Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med psykisk lidelse og samtidig ruslidelse i Ringsaker kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har ført tilsyn med Ringsaker kommune. Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de områder det ble ført tilsyn med.

Ved tilsynet har vi undersøkt om Ringsaker kommune, ved sin ledelse og styring, har lagt til rette for og følger opp at brukere over 18 år med psykisk lidelse og samtidig rusmiddelproblem (ROP-brukere), får forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Dette vil være kjennetegnet av

• Samordnet og helhetlig tilnærming til psykisk lidelse og samtidig ruslidelse
• Helsehjelp tilpasset den enkelte pasient, og at bruker får anledning til medvirkning
• Tilstrekkelig kompetanse i alle ledd
• Nødvendig samhandling mellom personell i de ulike enhetene.

Det ble ikke funnet avvik, men gitt to merknader ved tilsynet.

MERKNAD:

1. Fylkesmannen ser et forbedringspotensial i kommunens samhandling om individuelle planer. Det er to system for individuell plan (SAMPRO/Profil). Dette medfører at det er vanskelig å få oversikt over kommunens individuelle planer.
2. Kommunen har et forbedringspotensial med hensyn til vedtakstekst i avslag etter helse- og omsorgstjenesteloven. Begrunnelsene mangler sammenheng med resultatet av vedtaket. Det er derfor vanskelig å forstå hvorfor det er gitt avslag på tjenester.

Hamar 20.4.2018

Anne Kristine Hallum
revisjonsleder

Arild Bækkevold
Bente Nygaard Lindstad
Harald Vallgårda
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ringsaker kommune i perioden 14.11.2017 - 20.4.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Vi har under tilsynet kun sett på de faktiske forhold knyttet til tilsynsområdet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen i lov om statlige tilsyn i helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3, og lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringsaker kommune hadde 34 151 innbyggere pr 01.01.18.

Under rådmannen er det strategisjef og assisterende rådmann. Neste ledd i organisasjonene er seks kommunalsjefer /sjefer med definert områdeansvar (økonomi, organisasjon og plan), hvorav en kommunalsjef for helse- og omsorgsseksjonen. Under denne er psykisk helse og rus en egen enhet som ledes av en RE-leder. Denne har en avdelingsleder under seg som leder to avdelinger, hhv en behandlingsavdeling og en boligsosial avdeling. Behandlingsavdelingen er igjen delt i et psyk. team og et rusteam. ROP-brukerne får tjenester fra både rusteam og boligsosial avdeling.

Nav Ringsaker er organisert med en Nav-leder og følgende tre avdelingsledere; avdelingsleder stat, avdelingsleder kommune og avdelingsleder jobb og veiledningssenter. Avdelingene er delt opp i team med teamledere, og ansvar for sine områder. Personer med ROP-utfordringer kan få tjenester fra flere av disse teamene. ROP-ungdommene får sin hovedoppfølging i ungdomsteam, mens ROP-brukere over 30 år får sin hovedoppfølging i sosialfaglig team.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.11.2017 med planlagt tilsyn 13.-15.2.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet

«Dokumentunderlag».

08.02.2018 ble det lest journaler fra rus/psykisk helse og mapper fra Nav. Samme dag ble det også intervjuet 5 brukere, og gjennomført et kort besøk ved Solsia og samtaler med brukere der. Solsia er et bemannet lavterskeltilbud, og en sosial- og aktivitetsarena for målgruppen av tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt 13.2.2018

Intervjuer
15 ansatte ble intervjuet. I tillegg ble det i forkant gjennomført samtaler med 5 brukere. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet «Dokumentunderlag».

Sluttmøte ble avholdt 15.2.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har hatt som hovedmål å undersøke hvordan Ringsaker kommune legger til rette for og følger opp at voksne personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassende, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

5. Funn

Det ble ikke gitt noen avvik i tilsynet, men Fylkesmannen hadde to merknader:

MERKNAD:

1. Fylkesmannen ser et forbedringspotensial i kommunens samhandling om individuelle planer. Det er to system for individuell plan (SAMPRO/Profil). Dette medfører at det er vanskelig å få oversikt over kommunens individuelle planer.
2. Kommunen har et forbedringspotensial med hensyn til vedtakstekst i avslag etter helse- og omsorgstjenesteloven. Begrunnelsene mangler sammenheng med resultatet av vedtaket. Det er derfor vanskelig å forstå hvorfor det er gitt avslag på tjenester.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen har en IP-koordinator som er fysisk plassert i Moelv og som har det overordnede ansvaret for alle individuelle planer i kommunen. Hun arbeider med individuelle planer i systemet SAMPRO. Dette systemet har vist seg vanskelig å benytte i praksis for ROP- brukergruppen, da det forutsetter tilgang på PC og å holde orden på brukernavn og passord. Det har derfor utviklet seg en praksis for IP i en egen referatmal som legges inn i Profil, uten at dette merkes klart. Da vi etterlyste kopi av IP var dette vanskelig, da ansatte ikke hadde oversikt over hvor disse befant seg. Tilsynet har vist at kommunen ikke har et samordnet system for samhandling om individuelle planer. Dette medfører at kommunen mangler oversikt over totalen av kommunens individuelle planer og hvordan disse ivaretas. Vi har likevel ikke funnet at dette forholdet har ført til at personer i tilsynets målgruppe ikke har fått individuell plan, når de har ønsket det og hatt behov for det.

Begrunnelsene i vedtakene er mangelfulle. Det fremkommer ikke hvorfor en bruker har fått avslag ut fra begrunnelsen. Dette vanskeliggjør muligheten for brukere til å klage over avslag da det ikke fremkommer hvilke vurderinger som er årsaken til avslaget Det blir således vanskelig for personer med mulig behov for vedtak å ivareta sine rettigheter til tjenester. Noe av det samme gjelder også innvilgelse. Det fremkommer ikke i begrunnelsen hvorfor eller hvordan kommunen har kommet frem til akkurat den tjenesten eller det timeantallet. Dette kan vanskeliggjør klage og videre behandling dersom brukeren er uenig om tjenesten/timeantallet som vedkommende er innvilget. I vedtakene er det opplyst om klageadgang.

Videre vanskeliggjør dette kommunens muligheter til revurdering og endring av tjenestene ved endring i brukernes behov. Tjenestene og tiltakene rundt hver enkelt bruker skal ha sitt utspring i vedtaket. Brukerne skal kjenne igjen de faktiske tjenestene de mottar i det vedtaket de har fått, slik at det er mulig å etterprøve om tjenestene er dekkende for behovet, eller om tjenestene faktisk gis slik vedtaket forutsetter. Kommunen fatter vedtak, og det er klart hva innholdet i vedtaket består av. Det er begrunnelsene som av årsakene over, bør gjennomgås og arbeides videre med.

Det er i Nav Ringsaker ikke fattet noen vedtak etter sosialtjenesteloven § 28 om individuell plan. Nav-kontoret har en rutine for individuell plan etter sosialtjenesteloven, og det foreligger en vedtaksmal knyttet til denne tjenesten. De ansatte er kjent med både rutinene og vedtaksmalen. De er også kjent med hvordan de skal gå frem for å sørge for individuell plan for ROP-brukere etter annet lovverk, gjennom kontakt med andre deler av kommunen. Vi har derfor vurdert at dette er en tilstrekkelig styrt tjeneste ved Nav-kontoret, til at det sannsynliggjør at ROP-brukere med behov for individuelle plan vil bli fanget opp.

7. Regelverk

• v om statlig tilsyn med helsetjenesten §§ 2 og 3
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen med tilhørende forskrifter
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell mm.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om interkontroll for kommunens arbeids- og velferdsforvaltning (interkontrollforskriften)
• Forskrift om pasientjournal

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Beskrivelse av ansvarsfordeling
• Stillingsoversikt/bemanningsplan
• Prosedyreoversikt
• Strategi dokument, forebygging og mestring
• Styringsdokument for enhet psykisk helse og rustjenester
• Bemanningsoversikt
• Oversikt over turnus
• Psykososialt kriseteam
• Utskrift fra hjemmesiden om tjenestetilbud
• Nytilsatt psykisk helse og rustjenester
• Godt nok
• Ansvarsfordeling lærlinger
• Oversikt over faste møter med andre kommunale tjenester
• Prosedyre for saksbehandling i psykisk helse og rustjeneste
• Prosedyre legemiddelhåndtering
• Prosedyre legemiddelhåndtering i psykisk helse og rustjeneste
• Meldingsutveksling - ansvar og oppgaver - elektroniske meldinger
• Meldingsutveksling - tabell med oversikt
• Retningslinjer for tildeling av omsorgsbolig
• Retningslinjer for tildeling av kommunal bolig for vanskeligstilte på boligmarkedet
• Individuell plan
• Rutinebeskrivelse for oppfølging av pårørende
• Skjema for pårørendesamtaler
• Infoark til pårørende
• Handlingsplan familiestøtte
• Rutinebeskrivelse for psykososialt kriseteam
• Plan for psykososial oppfølging ved kriser og katastrofer i hamarregionen
• Kompetanse og rekrutteringsplan helse og omsorg 2014-2018
• Kompetanseplan psykisk helse 2017
• Oversikt over intern opplæring/undervisning 2017
• Årsberetning 2016
• Møteoversikt
• EQS meldingsoversikt
• Prosedyre for behandling og lukking av avvik/uønskede hendelser
• Generell prosedyre behandling av meldinger og lukking av avvik
• Sjekkliste for dokumentasjon i Profil og vedtakskontroll
• Oversikt over tjenestetilbud psykisk helse og rustjenester
• Søknadsskjema for helse og eller omsorgstjeneste
• Søknadskjema økonomisk sosialhjelp
• Søknadskjema leie av kommunal bolig/omsorgsbolig
• Risikovurdering av medikamenthåndtering i psykisk helse og rustjeneste
• Brukerplankartlegging 2017
• Referat ledermøter helse og omsorg
• Ansvar i TIUR
• Kontaktinformasjon samarbeidsparter
• Referat samarbeidsmøter med tannhelsetjenesten og rus og psykisk helse
• Referat møter i kriseteam
• Møtereferat koordineringsgruppe samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak
• Referat samarbeidsmøte kultur og fritid og psykisk helse
• Oversikt over brukere
• Organisasjonskart Nav
• Oversikt over ansatte Nav
• Nav leders delegeringsreglement for økonomisk stønad
• Oversikt over ansatte fordelt på team
• Oversikt over brukere
• Skjema for avklaring i ungdomsmottaket
• Sjekkliste kartleggingssamtale
• Kartleggingsskjema 1. gangs samtaler
• Sjekkliste dokumentasjon søknad
• Prosedyre for melding behandling og lukking av avvik/uønskede hendelser
• Kopi av avviksmelding
• Bo- og oppfølgingsavtale
• Oversikt over møtestruktur mellom Nav og andre enheter i kommunen for personer med ROP- lidelser
• Ansvar i TIUR
• TIUR kartleggingsskjema
• Prosedyre pleie- og omsorgstjenesten ved uverdige boforhold
• Sjekkliste uverdige boforhold
• Beskrivelse av møtestruktur i Nav Ringsaker
• Melding om vedtak i sak midlertidig bolig
• Melding om vedtak § 17
• Melding om vedtak §§18 og 19
• Melding om vedtak § 28
• Prosedyre for individuell plan
• Rapport om brukerundersøkelse høst 2015 Nav
• Samarbeidsavtale mellom Ringsaker kommune og Nav Hedmark
• Opplæringsplan
• Ny medarbeider- sjekkliste
• Samtykkeerklæring
• Fullmakt gjeldsrådgivningstjenesten
• Samtykke erklæring kvalifiseringsprogrammet
• Samtykke samarbeid
• Samtykke innvilget stønad alternativ mottaker

I tillegg mottok vi i løpet av tilsynsdagene følgende:

• Organisasjonskart administrativ administrering
• Vurderingsskjema
• Informasjonsskriv pårørende
• Individuell plan - innføring for fagfolk og bruker
• Avslag fra psykisk helsetjeneste for 6 brukere
• Vedtak innvilget fra psykisk helsetjenesten 5 brukere
• Saksutredning 5 brukere
• Henvendelseskjema individuell plan
• Individuell plan for 5 brukere

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Anne Kristine Hallum Seniorrådgiver og revisjonsleder
Harald Vallgårda ass. fylkeslege og revisor ved tilsynet
Bente Nygaard Lindstad Seniorrådgiver og revisor ved tilsynet
Arild Bækkevold Seniorrådgiver og revisor ved tilsynet
Hanne Flatebø Seniorrådgiver og observatør ved tilsynet

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet