Rapport fra tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming i Vadsø kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Finnmark har i 2016 ført tilsyn med helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming i Vadsø kommune. Målet med tilsynet var å bidra til at kommunene gjennom systematisk styring og ledelse sikrer tjenestemottakerne forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunens styringsaktiviteter gir mennesker med behov for assistanse:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg
• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling<
• brukermedvirkning ved planlegging, utforming, og evaluering av helse- og omsorgstjenestene

Det ble ikke påpekt avvik eller merknader ved tilsynet med Vadsø kommune.

Dato: 25.9.16

Gry Bogetun
revisjonsleder

Sunniva Sømhovd og Linda Njarga
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vadsø kommune, Bofellesskapene i perioden 23.2.16 - 25.9.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenestene etter lov om statlig tilsyn § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø kommune har organisert helse- og omsorgstjenestene sine i seks enheter underlagt kommunalsjef for helse, pleie, rehabilitering og omsorg. Tjenestene til mennesker med utviklingshemming ytes i all hovedsak av Bofellesskapene som består av avlastningsenhet.

Ambulerende enhet yter tjenester til mennesker med utviklingshemming med behov for pleie­ og omsorgstjenester. Leder for ambulerende enhet er underlagt kommunalsjef, faglig ansvar er lagt til sykepleier med tilstedeværelse en dag i uken.

Kommunen er i ferd med å samordne tjenestene til mennesker med utviklingshemming i et nytt bygg bestående av flere boenheter. Det betyr at mange av tjenestemottakerne i dagens Bofellesskap vil få tilbud om nye leiligheter i det nye bygget.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel  ble utsendt 23.2.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 7.4.16.

Åpningsmøte ble avholdt 25.4.16.

Intervjuer
Ti personer ble intervjuet. Syv tjenesteytere/ledere, tre tjenestemottakere og en pårørende
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 29.5.16.

Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring sikrer forsvarlige tjenester til mennesker med utviklingshemming som har fylt 18 år og bor i egen/leid boenhet.

Fylkesmannen har undersøkt om:

• Kommunen legger til rette for at mennesker med behov for assistanse får personlig assistanse i form av:
  - tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
  - bistand til aktivisering
  - opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg
• Kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:
  - helsetjenester i hjemmet
  - tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling

Herunder om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjeneste.

Fylkesmannen har også undersøkt om kommunen legger til rette for tjenestemottakers medvirkning ved planlegging, utforming, og evaluering av sine helse- og omsorgstjenestene.

Vi har vurdert ledelsens styringsaktiviteter ved gjennomgang av kommunens styringsdokumenter som planer, målsettinger og prosedyrer. Vi har også gjennomgått kommunens kontroll med egen virksomhet.

Funn

Det ble ikke avdekket brudd på lov og forskrift.

Vurdering av kommunens styringssystem

Fylkesmannen vurderer at kommunen har et styringssystem som sikrer systematisk oppfølging av det enkelte tjenestetilbud. Kommunen benytter saksbehandlings- og dokumentasjonssystem PROFIL og avvikssystemet Qm+.

Det avholdes ukentlige møter mellom kommunalsjef og enhetsledere, avvik og læring er fast punkt på alle møtene. Alle tjenestemottakere har fagansvarlige som melder nye/endrede behov til fagleder/nestleder for faglig vurdering, veiledning og oppfølging, eventuelt til behandling i inntaksteam.

IPLOS-registrering gjennomføres minimum en gang årlig, vedtakene evalueres årlig i inntaksteam. Kommunalsjef, enhetsleder og fagleder er faste medlemmer i inntaksteamet.

Regelverk

Om forsvarlige tjenester:
Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, jf. § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a og b

Om kommunens overordnede ansvar for tjenestene:
Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-2 og 3-1 tredje ledd, jf. internkontrollforskriften §§ 4 og 5

Om kommunens plikt til samhandling og samarbeid:
Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-4

Om pasienter og brukeres rett til informasjon og medvirkning:
Pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1, 3-2 og 3-5

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Mål for Bofellesskapene
• Oppgave og ansvarsfordeling bofellesskapene - Administrasjon
• Funksjonsbeskrivelser for hjelpepleiere, miljøterapeuter og assistenter
• Kompetanse/rekrutteringsplan
• Årshjul
• Kvalitetshåndbok
• Oversikt over ansatte og ansattes formelle kompetanse
• Siste tre måneders avvik
• Informasjon om tjenestene, søknadsskjema til brukere og pårørende
• ROS-analyse for Vadsø kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• PROFIL
• Tilleggspermer
• Prosedyrer for tjenesteutøvelse
• Evalueringer
• Godkjenningsrutiner for utdeling av medikamenter (medikamentkurs)
• Informasjonsperm
• Referat fra møter
• Rapporter
• Intern revisjonsrapporter
• Qm+

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn datert 23.2.16
• Kommunens oversendelse av etterspurte styringsdokumenter, mottatt 30.3.16
• Kommunens oversendelse, kartlegging av legemiddelhåndtering, mottatt 16.3.16

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Sunniva Sømhovd, Linda Njarga og Gry Bogetun

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet