Rapport fra tilsyn med tildeling og evaluering av tjenestene ved Furuly avlastnings- og aktivitetshus 2018

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Hamar kommune og besøkte i den forbindelse Furuly avlastnings- og aktivitetshus fra 13.06.2018 til 14.06.2018. Vi undersøkte om Furuly avlastnings- og aktivitetshus sørger for at tildeling og evaluering av tjenestene blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne blir sikret forsvarlig saksbehandling.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Fylkesmannen mottok ikke tilbakemelding med korrigeringer av eventuelle feil fra Hamar kommune innen fristen, som var 20.08.2018. Vi anså dermed rapporten som endelig, uten endringer.

Fylkesmannen påpeker følgende:

• Kommunen sørger ikke for at brukere ved Furuly avlastnings- og aktivitetshus sikres forsvarlig tildeling og evaluering av helse- og omsorgstjenestene som ytes ved tjenestestedet.

Dette er brudd på:

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd (sørge for) jf. § 3-2 nr. 5 (Sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering), § 3-2 nr. 6 bokstav b (personlig assistanse m.m.) og § 3-6 nr. 2 (avlastning)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 første ledd (forsvarlighet) og § 3-10 (samarbeid med bruker)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd (om ledelse og kvalitetsforbedring)
• Pasient og brukerrettighetsloven § 3-1 (om rett til medvirkning) og § 7-2 (om klage mv,)
• Kvalitetsforskriften § 3 (om innhold og oppgaver)
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring § 4 (om innholdet i ledelse og styring)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgstjenesten §§ 6-9.

Fylkesmannen finner at det gjøres en grundig jobb med kartlegging av brukerne før vedtak fattes. Vedtakene som fattes baserer seg imidlertid på fakta som ikke er dokumentert hverken i vedtaket selv eller i kommunens elektroniske journalsystem og faren for svikt blir stor. Håndskrevne kartleggingsnotater blir oppbevart nærmest utilgjengelig for andre enn saksbehandleren selv. Kommunen har dermed ikke et system som sikrer at det foreligger tilstrekkelige opplysninger i brukerens journal til at saken kan vurderes, begrunnes, avgjøres, evalueres og etterprøves på en faglig forsvarlig måte og innenfor de regler som gjelder for saksbehandling.

Fylkesmannen ber Hamar kommune om:

• En plan med tiltak som skal settes i verk for å rette lovbruddet.
• En redegjørelse for hvordan ledelsen vil følge med på å kontrollere at tiltakene blir iverksatt.
• En redegjørelse for hvordan ledelsen vil gjennomgå at tiltakene har hatt ønsket effekt etter at de har fått virke en stund.
• Virksomhetens egne tidsfrister på punktene ovenfor.

Fylkesmannen ba om kommunens tilbakemelding innen 20.09.2018. Plan med tiltak ble mottatt innen denne fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tilsynets tema var tildeling og evaluering av tjenestene som ytes ved tjenestestedet. På tidspunktet for tilsynet var det 19 brukere med 22 gjeldende vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 5 (Sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering), § 3-2 nr. 6 bokstav b (personlig assistanse m.m.) og § 3-6 nr. 2 (avlastning).

Fylkesmannen undersøkte om det foreligger et tett samarbeid mellom saksbehandlerne og tjenesteyterne. Videre undersøkte vi om kommunen forbereder og avgjør saken uten ugrunnet opphold, jf. forvaltningsloven § 11 a. Dersom kommunen ser at saksbehandlingstiden vil strekke seg ut over en måned, ville vi undersøke om kommunen snarest mulig sender et foreløpig svar med opplysning om årsaken til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og når en avgjørelse i saken kan forventes å foreligge, jf. forvaltningsloven § 11 a.

Det følger av forvaltningsloven § 17 at kommunen har plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før enkeltvedtak treffes. Saksbehandler utreder saken, og sørger for at alle relevante forhold er belyst. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det foreligger tilstrekkelige opplysninger til at saken kan vurderes og avgjøres på en faglig forsvarlig måte.

Pasienter og brukere har rett til å medvirke ved utforming og gjennomføring av helse- og omsorgstjenester, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med pasienten/brukeren. Vi så etter dokumentasjon på at kommunen går aktivt inn for å få med brukerens synspunkter når tjenestetilbudet utformes.

Videre undersøkte vi om det fattes enkeltvedtak på tjenestene som ytes ved tjenestestedet, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 2-7, ved tildeling, endring eller avslag etter helse- og omsorgstjenesteloven som er ment å vare lengre enn to uker. Vi undersøkte om enkeltvedtaket var skriftlig og begrunnet, inneholder en redegjørelse for hvilke regler som er anvendt, beskrivelse av hvilket faktum som er lagt til grunn for avgjørelsen og redegjørelse for hvilke hovedhensyn som har vært avgjørende i skjønnsutøvelsen. Videre om det fremgikk av vedtaket at det er klageadgang, hva klagefristen er, hva som er riktig klageinstans og nærmere fremgangsmåte ved klage. Vi så også etter om kommunen opplyser om innsynsretten og adgangen til å be om utsatt iverksettelse.

Når et vedtak skal omgjøres (endres eller avsluttes), skal dette skje i samsvar med forvaltningslovens alminnelige regler og reglene om enkeltvedtak. Vi undersøkte om plikten til forhåndsvarsling og retten til å uttale seg (forvaltningsloven §§ 16 og 17) ivaretas ved omgjøring av tidligere vedtak.

Vi undersøkte videre om saksbehandler har et tilstrekkelig skriftlig grunnlag i journalen, til å gjøre en faglig forsvarlig vurdering av brukerens tjeneste for å eventuelt endre, avslutte eller videreføring av denne.

Videre undersøkte vi om:

• kommunen vurderte risiko for svikt ved tildeling og evaluering av tjenestene.
• ledelsen fulgte med på om rutiner/prosedyrer for tildeling og evaluering av tjenestene blir fulgt opp, og iverksatte nødvendige tiltak dersom disse ikke etterleves som forutsatt.
• kommunen har rutiner for hvordan avvik meldes og håndteres videre.  Rutinen er kjent og blir brukt i enheten.
• kommunen benytter erfaringer fra avvik i sitt forbedringsarbeid.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forvaltningsloven regulerer i første rekke saksbehandlingen når det treffes avgjørelser i den offentlige forvaltning, og særlig partenes rettigheter under saksbehandlingen. Loven har som formål å sikre den enkelte innbygger en trygg og grundig saksbehandling og likebehandling fra det offentliges side.

Pasient- og brukerrettighetsloven gir pasienter og brukere rettigheter overfor helse- og omsorgstjenesten og skal sikre at pasienter og brukere får lik tilgang på helse- og omsorgstjenester av god kvalitet.

Helse- og omsorgstjenesteloven har bestemmelser som blant annet gir kommunen plikt til å sørge for at helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter loven skal være forsvarlige. Enhver som yter helse- og omsorgstjeneste etter helse- og omsorgstjenesteloven skal sørge for at virksomheten arbeider systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet. Etter helse- og omsorgstjenesteloven skal kommunen sørge for at det gis informasjon som pasient og bruker har rett til å motta etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2. Tilsvarende gjelder for informasjon til pasientens og brukerens nærmeste pårørende etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3 tredje ledd.

Kravene til styring, organisering og ledelse i helse- og omsorgstjenesten er konkretisert i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, som trådete i kraft 1. januar 2017. Denne erstattet tidligere forskrift om internkontroll i helse og omsorgstjenesten. Den nye forskriften ansees for å være en videreføring av gjeldende rett, selv om enkelte ansvarsforhold og oppgaver utdypes og tydeliggjøres.

Det fremgår av forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og- omsorgstjenesten at styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig. Kommunen har dermed stor frihet til å velge organisatoriske løsninger for hvordan oppgavene skal løses. Et sentralt element i forskriften er krav om at kommunen gjennom systematisk styring sikrer klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet, at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre sine oppgaver, oversikt over områder i virksomheten hvor det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav, håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenestene. 

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Furuly er et avlastnings- og aktivitetshus for barn og unge 0-18 år, i Hamar kommune. Furuly tilbyr sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering, personlig assistanse og avlastning. Det er stort fokus på å tilrettelegge for deltagelse i ulike aktiviteter. Tjenestene er organisert i jente- og guttegrupper i form av praktisk bistand eller medisinsk habilitering og rehabilitering hvor henvendelser primært kommer fra skole eller tverrfaglig ungdomsteam (TUT), og i avlastningstjenester hvor henvendelsene primært kommer fra foreldrene via saksbehandlerne i kommunen.

Det er to saksbehandlere i til sammen 1,5 stilling, som saksbehandler søknader til barn og unge ved Familie og levekårsavdelingen i Hamar kommune. Saksbehandlerne er behjelpelig med å skrive søknad dersom det er behov for det. Søknaden skannes inn i kommunens journalsystem. Etter søknad foretas en kartleggingssamtale med bruker og pårørende, hvor både saksbehandler og ansatte ved Furuly deltar. Etter kartlegging innhentes epikrise og uttalelse fra andre instanser etter behov. Det avholdes tildelingsmøte hver 14. dag. Her blir nye søknader og revurderinger diskutert. Det besluttes deretter om tjenester skal tilbys og evt. hvilke tiltak som skal iverksettes. Notater fra kartleggingssamtaler og møter legges i mapper og føres ikke inn i kommunens elektroniske journalsystem (Gerica). Mappene er ikke tilgjengelig for ansatte på Furuly, men oppbevares hos saksbehandlerne i rådhuset.

Saksbehandlingstiden strekker seg ut over en måned i 13 av 22 gjeldende vedtak, uten at det er sendt ut foreløpig svar om årsaken til forsinkelsen og når en avgjørelse kan forventes å foreligge.

Brukermedvirkning blir sikret gjennom kartleggingssamtaler og møter på Furuly, men det finnes få spor av brukermedvirkning i vedtakene og dokumentasjonen for øvrig. Brukerens rett til å medvirke er ikke dokumentert i 14 av 22 gjeldende vedtak. I de sakene brukermedvirkning er dokumentert, vises det kun til samtale uten at brukerens synspunkt fremkommer.

Når det gjelder vedtaket og opplysninger om faktiske forhold, begrunnelse og lovhenvisninger, finnes det ingen følgedokumenter som vedlegges vedtaket som går ut til pasienten. Det foreligger heller ingen slike opplysninger i Gerica utover det som står i vedtaket. Vurdering av hvilken lovhjemmel som skal benyttes ved tildeling av tjenester etter HOL § 3-2 nr. 5 eller 6 er tilfeldig. Det fremkommer ikke av vedtaket eller av dokumentasjonen for øvrig, at saken er så godt opplyst som mulig før enkeltvedtak treffes. 6 av 22 gjeldende vedtak mangler helt opplysninger om faktiske forhold. Av de 16 øvrige vedtak er det flere som inneholder kun en eller to setninger om sakens faktiske forhold.

Det er fattet enkeltvedtak på alle brukerne ved Furuly. Dersom vedtakene revurderes, kommer dette ikke frem i vedtaket. Det ser ut som om kommunen behandler den opprinnelige søknaden på nytt, og det ser videre ut som om saksbehandlingstiden er opptil to år i flere av vedtakene. Vedtakene er skriftlige, men mangler begrunnelse i 14 av 22 vedtak. De vedtakene som er begrunnet, mangler helt skjønnsvurdering i 4 av 8 vedtak. Det er herved ikke dokumentert at det er foretatt individuelle vurderinger. Det er heller ikke skriftliggjort hvilke vurderinger som ligger til grunn for valg av tjeneste.

Det fremgikk av samtlige vedtak at det er klageadgang, hva klagefristen er, hva som er riktig klageinstans og nærmere fremgangsmåte ved klage. I 6 av 22 vedtak er det informert om innsynsretten, men kommunen viser til vedlegg «melding om rett til å klage over vedtak» i de resterende vedtakene, og vedlegget opplyser både om retten til innsyn og retten til å be om utsatt iverksettelse. Om kommunen har sendt med vedlegget er ikke etterprøvbart.

Tilsynet fikk ikke undersøkt om plikten til forhåndsvarsling og retten til å uttale seg ved omgjøring av vedtak er ivaretatt, da ingen vedtak har blitt endret annet enn etter initiativ fra brukeren selv.

Kommunens journalføring er mangelfull når det gjelder faglige vurderinger og evalueringer. Journalen inneholdt hovedsakelig opplysninger om hva tjenestemottakeren hadde gjort og spist i løpet av vakten. 5 av 19 brukere har individuell plan, men målene i planen gjenspeiles ikke i vedtak, miljøregler eller i journalføringen for øvrig. Tjenestestedet bruker ikke tiltaksplaner og det mangler dokumentasjon på om tiltak og tjeneste har effekt.

Kommunen har ikke vurdert risiko for svikt ved tildeling og evaluering av tjenestene.

Ledelsen følger ikke opp om prosedyre og retningslinje for saksbehandling blir fulgt, og iverksetter heller ikke nødvendige tiltak for å rette manglene.

Kommunen har rutiner for hvordan avvik meldes og skal håndteres videre. Rutinen er i varierende grad kjent for de ansatte og det er ikke meldt noen avvik på tjenestestedet i 2018. I 2017 ble det meldt to avvik

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Tjenestestedet og saksbehandlerne har et strukturert samarbeid i form av at det avholdes tildelingsmøte hver 14. dag. Her blir nye søknader og revurderinger diskutert. Videre er både saksbehandler og representant fra tjenestestedet tilstede under kartleggingsmøte med brukere og pårørende. Fylkesmannen finner etter dette at det foreligger et tett samarbeid mellom saksbehandlerne og tjenesteyterne.

Dersom kommunen regner med at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis parten en underretning om saksbehandlingstiden med angivelse av grunnen, og så vidt mulig også meddele når svar kan ventes. I saker som gjelder enkeltvedtak er det satt en uttrykkelig tidsfrist for å sende foreløpig svar, som er i løpet av en måned etter at henvendelsen er mottatt, jf. forvaltningsloven § 11 a annet og tredje ledd. I vedtakene som er revurdert vises det kun til opprinnelig søknad på tjenester med vedtak som i flere tilfeller er fattet for to år siden, slik at det ser ut som om saksbehandlingstiden er mye lenger enn den i virkeligheten er.  Saksbehandlingstiden påvirker direkte brukerens rettsstilling og et grunnkrav er at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Fylkesmannen vurderer at kommunen mangler et system som sikrer at forsvarlighetskravet blir oppfylt når det gjelder overholdelse av saksbehandlingstid, da saksbehandlingstiden strekker seg ut over en måned i 13 av 22 vedtak uten at det er sendt ut foreløpig svar. 

Pasienter og brukere har rett til å medvirke ved utforming og gjennomføring av helse- og omsorgstjenester, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med pasienten/brukeren. Kommunen må derfor aktivt gå inn for å få med pasienten/brukerens synspunkter når tjenestetilbudet utformes, og kan ikke vente på at pasienten/brukeren selv tar initiativ til dette. Når tjenestetilbud etter helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 første ledd nr. 6, 3-6 og 3-8 skal utformes, følger det av pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 andre ledd andre punktum at det skal legges stor vekt på hva pasienten/brukeren mener. Barn under 18 år skal tas med på råd når personens utvikling og modning og sakens art tilsier det. Pasientens/brukerens medvirkningsrett innebærer ikke bare rett til selv å medvirke, men også rett til å la andre representere seg. Den innebærer også rett til å be om at andre, for eksempel pårørende, får være til stede i f.eks. møter eller samtaler med kommunen, eller når helse- og omsorgstjenester ytes. Det kommer frem i intervjuer med de ansatte at det gjennomføres kartleggingssamtaler med bruker og pårørende. Videre blir de håndskrevne notatene fra kartleggingssamtalene liggende i mapper på rådhuset uten at de skannes inn eller gjengis i brukerens vedtak eller journal forøvrig. Det er dermed uklart om brukermedvirkning er ivaretatt i tilstrekkelig grad når dokumentasjon på området mangler i 14 av 22 vedtak.

Opplysninger om faktiske forhold manglet helt i 6 av 22 vedtak. De øvrige 16 vedtakene hadde sparsomt med opplysninger om sakens fakta. Kommunen har dermed ikke dokumentert å ha opplyst saken så godt som mulig før vedtak treffes. Ved å unnlate å synliggjøre hvilke fakta som er lagt til grunn for vedtaket, vil ikke parten få mulighet til å bringe klarhet i forhold som ikke er korrekte. Manglende dokumentasjon på at kommunen har opplyst saken så godt som mulig er brudd på bestemmelsen i forvaltningsloven § 17.

Ved mangelfull eller manglende begrunnelse i vedtak, vil det ikke fremgå hvorfor vedkommende oppfyller eller ikke oppfyller vilkårene for tjenester, hva kommunen har lagt til grunn for utmålingen og videre hvorfor kommunen vurderer at de tjenestene som tilbys vil dekke det aktuelle behovet på en forsvarlig måte. 14 av 22 vedtak manglet begrunnelse. Dersom ikke grunnene for innvilgelse og kommunens skjønn fremgår av vedtaket, vil det ved senere vurderinger kunne være vanskelig for kommunen å ta stilling til om grunnene som tilsa innvilgelse fortsatt foreligger. Det vil også bli vanskeligere for parten å vurdere om en eventuell reduksjon av tjenestetilbudet skal påklages. Manglende begrunnelse er brudd på bestemmelsen i forvaltningsloven § 24.

Kommunen har oppfylt sin plikt til å opplyse om partens rett til å klage i alle vedtak. Vedlegget det vises til i 16 av 22 vedtak som i tillegg viser til innsynsretten, bør imidlertid skannes inn som en del av vedtaket eller inngå som en del av selve vedtaket, slik at kommunens handlinger for å møte sin plikt til å informere om disse forholdene, kan dokumenteres og etterprøves.

Alle ansatte som yter helsehjelp har plikt til å føre pasientjournal jf. helsepersonelloven (hpl) § 39. Pasientjournalen skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, jf. hpl § 40. Hvilke opplysninger som skal journalføres er konkretisert i forskrift om pasientjournal § 8. Journalen skal gi det enkelte personell tilstrekkelig grunnlag for å gjøre forsvarlige vurderinger og beslutninger. Journalen må føres fortløpende, og gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, beslutninger og konkrete tiltak.

Ansatte på Furuly yter tjenester som ikke er helsehjelp, og er unntatt fra journalføringsplikten, jf. forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter hol. § 2. Kommunen må imidlertid sørge for at alle tjenester som gis, herunder tjenesten personlig assistanse, dokumenteres i den utstrekning det er nødvendig for å sikre at pasientene og brukerne får forsvarlige tjenester. Dette innebærer at opplysninger om hvilke tjenester som er gitt må dokumenteres. Hvilke opplysninger som er relevante og nødvendige å dokumentere må vurderes konkret, og vil til en viss grad være avhengig av brukerens behov og situasjon. I tilfeller hvor brukere mottar tjenester over tid og hvor det settes mål og utarbeides planer for tjenesten, må iverksatte tiltak, observasjoner og vurderinger bli dokumentert, slik at det er mulig å evaluere og beslutte eventuelle endringer. Videre skal dokumentasjonssystemet sikre behovet for kommunikasjon og samhandling mellom ulike tjenesteytere som gir tjenester til samme bruker. Fylkesmannen finner at kommunens journalføring er mangelfull. Journalen inneholder for det meste opplysninger om hva brukeren har spist og utført av aktivitet, og mangler faglige vurderinger. Det føres fortløpende journal og tiltaksplaner benyttes ikke. Dette gjør det vanskelig å finne igjen eventuelle vurderinger som er gjort av et bestemt tiltak overfor en bruker. Evaluering av vedtakene gjøres dermed uten at saksbehandler har et tilstrekkelig skriftlig grunnlag i journalen, til å gjøre en faglig forsvarlig vurdering av brukerens tjeneste og eventuell endring, avslutning eller videreføring av denne. Dette er brudd på forsvarlighetskravet i helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 og forvaltningsloven § 17.

Det fremgår av dokumentasjon og intervjuer at kommunen har et avvikssystem, men oppmerksomheten rundt det å melde avvik er liten og avvik benyttes ikke på en systematisk måte for å sikre og forbedre tjenesten.  Dette sees ved at ingen avvik er meldt i 2018 og bare to avvik er meldt i 2017. Ingen av avvikene som er meldt retter seg mot tildeling og evaluering av tjenestene/saksbehandlingen. Ledelsen har ikke vurdert risiko for svikt, og Fylkesmannen finner at det ikke iverksatt tiltak og fulgt opp om tildelingen og evalueringen av tjenestene som ytes ved Furuly forgår på et forsvarlig nivå og i henhold til lovgivningen. Dette medfører brudd på forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6 - 9.

5. Tilsynsmyndighetens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannen påpeker følgende:

• Kommunen sørger ikke for at brukere ved Furuly avlastnings- og aktivitetshus sikres forsvarlig tildeling og evaluering av helse- og omsorgstjenestene som ytes ved tjenestestedet.

Dette er brudd på:

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd (sørge for) jf. § 3-2 nr. 5 (Sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering), § 3-2 nr. 6 bokstav b (personlig assistanse m.m.) og § 3-6 nr. 2 (avlastning)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 første ledd (forsvarlighet) og § 3-10 (samarbeid med bruker)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd (om ledelse og kvalitetsforbedring)
• Pasient og brukerrettighetsloven § 3-1 (om rett til medvirkning) og § 7-2 (om klage mv,)
• Kvalitetsforskriften § 3 (om innhold og oppgaver)
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring § 4 (om innholdet i ledelse og styring)
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgstjenesten §§ 6-9.

Fylkesmannen finner at det gjøres en grundig jobb med kartlegging av brukerne før vedtak fattes. Vedtakene som fattes baserer seg imidlertid på fakta som ikke er dokumentert hverken i vedtaket selv eller i kommunens elektroniske journalsystem og faren for svikt blir stor. Håndskrevne kartleggingsnotater blir oppbevart nærmest utilgjengelig for andre enn saksbehandleren selv. Kommunen har dermed ikke et system som sikrer at det foreligger tilstrekkelige opplysninger i brukerens journal til at saken kan vurderes, begrunnes, avgjøres, evalueres og etterprøves på en faglig forsvarlig måte og innenfor de regler som gjelder for saksbehandling.

Dersom lovbrudd blir påpekt i endelig rapport, vil denne inneholde forventninger til virksomhetens oppfølging.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

Fylkesmannen ber Hamar kommune om:

• En plan med tiltak som skal settes i verk for å rette lovbruddet.
• En redegjørelse for hvordan ledelsen vil følge med på å kontrollere at tiltakene blir iverksatt.
• En redegjørelse for hvordan ledelsen vil gjennomgå at tiltakene har hatt ønsket effekt etter at de har fått virke en stund.
• Virksomhetens egne tidsfrister på punktene ovenfor.

Fylkesmannen ba om kommunens tilbakemelding innen 20.09.2018. Plan med tiltak ble mottatt innen denne fristen.

Med hilsen

Sissel Bergaust e.f.
fylkeslege

Elisabeth Hagen
seniorrådgiver

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur.

Kopi til:

Hamar kommune

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur.