Rapport fra stikkprøvetilsyn - Kongsvinger kommune - Behandling av søknader om sykehjemsplass 2015

Fylkesmannen skal føre tilsyn med helsepersonell og helse- og omsorgstjenesten i fylket, jf. §§ 2 og 3 i lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.

I den forbindelse gjennomførte vi et tilsynsbesøk i Kongsvinger kommune vedrørende kommunens saksbehandling av søknader om sykehjemsplass onsdag 25. november 2015. Fra tilsynsmyndigheten deltok seniorrådgiver/sykepleier Irene lmingen, seniorrådgiver/jurist Stig Skjeflo og seksjonssjef Arne Throndsen. Enhetsleder Siri Nygaard Hansen og teamleder June J. Presterud var tilgjengelige for tilsynsteamet og orienterte om hvordan kommunen behandlet slike søknader.

For behandling av søknader om sykehjemsplass gjelder forvaltningslovens bestemmelser jf. § 2-2 i helse- og omsorgstjenesteloven. I forbindelse med dette tilsynet er det forvaltningslovens bestemmelser i kapittel Ill-V som er sentrale og således styrende for kommunens behandling av slike søknader.

Under dette tilsynsbesøket ble følgende dokumenter gjennomgått:

• Alle innkomne søknader om sykehjemsplass der det ved tidspunktet for tilsynsbesøket ikke var fattet vedtak i saken. Dette utgjorde 14 søknader.
• De siste 20 søknadene om sykehjemsplass (kort- og langtidsplass, samt avlastning) der det var fattet vedtak, uavhengig av utfallet av saken.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet.

Avvik:

Fylkesmannen finner at det er grunnlag for å påvise avvik hos Kongsvinger kommune. Dette på bakgrunn av at kommunens behandling av søknader om sykehjemsplass ikke foregår itråd med forvaltningslovens bestemmelser i kapittel Ill-V, jf. § 2-2 i helse- og omsorgstjenesteloven.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Avviket bygger på følgende funn:

• Av de ubehandlete søknadene fant vi 2 saker der pasientene fikk innvilget korttidsopphold i påvente av langtidsopphold. Dette til tross for at det framgikk av underlagsdokumentasjonen at pasientene fylte kravene til langtidsplass.
• Av de ubehandlete søknadene fant vi også 1søknad om langtidsplass fra august 2015 der det ikke var sendt ut foreløpig melding. Det var heller ikke fattet vedtak om avbøtende tiltak (alternative helse- og omsorgstjenester) i påvente av at søknaden ble ferdigbehandlet.
• Av de ferdig behandlete søknadene fant vi 5 saker der pasientene fikk innvilget korttidsopphold ipåvente av langtidsplass. Dette til tross for at det framgikk av underlagsdokumentasjonen og vedtakene at pasientene fylte kravene til langtidsplass.
• I alle «meldinger om vedtak» fant vi følgende standardformulering: «Under oppholdet kan det ikke forventes enerom.» Vi ser dette som et forhåndsvarsel fra kommunen om at pasientene må påregne å bo på dobbeltrom. Dette er ikke i tråd med lovgivningen. Kommunen kan ikke «forhåndsvarsle» seg vekk fra å gjøre en konkret vurdering av om den enkelte får et faglig forsvarlig tilbud, jf. §§ 3-1 og 4-1 i helse- og omsorgstjeneste­loven.
• I majoriteten av de ubehandlete sakene var kommunens beslutning klar uten at det var sendt melding om vedtak tilpasient/søker. I samtale med kommunens representanter under tilsynet framkom det at beslutningen i disse tilfellene ble formidlet per telefon før den ble sendt skriftlig.

Kommentar:

Under dette tilsynet har vi foretatt en vurdering av om kommunens behandling av søknader om sykehjemsplass er foretatt i tråd med forvaltningslovens bestemmelser i kapittel 111-V, jf. § 2-2 i helse- og omsorgstjenesteloven. Dette som ledd i en vurdering av om Kongsvinger kommune ivaretar sitt ansvar i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1 og 4-1.

I denne saken har vi avdekket at det framkommer forhold som fører til at søknader om sykehjemsplass ikke blir behandlet i henhold til lovkrav. Det mest alvorlige bruddet på lovgivningen er etter vår vurdering at kommunen ikke fatter vedtak om langtidsplass når det er klarlagt at pasienten trenger heldøgns pleie- og omsorg i institusjon på permanent basis. I henhold til gjeldende rett og god saksbehandlingsskikk skal kommunen fatte vedtak i slike saker når man har konkludert med at pasienten trenger langtidsplass. Manglende vedtak eller manglende avslag på tjenester medfører at søkere ikke får ivaretatt sine klagemuligheter slik forvaltningsloven forutsetter.

Avgjørelse om plass i institusjon er et enkeltvedtak som skal være skriftlig slik det framkommer av forvaltningsloven § 23. Brudd på denne bestemmelsen representerer en ulovlig praksis som kan medføre fare for at det ikke blir gitt forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Samlet sett representerer kommunens saksbehandlingspraksis et brudd på kravene tilforsvarlig virksomhet, samt brudd på pasientenes rettssikkerhet.

Øvrige funn under tilsynet som vi ber kommunen ta med seg i sitt framtidige forbedringsarbeid på dette fagområde:

• Mange pasienter hadde gjennomgående lang ventetid/liggetid på sykehuset i påvente av plass ved institusjon i kommunen. Vi ser at pasientene er ivaretatt i denne perioden, men vi stiller spørsmålstegn ved om et unormalt langt sykehusopphold er til det beste for denne pasientgruppa. Itillegg vil vi også stille spørsmål ved om å benytte sykehuset som sykehjem er riktig anvendelse av kommunens økonomiske midler.
• Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder vurdering av pasientenes samtykkekompetanse og hvor dette skal plasseres ijournalsystemet Profil.
• I forbindelse med dokumentasjonen i Profil bør pasientens ønske om helse- og omsorgstjenester bli dokumentert bedre enn idag. Dette gjelder særlig i de sakene der ønsket helse- og omsorgstjeneste endrer seg under saksbehandlingene. Det samme gjelder for de sakene der pårørende står som søker uten at det foreligger fullmakt.
• Vi fant 1 sak der en pasient som var utskrevet fra sykehjem etter rehabiliteringsopphold, hadde behov for «hverdagsrehabilitering». Dette behovet var ikke fulgt opp.

Konklusjon

Fylkesmannen finner at det er grunnlag for å påvise avvik hos Kongsvinger kommune. Dette på bakgrunn av at kommunens behandling av søknader om sykehjemsplass ikke foregår itråd med forvaltningslovens bestemmelser i kapittel Ill-V, jf . § 2-2 i helse- og omsorgstjenesteloven . Dette medfører at Kongsvinger kommune ikke ivaretar sitt ansvar for forsvarlige helse- og omsorgstjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1 og 4-1.

Fylkesmannen ber om å få tilsendt kommunens tiltaksplan for hvordan de påpekte forhold skal rettes opp, herunder hvordan tiltakene for korrekt saksbehandling skal implementeres i organisasjonen og hvordan saksbehandlingspraksisen skal kontrolleres og korrigeres.Vi ber om at kommunen tar utgangspunkt i de 5 funnene som underbygger avviket.

Vi ber om at nevnte plan sendes oss innen 29 januar 2016.

14.12.2015

Med hilsen 

Trond Lutnæs e.f.
fylkeslege

Arne Throndsen
seksjonssjef

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur.

Kopi til:
Kongsvinger kommune
Statens helsetilsyn