkesmannen har mottatt planen med oversikt over forbedringstiltakene, vil vi ta stilling til om dette er tilstrekkelig til å anse lovbruddene som rettet. Dersom Fylkesmannen vurderer lovbruddene som rettet, avsluttes tilsynet.

Med hilsen

Bente Rygg
Avdelingsdirektør

Nina H. Sinding-Larsen
Revisjonsleder

Kopi:

Bufetat region sør, Postboks 2233, 3103 Tønsberg Statens Helsetilsyn, Postboks 231 Skøyen, 0213 Oslo

Vedlegg:

Gjennomføring av tilsynet

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 10.04.2018.

Tilsynet ble gjennomført ved Geithus 18.-22.06.2018, og innledet med et kort informasjonsmøte. Oppsummerende møte med gjennomgang av foreløpige funn ble avholdt 22.06.2018. Det ble avholdt en egen sluttsamtale med beboerne i forkant av oppsummerende møte.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

Organisasjonskart Bufetat region sør
Ansattliste Geithus/Bemanningsoversikt
Stillingsbeskrivelser
Oversikt over ressurs- og ansvarspersoner Geithus
Institusjonsplan
Informasjonshefte til beboer
Institusjonens organisering
Rutinehåndbok
Rutine for medvirkning
Endringslogg for rutinehåndbok
Prosedyre for avvikshåndtering
Oppdragsevaluering (brukerundersøkelse) 2017/2018
Tvangsprotokoller
Risikovurdering BVT Geithus 2017
Risikovurdering ved inntak (BIRKskjema)
Risikovurdering på informasjonssikkerhet
Risikovurdering trusler
Risikovurdering av områder med mulig svikt
Retningslinjer for oppgave og ansvarsfordeling når barn rømmer
Veileder klagebehandling
Seksuelle overgrep mot barn. En veileder for

Fremlagt ved tilsynsbesøk:

Fire saksmapper
Døgnrapporter/logg/elektronisk saksmappe (BIRK)
Overlappingsskjema
Miljøterapeutiske retningslinjer
Avvikssystem/avvik

Alle beboernes mapper og journaler ble gjennomgått.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket. På grunn av sykemeldinger og ferieavvikling ble det foretatt bytter av hvilke ansatte tilsynet intervjuet, helt frem til oppsatt intervjutidspunkt. Kjønnsbalanse blant intervjuobjektene ble derfor ikke ivaretatt.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

Fagsjef Elisabeth Volle Rådgiver Pia Gudmundsen Seniorrådgiver Torstein Heen

Serniorrådgiver Nina Sinding-Larsen (revisjonsleder)