Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Trysil kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Resultat i Trysil kommune:

Avvik 1:

Trysil kommune mangler rutiner for gjennomføring og dokumentasjon av fosterhjemsbesøk slik at oppfølgingen av fosterbarnet sikres.

Dato: 22.05.14

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Mathilde Valen-Sendstad 
revisor

 

Ingrid Skauge Johnsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trysil kommune i perioden 22.01.14 – 22.05.14. Revisjonen er en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2014, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trysil kommune har et innbyggertall på ca. 6630, og andelen barn ligger på ca. 18 %.

I løpet av 2013 mottok 64 barn hjelpetiltak fra barneverntjenesten i Trysil kommune. Kommunen har per dags dato ansvar for å følge opp 12 barn i kommunale fosterhjem.

Det foreligger en egen politisk vedtatt handlingsplan for fosterhjemsarbeidet i Trysil kommune, som innehar klare målsettinger. Planen blir tatt opp på politisk nivå og evaluert annet hvert år.

Barneverntjenesten har i stor grad rekruttert fosterhjem selv, og har brukt de samme fosterhjemmene flere ganger. Kommunen legger vekt på å være tilgjengelig for fosterforeldrene, og ser at dette er særlig positivt for samarbeidet og oppfølgingen.

Barneverntjenesten er organisert under virksomhetsområdet helse, og er underlagt en helsesjef, en kommunalsjef og rådmannen. Barneverntjenesten har 4,55 årsverk, og alle de ansatte arbeider med alle deler av saksbehandlingen i barneverntjenesten. Barneverntjenesten har en fagleder, men ansvaret som barnevernadministrasjonens leder er lagt til helsesjefen. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.01.14.

Åpningsmøte ble avholdt 27.03.14.

Intervjuer: 7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 28.03.14.

Foreløpig rapport datert 07.04.14

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven.

Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
Barnevernlovens § 4-5, § 4-15 og 4-16 om planer for og oppfølging av tiltak
Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning
Barnevernlovens § 2-1 med tilhørende forskrift om kommunens oppgaver og internkontroll

5. Funn

Avvik 1:

Trysil kommune mangler rutiner for gjennomføring og dokumentasjon av fosterhjemsbesøk slik at oppfølgingen av fosterbarnet sikres.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven § 4-22 og forskrift om fosterhjem § 7
Barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll

Avviket bygger på følgende:

1. Det foreligger ikke en rutine for hvordan fosterhjemsbesøk skal forberedes og gjennomføres.
2. Saksmappene viser ulik praksis for gjennomføring av fosterhjemsbesøk.
3. Fosterhjemsbesøkene dokumenteres ulikt, og i noen tilfeller mangelfullt. At fosterhjemsbesøk er gjennomført og innholdet i dem, er derfor ikke sporbart i alle saker.
4. Det foreligger rutiner for samtaler med barn, men rutinene beskriver ikke hva medvirkning innebærer. Det er ulikt hvordan samtaler med fosterbarn gjennomføres og dokumenteres.
5. Det er ikke rutiner som sikrer at behovet for veiledning og oppfølging av fosterforeldre blir systematisk kartlagt.
6. Det mangler rutiner for arbeid med individuell plan i barneverntjenesten, og det fremstår ikke som omforent når behovet individuell plan skal vurderes for fosterbarn. 
7. Alle lovpålagte fosterhjemsbesøk er ikke gjennomført i alle saker.

Kommentar:

Når et barn bor i fosterhjem har kommunen ansvar for å følge nøye med på barnets utvikling, og for å kontrollere barnets situasjon i fosterhjemmet. En viktig forutsetning for å kunne følge opp barnet, er at barneverntjenesten besøker fosterhjemmet jevnlig. Det skal være planlagt og kjent for kommunens ansatte hva som ligger i dette oppfølgingsansvaret, slik at det skjer systematisk, forutsigbart og i henhold til lov og forskrift. Dette krever at barneverntjenesten har rutiner som sikrer at ansatte vet hva som skal forberedes før et besøk og hvordan besøket skal gjennomføres. Barneverntjenesten skal sikre at det enkelte barn følges opp i henhold til sine behov. Det forutsetter at barnet får medvirke, fosterforeldre tilbys tilpasset veiledning og at det utarbeides individuell plan for fosterbarn med behov for koordinerte tjenester. For å sikre at tjenestene ytes forsvarlig, må barneverntjenesten dokumentere oppfølgingen og hvilke vurderinger og beslutninger som foretas.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det at det mangler interne rutiner i Trysil kommune for hvordan oppfølgingen av fosterhjem skal forberedes, gjennomføres og dokumenteres, gjør at det i for stor grad blir opp til den enkelte saksbehandler hva oppfølgingen skal bestå i. Dette gir en sårbarhet, fordi det kan være vanskelig å etterprøve hva som er gjort i oppfølgingen, og fordi det blir ulikt og kan bli personavhengig hvilken oppfølging fosterhjemmet får. De manglende rutinene hadde også medført at det ikke var sikret at alle fosterhjemsbesøk ble gjennomført, at det ikke var omforent når det skulle opprettes individuell plan, hvilke metoder som skulle benyttes for å sikre fosterbarnets medvirkning eller på hvilken måte fosterforeldres behov for veiledning skulle kartlegges systematisk.

De styringssystemer og rutiner kommunen alt har, fremstår likevel som et godt fundament.

Kommunen har overordnede planer, rutiner og mål for fosterhjemsarbeid som blir jevnlig evaluert. Disse viser at fosterhjemsarbeid vektlegges, og at kommunen har fokus på tilgjengelighet, fleksibilitet og åpenhet. Videre har kommunen planer og rutiner for kompetanse og opplæring, det er rutiner for brukermedvirkning og kommunen har foretatt risiko- og sårbarhetsanalyser.  Avvikssystemet er kjent og i bruk av barneverntjenesten, og kommunen har en møtestruktur og et internkontrollsystem i som sikrer informasjonsflyt til ledelsen.

Fylkesmannen ser at dette styringssystemet har medført tett og god oppfølgingen av fosterhjem, men det mangler den konkretiseringen som fullt ut og til enhver tid sikrer oppfølgingen av alle barn som er plassert i fosterhjem av Trysil kommune.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Utdrag av kommunens årsrapport for 2012
• Organisasjonskart for barneverntjenesten
• Beskrivelse av internkontrollsystemet for helsesektoren i Trysil kommune
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, samt øvrige ledelse
• Kompetanseplan for helse og omsorg 2012-2015
• Oversikt over barneverntjenestens møtevirksomhet
• SWOT-analyse for barnevernet fra oktober 2012
• Brukerundersøkelse fra 2011
• Handlingsplan for fosterhjemsarbeidet i Trysil kommune 2012-2014
• Rutinehåndbok for barneverntjenesten
• Registreringsskjema for oppfølging av plasserte barn.
• Beskrivelse av barneverntjenestens rutiner for samtale med barn
• Oversikt over fosterhjemsplasserte barn
• Delrapport om interkommunalt samarbeid mellom Engerdal og Tynset

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 12 saksmapper på fosterbarn

Verifikasjoner:

• En avviksprotokoll
• Dokument som viser organisering, samt faglig, økonomisk og personalmessig målsetting for og styring av kommunens helseavdeling.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 22.01.14
• Tilbakemelding fra kommunen om kontaktperson for tilsynet per e-post den 07.02.14
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen den 12.02.14
• Oversendelse av program for tilsynsdagene datert 06.03.14
• Oversendelse av foreløpig rapport 07.04.14

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ida Kjerschow Harstad
Mathilde Valen-Sendstad
Ingrid Skauge Johnsen

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk