Rapport fra tilsyn med Askøy kommune 2014 – Kleppestø sykehjem 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med opptrenings- og rehabiliteringstilbud til pasienter ved Kleppestø sykehjem 20.-21. mars 2014. Rapporten gjør rede for funn innen de områdene tilsynet omfattet.

Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og ledelse har lagt til rette for, tilbyr, følger med og om nødvendig forbedrer tjenestetilbudet slik at pasienter innlagt i sykehjem får et forsvarlig opptrenings- og rehabiliteringstilbud uavhengig av om det er innlagt i korttids- eller langtidsplass.

Det ble ikke avdekket forhold som gav grunnlag for å konkludere med at opptrenings- og rehabiliteringstilbudet ved sykehjemmet er i strid med krav i helselovgivningen.

Vurdering av styringssystemet går fram av kapittel 6. Tilsynet med Kleppestø sykehjem er avsluttet.

Anne Grete Robøle
revisjonsleder

Signe Marit Stephanides
seksjonsleder

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Askøy kommune, Kleppestø sykehjem, post 2 B og 2 C den 20.og 21. mars 2014. Tilsynet er en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Tilsynet omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Omtale av virksomheten

Pr. 1. januar 2014 var det 26 831 innbyggere i Askøy kommune. I følge KOSTRA-tall publisert 17. mars 2014 hadde kommunen 8 plasser for rehabilitering i institusjon i 2013. Dette er to plasser mindre enn i 2012.

Informasjon som ble gitt ved tilsynet, kan tyde på at terskelen for å bli innlagt for rehabiliteringsopphold ved Kleppestø sykehjem, er nokså høy.

En del pasienter bosatt i Askøy som trenger opptrening- og rehabilitering etter sykehusopphold, blir lagt inn i intermediæravdeling i Fjell kommune og skrives ut til hjemmet.

Kleppestø sykehjem, kommunal del, har 7 poster, hver med 10 plasser. Lokalmedisinsk enhet har fire lindrende senger og tre ØH-senger. Post 2B tar imot pasienter for korttidsopphold. Pasienter innlagt for korttidsopphold har betydelige forskjeller i behov for helsehjelp; langtkommet demenssykdom, rehabilitering, palliasjon og pleie. Noen er også innlagt for avlastning eller i påvente av ledig langtidsplass.

Pasienter i posten blir drøftet i tverrfaglig team sitt faste ukentlige møte. Det er «målmøte» med pasient som legges inn for opptrening-/rehabilitering, eventuelt også med pårørende, kort tid etter innleggelse og nytt møte for utreise.

Fagsjef helse- og omsorg er nærmeste overordnede for avdelingsleder for post 2 A, 2 B og 2 C.

Sykehjemslege i 50 % stilling har ansvar for post 2 B og 2 C. Post 2 C som skal gjøres om fra somatisk langtidspost til korttidspost. Leder for legetjenesten er administrativ leder for sykehjemslegene. Kommuneoverlege er overordnet faglig ansvarlig for sykehjemslegene.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter: Melding om tilsyn ble sendt 4. februar 2014. Åpningsmøte ble holdt 20. mars 2014.

Intervju

13 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble holdt 21. mars 2014.

Oversikt over dokument som Askøy kommune har sendt i forbindelse med tilsynet og dokument som ble gjennomgått under tilsynet, går fram av kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen i Hordaland har undersøkt om Askøy kommune ved systematisk styring og ledelse har lagt til rette for, tilbyr, følger med og om nødvendig forbedrer tjenestetilbudet slik at pasienter innlagt i sykehjem får et forsvarlig rehabiliterings- og opptreningstilbud uavhengig av om de er innlagt i korttids- eller langtidsplass.

5. Funn

Det ble ikke avdekket som gav grunnlag for å konkludere med at opptrenings- og rehabiliteringstilbudet ved sykehjemmet er i strid med krav i helselovgivningen.

6. Vurdering av styringssystemet

Styring med tjenestene (internkontroll) forutsetter at ledelsen følger med på egen virksomhet og iverksetter forebyggende og korrigerende tiltak når dette er nødvendig. Eier og ledere har ansvaret for rammer og organisatoriske løsninger som gjør det mulig å oppfylle krav i helselovgivningen.

Det er avklart hvordan oppgaver knyttet til opptrening og rehabilitering i korttids- og langtidspost kan ivaretas. Opptrenings og rehabiliteringstilbudet til pasienter innlagt for korttidsopphold påvirkes av at pasientene i posten har svært forskjellige behov. Ledere og ansatte er oppmerksomme på utfordringene som følger av dette.

Bruk av forskjellige elektroniske journalsystem ved sykehjemmet gjør det ikke enkelt å få en samlet oversikt over pasientenes helsetilstand og hjelp som blir gitt. Ledelsen er kjent med problemstillingene og at det ikke er enighet om hva som er egnet løsning.  Dette blir fulgt opp som egen sak fra Fylkesmannen i Hordaland.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 14. november 1988 for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie.
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 12. november 2010 nr. 1426 om en verdig eldreomsorg
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

Opplysninger som Askøy kommune har sendt i forbindelse med tilsynet

• Oversikt over ansatte
• Antall pasienter innlagt for rehabilitering og opptrening 1. juli 2013-1. februar 2014
• Oversikt Kleppestø sykehjem, kommunal del
• Oversikt over leger ved Kleppestø sykehjem, kommunal del
• Flytskjema melding og behandling av avvik
• Notat 4. juli 2013, subdelegasjon fra rådmannen til fagsjef Helse og omsorg
• Rutiner ved Kleppestø Sykehjem:
  - Journalansvarlig, utarbeidet 30. mars 2010
  - Journalføring Gerica sykehjemsleger/fysioterapeuter/ergoterapeuter, utarbeidet
  24. februar 2014
  - Gericarapportering – journalføring og bruk av tiltaksplaner, utarbeidet 8- april 2008
  - Mal for innkomstsamtale, udatert
• Pasientflyt institusjon og hjemmebaserte tjenester
  - Prosess pasientflyt fra åpen omsorg til institusjon, sjekkliste mottak av pasient fra åpen omsorg
  - Prosess pasientflyt fra åpen omsorg til institusjon, sjekkliste opphold i institusjon
• Personell avdeling 1A – Medisinsk faglig enhet
• Personell avdeling natt
• Ergo- og fysioterapeuter som deltar i utredning, behandling og rehabilitering av pasienter ved Kleppestø sykehjem pr 1. januar 2014
• Stillingsbeskrivelse for sykehjemsleger, 22. april 2013-21. april 2015
• Arbeidsoppgaver for leger i sykehjem, 22. april 2013-21. april 2015
• Flytskjema ordinært korttidsopphold ved institusjon
• Rutiner ordinært korttidsopphold
• Rutiner rehabiliteringsopphold
• Retningslinjer for elektroniske meldinger - tjenesteavtale 3 og 5 somatisk sektor utøvende tjeneste
• Funksjonsbeskrivelse for leder
• Funksjonsbeskrivelse for institusjonsleder ved Kleppestø sykehjem
• Kriterier for tildeling av tjenester i pleie og omsorg, utarbeidet 2008
• Notat: Hvordan ivareta forskrift om en verdig eldreomsorg, lokalmedisinsk enhet
• Notat: Litt om hvordan vi opprettholder forskrift om verdig eldreomsorg på 2 B/C
• Organisasjonskart Kleppestø sykehjem
• Kriterier for tildeling av Rehabiliteringsopphold i institusjon
• Tverrfaglige møtet ved Kleppestø sykehjem
• Referat fra samarbeidsmøte mellom institusjoner og tannhelsetjenesten på Askøy 31. oktober 2013
• Ansatte post 3 A, 3 B og 3 C
• Verdighetsgarantien

Stikkprøver:

• Pasienter innlagt ved rehabiliteringsopphold 1. juli 2013 -1. mars 2014 og pasienter innlagt ved gruppe 2 B og 2 C, til sammen 20 pasientjournaler.

Korrespondanse mellom Askøy kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 4. februar 2014 fra Fylkesmannen i Hordaland
• Brev av 24. februar 2014 med vedlegg fra Askøy kommune
• Program for tilsynet, brev av 3. mars 2014 fra Fylkesmannen i Hordaland
• Korrigert program for tilsynet, brev av 6. mars 2014 fra Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over de som deltok på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Signe Marit Stephanides, seksjonsleder
Anne Grete Robøle, seksjonsleder, leder