Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemning i Ringsaker kommune 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse, ved at mennesker med utviklingshemming
  - får bistand til å ivareta egenomsorg og nødvendig tilsyn
  - får bistand til aktivisering
  - får bistand til opplæring for å opprettholde eller øke funksjons- og mestringsevne

• Om kommunen sikrer at mennesker med utviklingshemming
  - får nødvendig helsehjelp i eget hjem
  - har tilgang til nødvendig medisinsk utredning, diagnostisering og behandling hosfastlege og i spesialisthelsetjenesten
  - får forsvarlig legemiddelhåndtering

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

Dato: 20.12.16

Jørn Kroken
revisjonsleder

Stig Skjeflo
revisor

Harald Vallgårda
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ringsaker kommune i perioden 31.08.16 - 20.12.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmennenes landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringsaker kommune hadde per 01.01.16, 33603 innbyggere. Under rådmannen er det strategisjef og assisterende rådmann. Neste ledd i organisasjonen er seks kommunalsjefer/sjefer med definert områdeansvar (økonomi, plan og organisasjon), hvorav et for helse- og omsorgsseksjonen. Under kommunalsjef for helse- og omsorg er det tre omsorgsdistrikt som ledes av pleie- og omsorgsleder. Tjenester til utviklingshemmede administreres av distrikt Nes, og de tre reviderte tjenestestedene ledes av hver sin avdelingsleder. Disse tre avdelingslederne har i tillegg ansvar for flere tjenestesteder. Pleie- og omsorgsleder for distrikt Nes er overordnet faglig ansvarlig etter helse- og omsorgstjenesteloven kap. 9. Kommunen har for øvrig nylig besluttet å styrke avdelingsledersjiktet for denne tjenesten med to årsverk, og tilsetting er planlagt sluttført innen årsskiftet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.08.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.11.16.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført (før tilsynsbesøket) samtaler med fire tjenestemottakere. Personalet var tilstede under samtalene.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført (før tilsynsbesøket) befaring og gjennomgang av bl.a. dokumentasjonssystem ved tjenestestedene.

Sluttmøte ble avholdt 17.11.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:

• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen styrer tjenester til tjenestemottakere med utviklingshemming slik at de sikres forsvarlig hjelp og oppfølging. Dette innebærer at hjelpebehovet er tilstrekkelig utredet, og at hjelpen som ytes dekker kartlagte behov.

Tjenestene som ytes må evalueres og endrede hjelpebehov må fanges opp og nødvendige endringer i tjenestetilbudet må gjøres.

Personer med utviklingshemning er generelt en sårbar gruppe. De er i mange tilfeller helt avhengige av til dels omfattende og livslang nødvendig hjelp og bistand. Et viktig aspekt er at mange personer med utviklingshemning som mottar tjenester ikke er i stand til å ivareta sine interesser selvstendig. Når det skal ytes tjenester i slike tilfeller vil stabilitet og forutsigbarhet, muligheter til tilpassede aktiviteter, opplevelser og erfaringer, og muligheter til å videreutvikle og å lære nye ferdigheter, være avgjørende for om tjenestene er forsvarlige.

For å sikre faglig forsvarlighet kreves en stabil operativ ledelse og at arbeidsoppgavene er fordelt og kjent, dette omfatter i mange tilfeller en organisering på døgnkontinuerlig basis, som krever at stedfortrederfunksjoner er avklart og blir ivaretatt.

Tjenestene skal tilrettelegges slik at tjenestemottakeren kan delta aktivt og medvirke i ulike sammenhenger i hverdagen. Slik tilrettelegging krever en avklaring av bistandsbehov og bistandsomfang. Hva trengs det hjelp til, hva kan tjenestemottakeren klare helt eller delvis selv, og på hvilken måte foretrekker tjenestemottakeren at hjelpen gis, er sentrale spørsmål som må avklares.

For å sikre faglig forsvarlighet må bemanningen være tilstrekkelig med hensyn til omfang og kompetanse. For å sikre faglig forsvarlig anvendelse av personalressurser må det etableres fagadministrative systemer og tjenestene må organiseres slik at tilstrekkelige virkemidler som rutiner, møter og dokumentasjon bidrar til tilgjengelighet av nødvendig informasjon for personalet.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte
• Turnus, vaktlister
• Organisasjonskart
• Notat om organisatoriske endringer (økt antall (to årsverk) avdelingsledere)
• Delegasjonsreglementet
• Kompetanse- og rekrutteringsplan
• Kompetanseplan for omsorgsdistrikt Nes
• Opplæringsplan ved tjenestestedene
• Vedtak om tjenester
• Saksbehandlingsprosedyrer ved søknad om tjenester
• Flytskjema og håndbok for saksgang ved søknad om tjeneste
• Samarbeidsrutine ved evaluering av vedtak
• Skjema med IPLOS-variabler
• Stillingsbeskrivelser
• Resultatavtale
• Beskrivelse av primærkontaktoppgaver
• Overordnet instruks for legemiddelhåndtering
• Tiltakskort ved legemiddelhåndtering
• Tjenestebeskrivelse personlig assistanse
• Oversikt over aktuelle rutiner i kommunens kvalitetssystem
• Oversikt over opplegg for dokumentasjon av tjenesteutøvelsen, beskjedbøker etc.
• Avviksmeldinger fra tjenestestedene
• Oversikt over møtestruktur ved tjenestestedene
• Besvart skjema om legemiddelhåndtering

Dokumentasjon etc. som ble gjennomgått under/forut for revisjonsbesøket:

• Sjekkliste for opplæring av nyansatte
• Skjema for kompetansekartlegging (gjelder dokumentasjon/pasientjournal)
• Referat fra fagmøte
• Referat fra personalmøter
• Journal

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Ringsaker kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, samt hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Stig Skjeflo, seniorrådgiver, Harald Vallgårda, ass. fylkeslege og Jørn Kroken, seniorrådgiver, sistnevnte som revisjonsleder.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet