Rapport fra tilsyn med tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av de individuelle tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad i Porsanger kommune ved NAV Porsanger 2015
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.
Vi har ført tilsyn med NAV-kontorets tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer:
- at de sosiale tjenestene er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
- at tildeling av tjenestene er forsvarlig. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt her.
- at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenester er forsvarlig, herunder kommunens ansvar for å samhandle med øvrig relevant hjelpeapparat.
Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene i Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 17, 18 og 19, saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.
Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar de krav lovverket stiller på deler av det undersøkte området.
Avvik:
- Kommunen sørger ikke for forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.
Dato: 29.10.15
Elisabeth Munkebye Lamøy
revisjonsleder
Aresvik Hals
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Porsanger kommune ved NAV Porsanger i perioden 18.06.2015 – 02.11.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten, etter sosialtjenesteloven § 9.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
- Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
- Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler de avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Porsanger kommune har i underkant av 4000 innbyggere. NAV kontoret har 12 ansatte inkludert flykningtjenesten. Kontoret har statlig ansatt felles leder, og kommunal nestleder/fagansvarlig. Kontoret har i gjennomsnitt 32 mottakere av økonomisk sosialhjelp pr. måned, hvorav 6 er i aldersgruppen 17-25 år. I årets 8 første måneder har NAV Porsanger behandlet 856 saker. Kontoret har etablert et ungdomsteam med mål om å gi tidlig bistand til ungdom, knyttet opp mot skole, arbeid og aktivitet.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 18. juni 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.
Formøte ble avholdt på telematikk 4. september 2015. Fra NAV kontoret deltok:
NAV leder Kjell Johansen, nestleder/fagansvarlig Siv Opdahl og NAV veileder June Henriksen.
Åpningsmøte ble avholdt 16. september 2015
Intervjuer
7 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet dokumentunderlag.
Det ble gjennomført befaring i kontorets mottak.
Sluttmøte ble avholdt 17. september 2015.
4. Hva tilsynet omfattet
Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at nevnte sosiale tjenester er tilgjengelige for de unge, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.
Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsidene til kommunen og NAV- kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måter, til unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til dem som tok kontakt.
For å se om kommunens internkontroll sikret at tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene oppfylte lovens krav, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.
I tilknytning til tilsynet sendte vi forespørsel til fungerende helse- og omsorgsleder i kommunen, samt rektor og OT-leder ved Lakselv videregående skole, vedrørende samarbeid mellom NAV og øvrig kommunalt hjelpeapparat i kommunen.
Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvåker og går gjennom internkontrollen for å se om den fungerer slik de har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbedring.
Rapporten omhandler kun en del av NAV Porsangers virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV- kontoret.
5. Funn
Avvik:
- Kommunen sørger ikke for forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.
Avviket innebærer at NAV ikke forsikrer seg om at det foretas en helhetlig og planmessig kartlegging av unge menneskers bistandsbehov på kort og lang sikt. De som mottar råd og veiledning i tråd med § 17 i lov om sosiale tjenester i NAV, mottar ikke skriftlige vedtak på tjenesten. I vedtak fattet etter lovens §§ 18 og 19 framkommer det i liten grad hvilke individuelle vurderinger som er gjort.
Manglende enhetlige rutiner, skriftliggjøring og journalføring av faktiske opplysninger og NAV- kontorets vurderinger, medfører høy risiko for at de unge ikke får den hjelpen de har behov for, og at hjelpen ikke evalueres og korrigeres i tråd med regelverket.
Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:
Sosialtjenestelovens § 4, jf §§ 17,18 og 19
Sosialtjenesteloven § 41
Forvaltningsloven §§ 24 og 25.
Sosialtjenesteloven § 5, jf. Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4.
Avviket bygger på følgende observasjoner:
- Det finnes en rutine for økonomisk sosialhjelp ved kontoret. Denne er ikke i bruk.
- Det framkommer i virksomhetens planverk at fagsystemer skal benyttes. Disse brukes ikke systematisk.
- Brukere tilbys samtale ved førstegangs henvendelser. Det finnes ikke en enhetlig praksis for hvordan brukernes helhetlige behov for tjenester kartlegges. Innholdet i samtalene er heller ikke dokumentert.
- Det fattes enkeltvedtak ved innvilgelse og avslag av økonomisk stønad, og satser benyttes ved utmåling. Kartlegging av brukers individuelle behov for økonomisk stønad er ikke dokumentert. Det framkommer ikke i vedtakene hvilke konkrete individuelle vurderinger som ligger til grunn for stønadens størrelse og omfang. Den konkrete individuelle vurderingen er heller ikke dokumentert i journal.
- Det fattes ikke vedtak om tildeling av opplysning, råd og veiledning (§17).
- Det framkommer i enkelte saker at opplysning, råd og veiledning gis. Tjenestens innhold, omfang, plan, gjennomføring og evaluering er ikke dokumentert.
- Kvaliteten i arbeidet med kartlegging og oppfølging blir ikke etterspurt eller på annen måte kontrollert av ledelsen.
- Lovbrudd knyttet til forsvarlig kartlegging og individuell vurdering av sosiale tjenester ble påpekt ved tilsyn i 2012. Kommunens egen plan med tiltak for lukking av disse avvikene er ikke systematisk fulgt opp.
- Svikten er kjent for kontorets ledere, men det er foreløpig ikke iverksatt korrigerende tiltak.
6 Vurdering av virksomhetens styringssystem
Kommunens ledelse skal gjennom styring og internkontroll sørge for at NAV drives i henhold til gjeldene lover og forskrifter. Internkontrollforskriften § 4 utdyper innholdet i internkontrollen.
Dette innebærer at kommunen plikter å planlegge, gjennomføre, evaluere og eventuelt korrigere virksomheten slik at den er i samsvar med krav i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Dette forutsetter blant annet kontroll av egne rutiner og praksis, og at nødvendige forbedringstiltak iverksettes.
Når det avdekkes mangler ved rutiner eller ved utførelsen av arbeidet, er det ikke tilstrekkelig å iverksette tiltak for rette opp forholdene. Tiltakene må også kontrolleres med tanke på om de har ønsket effekt, altså om tiltakene faktisk medfører en forbedring av praksis.
Målet er at brukere som har krav på det får nødvendige tjenester i samsvar med bestemmelsene i loven. Når det skjer en svikt i styringen kan konsekvensen være at kommunen ikke leverer riktige og gode nok tjenester.
Ved å aktivt knytte internkontroll opp mot utførelse av det faglige arbeidet, vil kontoret gjennom felles praksis, verktøy, fagsystemer og kompetanse kunne sørge for forsvarlige individuelle tjenester til unge mellom 17 og 23 år.
Tilsynet viser at mangelfull planlegging og kontroll av kommunens arbeid med tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, har medført faktiske overtredelse av sosialtjenesteloven i utførelsen av arbeidet. Mangelfull kontroll av egne rutiner og praksis har i tillegg gjort det vanskelig å avdekke svikt, og følgelig mangler nødvendige forbedringstiltak. Da funn på dette tilsynet sammenfaller med funn fra tidligere tilsyn konstaterer Fylkesmannens at planen for å rette opp avvik fra 2012 ikke har fungert som forutsatt. Årsaken til dette må kommunen selv analysere.
Konsekvensen av at kommunen har mangelfulle systemer for arbeidet på området, kan være at formålet (§ 1) i lov om sosiale tjenester i NAV ikke etterleves.
7 Regelverk
- Sosialtjenesteloven
- Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
- Forvaltningsloven
- Forvaltningslovforskriften
- Forskrift til sosialtjenesteloven
- Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommunen, om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
- Rundskriv hovednummer 35
8 Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Virksomhetsplan 2015 NAV Porsanger
- Målekort mai-juli 2015, uten kommunale indikatorer
- Målekortresultater sosialhjelp 2015
- Måloppnåelse for mål gitt i årsbudsjett 2014
- Veileder for NAV-kontoret- organisering og videreutvikling av 23.10.13
- Organisasjonskart NAV Porsanger
- Oversikt over ansatte ved NAV Porsanger
- Lokal samarbeidsavtale NAV Porsanger av 03.12.07
- Vedtak om delegering av myndighet for sosiale tjenester til NAV leder av 03.12.07
- Vedtak om delegasjon av myndighet etter Lov om sosiale tjenester til nestleder og ansatte av 03.07.13
- CV for fire ansatte med sosialsaker som arbeidsområde
- Rutiner for økonomisk sosialhjelp av 30.01.12
- Oversikt over internt og eksternt samarbeid (møteoversikt)
- Enhetens kompetanseplan for 2015
- Saksstatistikk for 2014 og 2015 fra saksbehandlingsverktøyet Socio
- Kontorets 20 siste søknader med vedtak og underdokumentasjon fra ungdom.
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
- Utlån av 11 fullstendige brukermapper med søknader, vedtak, journalnotat, behovsvurderinger, aktivitetsplan, egenvurderinger, arbeidsevnevurderinger, oppfølgingsplaner fra ungdom med sammenhengende NAV kontakt både i 2014-2015.
- Tilfeldige brukermapper med søknader, vedtak og notater både fra 2015 og tidligere.
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Varsel om tilsyn av 18.6.2015
- Etterlysing av dokumentasjon av 10.8.2015
- Oversendelse av dokumentasjon 11.8.2015
- Diverse e-post og telefonkontakt, ved forberedelse av tilsynet
- Planlegging av formøte 4.9.2015, med innhold og deltakelse
- Program for tilsynet utsendt 8.9.2015
9 Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Catarina Schjølberg, revisor
Kristi Ingunn Aresvik Hals, revisor
Tyra Veigård Mannsverk, revisor
Elisabeth Munkebye Lamøy, revisjonsleder