Endelig rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i Sør-Varanger kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, jf. Lov om sosiale tjenester i NAV

Tilsynet har konkludert med et avvik:

• Sør-Varanger kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Dato: 29.september 2014

revisjonsleder
Linda Kråkenes

revisor
Elisabeth Munkebye Lamøy

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Sør-Varanger kommune i perioden 13.02.2014 -29.09.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sør-Varanger kommune hadde 10 090 innbyggere pr. 01.01.14. NAV Sør-Varanger ble etablert i juni 2017. Kontoret hadde i 2014 18,5 årsverk hvorav 6,5 kommunalt ansatte. Kontoret har enhetlig administrativ og faglig leder som for tiden er statlig ansatt. Nestleder skal dermed tilsettes på kommunale vilkår jf. samarbeidsavtalen mellom kommunen og NAV. Kontoret har en såkalt minimumsløsning med ansvar for arbeids- og velferdsetatens tjenester, samt lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 5, råd og veiledning og arbeidet med individuell plan.

Dette innebærer nødvendighet og behov for tett samarbeid med øvrige kommunale tjenester. Kontoret har ingen dedikert medarbeider til KVP arbeidet. Pr. i dag er 2 personer i tillegg til nestleder aktiv i oppfølgingsarbeidet på kommunal side.

Kommunen opplyser å ha økte utgifter til økonomisk sosialhjelp og at oppfølgingsarbeid ikke har fått den prioritering som er ønskelig.

Kommunen opplyser i årsrapporten for 2013 at det er satt av 9 plasser til kvalifiseringsprogrammet pr. måned, men at utnyttelsesgraden har variert grunnet interne forhold.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.02.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24.04.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Kvalifiseringsprogrammet er etablert som et tilbud for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold. Formålet med KVP er å bidra til at flere i denne målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet er ment for personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom en tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging.

Deltakelse i KVP er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid.

På dette tilsynet var formålet å undersøke om kommunen sikrer at de som har krav på det sikres deltakelse i KVP, avgrenset til følgende to tema:

1. Kommunen skal sikre forsvarlig tildeling av KVP

Kommunen må kunne gjøre rede for hvilke systemer som er etablert for at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for aktuelle brukere. For de som fyller kravene til KVP skal kommunen ha etablert systemer som sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging i forkant av vurdering og beslutning om KVP.

2. Kommunen skal sikre forsvarlig gjennomføring av KVP

Kommunen må kunne gjøre rede for at programmene er tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger (individuelt tilpasset), og at programmene inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og evt. andre tiltak som kan støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Videre skal kommunen redegjøre for om det sikres forsvarlig oppfølging av brukere som deltar i programmet, og at det foretas evaluering ogjusteringer underveis.

5. Funn

Avvik:

Sør-Varanger kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende krav:

Sosialtjenesteloven §§4,5,29,30 og 31, forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1, forvaltningsloven §11 og internkontrollforskriften § 4 og 5.

Avviket bygger på følgende:

a) Kontoret har utarbeidet en rutineperm for KVP arbeid. Det fremkommer under intervju at denne er kjent, men ikke i bruk.

b) Det framkommer i tilsendte brukermapper at det ikke foretas en forsvarlig kartlegging i forkant av vurdering og beslutning om KVP, jf. § 29.

c) Det kan ikke leses av vedtak at vilkårene er oppfylt etter § 29. Vedtakene er også mangelfullt individuelt begrunnet.

d) Det fremkommer ikke mappene at ikke alle § 14 A-vedtak konkluderer med behov for spesielt tilpasset innsats, noe som forutsettes for innvilgelse av KVP.

e) Tilsendte mapper viser lite spor av dokumentasjon og helhetlig kartlegging.

f)  Arbeidsevnevurderingene er i noen av tilsendte saker gjort etter at vedtak om KVP er fattet. I flere av mappene ser vi at helseutfordringene ikke er kartlagt.

g) Mappegjennomgangen viser at deltakere i KVP er i arbeidspraksis, men at det ikke er utarbeidet programinnhold ut over dette. Tidspunkt for evaluering ogjustering er ikke dokumentert.

h) Mappegjennomgang viser at de fleste program gjennomføres i tiltaksbedrift/Fretex, uten at kommunens ansvar og oppgaver knyttet til oppfølgingsarbeidet klart fremkommer i kvalifiseringsprogrammene.

i) Det er ikke gjennomført systematisk opplæring i saksbehandling av KVP-saker.

j) De ansatte vet hvor rutiner, maler og lovverk finnes, men disse benyttes i liten grad for kvalitetssikring av KVP arbeidet. Dette blir ikke oppfanget av ledelsen.

k) Mappegjennomgangen viser at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ikke alltid skjer i henhold til regelverket. Kommunen har ikke avdekket dette gjennom internkontrolltiltak.

