Rapport fra tilsyn med de sosiale tjenestene opplysning, råd og veileding og økonomisk stønad i NAV ved Gamvik kommune v/NAV Gamvik 2016
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.
Vi har ført tilsyn med de sosiale tjenestene i Gamvik kommune, ved NAV Gamvik. Det er undersøkt hvorvidt kommunen gjennom sine styringsaktiviteter sikrer:
- at de sosiale tjenestene er tilgjengelige for brukerne.
- at tildelingen av tjenester er forsvarlig. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt.
- at oppfølgingen av brukerne er forsvarlig, herunder om det samhandles og samarbeides med øvrig hjelpeapparat.
Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar de krav lovverket stiller på deler av det undersøkte området.
Avvik:
Gamvik kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging ved yting av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.
Dato: 22.09.16
Kristi Hals
revisjonsleder
Elisabeth Lamøy
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gamvik kommune, NAV Gamvik i perioden 11.02.-22.09.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Fylkesmannen er isosialtjenesteloven § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med om kommunen oppfyller sine plikter etter lovens kapittel 4 om individuelle tjenester.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
- Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Gamvik kommune ligger i Midt-Finnmark, og har ca 1100 innbyggere. NAV-kontoret er lokalisert i kommunesenteret Mehamn. Organisatorisk er NAV Gamvik direkte underlagt rådmann. NAV Lebesby og NAV Gamvik har felles leder, men opererer i utgangspunktet som to separate kontor. Ved NAV Gamvik er det totalt 4 ansatte, inkludert leder.
Det arbeides separat med kommunale og statlige oppgaver på kontoret, men NAV-leder har planlagt at samtlige ansatte skal jobbe både med statlige og kommunale oppgaver i fremtiden. På tidspunktet for tilsynsbesøket var det avsatt 1,25 årsverk til arbeid med kommunale oppgaver. Per I.juli 2016 blir denne ressursen redusert til 1 årsverk. I 2015 og 2016 har kontoret hatt utfordringer med høyt sykefravær. Kort tid før tilsynsbesøket gikk en av de ansatte ved kontoret, som arbeidet med kommunale oppgaver, uventet bort. Dette har medført nyansettelser og endringer i de ansattes arbeidsoppgaver.
I perioden 01.01.15-20.05.16 hadde kontoret 11 langtidsmottakere av sosialhjelp, av disse var 1 under 25 år.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 11.02.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Åpningsmøte ble avholdt 16.06.16.
Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Sluttmøte ble avholdt 17.06.16.
4. Hva tilsynet omfattet
Tema for tilsynet var sosiale tjenester i NAV, nærmere bestemt tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Statens helsetilsyn har besluttet at det landsomfattende tilsynet på området skal rette seg mot brukergruppen mellom 17 og 23 år. På bakgrunn av antallet brukere i denne aldersgruppen i kommunen, besluttet Fylkesmannen i Finnmark å utvide tilsynet til å gjelde sosiale tjenester for alle aldersgrupper.
Vi undersøkte om kommunen sørger for at sosiale tjenester er tilgjengelige for brukerne og at tildelingen er i tråd med kravene loven. Videre vurderte vi om oppfølgingen av brukerne som mottar tjenestene er forsvarlig, og i denne sammenheng også om det samhandles og samarbeides med andre aktuelle tjenesteytere. Plikt til å legge til rette for brukermedvirkning og å gjøre individuelle vurderingen inngikk i tilsynet.
For å kunne ta stilling til om kommunens internkontroll sikret forsvarlig tilgjengelighet til, og tildeling og oppfølging av de sosiale tjenestene har vi gjennomgått saksdokumenter for et utvalg av brukere. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.
I tilknytning til tilsynet innhentet vi informasjon om samarbeidet med NAV-kontoret fra kontaktpersonen for rus- og psykiatritjenesten i kommunen og kommuneoverlegen.
Vi har undersøkt om kommunen systematisk planlegger, kontrollerer og korrigerer tjenesteutførelsen i virksomheten for å sikre at denne oppfyller kravene i lovgivningen på området.
Rapporten omhandler kun en del av NAV Gamviks virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av tjenestene ved NAV- kontoret.
5. Funn
Avvik:
Gamvik kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging ved yting av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.
Avvik fra følgende myndighetskrav:
Sosialtjenesteloven § 4, jf. §§ 17,18 og 19
Forvaltningsloven §§ 17 og 25
Sosialtjenesteloven § 5, jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV
Avviket bygger på følgende:
- Det finnes en rutine for økonomisk sosialhjelp ved kontoret. Virksomhetens ledelse har videre besluttet at fagsystemer skal benyttes. Det bekreftes av de ansatte at disse verktøyene er ibruk. Det finnes likevel ikke dokumentasjon i vedtak eller saksmapper for at verktøyene systematisk benyttes.
- Brukere tilbys samtale ved første gangs henvendelse, og deretter ved behov. Samtaler journalføres i enkelte saker. Det finnes ikke dokumentasjon i vedtak eller saksmapper for at brukernes helthetlige situasjon og behov for tjenester kartlegges systematisk.
- Det fattes enkeltvedtak ved innvilgelse og avslag av økonomisk stønad. Satser benyttes ved utmålingen. Det :fremkommer ikke i vedtakene hvilke konkrete individuelle vurderinger som ligger til grunn for stønadens størrelse og omfang. Den konkrete individuelle vurderingen er ikke dokumentert i journal.
- Det fattes i liten grad vedtak om tildeling av opplysning, råd og veiledning (§17).
- Det framkommer i enkelte saker at opplysning, råd og veiledning gis. Tjenestens innhold, omfang, plan, gjennomføring og evaluering er ikke dokumentert.
- Kvaliteten i arbeidet med kartlegging og oppfølging blir ikke systematisk etterspurt eller på annen måte kontrollert av ledelsen.
- Manglende kartlegging og oppfølging er rapportert til overordnet nivå i kommunen. Ansatte ved kontoret har avdekket svikten, og påbegynt et arbeid med å rette dette opp i enkeltsaker. Ledelsen har ikke iverksatt systematiske korrigerende tiltak.
Kommentar:
Yting av forsvarlige sosiale tjenester forutsetter at det gjøres en helhetlig kartlegging av brukerens økonomiske, sosiale og helsemessige situasjon, som utgangspunkt for tildeling av tjenester i et konkret tilfelle og videre oppfølging av brukeren. I den grad det er nødvendig for å opplyse saken tilstrekkelig, skal slik kartlegging gjøres i forbindelse med hver søknad om sosiale tjenester. Kravet til forsvarlige sosiale tjenester innebærer videre at mottakere av tjenestene skal følges opp. Oppfølging av brukere er en viktig forutsetning for å nå sosialtjenestelovens formål, og oppfølgingen av brukerne skal være planmessig, evalueres jevnlig og tilpasses behovene brukerne til en hver tid har.
Forvaltningsloven stiller krav til at arbeidet med sosiale tjenester dokumenteres. Dokumentering av de kartlegginger, vurderinger og beslutninger som gjøres er i tillegg nødvendig for å kunne oppfylle kravet til forsvarlige sosiale tjenester. Manglende dokumentering av kartlegginger, vurderinger og beslutninger har konsekvenser både for brukernes rettssikkerhet, virksomhetens egen oversikt over behov, plan for og fremdrift i tjenesteytingen og ledelsens mulighet for kontroll og kvalitetsforbedring.
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
Kommunens ledelse skal gjennom sin styring sørge for at de sosiale tjenestene ytes i henhold til gjeldene regelverk, jf sosialtjenesteloven § 5. Internkontrollforskriften § 4 utdyper innholdet i internkontrollen.
Dette innebærer at kommunen plikter å planlegge, gjennomføre, evaluere og eventuelt korrigere tjenesteytingen, slik at den er i samsvar med krav i sosialtjenesteloven. Dette forutsetter blant annet at tjenesten har en plan for hvordan oppgaven skal løses, og at denne planen er gjort kjent hos de ansatte. Videre må ledelsen ha metoder for å kontrollere at praksisen i virksomheten er i tråd med dt;:n planen som er lagt, og om planverket i tilstrekkelig grad bidrar til å forebygge overtredelse av lovkravene til tjenesteutøvelsen.
Når det avdekkes mangler ved rutiner eller ved utførelsen av arbeidet, forutsetter kravene til internkontroll at det også iverksettes tiltak for å rette opp disse manglene. Tiltakene skal bidra til en varig endring av praksisen, og derfor kreves det også at det kontrolleres om iverksatte tiltak har hatt ønsket effekt.
Tilsynet har funnet at det foreligger noe planverk for yting av sosiale tjenester i Gamvik kommune. Vi har imidertid avdekket manglende kontroll av om tjenesteytingen faktisk skjer i tråd med dette planverket. Vår vurdering er at dette er en medvirkende årsak til det påpekte avviket. Svikten er kjent og rapportert om til overordnet nivå i kommunen og de ansatte har satt i gang et arbeid med å rette opp følgene av denne svikten i enkeltsaker. Ved tilsynsbesøket var det foreløpig ikke iverksatt systematiske korrigerende tiltak fra ledelsen.
Konsekvensen av at ledelsen ikke iverksetter tiltak for å rette en kjent svikt kan være at brukere i kommunen over tid ikke har mottatt forsvarlige sosiale tjenester.
7. Regelverk
I forbindelse med tilsynet har i hovedsak følgende regelverk vært anvendt:
- Sosialtjenesteloven
- Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
- Forvaltningsloven
8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Organisasjonskart, Gamvik kommune.
- Ansatteoversikt: utdanningsbakgrunn, stilling og arbeidsfelt
- Kompetanseplan
- Møtestruktur
- Rutiner for økonomisk sosialhjelp
- Delegasjonsvedtak
- Notat fra tidligere rådmann i forbindelse med økonomiplan 2014-2017
- Lokal samarbeidsavtale mellom NAV Finnmark og Gamvik kommune
- ROS-analyse, NAV Gamvik
- Oversikt over langtidsmottakere sosialhjelp i perioden 01.01.15-20.05.16
- Virksomhetens 20 siste vedtak om sosiale tjenester
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
- Virksomhetsplan 2016, NAV Lebesby og Gamvik
- NAV-leders rapportering til årsmelding 2015
- Funksjonsbeskrivelse - teamkoordinator
- 11 fullstendige brukermapper med søknader, vedtak, journalnotat og annen relevant dokumentasjon for tildeling og oppfølging
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Varsel om tilsyn av 11.02.16
- Oversendelse av dokumentasjon av 05.04.16, 07.04.16 og 23.05.16
- Program for tilsynet av 02.06.16
- Annen telefonkorrespondanse i forbindelse med gjennomføring av tilsynet
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kristi Hals, revisjonsleder
Elisabeth Lamøy, revisor
Catharina Schjølberg, revisor