Rapport frå tilsyn med Helse Bergen HF - samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen 2014

Det er eit årleg toppleiarmøte mellom politisk og administrativ toppleiing i alle kommunane og administrerande direktørar og styreleiarar frå partane i spesialisthelsetenesta. Føremålet med møtet er forankring og etterleving av samarbeidsavtalen.

I opptaksområdet til Helse Bergen HF er det oppretta fire overordna samarbeidsutval som skal følgje opp underordna avtalar.

Tenesteavtale for samarbeid om innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor for Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sykehus AS er den aktuelle avtalen for dette tilsynet.

Helse Bergen HF, Haukeland Universitetssjukehus brukar elektronisk meldingsutveksling til å formidle informasjon om innlagte pasientar m.v. til pleie- og omsorgstenestene og bestillar- og forvaltningskontor i kommunane.

Medisinsk avdeling har seks døgnopne sengepostar. Medisinsk post 1 Nord (1N), seksjon for nyresjukdommar, og Medisinsk post 1 Vest (1 V), seksjon for fordøyelselssjukdommar, har kvar 18 sengeplassar. Assisterande avdelingsdirektør Medisinsk avdeling er næraste overordna for avdelingssjukepleiarane. Avdelingsoverlege er næraste overordna for seksjonsoverlegane.

Ortopedisk avdeling har fem seksjonar. OT-2 Sør har 20 senger med eining for hoftebrot og eining for pasientar som kjem elektivt til proteseoperasjonar. Leiar for sjukepleietenesta i Ortopedisk avdeling rapporterer til klinikkdirektør og er næraste overordna for seksjonsleiar ved OT-2 Sør. Klinikkdirektør for Ortopedisk klinikk er næraste overordna for seksjonsoverlegane.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 24. september 2014.

Formøte: 8. oktober 2014.

Opningsmøte: 25. november 2014.

Intervju: 21 personar blei intervjua.

Stikkprøver: 23 pasientjournalar.

Sluttmøte: 26. november 2014

Oversikt over dokument som er mottekne frå Helse Bergen HF, Haukeland Universitetssjukehus, Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Spørjeundersøkingar:

Invitasjon til å delta i spørjeundersøking blei sendt i brev av 27. og 28. september og 4. oktober 2014 til 17 pasientar som var utskrivne frå Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling til Os kommune i tidsrommet 1. mars - 1. september 2014.

Invitasjon til å delta i spørjeundersøking blei sendt i brev av 27. september, 3. og 4. oktober 2014 til fastlegane til dei 17 pasientane.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi undersøkte om Helse Bergen HF, Haukeland Universitetssjukehus ved systematisk styring sikrar forsvarleg utskriving av pasientar som blir skrivne ut til eigen bustad og treng helsehjelp etter utskriving.

Tilsynet omfatta:

• Iverksetting og oppfølging av tenesteavtale om utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor ¹
• Varsel om innlagt pasient med venta behov for kommunale tenester etter utskriving innan 24 timar,
• Varsel om endring av pasientens behov for hjelp eller utskrivingstidspunkt
• Vurdering og dokumentasjon av at pasienten er utskrivingsklar
• Varsel om utskrivingsklar pasient
• Informasjon til og medverknad frå pasient i samband med utskriving
• Informasjon til pasient om behandling, legemiddel og eventuell oppfølging/kontroll hos lege
• Formidling av nødvendig og relevant informasjon om tilstanden til pasienten før og ved utskriving
  - Opplysningar om legemiddelbehandling til fastlege og pleie- og omsorgstenesta i kommunen

Spørjeundersøking til pasientar utskrivne frå Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling til Os kommune 1. mars - 1. september 2014

Vi brukte eit enkelt spørjeskjema med svaralternativa ja/nei/veit ikkje og eit felt for kommentarar.

Vi spurde pasientane om dei hadde fått informasjon om behandlinga på sjukehuset og helsehjelp i kommunen etter utskriving og om dei hadde forstått informasjon som blei gitt på sjukehuset og i kommunen. Vi spurde også om dei fekk tenestene i kommunen som avtalt, om behovet for helsehjelp blei vurdert på nytt innan kort tid etter at dei var komne heim og om kommunen tok omsyn til kva pasientane sjølve meinte dei trong hjelp til.

Tilsynet omfatta ikkje helsehjelpa til kvar enkelt pasient.

Spørjeundersøking til fastlegane

Spørjeskjemaet til fastlegane var todelt, ein del om informasjon frå sjukehuset og ein del om organisatoriske tilhøve med svaralternativa ja/nei og eit felt for kommentarar.

Vi spurde fastlegane om dei fekk epikrise frå sjukehuset tidsnok og om denne inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasienten og om det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset. Vidare spurde vi om kommunens tilrettelegging for å trekkje fastlegane inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tenesteavtalane mellom kommunen og spesialisthelsetenesta, tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenestene og om det var noko i denne samhandlinga fastlegane vurderte som særleg sårbart.

Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane.

5. Funn

Ved tilsynet med Helse Bergen HF, Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Spørjeundersøkinga til pasientane

Fem av 17 pasientar svara. Fire av dei hadde fått korttidsopphald eller rehabiliteringsopphald etter dei blei skrivne ut. Ein pasient var skriven ut til eigen heim og hadde fått tilbod om, men trong likevel ikkje heimesjukepleie etter utskriving. Dette er for få svar til at dei kan leggjast til grunn for vurdering av praksis for informere pasientane.

Spørjeundersøkinga til fastlegane

Ni av 10 fastlegar svara. Dei var fastlegar for 15 av dei 17 pasientane.

Fastlegane til dei 15 pasientane svara at epikrise frå sjukehuset kom tidsnok og inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasientane.

To av legane svara at dei hadde delteke i kommunens arbeid med utarbeiding/revisjon av samarbeidsavtalar med helseføretaket. På spørsmålet om det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset svara fleire av dei seine epikriser og eller feil i legemiddelopplysningar, og at dette kan føre til for sein/mangelfull oppfølging og eller feilmedisinering.

Vi gjer særskilt merksam på at fastlegane ikkje blei spurde om kor ofte det førekjem at epikrise frå sjukehuset kjem seint og eller at det er feil i legemiddelopplysningar.

Når det gjeld samhandling med pleie- og omsorgstenestene i kommunen, viste fastlegane til ordninga med elektronisk meldingsutveksling med pleie- og omsorgstenesta i kommunen og at det ikkje var særlege utfordringar i samhandlinga.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiinga overvaker eige verksemd og set i verk nødvendige førebyggjande og korrigerande tiltak når det trengst. Eigar og leiing har ansvaret for rammer og organisatoriske løysningar som gjer det mogleg å oppfylle krav i helselovgjevinga.

Helse Bergen HF ved administrerande direktør styrer verksemda i line til klinikk-/avdelingsdirektør. Vidaredelegasjon av mynde og oppgåver er avklart. Fagansvar for legar og sjukepleiarar i seksjonar i Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling er delt mellom seksjonsoverlegar og seksjonsleiarar. Ansvarsforhold og rapporteringsliner er avklart.

Ved postane dette tilsynet omfatta, er rutinar for å varsle og formidle relevant informasjon til kommunane før og ved utskriving kjende og i hovudsak følgde. Synspunkt frå pasientar og pårørande om behov for tenester etter utskriving blir formidla til kommunane. Det er innarbeidde rutinar for å informere pasientane om behandling som er gitt og det blir lagt til rette for at pasientane, så langt det er mogeleg, kan få medverke i samband med utskriving. Ved Medisinsk avdeling, seksjonane 1 N og 1 V, får pasientar rutinemessig med seg skriftleg informasjon om utført behandling, eventuelle kontrollar/oppfølging og legemiddel- behandling.

Område med risiko for svikt i samhandling med kommunale helse- og omsorgstenester i samband med utskriving er kjende. Det er hittil ikkje lagt til rette for at tilsette kan sende elektronisk melding om uønskte hendingar og avvik til kommunane.

Det er faste møte med personalet i seksjonane og møte mellom leiarar for gjennomgang og oppfølging av verksemda. Helseføretaket og kommunane har formelle møteplassar for å ta opp saker som gjeld samhandling.

7. Regelverk

Lovverk som blei lagt til grunn ved tilsynet er:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 61 om spesialisthelsetjenesten
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 18. november 2011 nr. 1115 om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
• Forskrift av 29. august 2012 nr. 842 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå Helse Bergen, Haukeland Universitetssjukehus knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

Frå Ortopedisk avdeling

• Organisasjonskart Helse Bergen HF
• Organisasjonskart Ortopedisk klinikk
• Oversikt leiing og seksjonsleiarar i Ortopedisk avdeling
• Oversikt over tilsette legar og sjukepleiarar
• Tjenesteavtale for samarbeid om innleggelse i og utskriving frå spesialisthelsetjenesten innen somatisk sektor for Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sjukehus AS
• Opprette sjekkliste for vurdering av PLO- behov, prosedyre gyldig frå 20.08.14
• Elektronisk PLO. Pleie og omsorgsmeldinger mellom helseforetak og kommune
• Retningslinje for elektroniske meldinger – supplerer tjenesteavtale 3 og 5 for somatisk sektor
• Elektronisk PLO
• Korrespondanselogg
• Mottak av innleggelsesrapport fra kommunen
• Sende helseopplysninger
• Dialogmeldinger mellom helseforetak og kommune
• Epikrise – opprette og sende ut, prosedyre gyldig frå 28.08.2014
• Hva som skal følge med pasienten ved utskrivelse
• Utreisekonvolutt
• Kirurgisk sjekkliste utskriving spl VOKSEN
• Melde utskrivingsklar pasient
• Utskrivingsrapport
• Melde utskrevet pasient
• Nødrutiner
• Kompetansesystemet, OT, sengepost, nyansatt spl
• Døgnrutiner for avdeling for sykepleietjenester OT/HUS, prosedyre gyldig fra 7.10.2014
• Sykepleier fra OT sengepost – arbeidsoppgaver
• Internundervisning høsten 2013

Frå Medisinsk avdeling

• Organisasjonskart Helse Bergen HF
• Organisasjonskart for Medisinsk avdeling
• Informasjon om Medisinsk avdeling
• Oversikt over legar og sjukepleiarar ved Medisin 1 Nord
• Oversikt over legar og sjukepleiarar ved Medisin 1 Vest
• Tjenesteavtale for samarbeid om innleggelse i og utskriving frå spesialisthelsetjenesten innen somatisk sektor for Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sjukehus AS
• Retningslinje for elektroniske meldinger – supplerer tjenesteavtale 3 og 5 for somatisk sektor
• Opprette sjekkliste for vurdering av PLO- behov, prosedyre gyldig frå 20.08.14
• Opprette sjekkliste for vurdering av PLO-behov
• Registrere utskrivingsklar pasient
• Epikrise – opprette og sende ut, prosedyre gyldig frå 28.08.2014
• Elektronisk PLO
• Korrespondanselogg
• Melde innlagt pasient
• Mottak av innleggelsesrapport fra kommunen
• Sende tidligmelding
• Sende helseopplysninger
• Dialogmeldinger mellom helseforetak og kommune
• Melde utskrivingsklar pasient/Av-melding
• Utskrivingsrapport
• Nødrutiner
• Oversikt over funksjoner og ansvar ved nye rutiner ved planlegging av utreise – 2012
• Program nyansattdag 26.09.2014
• Samarbeid med kommuner
• Medisinsk avdelig felles sjekkliste for sykepleietjenesten
• Tryggere hjemreise
• Trygg overføring
• Utreisekonvolutt
• Informasjon om Medisinsk post 1 Nord - seksjon for nyresjukdommar
• Sjekkliste for opplæring på Med 1 Nord
• Informasjon om Post 1 Vest, seksjon for fordøyelsessykdommer
• Sjekkliste for opplæring på Med 1 Vest
• Utdrag frå introduksjonshefte for nytilsette ved Med 1 Vest (side 7,8 og 18)
• Elektronisk PLO
• Oversikt avviksmeldingar 3.11.13-04.09.14
• Registrere klager til kommunehelsetjenesten, prosedyre gyldig frå 25.04.13
• Behandle klager fra kommunehelsetjenesten, prosedyre gyldig frå 25.04.13
• Informasjon om samarbeidsavtalar, toppleiarmøte, overordna samarbeidsutval m.v. er lasta ned frå Saman.no (felles nettside for 22 kommunar, Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sjukehus)

Andre dokument

• Samhandlingsreformen – lovpålagte samarbeidsavtale mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak. Nasjonal veileder
• KS FOU-prosjekt nr. 134017 «Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak – etterleves de?»
• Helse- og omsorgsdepartementet, rundskriv I-3/2013 Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt overfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten

Dokument som blei gjennomgått:

• 17 pasientjournalar.

Korrespondanse mellom Helse Bergen HF, Haukeland Universitetssjukehus og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, e-brev av 24. september 2014 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Styrande dokument m.v. mottekne frå Helse Bergen HF, Haukeland Universitetssjukehus 23. oktober 2014
• Program for tilsynet, e-brev av 3. november 2014 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Korrigeringar av programmet, e-brev 4., 5., 14., 20. og 21. november 2014

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:

Ass. fylkeslege Jo Kåre Herfjord, Fylkesmannen i Hordaland
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
Seniorrådgjevar Pål Børresen, Statens helsetilsyn
Seksjonsleiar Anne Grete Robøle, Fylkesmannen i Hordaland

¹ Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving frå somatisk sektor med retningsline for elektronisk meldingsutveksling