Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Alvdal kommune 2014
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte 21.10. 2014 tilsyn med Alvdal kommune.
Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.
Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.
Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.
Resultat ved tilsynet:
Det ble ikke påvist avvik
Hovedpunkter fra Fylkesmannens samlede vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid:
Arbeidet med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er igangsatt og godt tilrettelagt og styrt. Det er utarbeidet et samlet oversiktsdokument og oversikten er utarbeidet etter kravene stilt i § 5 i folkehelseloven og § 3 i oversiktsforskriften.
Deler av strukturen på arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet er fortsatt ikke helt på plass og det gjenstår et arbeid med å avklare hvordan oversiktsdokumentet skal revideres og hvilke forhold det løpende skal holdes oversikt over. I sine faglige vurderinger bør kommunen i større grad benytte sin samfunnsmedisinske kompetanse.
Dato: 05.01.15
Trond Lutnæs
revisjonsleder
Hanne Kjøsnes
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 21.10.14 - 05.01.15 med Alvdal kommune.
Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).
Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § l0 A.
Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:
- Lovlighetskontroll
Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet. - Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.
2. Alvdal kommune
Alvdal hadde pr. 01.01.14 2432 innbyggere.
Enhetene helse, kultur, kommunalteknikk, pleie, rehabilitering og omsorg, skole og barnehage er lokalisert i Alvdal, mens landbruk og miljø og plan, byggesak og geodata er felles med Tynset og er lokalisert der. Det er felles barnevernstjeneste og PPT med Tynset og Tolga som også ligger på Tynset.
Alvdal kommune har en kommunelege 1 i 10 % stilling.
2.1 Organisering av folkehelsearbeidet
Det er ansatt en folkehelsekoordinator i 50 % stilling. Stillingen er plassert under Enhet helse. Det er opprettet et fagråd folkehelse som ledes av folkehelsekoordinator og som består av representanter fra NAV, oppvekst, kultur, kommunalteknikk, helse og Alvdal Friskliv. Det er gjennom flere kommunestyrevedtak nedfelt et mandat for faggruppa og krav om å rapportere direkte til rådmannen.
3. Gjennomføringen av tilsynet
Varsel om tilsyn ble sendt ut 21.08. 2014.
Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8.
Åpningsmøte ble avholdt 21.10.2014.
Intervju med 6 ansatte.
Sluttmøte ble avholdt 21.10.2014.
4.Hva tilsynet omfattet
Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).
Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema
Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.
Kommunene skal både ha løpende oversikt, og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.
Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.
Lovlighetskontrollen ved tilsynet
Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. A ha kommet i gang innebærer at kommunen
gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.
Det ble herunder undersøkt
- om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
- om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
- om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
- om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
- om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
- om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
- om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området
Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet
I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene skulle fylkesmannen i disse kommunene foreta en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen danner grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.
Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.
Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):
- kommunens tilrettelegging/styring
- hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
- om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
- i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
- i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger
5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen
Ved tilsynet ble det ikke påvist avvik.
6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid
Kartleggingen har vi gjort ved å gjennomgå dokumentene som er listet opp i kapittel 8 og sett dette i forhold til opplysninger som vi fikk under samtalene med ledelsen og de ansatte.
Arbeidet med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er igangsatt med forankring i flere kommunestyrevedtak. Arbeidet er godt tilrettelagt og styrt med folkehelsekoordinator og et fagråd folkehelse. Det er nedfelt et mandat for fagrådet og de skal rapportere direkte til rådmannen. Det er vedtatt mål og strategier for folkehelsearbeidet og det er laget en egen internkontroll for folkehelse.
Det er tverrsektorielt utarbeidet et samlet oversiktsdokument og oversikten er utarbeidet med grunnlag i de tre kilder jf. folkehelselovens § 5. Det er innhentet informasjon fra alle temaene fra a-f. jf. overskriftforskriften § 3. Kommunen har til en viss grad gjennomført faglige vurderinger både av årsaksforhold og av konsekvenser. Dokumentet med underlagsdokumenter kan gjenfinnes elektronisk og legges frem ved behov. I samtalene fikk vi opplysning om at det er satt i gang tiltak med hensyn til den kartleggingen som er gjort, her kan nevnes arbeidet med å opprette frisklivssentral.
Deler av strukturen på arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet er ikke helt på plass og det gjenstår et arbeid med å avklare hvordan oversiktsdokumentet skal revideres og hvilke forhold det løpende skal holdes oversikt over.
Kommunen har fortsatt et arbeid å gjøre når elet gjelder å samle relevant informasjon fra kommunens egne sektorer i arbeidet, samtidig som det vil være nyttig å konkretisere hvilke sektorer som skal ha oversikt over hva.
Det finnes et forbedringspotensiale med hensyn til hvor viktige de aktuelle forholdene eller utfordringene antas å være. Kommunen bør benytte sin samfunnsmedisinske kompetanse i mye større grad, spesielt med tanke på faglige vurderinger av årsaksforhold, jf. § 27 i folkehelseloven. Det vil også være hensiktsmessig for Alvdal kommune åjobbe med å gjøre oversiktsdokumentet mer relevant, kjent og tilgjengelig for alle kommunale sektorer.
Det kan være en utfordring for Alvdal kommune, når det gjelder det sektorovergripende ansvaret, at folkehelsekoordinator er plassert under enhetsleder helse. At planavdelingen ligger i en annen kommune kan også by på utfordringer med tanke på at den løpende oversikten skal ligge til grunn for kommunens planverk.
7. Regelverk
Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen
8. Dokumentunderlag
Vedlegg 1:
Organisasjonskart for kommunen
Organisasjonskart for helse
Orientering om organisering/ansvar og oppgaver i forhold til folkehelsearbeid
Oversikt over ansatte med oppgaver relevant for tema for tilsynet
Delegering frå rådmann til administrasjon
Delegering frå rådmann til enhetsleder Helse
Vedlegg 2: Vedtak og vedtekter om interkommunalt samarbeid
Samlet saksfremstilling -høringsuttalelse felles kommunelegefunksjon
Rapport gruppe kommuneoverlege
Vedlegg 3: Stillingsbeskrivelser
Kommunelege 1, Planansvarlig, Folkehelsekoordinator, Kommunefysioterapeut
Vedlegg 4: Internkontrollsystem for styring av folkehelsearbeidet med fokus på oversiktsarbeidet
Vedlegg 5:Diverse planverk
Planstrategi
Gjeldende kommuneplan Tekstdel
Kommunedelplan klima og energi
Vedlegg 6:Andre planer med relevans for folkehelsearbeidet
Avvikshåndtering vann og avløp, Måle og analyseutstyr, Vannanalyser, Analyseresultat Labpartner, Helsefremmende og forebyggende arbeid -interkommunal rapport
Vedlegg 7:Dokumenter knyttet til arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer
Helsetilstand og påvirkningsfaktorer på helse, Fjellregionen 2013,
Folkehelsekartlegging 2013 - Oversiktsdokument over helsetilstand og påvirkningsfaktorer, Alvdal kommune
Folkehelseprofil 2012, 2013, 2014
Vedlegg 8:Dokumentasjon som viser informasjon og vurderinger fra det løpende oversiktsarbeidet blir benyttet som grunnlag for å igangsette/justere tiltak og/eller for planarbeid knyttet til kommunens årshjul
Årshjul 2014 Alvdal kommune
Årshjul 2014 -folkehelsearbeid Alvdal kommune
Vedlegg 9.
Politisk behandling: organisering av folkehelsearbeidet
Politisk behandling: Folkehelsekartlegging 2013
Melding om politisk vedtak -folkehelsekartlegging
Etter forespørsel fikk Fylkesmannen oversendt alle referater fra møtene i fagrådet folkehelse.
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte intervju og sluttmøte.
Ikke publisert her
Fra Fylkesmannen i Hedmark deltok:
Fylkeslege Trond Lutnæs, sosial- og helseavdelingen (revisjonsleder)
Seniorrådgiver Katrine Nordby Tømmerdal, sosial- og helseavdelingen
Seniorrådgiver Hanne Kjøsnes, sosial- og helseavdelingen