1) Det opplyses under intervju at kommunen nå har iverksatt arbeid med årshjul, noe som i følge kommunen vil stille strengere krav til systematisk skriftlighet, rapportering, faglige vurderinger samt økonomisk styring.

m) Det er ikke gjort risiko- og sårbarhetsanalyser av arbeidet med kvalifiseringsprogrammet.

n) Det foretas ikke systematisk evaluering og kvalitetssikring av KVP arbeidet.

Kommentar:

Kvalifiseringsprogrammet retter seg mot personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. Målgruppen vil i stor grad omfatte personer som er langtidsmottakere av sosialhjelp. Som det framgår i pkt 2 opplyser kommunen at den har et høyt antall sosialhjelpsmottakere. Det er kommunens plikt å sørge for at det sikres forsvarlig tildeling av KVP, noe som innebærer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning forut for innvilgelse av kvalifiseringsprogram.

Manglende gjennomføring på disse områdene kan medføre at aktuelle brukere ikke får tilbud om å delta i kvalifiseringsprogrammet.

For å sikre forsvarlig gjennomføring av KVP skal det utarbeides et individuelt tilpasset program som inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre tiltak som forbereder overgang til arbeid. Dette programmet skal evalueres og justeres i samarbeid med bruker. Når det ikke utarbeides program for den enkelte som deltar i KVP, har kommunen ikke mulighet til å sikre forsvarlighet i henhold til lovkravene.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid planlegge, utføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenesten kvalifiseringsprogram.

Målgruppen for kvalifiseringsprogrammet er en sårbar gruppe som ofte har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er ment å være et målrettet arbeid for å bidra til overgang til arbeid, sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet for denne gruppa.

Ifølge kommunens årsmelding har de et stort antall sosialhjelpsmottakere.

I tilsynet framkommer det at KVP-arbeidet i kommunen preges av manglende rutiner og manglende opplæring, samtidig som det ikke er gjort vurdering av muligheter for svikt på området.

Kommunens manglende styring av kvalifiseringsprogrammet medfører stor fare for at brukere som kan være aktuelle for KVP ikke fa'r muligheter til å delta i programmet, samtidig som at brukere som er inne i KVP ikke fyller kravene til deltakelse og at programmene ikke har det innhold og planmessig oppfølging som tjenesten KVP forutsetter.

7. Regelverk

• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om sosiale tjenester i Nav {STL)
• Forskrift p, internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv, hovednummer 35, til lov om sosiale tjenester i Nav

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Notat med informasjon om ansatte, arbeidsoppgaver og møtestrukturer
• Lokal samarbeidsavtale mellom Sør-Varanger kommune og NAV Finnmark datert 18.05.2007
• Ny organisasjons-struktur NAV Sør-Varanger fra 14.mars 2013
• Virksomhetsplan 2014 NAV i Finnmark
• Rutiner for saksbehandling av sosialhjelpssøknader fra 10-15.februar 2012
• Notat vedrørende kompetanseplan datert 7.april 2014
• Årsrapport 2013 NAV Sør-Varanger
• Målekort november og desember 2013
• Liste over mottakere av økonomisk sosialhjelp for perioden 01.06.13-31.03 .14
• Mappe med rutiner i forbindelse med KVP arbeid utlånt, og tilbakelevert 24.04.14
• 8 Brukermapper med vedtak om kvalifiseringsprogram i perioden 01.06.13- 24.03.14 utlånt og tilbakelevert 24.04.14

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilleggsdokumentasjon tilknyttet utlånte brukermapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel sendt 13.02.14
• Purring på tilbakemelding sendt NAV Sør-Varanger pr. e-post 31.03.14
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 01.04.14 og 07.04.14
• Utlånte brukermapper og rutineperm hentet 10.04.14
• Program for tilsynet sendt 10.04.14
• Forespørsel om ytterligere dokumentasjon til brukermapper sendt 11.04.14
• Svar fra kommunen mottatt 15.04.14
• Utlånt dokumentasjon til brukermapper mottatt 22.04.14
• Telefonisk kontakt med kontaktperson i kommunen

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes, seksjonsleder
Tyra V. Mannsverk, seniorrådgiver
Elisabeth M. Lamøy, rådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk