Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune 2015
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder. Følgende avvik ble avdekket under tilsynet:
Avvik 1
Arbeidet med håndtering av meldinger i barneverntjenesten er ikke sikret, fordi det ikke er tilstrekkelig styrt eller dokumentert.
Avvik 2
Tilbakemelding til melder er ikke sikret i alle trinn i saksprosessen.
Dato: 18.08.15
Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder
Ingrid Skauge Johnsen Mathilde Valen-Sendstad
revisorer
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Stor-Elvdal kommune i perioden 15.01.15 – 18.08.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen med hjemmel i barnevernlovens § 2-3 b, 2. ledd.
Statens helsetilsyn har det overordnede faglige tilsynsansvaret, jf. bvl. § 2-3 b, 1. ledd, og har derfor gitt føringer for dette tilsynet og valgt ut tilsynstemaet.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
- Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Stor-Elvdal kommune har et innbyggertall på ca. 2620, av disse er i overkant av 400 barn.
I 2014 ble det meldt bekymring til barnevernet om 5,2 % av barnebefolkningen i kommunen, og 8,4 % av barna mottok tiltak fra barneverntjenesten. Dette er høye tall sammenliknet med kommuner i fylket med liknende innbyggertall.
Kommunen er organisert med fire sektorer under rådmannen, styrt av sektorledere. Barneverntjenesten er underlagt sektor for oppvekst og kultur.
I barneverntjenesten er det tre saksbehandlerstillinger, i tillegg til barnevernleder og en 40 % stilling som miljøarbeider. Samtlige saksbehandlere arbeider med bekymringsmeldinger.
De siste årene har det vært jevnlige utskiftninger, både i kommune- og barnevernledelse i Stor-Elvdal. Organiseringen med sektorinndeling er også forholdsvis ny.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 15.01.15.
Åpningsmøte ble avholdt 21.05.15.
Intervjuer
Seks ansatte i kommunen ble intervjuet.
Sluttmøte ble avholdt den 22.05.15.
4. Hva tilsynet omfattet
Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder.
Fylkesmannen har i dette tilsynet undersøkt hvorvidt
- Meldinger til barneverntjenesten blir forsvarlig vurdert.
- Plikten til å gi tilbakemelding til melder er ivaretatt på ulike trinn i saksprosessen.
Barneverntjenesten har et særlig ansvar for å forebygge omsorgssvikt, og skal derfor behandle bekymringsmeldinger om barns omsorgssituasjon fortløpende og senest innen angitt frist, slik at ingen blir liggende ubehandlet. Gjennomgangen av meldingene skal være forsvarlig håndtert, slik at ingen henlegges på feil grunnlag.
Reglene om tilbakemelding til melder ble innført i barnevernloven i 2009 for å skape tillit til barneverntjenesten og gi mer rom for samarbeid. Barneverntjenesten er avhengig av tillit, både fra samarbeidspartnere og befolkningen ellers, for å få bekymringsmeldinger om barn.
Barneverntjenesten skal derfor sende en bekreftelse til den som har meldt om at meldingen er mottatt. Offentlige meldere skal i tillegg ha en tilbakemelding på om meldingen blir undersøkt. Når undersøkelsen er gjennomført, skal det gis en ny tilbakemelding til offentlige meldere hvor det opplyses om utfall av undersøkelsen. Barneverntjenesten kan da også gi tilbakemelding om iverksatte tiltak, dersom dette er nødvendig for oppfølgingen av barnet.
Kommunens ledelse er ansvarlig for å tilrettelegge for at de ansatte i barneverntjenesten kan håndtere meldinger og gi tilbakemelding til melder i tråd med loven.
5. Funn
Avvik 1:
Arbeidet med håndtering av meldinger i barneverntjenesten er ikke sikret, fordi det ikke er tilstrekkelig styrt eller dokumentert.
Avvik fra følgende lovkrav:
Barnevernloven § 4-2 og § 2-1, 2. ledd
Avvik bygger på følgende:
- 1. Det arbeides med å utvikle rutiner for å sikre håndtering av meldinger, men disse er ikke ferdigstilt. Hittil har det vært uklart hvilke rutiner som skal benyttes.
- 2. Det er nylig besluttet at det skal brukes et skjema for gjennomgang og vurdering av meldinger, men det er foreløpig lite brukt.
- 3. Av de 33 saksmappene som ble gjennomgått, var vurderingen av meldingen dokumentert i kun 5 saker.
- 4. Beslutningene av bekymringsmeldingene registreres i Familia, men de er ikke datert. Det kan derfor ikke spores om beslutningene samsvarer med fristskjema og om fristen faktisk er overholdt.
- 5. Kommuneledelsen har ikke systemer for å holde seg orientert om barneverntjenestens håndtering av meldinger.
- 6. Det er ikke faste møter mellom barnevernleder og sektorleder, som gir mulighet for særlig oppfølging av kvaliteten i barneverntjenesten.
- 7. Kommunen har systemer for rapportering, men det er ikke skriftlig rapportert om kvaliteten i barneverntjenesten eller om behandling av bekymringsmeldinger til kommuneledelsen.
- 8. Kommunen har foretatt en Swot-analyse for å vurdere interkommunalt samarbeid og har et skjema som kan brukes til risikoanalyser, men det er hittil ikke utført jevnlige sårbarhetsanalyser og kartlagt områder med fare for svikt i barneverntjenesten.
9. Barneverntjenesten har fått opplæring i kommunens internkontrollsystem som skal benyttes til avviksmeldinger, men dette har hittil ikke vært i bruk.
Fylkesmannen har for øvrig merket seg:
Det ble under tilsynet ikke avdekket bekymringsmeldinger som var uforsvarlig henlagt. Få meldinger ble i det hele tatt henlagt. Barneverntjenesten hadde altså god praksis for å fange opp bekymringer for barn, og iverksette undersøkelser av disse.
Avvik 2:
Tilbakemelding til melder er ikke sikret i alle trinn i saksprosessen.
Avvik fra følgende lovkrav: Barnevernloven § 6-7 a og § 2-1, 1. ledd.
Avviket bygger på følgende:
1. Barneverntjenesten har rutiner for å gi tilbakemelding til melder etter mottatt melding, men den har ikke vært fulgt i 8 av de 33 sakene som ble fremlagt.
2. Det er nylig utarbeidet rutiner for tilbakemelding til offentlig melder etter endt undersøkelse, men den har hittil ikke vært i bruk.
3. Av de 19 undersøkte meldingene som kom fra offentlig melder, ble det etter endt undersøkelse kun gitt tilbakemelding til melder i 3 av disse.
4. Det foreligger ikke rutiner for å kontrollere og sikre at tilbakemelding til melder er gitt i alle trinn i saksprosessen.
5. Avvikene er ikke fanget opp eller meldt i noe avvikssystem av ansatte i barneverntjenesten.
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
Kommunens ledelse skal sørge for å ha et styringssystem med internkontroll som gjør at de kan følge med på kvaliteten i de tjenestene barnevernet gir og hvorvidt barneverntjenesten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter.
Fordi styringssystemene i kommunen og barneverntjenesten var nylig etablert og fortsatt under utvikling, var ikke kvaliteten på barneverntjenesten konkret gjennomgått og derfor heller ikke kjent. Hyppig skifte av ledelse, både i øvre kommuneledelse og i barnevernet, har hittil gitt lite kontinuitet i styringen av barneverntjenesten. Det har derfor heller ikke vært tid til å innføre og gjennomføre varige og fungerende styringssystemer, herunder få implementert verktøyet Kvalitetslosen i barneverntjenesten. Et grundigere arbeid med mål om dette, var imidlertid nå startet opp.
7. Regelverk
Barnevernlovens § 4-2 om meldinger til barneverntjenesten
Barnevernlovens § 4-3 om rett og plikt for barneverntjenesten til å foreta undersøkelser
Barnevernlovens § 6-7 a om tilbakemelding til melder.
Forvaltningslovens saksbehandlingsregler som gjelder for barneverntjenesten, jf. bvl. § 6-1
Barnevernlovens § 1-4 om forsvarlighet.
Barnevernloven § 2-1, 2. ledd om internkontroll med tilhørende forskrift.
8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
3 meldinger som ble henlagt
9 meldinger som ble undersøkt, og deretter henlagt
11 meldinger som ble undersøkt og konkludert med tiltak
5 meldinger i aktiv sak som ble undersøkt.
5 meldinger i aktiv sak som ble lagt som opplysninger til saken
Verifikasjoner under revisjonsbesøket:
Swot- analyse
Skjema for risikoanalyse
Sjekkliste for akuttvedtak
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
Tilsynsvarsel datert 15.01.15
Opplysninger om kontaktperson i kommunen, e-post datert 03.02.15
Dokumentasjon fra kommunen datert 28.04.15
Program for tilsynet datert 08.05.15
Praktiske opplysninger fra kommunen, e-post datert 19.05.15
Foreløpig rapport datert 09.06.15
Tilbakemelding på den foreløpige rapport per e-post den 13.08.15
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ida Kjerschow Harstad Mathilde Valen-Sendstad Ingrid Skauge Johnsen