Endelig rapport fra tilsyn med Askøy kommune ved Nav Askøy 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Askøy kommune ved Nav Askøy 27.november 2014.

Denne rapporten gjør greie for eventuelle avvik som ble påpekt. Den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor området tilsynet omfatter.

Under tilsynet undersøkte vi om kommunen gjennom sin styringsaktivitet ivaretar plikten til å finne midlertidig bolig i samsvar med sosialtjenesteloven § 27. Det ble blant annet undersøkt hvordan kommunen sikrer:

• Tildeling av midlertidig bolig – herunder hvordan kommunen gjør kjent adgang til å søke om midlertidig bolig, sikrer forsvarlig saksbehandling og sørger for å skaffe til veie plass i slik bolig.
• At tilbudet har forsvarlig standard – jamfør rundskriv med hovednummer 35 til Lom om sosiale tjenester i Nav om kvalitetskrav til midlertidig bolig – i dette ligger at boligen skal fylle kravene til hva som skal forstås som midlertidig bolig med hensyn til innholdet i tilbudet og hvordan det er organisert.
• Overgang fra midlertidig til varig bolig – at kommunen bistår med anskaffelse av varig botilbud

Det ble ikke funnet grunnlag for avvik under tilsynet.

Hilde Ordemann
revisjonsleder

Marta Havre
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved Nav Askøy 27.november 2014 . Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland gjennomfører dette året.

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet å undersøke:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen blir fulgt

En systemrevisjon gjennomføres ved å granske dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten handler om avvik som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor de områdene tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Partnerskapsavtale mellom Askøy kommune og Nav Hordaland regulerer overordnet ansvarsforhold for tjenesteytingen i Nav. Askøy kommune har ansvar for sosiale tjenester, herunder ansvar etter sosialtjenesteloven § 27 om midlertidig botilbud. Nav Askøy har en enhetsleder med ansvar for kommunale og statlige tjenester, herunder ansvar for å finne midlertidig bolig, samt oppfølging i samsvar med sosialtjenesten §§ 17 og 27. Nav kontoret er inndelt i to avdelinger, «service og arbeid» og «tiltak og oppfølging». Ansvaret for behandling av søknader om midlertidig bolig er lagt til avdelingen for service og arbeid. Denne avdelingen har også ansvar for å sikre overgang til varig bolig.

3. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt ut 22.september 2014. Selve tilsynsdagen ble det gjennomført åpningsmøte, 7 intervjuer og sluttmøte. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før og under tilsynet er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med at Nav Askøy

- Tildeler midlertidige botilbud av forsvarlig standard for dem som ikke klarer dette selv og at tilbudet har forsvarlig standard, er individuelt tilpasset og at de gir opplysninger råd og veiledning til den enkelte med å finne varig bolig.

5. Funn

Det ble ikke funnet grunnlag for avvik under tilsynet.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Målsettingen og ansvarsforholdene rundt tildeling av midlertidig botilbud er klare. Nav Askøy hadde gjennomført en omorganisering av tjenestene 01.11.2014. Omorganiseringen omfattet håndtering av søknader om midlertidig bolig og oppfølging av de som får tilbud. Det faglige ansvaret var lagt til en fagkonsulent. Hun hadde også oppgaven med å følge opp personer i midlertidig bolig med hensyn til kvalitet i tilbudet og overgang til varig bolig. Askøy kommune klarte i enkeltsaker å skaffe et botilbud til søkerne. Kommunen hadde nylig etablert to midlertidige boliger med oppfølging til bruk for søkere med utfordringer knyttet til rus og psykiatri. Kommunen har også et langsiktig arbeid for å skaffe flere varige boliger.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010
• Forvaltningsloven av 10.02.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble sent over da revisjonen ble forberedt:

• Organisasjonskart Nav Askøy
• Oversikt over ansvarlige for aktuelle organisatoriske enheter, med navn og stillingsbetegnelse
• Oversikt over ansatte, med navn og stillingsbetegnelse
• Delegasjonsreglement for de aktuelle tjenesteområdene
• Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder tildeling av og oppfølging av personer i midlertidig bolig
• Kopi av vedtaksmaler for tildeling av og/eller økonomisk stønad til dekning av midlertidig bolig
• Søknadsskjema og informasjonsmateriell
• Boligsosial handlingsplan
• Kopi av eventuelle avtaler med private tilbydere av midlertidig botilbud
• Oversikt over hvilke botilbud kommunen benytter som midlertidig bolig
• Oversikt over hvilke boliger kommunen kan tilby som varig bolig til personer i midlertidig bolig
• Oversikt over hvor mange personer som per 01.09.2014 ikke bodde i egen leid eller eid bolig, og hvor mange av disse som på dette tidspunktet var i fengsel, institusjon eller bodde midlertidig hos familie, venner eller kjente.
• Oversikt over antall personer som i 2013 bodde i midlertidig bolig og hvor mange av disse som per i dag bor i egen bolig
• Liste over personer som har søkt/bedt om midlertidig bolig i 2014 med oversikt over dato for søknad, vedtak og når og hvor det ble gitt tilbud om midlertidig bolig
• Alle avslag på tildeling av midlertidig bolig fattet i 2014
• Oversikt over antall klager på avslag på tildeling av midlertidig bolig i 2013 og 2014
• Oversikt over antall avviksmeldinger som gjelder det temaet det blir ført tilsyn med
• Rutiner for håndtering av avvik

Dokumentasjon som ble gjennomgått:

• 19 mapper med journalnotat ble gjennomgått på tilsynsdagen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Hordaland:

• Varsel om tilsyn sendt 22.september 2014
• Oversending av dokumentasjon fra Askøy kommune ved Nav Askøy
• E-poster med program for tilsynet og avklaring av personer for intervju

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Øystein Breirem Jacobsen
Marta Havre
Hilde Ordemann, revisjonsleder