Endelig rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Stange kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 14.03.14 – 24.11.14 tilsyn med Stange kommune / Nav Stange. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble gitt 1 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Stange kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at deltakers program har et forsvarlig faglig innhold ved programperiodens oppstart .

Solveig Hansen
revisjonsleder

Anne Beathe Horten
revisor

Marit S. Amlien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stange kommune i perioden 14.03.14 – 24.11.14. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids– og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stange kommune har omlag 19300 innbyggere.

I 2013 mottok 4,1 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,9 %.

233 husstander i Stange kommune mottok stønad i 6 mnd. eller mer. Gjennomsnittlig stønadslengde for mottakere i alder 25-66 år var 6,2 mnd. Andel mottakere av økonomisk stønad som hovedinntektskilde var 47,1 %. Stange kommune hadde, på tilsynstidspunktet, 18 deltakere i Kvalifiseringsprogram.

Nav Stange har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for økonomisk rådgiving.

Kontoret har 37 ansatte. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i hovedsak lagt til to ansatte som har et særlig ansvar for kontorets arbeid med kvalifiseringsprogram.

Det gjennomføres ukentlige drøftingsmøter i forhold til vedtak etter sosialtjenesteloven. Drøftingen har hovedfokus på tildeling av økonomisk stønad, men kan også være en arena for drøfting av problemstillinger knyttet til kvalifiseringsprogram. Det gjennomføres også kontormøter for gjennomgang av resultater. Vedtak om tjenester etter lov om sosiale tjenester gjøres av den enkelte saksbehandler. Kontoret er organisert med Nav-leder og to avdelingsledere. Det er også utpekt fagansvarlig for kvalifiseringsprogram. Fagansvarlig er underlagt avdelingsleder og skal ha en rolle som rådgiver for avdelingsleder i faglige spørsmål og ellers være en faglig pådriver, og bidra i utviklingsarbeid. Fagansvarlig har jevnlige møter med avdelingsleder. Nav-leder rapporterer til kommunalsjef og er del av rådmannens ledergruppe.

Stange kommune sin overordnede styring av Nav-kontoret foregår gjennom tertialvis rapportering og årsrapportering. I tillegg er det lagt kommunale indikatorer i målekortet som månedlig formidles til kommunens ledelse. Nav-leder er underlagt kommunalsjef og har faste møtepunkter i denne linjen. Stange kommune har også implementert et gjennomgående kvalitetsverktøy/avviksverktøy EQS hvor også Nav-kontorets faglige prosedyrer og avviksmelding/behandling er innlemmet. Nav Stange har utarbeidet et internkontrollsystem med den hensikt å sikre at tjenesteytingen ivaretar krav i lovgivningen. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.14

Åpningsmøte ble avholdt 30.09.14

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 01.10.14

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Stange kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings, vurderings og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om Stange kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om Stange kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1:

Stange kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at deltakers program har et forsvarlig faglig innhold ved programperiodens oppstart.

Avviket bygger på følgende:

1. Det ble avdekket 4 program som ikke hadde innhold som tilfredsstiller kravet til at programmet skal være på full tid ved oppstart.

2. Det iverksettes utbetaling av kvalifiseringsstønad før ønsket innhold i deltakers program er igangsatt.

3. Fordi planlagt innhold i deltakers program ikke er igangsatt ved programperiodens oppstart tilfredsstiller ikke den enkeltes program kravet til at programmet skal være på full tid ved oppstart. ( 37,5 timer pr. uke.)

4. Kontorets prosedyrer og kontrollplan for arbeidet med kvalifiseringsprogram inneholder ikke kontrollaktiviteter egnet til å sikre arbeidet med oppstart av kvalifiseringsprogram.

5. Problemstillingen rundt sikring av full tids program ved oppstart var meldt som avvik og derfor kjent av ledelsen ved kontoret uten at alternative tiltak var iverksatt på tidspunktet for tilsynet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 31 (Iverksetting av program)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad § 1

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Stange driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Tilsynet viste at Nav Stange hadde klare styrings- og ansvarslinjer som er innarbeidet og kjent i kontoret. Arbeidet med kvalifiseringsprogram er i stor grad beskrevet i gjennom prosedyrer og det er utarbeidet en kontrollplan for sikring av leders oppfølging og kontroll. Som det fremgår av funn gjort under tilsynet så har denne kontrollplanen mangler i forhold til å fange opp feil som kan oppstå i forbindelse med oppstart av programperiode. Kontrollplanen og prosedyrebeskrivelsene er også noe mangelfulle i forhold til å sikre krav til tjenesteytingen under gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Som det fremgår av funn fra tilsynet er det ikke utarbeidet styringstiltak / prosedyrebeskrivelser som er nødvendige for å sikre at den enkelte deltakers program har et forsvarlig faglig innhold ved programperiodens oppstart. Dette fører til at det kan være en risiko for at program som er mangelfulle ved oppstart ikke blir fanget opp og at brukere som har rett til kvalifiseringsprogram ikke får program med forsvarlig innhold.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Stange kommune og Nav Hedmark
• Kommunens delegasjon til Nav-kontoret
• Prosedyrer som gjelder tildeling og gjennomføring av KVP
• Organisasjonskart som viser styringslinjer
• Rollebeskrivelser: Videredelegering, fagansvarsrollen, stillingsbeskrivelser
• Dokumentasjon knyttet til opplæring
• Oversikt over ansatte
• Introduksjon av nyansatte
• Beskrivelse av kommunens avvikssystem, prosedyre i EQS
• Rutine for internkontroll KVP
• Evaluering av organisasjonsplan
• Resultat av ROS analyse november 2013
• Målekort for Nav Stange
• Stikkprøveskjema for tildeling av økonomisk sosialhjelp og KVP
• Prosedyre for evaluering av kvalifiseringsprogram
• Prosedyre fremmøtelister, lønnsmeldinger, utbetaling av kvalifiseringsstønad, ferie, permisjon og fravær for deltakere i kvalifiseringsprogram
• Prosedyre ved manglende kontakt med deltaker i kvalifiseringsprogram
• Prosedyre for saksbehandling ved søknad om kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad.
• 15 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad på tilsynstidspunktet.
• 15 saksmapper til personer som har/har hatt vedtak om kvalifiseringsprogram etter 01.01.2014.
• Samtale mal for kartlegging/oppstartsamtale med brukere i kvalifiseringsprogram
• Beskrivelse av grensesnitt/oppgavebeskrivelse for alminnelig råd og veiledningsplikt og informasjon.
• Kartleggingsskjema til bruk ved kartlegging av nye brukere.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av program for tilsyn
• Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Anne Beathe Horten
Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien
Sverre Nesheim fra Statens Helsetilsyn deltok som observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet