Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Tolga kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 14.03.14 – 28.10.14, tilsyn med Tolga kommune / Nav Tolga. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad under revisjonen.

Dato: 28.10.14

Solveig Hansen
revisjonsleder

Marit S. Amlien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tolga kommune i perioden 14.03.14 – 28.10.14. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids– og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold.

Tolga kommune har omlag 1670 innbyggere.

I 2012 mottok 7 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 4,1 %.

46,3 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Tolga kommune hadde økonomisk stønad som hovedinntektskilde. Tilsvarende tall for landet forøvrig var 46,4% %. 15 personer i Tolga kommune mottok økonomisk stønad i 6 mnd eller mer.  Kommunen hadde, på tidspunkt for tilsynet, 2 deltakere i kvalifiseringsprogram.

Nav Tolga har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for kommunens arbeid overfor rusmiddelavhengige, kommunens flyktningearbeid, husbankens virkemidler og økonomisk rådgiving.

Kontoret har 9 ansatte. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram utføres i hovedsak av tre ansatte, som også har et hovedansvar for øvrige tjenester etter sosialtjenesteloven.

Det gjennomføres ukentlige vedtaksmøter vedrørende til søknader etter sosialtjenesteloven. Vedtaksmøtene har hovedfokus på tildeling av økonomisk stønad, men kan også være en arena for drøfting av problemstillinger knyttet til kvalifiseringsprogram. Det gjennomføres også kontormøter for gjennomgang av resultater. Vedtak om tjenester etter lov om sosiale tjenester gjøres av den enkelte saksbehandler og godkjennes av Nav-leder.

Nav-leder rapporterer til rådmannen og er del av rådmannens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.14.

Åpningsmøte ble avholdt 03.09.14.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.09.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Tolga kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings, vurderings og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• Om Tolga kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om Tolga kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Det ble ikke avdekket forhold som gav grunnlag for å konkludere med at lovkrav på de reviderte områder ikke var overholdt.

Tilsynet ble derfor avsluttet uten avvik eller merknad

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Tolga kommune og Nav Hedmark
• Administrativt delegeringsreglement for Tolga kommune
• Oversikt over hvilke styrende dokumenter som omfatter de sosiale tjenester i Nav/kvalifiseringsprogram
• Organisasjonskart Nav Tolga
• Oversikt over ansatte ved Nav Tolga
• Beskrivelse av Tolga kommunes/Nav Tolgas system for avviksmelding
• Kompetanseplan for Nav Tolga
• Fullmaktsangivelse for KVP-veiledere ved Nav Tolga
• Rutine Kvalifiseringsprogrammet Nav Tolga
• Beskrivelse av internkonttrolltiltak for Kvalifiseringsprogram ved Nav Tolga
• Beskrivelse av prosedyrer for evaluering av egen virksomhet
• Skjema for stikkprøve/lederbekreftelse ved evaluering av tjenesten Kvalifiseringsprogram.
• Sjekkliste kvalifiseringsprogram.
• Skjema for stikkprøvekontroll av gjennomføring av kvalifiseringsprogram.
• Skjema for evaluering av program.
• Deltakerbevis Kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad etter 01.01.2014
• 12 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad på tilsynstidspunktet.
• 3 saksmapper til personer som har/har hatt vedtak om kvalifiseringsprogram etter 01.01.2013.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av program for tilsyn
• Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet