Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenester i Loppa kommune 2017

Sammendrag

Fylkesmannen i Finnmark har i 2017 ført tilsyn med helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser i Loppa kommune. Målet med tilsynet var å bidra til at kommunene gjennom systematisk ledelse, styring og kontroll sikrer tjenestemottakerne forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunens styringsaktiviteter gir mennesker med behov for assistanse:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg
• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling
• brukermedvirkning ved planlegging, utforming, og evaluering av helse- og omsorgstjenestene

Det ble ved tilsynet med Loppa kommune påpekt ett avvik:

Loppa kommune har ikke et system som sikrer faglig forsvarlighet i helse- og omsorgstjenester til alle personer med utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser. Det har medført uakseptabel stor risiko for svikt.

Denne rapporten beskriver de fakta som ligger til grunn for lovbruddet. Det vil si fakta som har fremkommet i dokumentgjennomgang og intervju.

Dato: O1.11.17

Gry Bogetun
revisjonsleder

Linda Njarga
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Loppa kommune i perioden 17.8.17 - . Revisjonen er et resultat av at vi mottatt klager på tjenesteutøvelsen i Parkveien 2.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Lovbrudd er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Loppa kommune er en kommune 968 innbyggere. Kommunen har over en tidsperiode vært uten helse- og omsorgssjef. Ny helse- og omsorgssjef begynte i stillingen 15.9.17 og er helt ny på tilsynstidspunktet.

Det ytes tjenester til personer med utviklingshemming /utviklingsforstyrrelser i samlokalisert tjenestetilbud i Øksfjord, i ett av flere øysamfunn i Loppa kommune og det kjøpes tjenester i Aleris til en person.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.8.17 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag .

Formøte ble avholdt 5.9.17

Åpningsmøte ble avholdt 3.10.17 .

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Aleris Kvenvikmoen og i Parkveien 2.

Sluttmøte ble avholdt 6 10.17.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring sikrer forsvarlige tjenester til mennesker med utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser som har fylt 18 år og bor i egen/leid boenhet.

Fylkesmannen har undersøkt om:

• Kommunen legger til rette for at mennesker med behov for assistanse får personlig assistanse i form av:
  o tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
  o bistand til aktivisering
  o opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg
• Kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:
  o helsetjenester i hjemmet
  o tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling
  
  Herunder om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjeneste.

Fylkesmannen har også undersøkt om kommunen legger til rette for tjenestemottakers medvirkning ved planlegging, utforming, og evaluering av sine helse- og omsorgstjenestene.

Vi har vurdert ledelsens styringsaktiviteter ved gjennomgang av kommunens styringsdokumenter som planer, målsettinger og prosedyrer. Vi har også gjennomgått kommunens kontroll med egen virksomhet.

5. Funn

Det er påpekt ett lovbrudd:

Loppa kommune har ikke et system som sikrer faglig forsvarlighet i helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming. Det medfører uakseptabelt stor risiko for svikt i tjenesteutøvelsen

Lovbruddet er et brudd på følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a og b, 3-4, 4-1, 4-2, jf. internkontrollforskriftens §§ 4 og 5, samt pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1, 3-2 og 3-5

Lovbruddet bygger på følgende observasjoner:

Organisering og fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet

• Kommunen har definert hvem som har faglig ansvar for enkeltpersoner, men det er ikke avklart hvilke oppgaver som skal ivaretas av faglig ansvarlig
• Det foreligger stillings/funksjonbeskrivelser, men disse beskriver ikke faglige oppgaver
• Det foreligger arbeidsbeskrivelser, men disse er ikke utformet for virksomheten i Parkveien
• Kommunen har en virksomhetsplan og retningslinjer for mål og tiltak, men denne systematiske tilnærmingen er ikke implementert i virksomheten

Personlig assistanse

• Det foreligger ikke individuelle kartlegginger og overordnede mål for alle brukerne
• Ingen av brukerne har oppdatert individuell plan
• Kommunen har ikke systematisk vurdering der brukers muligheter til å øke eget funksjonsnivå og egen mestringsevne blir vurdert
• Det jobbes ikke miljøterapeutisk med aldersadekvate aktiviteter for alle brukerne.

Kompetanse og personellstyring

• Det foreligger ikke systematisk kartlegging av hvilken kompetanse de ansatte trenger for å gi de enkelte brukerne forsvarlige helse- og omsorgstjenester ut fra individuelle behov.
• Det er ikke utarbeidet faglige strategier, prosedyrer og tiltak for å imøtekomme spesielle utfordringer hos alle brukerne.
• Det gis opplæring, men denne blir ikke dokumentert og kontrollert.
• Det gis ikke systematisk veiledning
• Det foreligger ikke evalueringer eller annen systematisk kontroll av tjenesteutøvelsen
• Kommunen har ikke oppdatert kompetanseplan
• Kommunen har ikke iverksatt tiltak for å rekruttere vernepleierfaglig kompetanse

Informasjon og medvirkning

• Kommunen har ikke et system der den enkelte brukers forutsetninger for medvirkning kartlegges, kommunen kartlegger heller ikke hvilken informasjon og støtte den enkelte må ha for å kunne medvirke
• Det legges ikke systematisk til rette for brukermedvirkning ved utforming av individuell tjenestetilbud, for eksempel ved utforming av mål

Helsetjenester i hjemmet og tilgang til medisinsk undersøkelse og behandling

• Det er ikke avklart hvordan nødvendige helseopplysninger skal formidles mellom fastlege og tjenestested, her under hvilke tiltak legen har satt i gang og hvordan tiltakene skal følges opp.
• Epikriser og andre nødvendige medisinske opplysninger formidles ikke systematisk fra fastlege til tjenestested
• Gjennomførte helsekontroller er ikke dokumentert i PROFIL

Merknad:

Virksomheten fremstår institusjonsaktig . Kommunen har et forbedringspotensial i å tilpasse tjenesteutøvelsen til individuelle behov.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at tjenesteutøvelsen blir planlagt, gjennomført, kontrollert og korrigert i samsvar med kravet om faglig forsvarlighet i helse- og omsorgstjenestene.

Fylkesmannen vurderer at kommunens styringssystem mangler systematiske tiltak for styring og kontroll på alle nivå. Vår vurdering bygger på at det ikke er et system for rapportering mellom nivåene .

Kommunen mangler oversikt over hvilken kompetanse de ansatte trenger for å gi de enkelte brukerne forsvarlige helse- og omsorgstjenester ut fra individuelle behov. Vi vurderer også at kommunen mangler systematisk overvåking av faglig forsvarlighet fordi tjenesteutøvelsen ikke systematisk dokumenteres og evalueres. Det er ikke gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser , eller intern revisjon av faglig forsvarlighet i tjenesteutøvelsen til personer med utviklingshemming

Videre vurderer vi at kommunen mangler vernepleierfaglig kompetanse for å sikre faglig forsvarlige tjenester til personer med utviklingshemming.

7. Regelverk

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a og b, 3-4, 4-1, 4-2, jf internkontrollforskriftens §§ 4 og 5, samt pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1, 3-2 og 3-5.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, datert 20.9.17, ble mottatt hos Fylkesmannen 25.9.17.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 journaler
• Miljøpermer
• Beskjedbok
• Avtalebok

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Vera Meyer	Helse- og omsorgsleder	X	X	X
Solgunn Hansen	Administrativ leder	X	X	X
Audhild Pettersen	Miljøterapeut/fag		X
Monica Guttormsen	Omsorgsarbeider		X
Kate Brox Pedersen	Miljøterapeut/

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Linda Njarga og Gry Bogetun