Rapport fra tilsyn med Bergen kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Bergen kommune ved Kompetanseenhet sør 27. og 28. november 2014.

I dette tilsynet har oppmerksomheten vært rettet mot om kommunen sikrer at forholdene blir tilrettelagt for tjenesteyting til personer med psykisk utviklingshemming med minst mulig bruk av tvang og makt, jf. helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Under tilsynet hadde vi et særlig fokus på om det er gitt nødvendig veiledning og opplæring for ansatte i reglene om bruk av tvang.

Det ble gitt følgende avvik:

Overordnet faglig ansvarlig har ved sin gjennomgang av tvangsbruken ikke fanget opp mangler ved journalføringen.

Det er avtalt frist for å gi tilbakemelding om tiltak for å rette avvik innen 15. februar 2015.

Birthe Lill Christiansen
Revisjonsleder   

Ørjan Moldestad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Bergen kommune, Kompetanseenhet sør i perioden 27. – 28. november 2014. Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Hordaland gjennomfører dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Samtidig ble det gjennomført stedlig tilsyn med tiltak om bruk av tvang og makt etter § 9-5, tredje avsnitt, overfor to personer med utviklingshemming. Rapporter fra disse tilsynene er ikke offentlig og vil bli sendt i egne brev.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Tjenester til personer med psykisk utviklingshemming i Bergen kommune er organisert i Etat for tjenester til utviklingshemmede. Kompetanseenhet sør er en av 14 resultatenheter i

etaten, og enheten har ansvar for ni bofellesskap. Det overordnede faglige ansvaret for kapittel 9 er lagt til enhetsleder.

Fylkesmannen har under tilsynet intervjuet tjenesteytere og undersøkt journalføring av godkjent tvang i forhold til to tjenestemottakere ved to av bofellesskapene i Kompetanseenhet sør. I disse to bofellesskapene bor til sammen 11 tjenestemottakere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt ut 27.08.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har sendt over i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Program ble sendt på e-post 14.11.2014

Åpningsmøte ble holdt 27.11.2014.

Intervju: 6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble holdt 28.11.2014.

Foreløpig rapport ble sendt til kommunen 16.12.2014.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har oppmerksomheten vært rettet mot om kommunen sikrer at forholdene blir tilrettelagt for tjenesteyting til personer med psykisk utviklingshemming med minst mulig bruk av tvang og makt, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 9-4.

Tilsynet omfattet følgende område:

• Om kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming mottar tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2, nr. 6, bokstav a-d i samsvar med reglene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

5. Funn

Avvik:

Overordnet faglig ansvarlig har ved sin gjennomgang av tvangsbruken ikke fanget opp mangler ved journalføringen.

Avvik fra:

Lov om helse- og omsorgstjenester §§ 9-9 og 9-10, jamfør § 3-1 tredje ledd, og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4 bokstav h.

Kommentar:

§ 9-9 har regler om krav til kompetanse når kommunen gjennomfører tvangstiltak. Av § 9-10 går det frem at reglene i helsepersonelloven kapittel 8 om plikt til dokumentasjon og forskrift om pasientjournal gjelder for tiltak etter kapittel 9. Nødvendige og relevante opplysninger skal føres i journalen. Opplysninger om hvem av tjenesteyterne som har gjennomført tiltak med bruk av tvang, når tiltakene blir gjennomført og hvor lenge tiltakene er i bruk, blir regnet som nødvendige og relevante opplysninger som må gå fram av journalen, jamfør journalforskrifta § 8, bokstav r.

Av § 3-1, tredje ledd følger at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at krav gitt i medhold av kapittel 9 blir etterlevd, og kontrollere at disse tiltakene er tilstrekkelige.

Avviket bygger på følgende observasjoner i ett av bofellesskapene:

• Der brukes noen ganger tvang som Fylkesmannen har godkjent uten at journal (protokoll) blir ført.
• Når journal (protokoll) er ført går det flere ganger ikke frem om tjenesteyterne som har gjennomført tiltakene fyller krav til kompetanse.
• Det går ikke frem av fremlagt journal hvor lenge tiltakene har vært i bruk.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Sentralt i dette tilsynet står kommunen sin styring og kontroll med at krav til rettssikkerhet ved yting av tjenester til personer med utviklingshemming blir fulgt. Tilsynet har avdekket at kommunen ikke i tilstrekkelig grad har ordninger for å følge med på om rutiner som er utarbeidet er tilfredsstillende og fungerer slik de skal. Ledelsen ved overordnet faglig ansvarlig var ikke kjent med mangler som ble påpekt ved tilsynet.

7. Regelverk

LOV 2011-06-24 nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasient- og brukerrettigheter
LOV 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble sendt over da revisjonen ble forberedt:

• Organisasjonskart
• Rutinehåndbok m/ansvarslinjer (kommunenes saksbehandling § 9-7), datert april 2014
• Overordnet kompetanseplan for etat for tjenester til utviklingshemmede 2014 – 2015
• Lokal kompetanseplan med handlingsplan 2013 – 2014, Kompetanseenhet sør
• Opplæringslogg, generell og individuell del
• Innholdsfortegnelse, prosedyrehåndbok og lov om helse- og omsorgstjenester kap. 9 og pasient- og brukerrettighetsloven kap. 4A
• Årsrapporter 2013, skademeldinger og uønskede hendelser
• Interne tilsynsrapporter for 2014
• Oversikt over antall tvangsvedtak i Kompetanseenhet sør per september 2014

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn ble sendt i brev 27.08.2014.
• Dokumentasjon fra Bergen kommune mottatt 15.10.2014.
• E-post fra Fylkesmannen av 02.09.2014 vedrørende nye datoer for tilsyn
• E-post fra Fylkesmannen av 18.11.2014 vedlagt program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Birthe Lill Christiansen, seniorrådgiver
Ørjan Moldestad, rådgiver
Torill Vebenstad, seniorrådgiver