Rapport etter tilsyn med helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming i Kongsvinger kommune 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse, ved at mennesker med utviklingshemming
  - får bistand til å ivareta egenomsorg og nødvendig tilsyn
  - får bistand til aktivisering
  - får bistand til opplæring for å opprettholde eller øke funksjons- og mestringsevne
• Om kommunen sikrer at mennesker med utviklingshemming
  - får nødvendig helsehjelp i eget hjem
  - har tilgang til nødvendig medisinsk utredning, diagnostisering og behandling hos fastlege og i spesialisthelsetjenesten
  - får forsvarlig legemiddelhåndtering

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

Dato: 29.11.16

Jørn Kroken
revisjonsleder

Stig Skjeflo og Harald Vallgårda
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kongsvinger kommune i perioden 12.08.16-29.11.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten – spesielle forhold

Kongsvinger kommune hadde per 01.01.16, 17835 innbyggere. Under rådmannen er det tre sektorer, hvorav sektor for Helse er aktuell i denne sammenheng. Øverste leder av hver sektor har stillingstittelen kommunalsjef. Under kommunalsjef for Helse er bl.a. enheten Aktivitet og bistand, som ledes av enhetsleder. Enhet for Aktivitet og bistand har blant annet ansvar for det reviderte tjenestestedet Skriverlunden. Tjenestestedet ledes av fagleder/teamleder og yter tjenester til 22 tjenestemottakere med utviklingshemming.    

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.08.16.

Åpningsmøte ble avholdt 19.10.16

Intervjuer
8 ansatte ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført (før tilsynsbesøket) samtaler med fire tjenestemottakere. En ansatt (miljøterapeut) var til stede under samtalene.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring og gjennomgang av dokumentasjonssystem ved tjenestestedet.

Sluttmøte ble avholdt 20.10.16

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

- tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
- bistand til aktivisering
- opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:
- helsetjenester i hjemmet
- tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling

Ved undersøkelse av temaene inngikk det å undersøke om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke, og om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten. Videre har tilsynet undersøkt om kommunen innhenter politiattest ved tilbud om ansettelse.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen styrer tjenester til tjenestemottakere med utviklingshemming slik at de sikres forsvarlig hjelp og oppfølging. Dette innebærer at hjelpebehovet er tilstrekkelig utredet, og at hjelpen som ytes dekker kartlagte behov.

Tjenestene som ytes må evalueres og endrede hjelpebehov må fanges opp og nødvendige endringer i tjenestetilbudet må gjøres.

Personer med utviklingshemning er generelt en sårbar gruppe. De er i mange tilfeller helt avhengige av til dels omfattende og livslang nødvendig hjelp og bistand. Et viktig aspekt er at mange personer med utviklingshemning som mottar tjenester ikke er i stand til å ivareta sine interesser selvstendig. Når det skal ytes tjenester i slike tilfeller vil stabilitet og forutsigbarhet, muligheter til tilpassede aktiviteter, opplevelser og erfaringer, og muligheter til å videreutvikle og å lære nye ferdigheter, være avgjørende for om tjenestene er forsvarlige.

For å sikre faglig forsvarlighet kreves en stabil operativ ledelse og at arbeidsoppgavene er fordelt og kjent, dette omfatter i mange tilfeller en organisering på døgnkontinuerlig basis, som krever at stedfortrederfunksjoner er avklart og blir ivaretatt.

Tjenestene skal tilrettelegges slik at tjenestemottakeren kan delta aktivt og medvirke i ulike sammenhenger i hverdagen. Slik tilrettelegging krever en avklaring av bistandsbehov og bistandsomfang. Hva trengs det hjelp til, hva kan tjenestemottakeren klare helt eller delvis selv, og på hvilken måte foretrekker tjenestemottakeren at hjelpen gis, er sentrale spørsmål som må avklares.

For å sikre faglig forsvarlighet må bemanningen være tilstrekkelig med hensyn til omfang og kompetanse. For å sikre faglig forsvarlig anvendelse av personalressurser må det etableres fagadministrative systemer og tjenestene må organiseres slik at tilstrekkelige virkemidler som rutiner, møter og dokumentasjon bidrar til tilgjengelighet av nødvendig informasjon for personalet.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

6. Regelverk

• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd (om kommunens sørge for ansvar) jf. § 3-2 nr. 6 bokstav b (personlig assistanse)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 første ledd (om forsvarlighet)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10 (om samarbeid med bruker om utforming av tjenestetilbud)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 8-1 (om undervisning og praktisk opplæring)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd (om plikten til internkontroll)
• Kvalitetsforskriften § 3 (om innhold og oppgaver)
• Internkontrollforskriften § 4 (om innholdet i internkontrollen)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Turnus/utskrift vaktbok
• Oversikt over ansatte
• Introduksjon for nytilsatte
• Dokumentasjonsprosedyrer
• Strategisk kompetanseplan
• Kursplan
• Vedtak om tjenester
• Saksbehandlingsprosedyrer
• Meldingsskjema ved endret bistandsbehov
• Kartleggingsskjema
• Beskrivelse av kvalitetssystem
• Avvik
• Oversikt over brukerpermer etc.
• Oversikt over møter etc.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Bistandspermer
• Vaktfordelingsplan
• Møtereferat

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Kongsvinger kommune
• Brev til kommunen om program for tilsynsdagene
• Diverse telefon og e-postkontakt

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Stig Skjeflo, seniorrådgiver, Harald Vallgårda, ass. fylkeslege og Jørn Kroken, seniorrådgiver, sistnevnte som revisjonsleder.

Hege Kristin Millerud, Helsetilsynet, deltok som observatør.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet