Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Elverum kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte  18.11. 2014 tilsyn med Elverum kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Resultat ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik

Hovedpunkter fra Fylkesmannens samlede vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid:

Arbeidet med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer  er igangsatt. Det ble i 2012 utarbeidet et samlet oversiktsdokument som ble lagt til grunn for kommunens planstrategi og folkehelseplan.   Det er opprettet en tverrfaglig folkehelsegruppe som diskuterer utfordringer og tiltak og arbeidet er forankret gjennom Elverum kommune sin strategiske folkehelseplan. Elverum kommune benytter sin samfunnsmedisinske kompetanse på en god måte.

Det er rom for å tydeliggjøre strukturen og styringen på arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet, samt konkretisere ytterligere hvilke forhold det skal holdes oversikt over.

Dato: 05.01.15

Trond Lutnæs
revisjonsleder

Hanne Kjøsnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 18.09.14 - 05.01.15 med Elverum kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet. var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10 A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Elverum kommune

Elverum hadde pr. 01.01. 2014 20563 innbyggere.

Kommunen er organisert med 7 sektorer: pleie, rehabilitering og omsorg, familie og helse, skole, barnehage, teknikk og miljø, kultur og NAV.

2.1 Organisering av folkehelsearbeidet

Det er ansatt en folkehelsekoordinator i 25 % stilling. Folkehelsekoordinator har også stilling som kommuneoverlege.  Stillingen er plassert under sektor familie og helse, men det er foreslått å flytte denne opp i rådmannens stab, samt å øke stillingen til 50 %.

Det er opprettet ei tverrsektoriell folkehelsegruppe som ledes av folkehelsekoordinator  og som består av representanter fra eiendom, kultur, pleie og omsorg, skole/barnehage, NAV, plan og bygning, frisklivssentralen og Høgskolen iHedmark. Flere sektorledere er delaktige. Det er laget en folkehelseplan som skal revideres hvert år.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 18.09. 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8.

Åpningsmøte ble avholdt 18.11. 2014.

Intervju med 6 ansatte.

Sluttmøte ble avholdt 18.11. 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer  er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk  kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Ved tilsynet ble det ikke påvist avvik.

6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid

Kartleggingen har vi gjort ved å gjennomgå dokumentene som er listet opp i kapittel 8 og sett dette i forhold til opplysninger som vi fikk under samtalene med ledelsen og de ansatte.

Elverum kommune har flere elementer av et løpende oversiktsarbeid over helsetilstand og påvirkningsfaktorer. Det ble i 2012 laget et samlet oversiktsdokument som blant annet har blitt benyttet som grunnlag for planstrategien, folkehelseplan og plan for bekjempelse og forebygging av barnefattigdom. Elverum kommune har på flere områder gjennomført faglige vurderinger både av årsaksforhold og av konsekvenser og slik blant annet benyttet sin samfunnsmedisinske kompetanse på en god måte. Det tverrsektorielle perspektivet har blitt ivaretatt gjennom vurderinger av utfordringene i folkehelsegruppa.

Elverum kommune har løpende brukt Folkehelseinstituttets folkehelseprofil, informasjon fra «Ungdata», Kommunehelsa samt kunnskap fra egne tjenester i utviklingen av planer og tiltak. Det er utarbeidet utkast til prosedyre og arbeidsplan for «Løpende oversiktsarbeid ogjustering av tiltak i forhold til folkehelsearbeidet». Dette er ikke vedtatt, men beskriver grundig både fremdrift i arbeidet og krav til innhold og hvilke kilder som skal benyttes jf. Folkehelseloven § 5 og oversiktsforskriften § 3.

Det gjøres mye godt arbeid på folkehelseområdet, men Elverum kommune bør etterstrebe og få en bedre struktur og styring på arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet. Det kan med fordel konkretiseres ytterligere hvilke forhold det er behov for å ha løpende oversikt over, hvilken informasjon som trengs fra hver av hovedkildene jf.Folkehelseloven  § 5, og hvor ofte informasjonen skal innhentes. Oversikten bør i tillegg i mye større grad baseres på kunnskap fra egne tjenester. Det anbefales også at vurderinger av årsaksforhold og konsekvenser bør inn som en fast rutine i oversiktsarbeidet. Samtidig må det klargjøres hvordan de løpende oppdateringene skal dokumenteres på en hensiktsmessig måte, likeså hvilke sektor som skal innhente hva. Her kan folkehelsegruppa strukturere sitt arbeid bedre ved blant annet å fastlegge gruppas oppgaver og føre referat fra møtene.

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen 

8. Dokumentunderlag

Vedlegg 1: Organisasjonskart folkehelsearbeidet Vedlegg 2: Annet interkommunalt arbeid i 2014
Vedlegg 3: Utkast til stillingsbeskrivelse for folkehelsekoordinator
Vedlegg 4: Utkast til prosedyre for «Løpende oversiktsarbeid og justering  av tiltak i forhold til folkehelsearbeidet»
Vedlegg 5: Utkast til prosedyre for «Arbeid med det fireårige oversiktsdokumentet over befolkningens helse
Vedlegg 6: Utkast til arbeidsplan for løpende oversiktsarbeid og oppnåelse av mål 16 i folkehelseplanen
Vedlegg 7: Masteroppgave Evaluering av røykeslutt 2014
Vedlegg 8: Dokumentasjon friskliv 190514 i forhold til svangerskapsgruppe og barselgruppe.
Vedlegg 9: Presentasjon folkehelsedag Frisklivssentralen.
Vedlegg 10: Hanstad skole Fase2 radonmåling
Vedlegg 11: C10 Kolesterolsenkende midler
Vedlegg 12: Kort rapport om fallforebygging fra PRO

Planstrategi
Kommuneplanen
Folkehelseplan
Omsorgsplan 2010-2015
Barnefattigdom
Smittevern
Skolepolitisk plattform
Program for boligsosial handlingsplan

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte intervju og sluttmøte.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Hedmark deltok:
Fylkeslege Trond Lutnæs, sosial og helseavdelingen (revisjonsleder)
Seniorrådgiver Katrine Tømmerdal Nordby, sosial og helseavdelingen
Seniorrådgiver Hanne Kjøsnes, sosial og helseavdelingen
Seniorrådgiver Lars Ivar Widerøe, Statens helsetilsyn (observatør)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet