Rapport fra tilsyn med de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad i NAV ved Lebesby kommune v/NAV Lebesby 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Vi har ført tilsyn med de sosiale tjenestene i Lebesby kommune, ved NAV Lebesby. Det er undersøkt hvorvidt kommunen gjennom sine styringsaktiviteter sikrer:

• at de sosiale tjenestene er tilgjengelige for brukerne.
• at tildelingen av tjenester er forsvarlig. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt.
• at oppfølgingen av brukerne er forsvarlig, herunder om det samhandles og samarbeides med øvrig hjelpeapparat.

Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar de krav lovverket stiller på deler av det undersøkte området.

Avvik:

Lebesby kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging ved yting av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Dato: 22.09.16

Kristi Hals
revisjonsleder

Elisabeth Lamøy
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lebesby kommune, NAV Lebesby i perioden 15.02.-22.09.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er i sosialtjenesteloven § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med om kommunen oppfyller sine plikter etter lovens kapittel 4 om individuelle tjenester.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lebesby kommune ligger i Midt-Finnmark, og har ca 1300 innbyggere. NAV-kontoret er lokalisert i kommunesenteret Kjøllefjord. Organisatorisk er NAV Lebesby underlagt helse- og omsorgsleder. NAV Lebesby og NAV Gamvik har felles leder, men opererer i utgangspunktet som to separate kontor. Ved NAV Lebesby er det totalt 5 ansatte, inkludert leder.

Det arbeides separat med kommunale og statlige oppgaver på kontoret, men NAV-leder har planlagt at samtlige ansatte skal jobbe både med statlige og kommunale oppgaver i fremtiden. På tidspunktet for tilsynsbesøket var det avsatt 1,75 årsverk til arbeid med kommunale oppgaver. Per 1.juli 2016 blir denne ressursen redusert til 1,5 årsverk. I 2015 og 2016 har kontoret hatt utfordringer med høyt sykefravær.

I perioden 01.01.15-20.05.16 hadde kontoret 15 langtidsmottakere av sosialhjelp, av disse var 5 under 25 år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.02.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Saksgjennomgang ble gjennomført sammen med NAV-leder  13.06.16.

Åpningsmøte ble avholdt 14.06.16.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket  er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.06.16.

Telefonmøte med rådmann ble gjennomført 20.06.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var sosiale tjenester i NAV, nærmere bestemt tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Statens helsetilsyn har besluttet at det landsomfattende tilsynet på området skal rette seg mot brukergruppen mellom 17 og 23 år. På bakgrunn av antallet brukere i denne aldersgruppen i kommunen, besluttet Fylkesmannen i Finnmark å utvide tilsynet til å gjelde sosiale tjenester for alle aldersgrupper.

Vi undersøkte om kommunen sørger for at sosiale tjenester er tilgjengelige for brukerne og at tildelingen er i tråd med kravene i loven. Videre vurderte vi om oppfølgingen av brukerne som mottar tjenestene er forsvarlig, og i denne sammenheng også om det samhandles og samarbeides med andre aktuelle tjenesteytere. Plikt til å legge til rette for brukermedvirkning og å gjøre individuelle vurderingen inngikk i tilsynet.

For å kunne ta stilling til om kommunens internkontroll sikret forsvarlig tilgjengelighet til, og tildeling og oppfølging av de sosiale tjenestene, har vi gjennomgått saksdokumenter for et utvalg av brukere. NAV-leder deltok under tilsynets saksgjennomgang. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter  og intervjuet ansatte og ledere.

I tilknytning til tilsynet innhentet vi informasjon om samarbeidet med NAV-kontoret fra kontaktpersonen for rus- og psykiatritjenesten i kommunen og kommuneoverlegen.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk planlegger, kontrollerer og korrigerer tjenesteutførelsen i virksomheten for å sikre at denne oppfyller kravene i lovgivningen på området.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Lebesbys virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av tjenestene ved NAV- kontoret.

5. Funn

Avvik:

Lebesby kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging, tildeling og oppfølging ved yting av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Sosialtjenesteloven § 4, jf. §§ 17,18 og 19
Forvaltningsloven §§ 17 og 25
Sosialtjenesteloven § 5, jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV

Avviket bygger på følgende:

• Det finnes en rutine for økonomisk sosialhjelp ved kontoret. Denne er ikke systematisk i bruk.
• Virksomhetens ledelse har besluttet at fagsystemer skal benyttes. Disse brukes ikke systematisk.
• Brukere tilbys samtale ved første gangs henvendelse, og deretter ved behov. Det finnes ikke en enhetlig praksis for hvordan brukernes helhetlige behov for tjenester kartlegges. Innholdet i samtalene er i liten grad dokumentert.
• Det fattes enkeltvedtak ved innvilgelse og avslag av økonomisk stønad. Satser benyttes ved utmålingen. Det fremkommer i liten grad i vedtakene hvilke konkrete individuelle vurderinger som ligger til grunn for stønadens størrelse og omfang. Den konkrete individuelle vurderingen er ikke dokumentert i journal.
• Det fattes ikke vedtak om tildeling av opplysning, råd og veiledning (§17).
• Det framkommer i enkelte saker at opplysning, råd og veiledning gis. Tjenestens innhold, omfang, plan, gjennomføring og evaluering er ikke dokumentert.
• Kvaliteten iarbeidet med kartlegging og oppfølging blir ikke systematisk etterspurt eller på annen måte kontrollert av ledelsen.
• Manglende oppfølging er rapportert til overordnet nivå i kommunen.  Ledelsen er også kjent med manglende kartlegging og dokumentasjon. Det er foreløpig ikke iverksatt korrigerende tiltak.

Kommentar:
Yting av forsvarlige sosiale tjenester forutsetter at det gjøres en helhetlig kartlegging av brukerens økonomiske, sosiale og helsemessige situasjon, som utgangspunkt for tildeling av tjenester i et konkret tilfelle og videre oppfølging av brukeren. I den grad det er nødvendig for å opplyse saken tilstrekkelig skal slik kartlegging gjøres i forbindelse med hver søknad om sosiale tjenester. Kravet til forsvarlige sosiale tjenester innebærer videre at mottakere av tjenestene skal følges opp. Oppfølging av brukere er en viktig forutsetning for å nå sosialtjenestelovens formål, og oppfølgingen av brukerne skal være planmessig, evalueres jevnlig og tilpasses behovene brukerne til en hver tid har.

Forvaltningsloven stiller krav til at arbeidet med sosiale tjenester dokumenteres. Dokumentering av de kartlegginger, vurderinger og beslutninger som gjøres er i tillegg nødvendig for å kunne oppfylle kravet til forsvarlige sosiale tjenester. Manglende dokumentering av kartlegginger, vurderinger og beslutninger har konsekvenser både for brukernes rettssikkerhet, virksomhetens egen oversikt over behov, plan for og fremdrift i tjenesteytingen og ledelsens mulighet for kontroll og kvalitetsforbedring.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sin styring sørge for at de sosiale tjenestene ytes i henhold til gjeldene regelverk, jf. sosialtjenesteloven § 5. Internkontrollforskriften § 4 utdyper innholdet i internkontrollen.

Dette innebærer at kommunen plikter å planlegge, gjennomføre, evaluere og eventuelt korrigere tjenesteytingen,  slik at den er i samsvar med krav i sosialtjenesteloven. Dette forutsetter blant annet at tjenesten har en plan for hvordan oppgaven skal løses, og at denne planen er gjort kjent hos de ansatte. Videre må ledelsen ha metoder for å kontrollere at praksisen i virksomheten er i tråd med den planen som er lagt, og om planverket i tilstrekkelig grad bidrar til å forebygge overtredelse av lovkravene til tjenesteutøvelsen.

Når det avdekkes mangler ved rutiner eller ved utførelsen av arbeidet, forutsetter kravene til internkontroll at det også iverksettes tiltak for å rette opp disse manglene. Tiltakene skal bidra til en varig endring av praksisen, og derfor kreves det også at det kontrolleres om iverksatte tiltak har hatt ønsket effekt.

Tilsynet har påvist både manglende planverk for og kontroll av yting av sosiale tjenester i Lebesby kommune. Vår vurdering er at dette er en medvirkende årsak til det påpekte avviket. Svikten er kjent og meldt til overordnet ledelse, men ved tilsynsbesøket var det foreløpig ikke iverksatt korrigerende tiltak.

Konsekvensen  av dette kan være at brukere i kommunen over tid ikke har mottatt forsvarlige sosiale tjenester.

7. Regelverk

I forbindelse med tilsynet har i hovedsak: følgende regelverk vært anvendt:

• Sosialtjenesteloven
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forvaltningsloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart,  Lebesby kommune
• Oversikt over ansatte NAV-Lebesby, med informasjon om utdanningsbakgrunn  og arbeidsoppgaver
• Kompetanseplan
• Oversikt over møtestruktur
• Delegasjonsreglement- og vedtak
• Lokal samarbeidsavtale mellom NAV Finnmark og Lebesby kommune
• Rutiner for økonomisk sosialhjelp
• ROS-analyse, Lebesby kommune v/NAV Lebesby
• Virksomhetens 20 siste vedtak om sosiale tjenester
• Oversikt over langtidsmottakere for perioden 01.01.15-20.05.16

Dokumentasjon  som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Virksomhetsplan 2016, NAV Lebesby og Gamvik
• Årsmelding 2015
• Rapportering til helse- og omsorgsleder, april-mai 2016
• 15 fullstendige brukermapper med søknader, vedtak, journalnotat og annen relevant dokumentasjon for tildeling og oppfølging

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 15.02.16
• Oversendelse av dokumentasjon av 18.03.16, 22.03.16 og 23.05.16
• Program for tilsynet av 02.06.16
• Oversendelse av skjema for saksgjennomgang av 02.06.16
• Telefonmøte med NAV-leder, forberedelse av saksgjennomgang, 09.06.16
• Telefonmøte med rådmann av 20.06.16
• Annen telefonkorrespondanse i forbindelse med gjennomføring av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kristi Hals, revisjonsleder
Elisabeth Lamøy, revisor
Catharina Schjølberg, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet