Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Våler kommune 2014

Fylkesmannen i Hedmark

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold.

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 14.03.14 – 20.01.15, tilsyn med Våler kommune / Nav Våler. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble gitt 1 avvik under revisjonen.

Avvik 1: 

Våler kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 20.01.15

Solveig Hansen
revisjonsleder

Marit S. Amlien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Våler kommune i perioden 14.03.14 – 20.01.15. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold.

Nav Våler har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for tiltak overfor rusmiddelmisbrukere, sysselsettingstiltak, gjeldsrådgivning, SLT koordinator og husbankens virkemidler som bostøtte, startlån og boligtilskudd.

Kontoret har 12 ansatte. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i hovedsak lagt til 3 ansatte som har et særlig ansvar for kontorets arbeid med kvalifiseringsprogram.

Det gjennomføres ukentlige vedtaksmøter hvor vedtak og tiltak etter sosialtjenesteloven drøftes og besluttes. Drøftingen har hovedfokus på tildeling av økonomisk stønad, men kan også være en arena for drøfting av problemstillinger knyttet til kvalifiseringsprogram og annet oppfølgingsarbeid. Det gjennomføres også kontormøter for gjennomgang av resultater. Vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven gjøres av den enkelte saksbehandler, men alle vedtak kvalitetssikres og godkjennes av Nav-leder. Kontoret er organisert i flat struktur som innebærer at Nav-leder er nærmeste leder for alle ansatte. En ansatt er gitt et særlig ansvar for kvalifiseringsprogram. Nav-leder rapporterer til rådmann og er del av rådmannens ledergruppe.

I 2013 mottok 6,3 % av innbyggerne i Våler kommune i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,9 %.

28 husstander i Våler kommune mottok stønad i 6 mnd. eller mer. Gjennomsnittlig stønadslengde for mottakere i alder 25-66 år var 3,6 mnd. Andel mottakere av økonomisk stønad som hovedinntektskilde var 37,3 %. Våler kommune hadde, på tilsynstidspunktet, 1 deltaker i kvalifiseringsprogram.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.14

Åpningsmøte ble avholdt 05.11.14

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.11.14

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Våler kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om Våler kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om Våler kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1:   

Våler kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avviket bygger på følgende:

1. Det utarbeides program for den enkelte deltaker, men dette sikrer ikke at lov- og forskriftskrav til evaluering og full-tids program oppfylles
2. Evaluering gjennomføres ikke på en måte som ivaretar kravet til brukermedvirkning. Bruker blir ikke alltid informert om at samtalen er en evalueringssamtale og innholdet i samtalen blir ikke dokumentert
3. Det gjøres ikke konkrete vurderinger av eventuell stans av program i situasjoner hvor brukers program er uten innhold. Dette fører til risiko for at deltakers program i perioder er uten innhold og at deltakers muligheter for å tas inn igjen i programmet begrenses /svekkes.
4. Veiledning, oppfølging, avtaler med bruker samt resultater av vurderinger, skriftliggjøres ikke i tilstrekkelig grad.
5. Det utstedes ikke deltakerbevis
6. Rutinebeskrivelse for kvalifiseringsprogram gir feil angivelse av hvor evalueringstidspunkter skal gjøres kjent for bruker og tidsfrekvens for evaluering.
7. Rutinebeskrivelse for kvalifiseringsprogram har ikke innhold som sikrer at kravet til tett og koordinert bistand ivaretas under gjennomføring av KVP. Det er derfor i for stor grad overlatt til tilfeldighetene om KVP-deltakere får forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av programmet.
8. Kommunen har ikke klargjort og iverksatt styringstiltak som beskriver hva som kreves for at oppfølgingsarbeidet ved gjennomføring av KVP skal være forsvarlig til enhver tid.
9. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av styringstiltakene/internkontrollen som er iverksatt i forhold til oppfølging av KVP-deltakere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad § 1

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Våler driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Våler kommune sin overordnede styring av Nav-kontoret foregår gjennom delegasjon og ved at Nav-leder oversender månedlige målekort til rådmann. Nav-leder er direkte underlagt rådmann og deltar i rådmannens ledermøter. Nav Våler har utarbeidet et internkontrollsystem med den hensikt å sikre at tjenesteytingen ivaretar krav i lovgivningen.

Tilsynet viste at Nav Våler hadde klare styrings- og ansvarslinjer som er innarbeidet og kjent i kontoret. Arbeidet med kvalifiseringsprogram er i stor grad beskrevet i gjennom prosedyrer og det er klare arenaer for faglige avklaringer og beslutninger. Det er også utarbeidet et system i form av stikkprøvekontroller for å følge med på at lovkrav til tjenesteytingen overholdes. Som det fremgår av funn gjort under tilsynet så har internkontrolltiltakene mangler i forhold til å fange opp feil som kan oppstå i forbindelse med gjennomføring av kvalifiseringsprogram for den enkelte deltaker.

Som det fremgår av funn fra tilsynet er ikke de utarbeidede styringstiltak og prosedyrebeskrivelser  gjennomgått for å klargjøre om de er tilstrekkelige til å fange opp alle krav til tjenesteytingen ved gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Dette fører til at det kan være en risiko for at mangler ved gjennomføringen av kvalifiseringsprogram ikke blir fanget opp og at brukere med innvilget  kvalifiseringsprogram ikke får program med forsvarlig innhold.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunestyrets vedtak om samarbeidsavtale mellom Våler kommune og Nav Hedmark.
• Samarbeidsavtale mellom Nav Hedmark og Våler kommune.
• Våler kommunes delegasjonsreglement.
• Oppgaver og ansvar i Nav Våler.
• Rutinebeskrivelse av kvalifiseringsprogrammet for Nav Våler.
• Risikovurdering for Nav Våler
• Internkontrollsystem for Nav Våler.
• Skjemaer for stikkprøvekontroll
• Målekort for Nav Våler
• Lederavtale for virksomhetsledere i Våler kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad.
• 15 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad på tilsynstidspunktet.
• Saksmapper til personer som har/har hatt vedtak om kvalifiseringsprogram etter 01.01.2014.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Brev om endring av dato for tilsyn
• Oversendelse av program for tilsyn
• Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet