Rapport fra tilsyn med tjenester til pasienter med psykisk lidelse og mulig samtidig ruslidelse i Sør-Odal kommune 2017

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark har ført tilsyn med Sør-Odal kommune. Denne rapporten beskriver funn og merknader innen de områder det ble ført tilsyn med.

Ved tilsynet har vi undersøkt om Sør-Odal kommune ved sin ledelse og styring har lagt til rette for og følger opp at brukere over 18 år med psykisk lidelse og samtidig rusmiddelproblem får forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Dette vil være kjennetegnet av

• Samordnet og helhetlig tilnærming til psykisk lidelse og samtidig ruslidelse
• Helsehjelp tilpasset den enkelte pasient, og bruker får anledning til medvirkning
• Tilstrekkelig kompetanse i alle ledd
• Nødvendig samhandling mellom personell i de ulike enhetene

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet, men gitt en merknad til virksomhetens praksis.

Kommunen anbefales å gjennomgå sin praksis for bruk av sosialtjenesteloven § 17 om opplysning råd og veiledning.

Dato: 29.6.2017

Anne Kristine Hallum
revisjonsleder

Arild Bækkevold
Bente Nygaard Lindstad
Ola Snoen Tverå Løvstad
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sør- Odal kommune i perioden 28.2.2017 – 29.6.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen i lov om statlige tilsyn i helse- og omsorgstjenesten § 2 og lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunalsjefen for helse- og omsorg er leder for både helse og omsorg og for sosiale tjenester i Nav i Sør-Odal.

Arbeid med Rop brukerne er organisert under Enhet for rehabilitering og bistand når det gjelder helse og omsorgstjenester. Lederne for henholdsvis Nav og rehabilitering og bistand samarbeider tett for å dekke brukergruppens behov. Det er faste samarbeidsmøter mellom Nav og rehabilitering- og bistand. Hvem som deltar varierer noe etter behov. Tema i møtene er både systembasert og konkrete saker etter behov, både med samtykke og anonymt.

Kommunen vedtok ruspolitisk plan i 2011. Utviklingen av disse tjenestene har i stor grad vært statlig finansiert via opptrappingsplan og enkeltstående prosjekter. Kommunen har bla. egen musikkterapeut på området. Det gis utstrakte individuelle tjenester, bla. ved kjøring til aktiviteter.

Kommunen hadde i 2016 2,5 årsverk i innen psykisk helse til behandlingssamtaler, 4,3 i ambulant tjeneste og 4,5 årsverk dekket av prosjektmidler med statlige midler. Det var registrert 46 ROP brukere i brukerplan i enheten rus-psykisk helse.  

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.2.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervjuer med brukere ble gjennomført 4.5.2017, totalt 5 av 5 brukere møtte til intervju. Utplukket ble foretatt av tilsynsteamet men med samarbeid fra kommunen for å finne brukere som faktisk befant seg i kommunen på tidspunktet og som var i villige til å bli intervjuet. Kommunen sørget for transport av brukere til og fra intervjuene.

Åpningsmøte ble avholdt 10.5.2017.

Intervjuer
11 personer ansatt i Sør-Odal kommune ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.5.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har hatt som hovedmål å undersøke hvordan Sør-Odal kommune legger til rette for og følger opp at voksne personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassende, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

5. Funn

Vi fikk ikke opplysninger som tilsa at det er uklare ansvarsforhold mellom helse- og omsorgstjenester og Nav, arbeidsfordelingen fremkom som klar blant alle intervjuobjektene. De er fysisk plassert på hvert sitt sted, men har faste møtepunkter i tillegg til direkte kontakt med hverandre via mail/SMS i enkeltsaker. Brukerne fikk tett oppfølging.

Det fremkom ikke opplysninger som tilsier at brukerne ikke selv får være med å avgjøre hva som er deres behov og ytelsene ble tilpasset den enkelte ut fra fungering, behov og ønsker.

Det ble ikke funnet avvik fra lov eller myndighetskrav ved tilsynet men påpekt en merknad:

• -Sosialtjenesteloven § 17
  
  Kommunen anbefales å gjennomgå sin praksis for bruk av sosialtjenesteloven § 17 om opplysning, råd og veiledning.

Begrunnelse: Det mangler mal for vedtak og det er ulik praksis internt i Nav. Vedtakene på området er mangelfulle

• Det fremgår ikke av vedtak hvilket område veiledningen gjelder (økonomi, bolig osv.)
• Klageadgang fremkommer ikke i innvilgelsesvedtak for økonomisk rådgivning, kun i vedtak om avslutning av tjenesten
• Søknadsdato for tjenesten fremkommer ikke
• Oppstartdato for tjenesten fremkommer ikke alltid i vedtak om råd og veiledning
• Det er lite oppmerksomhet på andre deler av tjenesten opplysning, råd og veiledning, enn den som dreier seg om økonomi

6. Vurdering av styringssystemet

Tilsynet har avdekket at vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17 ikke kvalitetssikres av leder slik det gjøres med andre typer vedtak.

Ved utilstrekkelig styring er det økt risiko for at kvaliteten på tjenestene blir skadelidende.

Det følger av forskrift om internkontroll i Nav § 4 c at kommunen skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll. I tillegg skal kommunen jf. litra h foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungere som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.

Brukerne i målgruppen for tilsynet får likevel tjenestene de har krav på da det dels gis fra Nav og dels fra helse- og omsorgstjenesten og det er en klar ansvarsfordeling dem imellom. Manglende i vedtakene er imidlertid så store at ved misforståelser eller praksisendringer er en fare for svikt i tjenesten for denne brukergruppen. Tjenesten for andre brukergrupper er ikke vurdert.  

7. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2 og 3
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell mm.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om interkontroll for kommunens arbeides- og velferdsforvaltning (interkontrollforskriften)
• Forskrift om pasientjournal

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisering av virksomheten, organisasjonskart
• Delegeringsreglement
• Lederavtaler enhetsledere
• Vedtak om delegasjon av myndighet til hol kap 10, §§ 10-2, 10-3 og 10-4
• Prosedyre for samhandling ift. Brukere mellom rus- psykisk helsetjeneste-tjenestekontor- Nav.
• Samordning av rus og kriminalitetsforebyggende tiltak, samt møtereferat
• Grunnlagsdokument for temaplan helse- og omsorg
• Oversikt over ansatte rus-psykisk helsetjeneste
• Vakt- og bemanningsplaner
• Oversikt over oppgaver tillagt de enkelte tjenestene
• Beskrivelse av opplæring av personell
• Prosedyrer for samhandling på tvers av tjenestene
• Samhandlingsrutiner SIK kommunene
• Samhandlingsavtale ROS
• Samhandlingsavtale familiestøttene program
• Oversikt over planer for opplæringstiltak og internundervisning
• Årsmelding rus- psykisk helsetjenesten
• Oversikt over møtestruktur
• Oversikt over avvikssystem, rapporter og møtereferater
• Oversikt over prosedyrer under revidering på området
• Søknadsskjema og info materiell på området
• Brukerplan 2016
• Møtereferat samarbeidsmøter
• Oversikt over alle pasienter rop helse- og omsorg

Nav

• Organisasjonsoversikt Nav kontoret med ansvar og oppgaveplassering
• Beskrivelse av intern møtestruktur
• Oversikt over styrende dokumenter
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte
• Oversikt over bemanning
• Oversikt over fordeling av oppgaver, funksjoner og myndighet
• Beskrivelse av fordeling av oppgaver funksjoner og myndighet
• Forklaring av opplæring
• Rutiner for økonomi, sjekklister, kartlegging,
• Internkontroll rutiner og undersøkelser
• Brukerundersøkelse 2015
• Oversikt over brukere rop
• Oversikt over faste samarbeidsmøter og rutiner for disse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 brukermapper og gjennomgang av journaler ved hjelp av en ansatt i Nav i det elektroniske systemet Velferd
• Kopi av § 17 vedtak

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Kristine Hallum, seniorrådgiver/jurist – revisjonsleder
Bente Nygaard Lindstad, seniorrådgiver
Arild Bækkevold, seniorrådgiver
Ola Snoen Tverå-Løvstad, seniorrådgiver

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet