Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Eidskog kommune 2014

Fylkesmannen i Hedmark

Sammendrag

1. Innledning

2. Eidskog kommune

3. Gjennomføringen av tilsynet

4. Hva tilsynet omfattet

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte 06.11. 2014 tilsyn med Eidskog kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Resultat ved tilsynet:

Det ble påvist følgende avvik:

Eidskog kommune har ikke gjennom tilstrekkelig styring, organisering og forankring lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres i samsvar med myndighetskravene.

Dato: 05.01.15

Trond Lutnæs
revisjonsleder

Hanne Kjøsnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 07.11. 2014 - 05.01. 2015 med Eidskog kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § l0 A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Eidskog kommune

Eidskog hadde pr. 01.01.14 6223 innbyggere.

Kommunen er organisert med tre enheter med hver sin kommunalsjef: Enhet for helse og omsorg, Enhet for oppvekst og læring og Enhet for samfunn. PPT, Barnevern og Helsestasjon er underlagt Enhet for oppvekst og læring, i tillegg til skoler og barnehager. NAV og boligtjenesten er underlagt Enhet for helse og omsorg i tillegg til alle helsetjenestene.

2.1 Organisering av folkehelsearbeidet

Leder for Fysioterapitjenesten  er tildelt rollen som folkehelsekoordinator. Det er ikke spesifisert noen stillingsstørrelse og det foreligger ikke noen stillingsbeskrivelse til dette. Folkehelsekoordinatoren  har jobbet mest opp mot frisklivssentralen.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 03.09. 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8.

Åpningsmøte  ble avholdt 06.11.2014.

Intervju med 7 ansatte.

Sluttmøte ble avholdt 06.11.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk  kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens  tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Ved tilsynet ble det påvist følgende avvik:

Eidskog kommune har ikke lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres i samsvar med myndighetskravene.

Avviket bygger på følgende faktagrunnlag:

1. Det er ikke utarbeidet noen oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer
2. Arbeidet har ikke tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
3. Myndighetskravene på området er ikke godt nok kjent og forstått
4. Oppgavefordelingen  er ikke avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
5. Ledelsen følger ikke i tilstrekkelig grad med på at det løpende oversiktsarbeidet er kommet i gang og at det pågår aktiviteter på området
6. Det er ikke avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
7. Det er ikke klarlagt hvilke kunnskapskilder  som skal benyttes, spesielt lokalt i kommunen
8. Det er uklart hvordan samfunnsmedisinsk kompetanse skal brukes for å vurdere årsaksforhold og konsekvenser

Dette innebærer avvik fra Folkehelselovens § 5, jf. §§ 27 og 30 og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4 jf. § 3.

Vi finner altså at Eidskog kommunes styring og intern kontroll ikke er tilstrekkelig til å oppfylle kravet om å være kommet i gang med løpende oversiktsarbeid. Eidskog kommune må se nærmere på organiseringen av arbeidet og på hvordan de skal sikre tverretatlig involvering, samt hvordan den løpende oversikten skal hensiktsmessig dokumenteres.

Kommunen må videre ta stilling til hva oversikten skal inneholde og hva som løpende skal oppdateres.

6. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen 

7. Dokumentunderlag

Oversendt fra kommunen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Egenvurderingsskjema - oversiktsarbeidet jf.§ 5 i folkehelseloven
• Kommunal planstrategi for Eidskog kommune 2013-2016
• Planprogram Kommuneplanens samfunnsdel 2014-2027
• Kommuneplanens samfunnsdel 2014-2027
• Boligsosial  handlingsplan  2014-2020
• Idrett og friluftslivsplan 2009-2019
• Kommunedelplan Kulturplan 2010-2014
• Plan for psykisk helsearbeid
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2009-2012
• Tiltaksplan Opplæringsloven § 9 A
• Økonomiplan 2014-2019

https://www.Friskliv-eidskog.no

http://www.glomdal.hedmark.org/Regioner/Regionraadet-for-G­laamdalsregionen/Prosjekter/Folkehelse-og-fysisk-aktivitet-i-Glaamdalsregionen

http://khp.fhi.no/PDFVindu.aspx?Nr=0420&sp=1&PDFAar=2014

http://www.hedmark.org/Hedmark-fylkeskommune/Om-fylkeskommunen/Fag-stab-og­serviceenheter/Strategisk-stab/Folkehelse/Statistikk-og-fakta-folkehelse/Fylkesstatistikk-for­Hedmark-2013

http://www.hedmark.org/Hedmark-fylkeskommune/Om-fylkeskommunen/Fag-stab-ogserviceenheter/Strategisk-stab/Folkehelse/Statistikk-og-fakta-folkehelse/Statistikkpakker-2013-folkehelse

https://www.eidskog.kommune.no/Organisasjon/OrganisasjonKompakt.aspx?Mld1=1314

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte intervju og sluttmøte.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Hedmark deltok:
Fylkeslege Trond Lutnæs, sosial og helseavdelingen (revisjonsleder)
Seniorrådgiver Katrine Nordby Tømmerdal, sosial og helseavdelingen
Seniorrådgiver Hanne Kjøsnes, sosial og helseavdelingen
Ass. fylkesmann Anne Kathrine Fossum

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet