Rapport etter tilsyn med barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) – stikkprøvetilsyn med BUP Kongsvinger 2014

Fylkesmannen viser til ovennevnte tilsyn gjennomført ved BUP Kongsvinger 17. juni 2014. Sykehusets kontaktperson var enhetsleder Mona Elice Rudshaug. Ass fylkeslege Petter Vaglum og seniorrådgiver Trude Vestli gjennomførte tilsynet. Det ble gjennomført et kort sluttmøte med enhetsleder Mona Elice Rudshaug og avdelingssjef Hanne Øverås.

Tilsynets formål og tema

Formålet med tilsynet er å stimulere til forbedringsaktiviteter. Tema er basert på BUP Kongsvinger sin egenvurdering fra 2013 og omhandler:

Settes det diagnoser/konklusjoner på alle 6 akser.Blir utredning og diagnostisering gjennomført innen forsvarlig tid.Kartlegging av selvmordsproblematikkKartlegging av rusproblematikkOversikt over den skriftlige dokumentasjonen vi har gjennomgått

Fylkesmannen gikk igjennom 20 fullstendige journaler til pasienter som var ferdig utredet på bakgrunn av spørsmål om ADHD og behandlingstiltak var startet. Journalene var av nyest mulig dato og i utgangspunktet pasienter som var blitt henvist til BUP etter 1.april 2013.

Funn

• Diagnose alle akser

I 18 av 20 journaler var det satt diagnose på alle aksene. I 12 av disse journalene sto det «Mangelfull informasjon» på akse 4 etter endt utredning. Dette ble kommentert i sluttmøtet og det var enighet om at enheten skulle diskutere dette internt. Enheten vil se på om det er behov for endring av praksis, slik at det entydig kommer fram at man har vurdert om pasientens somatiske helse har betydning for aktuelle psykiske vansker. Det er ikke grunnlag for å være bekymret for om dette representerer et lovbrudd.

• Utredning og diagnostisering innen forsvarlig tid.

I dette tilsynet er det definert at 3 måneder er forsvarlig tid.

På bakgrunn av denne journalgjennomgangen så vi at i 10 av 20 journaler hadde det tatt mer enn 3 måneder å sette en diagnose. Vi så imidlertid også at forløpene var preget av god fremdrift og at utredningen foregikk kontinuerlig. Vi synes likevel det er grunn til å be dere om å analysere hva som er årsaken til at det for så pass mange pasienter tar over 3 måneder å sette en diagnose. Relevante spørsmål kan være om utredningsløpet er dårlig planlagt eller om det mangler kapasitet eller kompetanse. Vi vil understreke at 3 måneder ikke er et absolutt krav.

• Kartlegging av selvmordsproblematikk

I dette tilsynet er det sagt at dette skal gjøres fra barna er 10-12 år gamle. I 10 av de 20 journalene var det ikke aktuelt med suicidal kartlegging pga.» lav alder». I de øvrige 10 journalene var suicidkartlegging gjort i 8 av 10 journaler, i 2 journaler manglet kartleggingen. Vi så at i de journalene som benyttet «Mal for inntakssamtale/inntaksfase» var denne kartleggingen dokumentert. Vi fant ingen grunn til å være bekymret for om praksis på dette området representerte et brudd på lovkravene.

• Kartlegging av rusproblematikk

I dette tilsynet er det sagt at dette skal gjøres fra barna er 10-12 år gamle. I 10 av de 20 journalene var det ikke aktuelt med kartlegging av rusproblematikk på grunn av «lav alder». I de øvrige 10 journalene var denne kartleggingen gjort i 7 journaler, mens det manglet i 3. Vi fant ingen grunn til å være bekymret for om praksis på dette området representerte et brudd på lovkravene.

Internkontroll

BUP Kongsvinger har iverksatt et arbeid med å kontrollere sin virksomhet ved journal sjekklister. Dette blir gjennomført 4 ganger i året og resultatene rapporteres til avdelingssjefen.

Alle virksomheter som yter helsehjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Som ledd i dette skal virksomhetene ha et internkontrollsystem. Dette styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å oppfylle formålet. Fylkesmannen skal i sin tilsynsvirksomhet påse at alle som yter helsetjenester har etablert et internkontrollsystem og at de fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Under dette stikkprøvetilsynet er Fylkesmannen av den oppfatning at det iverksatte interne arbeidet synliggjør ledelsens styring og oppfølging.

Konklusjon

Vi ber om at BUP Kongsvinger foretar en analyse av om den lange utredningstiden kan begrunnes med styringsmessige eller organisatoriske forhold som gir grunn for å si at den er uforsvarlig lang.