Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Ringsaker kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket innen de reviderte områder.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre Resultat i Ringsaker kommune:

Ingen avvik, en merknad.

Merknad 1:

Det fremkommer at barneverntjenesten har omforente rutiner for oppfølging av barn i fosterhjem og at disse er styrt og følges opp i praksis. Enkelte områder er imidlertid ikke inntatt i prosedyrer, maler eller sjekklister. Kommunen bør derfor vurdere om disse rutinene i tillegg skal utformes skriftlig.

Dato: 15.09.14

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Mathilde Valen-Sendstad
Ingrid Skauge Johnsen
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ringsaker kommune i perioden 10.02.14 - 15.09.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringsaker kommunen har ca. 33.460 innbyggere og er Hedmarks største kommune i folketall. Andelen barn ligger på ca. 21 % av kommunebefolkningen.

Ved årsskiftet til 2014 var det 141 barn og ungdom i Ringsaker som mottok hjelpetiltak fra barneverntjenesten, og 54,5 % av disse var plassert i fosterhjem.

På tilsynstidspunktet var 74 barn plassert i fosterhjem. Kun to av barna var plassert som frivillig hjelpetiltak, resten av barna var plassert i fosterhjem etter at kommunen hadde overtatt omsorgen for barna.

Ringsaker kommune er organisert med tre kommunalsjefer underlagt rådmannen. Kommunalsjef for helse- og omsorgsseksjonen har ansvar for barneverntjenesten. Barneverntjenesten har til sammen 53,95 årsverk, herunder også stillinger i ungdomskontakten og i bolig for enslige mindreårige asylsøkere.

Saksbehandlerne i barneverntjenesten er inndelt i fire team: Barneteam, ungdomsteam, tiltaksteam og omsorgsteam. Omsorgsteamet har ansvar for å følge opp de barn som er plassert i fosterhjem og som kommunen har overtatt omsorgen for. Teamet ble opprettet i 2011. Barn som er plassert i fosterhjem som et frivillig hjelpetiltak, følges opp av enten barneteam eller ungdomsteam, avhengig av alder på barnet. I de saker der barneverntjenesten arbeider mot en omsorgsovertakelse av barnet, opprettes et samarbeid mellom ungdoms- eller barneteamet og omsorgsteamet som skal ta over saken når vedtak om omsorgsovertakelse er klart fra fylkesnemnda. Omsorgsteamet har utarbeidet rutiner og prosedyrer for oppfølging av fosterhjemsarbeidet og disse er inntatt i en rutinehåndbok. Teamleder for omsorgsteamet benytter sjekklister for å kontrollere at oppfølgingen skjer i henhold til rutiner og lovkrav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.14 Åpningsmøte 04.06.14

Intervjuer: 9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 06.06.14.

Foreløpig rapport datert 19.06.14

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven.

Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Tilsynet omfatter barn under 18 år som bor i kommunale fosterhjem, og er avgrenset til det tidsrommet barnet faktisk bor i fosterhjemmet.

Barn som bor i fosterhjem er ofte sårbare og trenger ekstra vern og støtte. Barneverntjenesten skal derfor sikre at fosterbarn til enhver tid får forsvarlig omsorg, og at de forutsetningene som ble lagt til grunn for plasseringen blir fulgt opp. Dette innebærer at barneverntjenesten må sørge for at fosterforeldrene får nødvendig råd, opplæring og veiledning. Videre at fosterhjemmet besøkes så ofte som nødvendig, og at barneverntjenesten er tilgjengelig.

Barns rett til å bli hørt og få medvirke er nedfelt både i nasjonal og internasjonal lov. Medvirkning innebærer en rett til å bli informert og få mulighet til å uttale seg.

Barneverntjenesten skal legge vekt på hva fosterbarnet mener når de vurderer barnets behov for oppfølging.

Kommunen må også kunne vise til hvordan fosterhjemsarbeidet styres og kvalitetssikres. Det må fremkomme under tilsynet at ansvarsforhold er klart, at opplæringsbehov er kartlagt og tiltak gjennomføres, at brukererfaringer innhentes og at risikoområder og avvik vurderes.

Videre må kommunen ha tilstrekkelig rutiner for oppfølging av fosterhjemsarbeid og kunne vise til at disse utvikles, evalueres og iverksettes fortløpende.

Lovkrav for området:

• Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem.
• Barnevernlovens § 4-5, § 4-15 og 4-16 om planer for og oppfølging av tiltak.
• Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning.
• Barnevernlovens § 2-1 med tilhørende forskrift om kommunens oppgaver og internkontroll.

5. Funn

Ingen avvik

Merknad 1:

Det fremkommer at barneverntjenesten har omforente rutiner for oppfølging av barn i fosterhjem og at disse er styrt og følges opp i praksis. Enkelte områder er imidlertid ikke inntatt i prosedyrer, maler eller sjekklister. Kommunen bør derfor vurdere om disse rutinene i tillegg skal utformes skriftlig.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

1. Avvik fanges opp og behandles, men det er ikke et skriftlig eller elektronisk avvikssystem som er i bruk og kjent for alle ansatte til å melde avvik fra faglige rutiner og lovpålagte tjenester.
2. Biologiske foreldre til fosterbarn følges opp av barneverntjenesten i plasseringstiden, men innhold i og omfang av oppfølging er ikke inntatt i skriftlige rutiner.
3. Det blir vurdert individuell plan for fosterbarn med behov for det og lovkravet og planmalen er kjent for barneverntjenesten, men det er ikke inntatt i noen prosedyrer at det skal vurderes om det bør opprettes individuell plan for fosterbarn.
4. Fosterhjemstiltaket og oppdraget for fosterhjemmet blir gjennomgått og evaluert, men det er ikke inntatt i prosedyrer at fosterhjemsavtalen i sin helhet skal gjennomgås årlig.
5. Tilbakemeldinger fra brukere av fosterhjem blir fanget opp og vurdert av barneverntjenesten, men det er ikke inntatt i prosedyrer at dette bør gjøres rutinemessig.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

De rutiner og sjekklister for fosterhjemsarbeid som omsorgsteamet i barneverntjenesten har utviklet, har medført en strukturert og styrt oppfølging av god kvalitet. Det er videre sentralt at rutinene er tilgjengelige for og i bruk av alle ansatte i barneverntjenesten, når ansvaret for oppfølging av fosterhjem er fordelt på flere team. Jevnlig møtevirksomhet, god informasjonsflyt, opplæring og rapportering på alle nivåer, bidrar til at fosterhjemsarbeidet blir kvalitetssikret på en tilstrekkelig måte.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Utdrag av kommunens årsberetning for 2013.
• Organisasjonskart og bemanningsplan.
• Utdrag av økonomiplan for 2013-2016.
• Barnevernplan Ringsaker kommune 2012, periode 2012-2016.
• Beskrivelse av kvalitetssystemet EQS.
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten.
• Opplæringsplan.
• Møteoversikt.
• Barneverntjenestens rutiner, retningslinjer og sjekklister for oppfølging av fosterhjem.
• Barneverntjenestens rutiner for samtaler med barn.
• Delegering i barneverntjenesten.
• Oversikt over alle barn plassert i fosterhjem av Ringsaker kommune.

Dokumentasjon innhentet av Fylkesmannen

• Halvårsrapportering til BLD for 2. kvartal 2013 for Ringsaker kommune.
• Statistikk fra SSB.
• Informasjon fra Ringsaker kommunes internettside.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper for fosterbarn.
• Verifikasjoner - dokumentasjon fremlagt under tilsynet
• Rutine for oppfølging av biologiske foreldre etter omsorgsovertakelse.

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen datert 10.02.14.
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen den 07.04.14.
• Opplysning om kontaktperson fra kommunen per e-post den 05.03.14.
• Ettersendelse av dokumentasjon fra kommunen den 13.045.14.
• Program for tilsynet utsendt fra Fylkesmannen den 14.05.14.
• I tillegg har det vært en del kommunikasjon per e-post og telefon mellom revisjonsleder og kontaktperson for å avklare praktiske spørsmål.
• Foreløpig rapport datert 19.06.14.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ida Kjerschow Harstad
Mathilde Valen-Sendstad
Ingrid Skauge Johnsen
Solveig Hansen (kun dag 1)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet