Rapport fra tilsyn med tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av de individuelle tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad i Berlevåg kommune ved NAV Berlevåg 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer:

• At de sosiale tjenestene er tilgjengelige.
• At tildeling av tjenestene er forsvarlige. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt her.
• At oppfølging av personer som mottar tjenester er forsvarlig, herunder kommunens ansvar for å samhandle med øvrig relevant hjelpeapparat.

Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene i Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 17, 18 og 19, saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar de krav lovverket stiller på deler av det undersøkte området.

Avvik:

• Kommunen sørger ikke for forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Dato: 18. januar 2016

Elisabeth Munkebye Lamøy
revisjonsleder

Catarina Schjølberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Berlevåg kommune ved NAV Berlevåg i perioden 14.07.2015 – 18.01.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten,
etter sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Berlevåg kommune har ifølge siste tall fra SSB 999 innbyggere. Fiskerinæring er fortsatt den viktigste næringen i lokalsamfunnet, i tillegg til handel- og service, reiseliv og turisme.
NAV kontoret har tre ansatte, hvorav en leder. De kommunale oppgavene ivaretas av en av de ansatte. 35 personer mottok økonomisk sosialhjelp i 2014, tallene vil trolig øke litt i 2015.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14. juni 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.10.15.

Intervjuer
2 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved kontorets lokaler inkludert mottak.

Sluttmøte ble avholdt 22.10.15

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer i alle aldersgrupper. Dette skyldes få tjenestemottakere i aldersgruppen 17 - 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at nevnte sosiale tjenester er tilgjengelige, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsidene til kommunen og NAV- kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måter, til unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til dem som tok kontakt.

For å se om kommunens internkontroll sikret at tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene oppfylte lovens krav, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for alle som har mottatt økonomisk sosialhjelp i 2015.

Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og foretatt to intervjuer/samtaler.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvåker og går gjennom internkontrollen for å se om den fungerer slik de har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbedring.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Berlevågs virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV- kontoret.

5. Funn

Avvik

• Kommunen sørger ikke for forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Avviket innebærer at NAV ikke sikrer at det foretas en helhetlig og planmessig kartlegging av søkernes bistandsbehov på kort og lang sikt. Manglende rutiner, skriftliggjøring og journalføring av faktiske opplysninger og NAV- kontorets vurderinger, medfører høy risiko for at søkerne ikke får den hjelpen de har behov for. Hjelpen som ytes, evalueres og korrigeres heller ikke i tråd med regelverket.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Sosialtjenestelovens § 4, jf §§ 17,18 og 19 og sosialtjenesteloven § 5, jf. forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

1. Det finnes ingen rutiner eller felles praksis for sosiale tjenester i Nav ved kontoret.
2. Brukere som tar kontakt med NAV-kontoret, tilbys samtale. Det foreligger ingen dokumentasjon på en helhetlig kartlegging av hjelpebehovet verken i disse samtalene eller i videre kontakt med Nav.
3. Det finnes ikke dokumentasjon på at tjenesten opplysning, råd og veiledning informeres om og tilbys.
4. Det er ikke dokumentert at tilgjengelige verktøy brukes systematisk for denne brukergruppen.
5. Det fattes enkeltvedtak ved innvilgelse og avslag av økonomisk stønad (§§ 18-19) Gjennomgående framkommer det ikke i vedtakene hvilke konkrete individuelle vurderinger som ligger til grunn for stønadens størrelse og omfang. Den konkrete individuelle vurderingen er heller ikke dokumentert i journal.
6. Det fattes ikke vedtak om tildeling av opplysning, råd og veiledning (§17). Gjennomgående er det heller ikke dokumentert at tjenesten ytes. I de tilfeller det finnes spor av at tjenesten ytes, er vurderinger av tjenestens innhold, omfang, plan, gjennomføring og evaluering ikke dokumentert.
7. Arbeidet med sosiale tjenester kvalitetssikres ikke av ledelsen. Det er heller ikke iverksatt noen andre tiltak for å forebygge, avdekke eller rette opp svikt på området.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ledelsen skal gjennom styring og internkontroll sørge for at NAV drives i henhold til gjeldene lover og forskrifter. Internkontrollforskriften § 4 utdyper innholdet i internkontrollen.

Dette innebærer at kommunen plikter å planlegge, gjennomføre, evaluere og eventuelt korrigere virksomheten slik at den er i samsvar med krav i sosialtjenesteloven i arbeids- og velferdsforvaltningen. Dette forutsetter blant annet kontroll av egne rutiner og praksis, og at nødvendige forbedringstiltak iverksettes.

Målet er at brukere som har krav på det, innvilges nødvendige tjenester i samsvar med bestemmelsene i loven. Når det skjer en svikt i styringen kan konsekvensen være at kommunen ikke leverer riktige og gode nok tjenester.

Hensikten med styring og internkontroll er å sikre at det arbeid som utføres, ikke blir tilfeldig og opp til den enkelte saksbehandler. Ved å aktivt knytte internkontroll opp mot utførelse av det faglige arbeidet, vil kontoret gjennom felles praksis, verktøy, fagsystemer og kompetanse kunne sørge for forsvarlige individuelle tjenester.

Tilsynet viser at manglende planlegging og kontroll av kommunens arbeid med tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad, har medført faktiske overtredelse av sosialtjenesteloven i utførelsen av arbeidet. Kommunens ledelse har heller ikke satt seg i stand til å avdekke svikt. Følgelig mangler nødvendige forbedringstiltak.

Konsekvensen av at kommunen mangler systemer for arbeidet på området, kan være at formålet (§ 1) i lov om sosiale tjenester i NAV ikke etterleves.

7. Regelverk

• Sosialtjenesteloven
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forvaltningsloven
• Forvaltningslovforskriften
• Forskrift til sosialtjenesteloven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommunen, om oppgaveutførelsen i det felles lokale kontoret i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv hovednummer 35

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunalt organisasjonskart
• Referat fra partnerskapsmøte 22.05.15
• Skjema for anvisning-/attestasjon og rekvisisjonsmyndighet til NAV leder
• Økonomiplantallene for kommunen i NAV 2015-2018
• NAV Berlevågs bidrag til kommunens økonomiplan 2014-2017
• NAV Berlevågs bidrag til kommunens årsmelding 2015
• Målekort for juni-september 2015
• Ulike brevmaler til bruk i saksbehandlingen
• Kompetansestrategi for NAV 2013-2020
• Oversikt over ansatte med faglig bakgrunn og arbeidsområde
• Oversendelsesbrev med kommentarer vedrørende kontorets møtestruktur, oversikt over aktuelle samarbeidsparter i kommunen.
• Referat fra kontormøter avholdt 06.01.15, 18.02.15 og 14.07.15

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 25 fullstendige brukermapper for mottakere av økonomisk sosialhjelp
• Gjennomgang av dokumentasjon tilknyttet brukermappene i NAV’s dataverktøy “Arena”.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 14.07.2015
• Forespørsel og svar vedrørende utsettelse av dokumentinnsending av 20.08.15
• Varsel om å utvide tilsynet til å omfatte alle søknader om økonomisk sosialhjelp i 2015, og ikke bare de som omfatter brukere i gruppen 17-23 år
• Diverse e-post og telefonkontakt ved forberedelse av tilsynet
• Program for tilsynet utsendt 13.10.15

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Catarina Schjølberg, revisor
Kristi Ingunn Aresvik Hals, revisor
Elisabeth Munkebye Lamøy, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet