Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Elverum kommune 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder. Følgende avvik ble avdekket under tilsynet:

Avvik 1

Plikten til å gi tilbakemelding til melder etter iverksatt og avsluttet undersøkelse, er ikke sikret.

Dato: 30.05.16

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Ingrid Skauge-Skogheim Mathilde  Valen-Sendstad
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Elverum kommune i perioden 20.01.16 - 30.05.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen med hjemmel i barnevernlovens § 2-3 b, 2. ledd.

Statens helsetilsyn har det overordnede faglige tilsynsansvaret, jf. bvl. § 2-3 b, 1. ledd, og har derfor gitt føringer for dette tilsynet og valgt ut tilsynstemaet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Elverum kommune har litt i overkant av 21.000 innbyggere, og omtrent 20 % av disse er barn.

Av barna i kommunen, mottar 4,6 % tiltak fra barnevernet, noe som ligger tett opp mot landsgjennomsnittet. I 2015 behandlet Elverum kommune 173 bekymringsmeldinger.

Kommunen er organisert ved at rådmannen, ved siden av en egen stab, har syv sektorsjefer underlagt seg. Sektorsjefen for familie og helse har ansvar for barneverntjenesten.

Barneverntjenesten har en enhetsleder som er fungerende barnevernleder og har det overordnede faglige ansvaret. Fagansvaret utøves imidlertid av barneverntjenestens fagleder, som også fungerer som nestleder. Videre er barneverntjenesten organisert i to team, et undersøkelsesteam og et tiltaksteam. To saksbehandlere har avsatt 25 % av sin arbeidstid til å lede hver sitt team.

Bekymringsmeldinger blir registrert inn i barneverntjenestens fagsystem av enhetsleder eller nestleder. Enhetsleder orienterer alle ansatte i barneverntjenesten om nye bekymringsmeldinger på et møte som avholdes hver mandag. Deretter blir bekymringsmeldingene vurdert og konkludert av enhetsleder, fagleder og teamledere i det såkalte «driftsmøte» samme dag. Dersom meldingen henlegges, sender fagleder ut brev med tilbakemelding til melder. Dersom bekymringsmeldingen skal undersøkes, avgjøres det i driftsmøte hvilken saksbehandler i undersøkelsesteamet som skal foreta undersøkelsen. Saksbehandleren som har fått tildelt undersøkelsen, sender da ut tilbakemelding til melder, både ved iverksatt undersøkelse og etter at undersøkelsen er ferdig.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.01.16.

Åpningsmøte ble avholdt 14.04.16.

Intervjuer: Syv ansatte i kommunen ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 15.04.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder.

Fylkesmannen har i dette tilsynet undersøkt hvorvidt

• Meldinger til barneverntjenesten blir forsvarlig vurdert.
• Plikten til å gi tilbakemelding til melder er ivaretatt på ulike trinn i saksprosessen.

Barneverntjenesten har et særlig ansvar for å forebygge omsorgssvikt, og skal derfor behandle bekymringsmeldinger om barns omsorgssituasjon fortløpende og senest innen angitt frist, slik at ingen blir liggende ubehandlet. Gjennomgangen av meldingene skal være forsvarlig håndtert, slik at ingen henlegges på feil grunnlag.

Reglene om tilbakemelding til melder ble innført i barnevernloven i 2009 for å skape tillit til barneverntjenesten og gi mer rom for samarbeid. Barneverntjenesten er avhengig av tillit, både fra samarbeidspartnere og befolkningen ellers, for å få bekymringsmeldinger om barn.

Barneverntjenesten skal derfor sende en bekreftelse til den som har meldt om at meldingen er mottatt. Offentlige meldere skal i tillegg ha en tilbakemelding på om meldingen blir undersøkt. Når undersøkelsen er gjennomført, skal det gis en ny tilbakemelding til offentlige meldere hvor det opplyses om utfall av undersøkelsen. Barneverntjenesten kan da også gi tilbakemelding om iverksatte tiltak, dersom dette er nødvendig for oppfølgingen av barnet.

Kommunens ledelse er ansvarlig for å tilrettelegge for at de ansatte i barneverntjenesten kan håndtere meldinger og gi tilbakemelding til melder itråd med loven.

5. Funn

Avvik l

Plikten til å gi tilbakemelding til melder etter iverksatt og avsluttet undersøkelse, er ikke sikret.

Avvik fra følgende lovkrav:

Bvl. § 6-7 a og bvl. § 2-1,1. ledd. Avviket bygger på følgende:

1. Det ble ikke alltid sendt tilbakemelding til alle som hadde meldt bekymring. Tilbakemeldinger manglet i 6 av de 25 sakene som ble undersøkt av barneverntjenesten.
2. Det ble ikke alltid gitt tilbakemelding til offentlig melder etter at undersøkelsen var gjennomført. Tilbakemelding manglet i 4 av de 10 sakene hvor det ble iverksatt tiltak.
3. I 6 av sakene hvor det ble gitt tilbakemelding til melder, var fristen for tilbakemelding ikke overholdt.
4. Det foreligger en prosedyre for tilbakemelding til melder, men den angir ikke tydelig ansvaret for å gi tilbakemelding til melder når undersøkelsen er iverksatt.
5. Det foreligger ikke rutiner for å kontrollere at tilbakemelding til melder faktisk blir sendt ut til rett tid, eller rutiner for hvem av de med lederansvar i barneverntjenesten som skal kontrollere at dette blir gjort.
6. Det manglet sjekkpunkt eller rutine for å vurdere om offentlig melder skal få informasjon om iverksatte tiltak etter endt undersøkelse, og for hva denne tilbakemeldingen i så fall burde inneholde.
7. Avvikene var ikke fanget opp til rett tid, eller meldt som avvik i noe system.
8. Kommunen har et elektronisk internkontrollsystem som skal brukes til å melde avvik fra rutiner og lovkrav, Risk Manager, men dette ble ikke brukt når det ble avdekket avvik på tilbakemelding til melder. Det var heller ikke kjent at det skulle brukes til dette.

6. Vurderng av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal sørge for å ha et styringssystem med internkontroll som gjør at de kan følge med på kvaliteten i de tjenestene barnevernet gir og hvorvidt barneverntjenesten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Det forelå klare rutiner for å motta, registrere og vurdere bekymringsmeldinger. Der bekymringsmeldingene ble henlagt, var det også avklarte rutiner for hvem som skulle sende tilbakemelding til melder. Når bekymringsmeldinger skulle undersøkes, ble det overlatt til saksbehandlere i undersøkelsesteamet å sende ut tilbakemelding til melder. Ingen prosedyrer eller rutiner beskrev dette ansvaret klart, og det var ikke rutiner for å kontrollere at tilbakemelding til meldere faktisk ble sendt til rett tid, verken for saksbehandlere eller ledere. Tilbakemelding til melder var også uteglemt i en andel saker, uten at dette var fanget opp og registrert. Systemet «Risk manager» skulle brukes til å fange opp og rapportere avvik, men det var ikke godt nok kjent for de ansatte hvilke type avvik de skulle melde i dette systemet. Styringssystemet har altså flere svakheter, som gjør at lovkravet ikke er sikret.

7. Regelverk

• Barnevernlovens § 4-2 om meldinger til barneverntjenesten
• Barnevernlovens § 4-3 om rett og plikt for barneverntjenesten til å foreta undersøkelser
• Barnevernlovens § 6-7 a om tilbakemelding til melder.
• Forvaltningslovens saksbehandlingsregler som gjelder for barneverntjenesten, jf. bvl. § 6-1
• Barnevernlovens § 1-4 om forsvarlighet.
• Barnevernloven § 2-1,2. ledd om internkontroll med tilhørende forskrift.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Regnskapsdelen av årsrapporten for 2015
• Kommunens organisasjonskart
• Barneverntjenestens prosedyrer og rutiner som ligger i internkontrollsystemer «Risk manager»
• Oversikt over alle ansatte i barneverntjenesten
• Lederkontrakter
• Stillingsbeskrivelser
• Kommunens  kompetanseplan
• Barneverntjenestens prosedyrer for behandling av meldinger og tilbakemelding til meldere
• Kvartalsrapporteringer fra 2015

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 13 bekymringsmeldinger henlagt uten undersøkelser.
• 5 bekymringsmeldinger i aktiv sak, som ikke ble registrert som ny bekymringsmelding, men lagt som opplysning til saken.
• 5 bekymringsmeldinger i aktiv sak, som det ble åpnet ny undersøkelse av.
• 10 bekymringsmeldinger som ble undersøkte, men henlagt uten tiltak.
• 10 bekymringsmeldinger som ble konkludert med iverksettelse av tiltak.

Følgende dokumentasjon ble fremlagt under tilsynsbesøket:

• Mal for midtveisevaluering av undersøkelse
• Brev i flere saker, for tilbakemelding om henlagt undersøkelse til instansene det ble innhentet opplysninger fra.
• Grafisk fremstilling av antall meldinger, tatt ut fra tertialrapportering.

I tillegg ble funksjonene i  interkontrollsystemet «Risk manager» fremvist under tilsynsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 20.01.16
• Opplysning om kontaktperson for kommunen, mottatt 16.02.16
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 01.03.16
• Program for tilsynet utsendt den 16.03.16
• Opplysninger om endringer i program, mottatt fra kommunen den 21.03.16.
• Revidert program utsendt 04.04.16.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Ida Kjerschow Harstad
Ingrid Skauge-Skogheim
Mathilde Valen-Sendstad

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet